7. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Hoàn thiện thể chế, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Để hoạt động soạn thảo và ban hành VBHC đảm bảo có chất lƣợng, các đơn vị, phòng ban thực hiện có hiệu quả, UBND thành phố cần xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Ngoài các quy định của Nhà nƣớc liên quan đến công tác soạn thảo văn bản, cần có quy định cụ thể phù hợp với văn bản giải quyết công việc của UBND thành phố nhƣ:
- Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ trách nhiệm của các đơn vị, phòng, ban, mỗi CBCC, viên chức trong việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản.
- Cần thực hiện nghiêm túc công tác xây dựng quy chế, quy định quy trình soạn thảo, góp ý, thẩm định và ban hành văn bản hành chính của thành phố.
Kiến nghị xây dựng quy trình cụ thể về việc ban hành văn bản hành chính qua lấy ý kiến và văn bản hành chính không qua lấy ý kiến. Cụ thể xây dựng đƣợc 2 quy trình nhƣ sau:
* Quy trình ban hành văn bản không qua lấy ý kiến gồm 5 bƣớc:
Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo nội dung
Bƣớc 2: - Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản dự thảo (chuyên viên)
- Kiểm tra lại nội dung (lãnh đạo)
Bƣớc 3: Trình duyệt dự thảo, ký nhát và ký ban hành Bƣớc 4: Phát hành văn bản và nhân bản
* Quy trình ban hành văn bản phải qua lấy ý kiến gồm 5 bƣớc:
Bƣớc 1: - Chuẩn bị và dự thảo nội dung
- Kiểm tra nội dung văn bản (lãnh đạo) - Lấy ý kiến dự thảo
Bƣớc 2: - Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản dự thảo (chuyên viên)
- Kiểm tra lại nội dung (lãnh đạo)
Bƣớc 3: Trình duyệt dự thảo, ký nhát và ký ban hành Bƣớc 4: Phát hành văn bản và nhân bản
Bƣớc 5: Gửi và lƣu văn thƣ
(Đƣợc thể hiện trong hình phía dƣới)
Hình 2. 2: Sơ đồ quy trình ban hành văn bản hành chính không qua lấy ý kiến của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
Tuy nhiên, đối với một số nội dung thì quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính cần thêm bƣớc xin ý kiến của các đồng chí Ủy viên UBND, xin ý kiến các đồng chí trong Ban Cán sự, xin ý kiến các đồng chí trong Thƣờng vụ,… có thể hiểu quy trình nhƣ sau:
Hình 2. 3: Sơ đồ quy trình ban hành văn bản hành chính phải qua lấy ý kiến của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
Trên đây là 2 quy trình ban hành văn bản kiến nghị xây dựng tại UBND thành phố Lào Cai nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính nhà nƣớc của địa bàn nghiên cứu.
Biên tập văn bản là một quá trình đọc, phân tích, đánh giá, kiểm tra, sửa chữa, hoàn thiện bản thảo dựa trên những tƣ tƣởng, lý luận nhất định nhằm nâng cao công năng của văn bản.
Biên tập dự thảo văn bản là một hoạt động quan trọng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Để nâng cao kỹ năng biên tập dự thảo văn bản quản lý cần tập trung hoàn thiện các kỹ năng sau đây:
- Kỹ năng đọc văn bản: để đọc văn bản hiệu quả, cán bộ biên tập
phải sử dụng thành thạo kỹ năng ghi nhớ khi đọc. Có nhiều cách để ghi nhớ: ghi nhớ bằng liệt kê các đề mục, ghi nhớ bằng kỹ thuật ghi chép ý chính, ghi nhớ bằng cách tóm tắt nội dung.
- Kỹ năng phân tích, đánh giá bản thảo: khi phân tích, biên tập, biên
tập viên phải đứng ở nhiều góc độ với nhiều tƣ cách khác nhau để xem xét bản thảo. Biên tập viên cần đánh giá và đƣa ra nhận định về mức độ đảm bảo yêu cầu trên cả ba khía cạnh: nội dung, hình thức và văn phong đồng thời đƣa ra hƣớng xử lý bản thảo.
- Kỹ năng chỉnh sửa văn bản: chỉnh sửa về nội dung (về những nội
dung không đáp ứng yêu cầu về chính trị, nội dung vi phạm pháp luật, nội dung trùng lặp mâu thuẫn), chỉnh sửa về hình thức (về thể thức văn bản, về kỹ thuật trình bày, về văn phong).
- Kỹ năng hoàn thiện dự thảo: thống nhất về các điểm chỉnh sửa, với các bên liên quan, tập hợp các ý kiến tham gia góp ý và dự kiến những vấn đề tiếp thu, bổ sung, chỉnh lý. Báo cáo cấp trên những vấn đề tiếp thu, chỉnh lý. Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của cấp trên, ngƣời biên tập tiến hành chỉnh lý dự thảo.
- Kỹ năng sử dụng ký hiệu biên tập: sử dụng ký hiệu đánh dấu dự thảo, đánh dấu dữ liệu (gạch dƣới, khoanh tròn, vạch những đƣờng thẳng ngoài lề, đánh số bên lề, đánh dấu sao dấu hoa thị hoặc một ký hiệu đặc
biệt khác bên lề); các ký hiệu chỉnh sửa (ký hiệu bỏ, ký hiệu thêm, ký hiệu chỉnh sửa cách trình bày).
- Kỹ năng kiểm tra dự thảo văn bản
Việc kiểm tra trƣớc nhằm phát hiện những vi phạm và dự báo, phòng ngừa những điểm sai trái có thể có trong dự thảo văn bản.
Kiểm tra văn bản là một hoạt động quan trọng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Hoạt động kiểm tra là khâu cuối cùng trƣớc khi cơ quan, ngƣời có thẩm quyền chính thức xem xét, ban hành văn bản.
Để nâng cao kỹ năng kiểm tra dự thảo văn bản cần tập trung hoàn thiện các nội dung sau đây: cải tiến trình tự, thủ tục, hình thức và nội dung văn bản kiểm tra của tổ chức có chức năng kiểm tra - văn phòng UBND thành phố; tăng cƣờng kiểm tra lần cuối.
Xác định rõ ràng phạm vi nội dung kiểm tra thuộc lĩnh vực tƣ pháp, xác định thẩm quyền của tổ chức pháp chế khi xử lý các vấn đề có ý kiến khác nhau trong hồ sơ trình ban hành văn bản và giá trị pháp lý của văn bản kiểm tra.
- Xác định nhiệm vụ kiểm tra rà soát văn bản hành chính phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và trƣớc hết đó là những công chức, viên chức đang thực thi công vụ phải làm công việc này.
- Tập trung kiểm tra, rà soát văn bản theo thẩm quyền; thực hiện chức năng tự kiểm tra văn bản theo quy định.
- Tổ chức rà soát, đánh giá sự cần thiết, tính hợp pháp, hợp lý và hiệu quả của các văn bản hành chính nhà nƣớc của đơn vị.
* Mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND thành phố Lào Cai
Trên cơ sở quy trình đã xây dựng lại ở trên, hệ thống hóa toàn bộ quy trình ban hành văn bản hành chính và tất cả các mẫu văn bản hành chính đƣa vào cơ sở dữ liệu dùng chung, đƣa lên mạng nội bộ của UBND thành phố Lào
vừa giảm thời gian soạn thảo văn bản của chuyên viên vừa đảm bảo tính thống nhất và quy chuẩn về thể thức văn bản.
Mẫu hóa một số VBHC là một quan điểm nhằm nâng cao chất lƣợng soạn thảo và ban hành văn bản đang đƣợc các cơ quan, tổ chức quan tâm.
Thực tiễn cho thấy càng mẫu hóa đƣợc nhiều văn bản thì việc sử dụng càng thuận tiện, chính xác và hiệu quả kinh tế càng cao (hợp đồng kinh tế, biên lai thu thuế, biên lai xử phạt vi phạm hành chính..). Trên thực tế, nhiều cơ quan đã xây dựng văn bản mẫu cho cơ quan mình. Tuy nhiên, việc hƣớng dẫn xây dựng văn bản mẫu nhiều trƣờng hợp còn có tính tự phát, thiếu sự nghiên cứu khoa học nên văn bản mẫu còn thiếu tính hợp lý. Nguyên tắc mẫu hóa văn bản là thuận lợi cho ngƣời báo cáo, đơn giản nhƣng không thể thiếu những thông tin cần thiết. Sẽ không có trong văn bản đƣợc mẫu hóa những bình luận, phân tích mà chỉ qua số liệu nhà quản lý có thể nắm bắt đƣợc đầy đủ tình hình.
3.2.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức
- Tăng cƣờng giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức, đặc biệt là cán bộ, công chức phụ trách công tác văn bản cần liên tục cập nhật thông tin văn bản mới để phổ biến, hƣớng dẫn kịp thời đến các phòng, ban giúp cho công tác ban hành văn bản tại UBND thành phố Lào Cai.
- Tổ chức các hội thảo chuyên đề về công tác xây dựng chính sách, xây dựng pháp luật.
- Sắp xếp, củng cố đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng chính sách, xây dựng văn bản hành chính nhà nƣớc.
- Tăng cƣờng tập huấn, đào tạo chuyên sâu về công tác xây dựng, thẩm định, kiểm tra, rà soát văn bản hành chính nhà nƣớc.
- Đổi mới nội dung và chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức; thực hiện việc đào tạo, bồi dƣỡng theo các hình thức: hƣớng
dẫn tập sự trong thời gian tập sự; bồi dƣỡng theo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức; đào tạo, bồi dƣỡng theo tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý; bồi dƣỡng bắt buộc hàng năm.
- Tăng cƣờng năng lực, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan soạn thảo, thẩm định dự thảo văn bản hành chính nhà nƣớc, cán bộ đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính trong việc khảo sát, học tập kinh nghiệm;
- Tăng cƣờng hơn nữa sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền các cấp trong công tác xây dựng, thi hành pháp luật và kiểm soát thủ tục hành chính.
- Đồng thời, thể chế hóa thành trách nhiệm kỷ luật thực thi c ác quy định về quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đối với các cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định
- Ngoài việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, các cán bộ, công chức công tác tại UBND thành phố Lào Cai cần rèn luyện nhiều kỹ năng khác nhƣ kỹ năng văn phòng hiện đại, kỹ năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng sử dụng các phƣơng tiện hiện đại trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa nhƣ sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy scan; hơn nữa, công chức, viên chức cũng cần rèn luyện phẩm chất đạo đức chính trị, nhanh nhẹn, cẩn thận, chính xác, có trách nhiệm cao trong công việc; thƣờng xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới, các văn bản liên quan tới công tác chuyên môn và các quy định pháp luật khác có liên quan tới công tác văn bản hành chính.
- Quá trình thực hiện cần chủ động phối hợp với cơ quan chuyên môn ngay từ quá trình dự thảo; đối với những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa cơ quan soạn thảo, cơ quan thẩm định, góp ý thì sẽ đƣợc bàn bạc, trao đổi, làm rõ ngay từ khi dự thảo.
3.2.4. Tăng cướng đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
- Nâng cao đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc
Cơ sở vật chất là phƣơng tiện để thực thi công vụ. Yếu tố này có ảnh hƣởng khá lớn đến hiệu quả thực thi công việc. Trong thời gian qua, trang thiết bị phục vụ công tác xây dựng và ban hành văn bản tại UBND thành phố Lào Cai đã đƣợc đầu tƣ, nhƣng vẫn còn nhiều yếu kém, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của CBCC trong quá trình thực thi công vụ. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần phải đầu tƣ trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
- Hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
sử dụng văn bản. Phân loại phòng, ban làm việc theo tiêu chuẩn xác định. Tìm ra các phòng, ban chƣa đạt chuẩn, có kế hoạch ƣu tiên xây dựng, đảm bảo giải quyết dứt điểm các phòng, ban có trang thiết bị làm việc chƣa và không đạt yêu cầu.
Thực hiện mức đầu tƣ trang bị điều kiện làm việc pháp luật quy định. Có kế hoạch trang bị khẩn trƣơng, đầy đủ các thiết bị văn phòng, nhất là thiết bị công nghệ thông tin phục vụ chế độ công vụ.
Văn phòng là cánh tay đắc lực giúp Ban lãnh đạo trong việc điều hành hoạt động của UBND. Văn phòng có trách nhiệm tạo ra môi trƣờng để UBND có thể vận hành nhịp nhàng, khoa học, có hiệu quả, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính ở nƣớc ta hiện nay, văn phòng phải có ý thức đi trƣớc các cơ quan khác trong việc đổi mới nhằm đáp ứng tốt hơn nữa những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn mới.
Hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là yêu cầu thiết yếu của quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng. Cơ sở vật chất hiện đại,
trang thiết bị tiên tiến sẽ giúp cán bộ giảm thiểu sức lực, tiết kiệm chi phí, hỗ trợ đắc lực trong giải quyết công việc, đem lại hiệu suất cao trong hoạt động của văn phòng.
Trên cơ sở những yêu cầu cụ thể trong quá trình giải quyết công việc, Lãnh đạo các phòng, ban nghiên cứu đề xuất với chủ tịch UBND thành phố và các cấp có thẩm quyền từng bƣớc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặt ra. Đầu tƣ xây dựng và sửa chữa cơ sở vật chất, phòng làm việc theo hƣớng đảm bảo các yêu cầu về sức khỏe nhƣ: ánh sáng, tiếng ồn, lƣu thông không khí, phòng cháy chữa cháy…; các quy định về diện tích làm việc, bàn, ghế, tủ tài liệu… Trang bị các thiết bị cần phải có trong văn phòng gồm: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy quét, máy fax, điện thoại, hệ thống mạng…
Trong bối cảnh phát triển nhƣ vũ bão của công nghệ thông tin trên thế giới, việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng cần phải đảm bảo ứng dụng đƣợc các tiện ích mà công nghệ thông tin mang lại; đẩy mạnh tin học hóa công tác văn phòng; từng bƣớc xây dựng, sử dụng và quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý; đồng thời có các biện pháp bảo mật, đảm bảo an ninh, an toàn đối với các thông tin và cả hệ thống tin học của văn phòng.
- Tối ưu hóa kỹ thuật hành chính văn phòng
Kỹ thuật hành chính văn phòng là phƣơng thức, kỹ năng điều hành và tổ chức công việc trong cơ quan, là những biện pháp mang tính nghiệp vụ gắn liền với việc sử dụng các công cụ cần thiết trong quá trình điều hành. Có thể hiểu kỹ thuật hành chính văn phòng chính là cách thức sử dụng các phƣơng tiện và con ngƣời trong cơ quan một cách đơn giản, rõ ràng và hiệu quả; là sợi dây kết nối các điều kiện vật chất, con ngƣời với
nghiệp vụ, con ngƣời), biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể.
Để xây dựng hệ thống kỹ thuật hành chính văn phòng tiên tiến, phù hợp với đòi hỏi của công cuộc cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác Văn phòng hiện nay, cần phải tập trung giải quyết những vấn đề sau:
- Thể chế của văn phòng: nghiên cứu đƣa ra những quy chế chung về tổ chức bộ máy của văn phòng; quy trình hoạt động, điều hành của văn phòng; tiêu chuẩn hóa các công việc của văn phòng.
- Tổ chức của văn phòng: nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức bộ máy tối ƣu; phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cá nhân, bộ phận.
- Quy trình công tác của văn phòng: xây dựng bộ tiêu chuẩn hóa các quy trình giải quyết công việc của văn phòng với mục tiêu đơn giản hóa các quy trình, thủ tục; cắt bỏ các thao tác thừa, không cần thiết; đặc biệt có thể dễ dàng kiểm soát mọi công đoạn trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
- Chất lƣợng sản phẩm: cần đƣa ra những tiêu chuẩn về chất lƣợng