7. Kết cấu của luận văn
2.3.4. Thể thức văn bản
Nghiên cứu, đánh giá 5000 văn bản mà chúng tôi đã tổng hợp, cho thấy hầu hết các văn bản ban hành đã đảm bảo về thể thức. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn văn bản hành chính đƣợc ban hành còn chƣa đúng quy định. Còn có văn bản trình bày sai thể thức, chẳng hạn nhƣ: trình bày Quốc hiệu văn bản chƣa đúng theo quy định; Trình bày tên cơ quan ban hành văn bản còn viết tắt nhiều, hoặc trình bày chƣa chính xác cả về phông chữ và cỡ chữ; lỗi sai về ghi số, ký hiệu; Địa danh và ngày tháng năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên ngƣời ký; nơi nhận và thành phần khác. Ở phần này thƣờng sai cỡ chữ, kiểu chữ, dùng nhiều kiểu chữ và cỡ chữ không theo quy định. Nguyên nhân thƣờng do thói quen, do copy từ văn bản cũ chƣa sửa lại, do tƣ duy thẩm mỹ (thích trình bày đẹp mà không đẻ ý trình bày dẫn tới sai kỹ thuật và thể thức).
- Trích yếu đƣợc viết bằng chữ in thƣờng nhƣng không đậm, dƣới trích yếu không gạch chân hoặc kẻ chân không bằng gạch nối liền (trừ công văn hành chính); trích yếu để trong ngoặc đơn, ngoặc kép; trích yếu dùng chữ in nghiêng; trích yếu viết hoa; tên trích yếu quá dài…. Sai trích yếu nội dung văn bản. Đề cử Công văn số 28/UBND ngày 13/2/201 6 về việc báo cáo kết luật thanh tra đã ghi “V/V: báo cáo thực hiện kết luận thanh tra”.
- Thành phần thể thức kính gửi sai. Ví dụ: Kính gửi: - Sở Tƣ pháp.
Theo quy định của Thông tƣ 01 thì cách ghi nhƣ trên sai. Chữ Kính gửi ghi thƣờng không nghiêng, một cơ quan nhận thì không cần gạch đầu dòng.
- Gạch đầu dòng các căn cứ, sau mỗi căn cứ không dùng dấu chấm phẩy (;) mà lại dùng dấu chấm (.) hoặc căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.):
- Ngoài ra còn một lỗi về kỹ thuật trình bày do sơ xuất nhƣ nhầm khổ giấy và định lề trang văn bản là do các máy tinh, máy in hiện nay do chế độ mặc định khổ giấy và lề ở nƣớc ngoài khác với ở Việt Nam, nên nếu khi soạn thảo văn bản không chú ý đặt lại sẽ rất dễ mắc phải lỗi này.
- Sai phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy tinh là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam 6909:2001. Quy định trƣớc đây la dung phông VnTime của bộ mã TCVN (ABC), nhƣng hiện nay để đảm bảo truyền số liệu qua mạng mà không bị xảy ra hiện tƣợng lỗi phông chữ, đa số mọi ngƣời đã chuyển sang dùng phồng chữ Time New Roman thuộc bộ mã Unicode [17], [18]. Tuy nhiên một số cán bộ soạn thảo văn bản khi copy lại mẫu văn bản cũ đã không để ý dẫn tới vẫn dùng phông cũ và một văn bản tồn tại 2 loại phông chữ. Lỗi này đƣợc tìm thấy tại các văn bản hành chính nhà nƣớc của UBND thành phố Lào Cai vào năm 2011 và 2012. Đây là thời gian Thông tƣ số 01/2011/T-BNV có hiệu lực, ngƣời soạn thảo đang học tập triển khai còn nhiều bỡ ngỡ, chƣa quen.
- Đánh số thứ tự các phần, chƣơng, mục, điều, khoản, điểm chƣa thống nhất hoặc đánh nhầm thứ tự. Quên đánh số trang với những văn bản có từ 2 trang trở lên. Quên điền số, ngày công văn vào phụ lục kèm theo văn bản.
Trong số 5000 văn bản đƣợc lựa chọn, tác giả đã thống kê đƣợc số lƣợng văn bản có lỗi sai về thể thức là 248 văn bản (chiếm gần 5% tổng số lƣợng văn bản đƣợc lựa chọn). Để thấy rõ hơn, chúng ta có thể xem bản tổng hợp sau:
Bảng 2. 6. Số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai ban hành từ năm 2011 – 6/2017 có thể thức còn hạn chế
TT Tên loại văn bản Tổng số
lƣợng Văn bản sai về thể thức Số lƣợng Tỷ lệ (%) 1 Thông báo 400 22 5,50 2 Quyết định CT 1500 50 3,33 3 Quyết định UB 1600 52 3,25 4 Kế hoạch 120 6 5,00 5 Hƣớng dẫn 5 2 40,00 6 Công văn CT 500 24 4,80 7 Công văn UB 500 36 7,20 8 Chỉ thị 6 2 33,33 9 Báo cáo 250 39 15,60 10 Chƣơng trình 5 2 40,00 11 Tờ trình 110 12 10,91
12 Giấy giới thiệu 4 1 25,00
Tổng 5000 248 4,96
(Nguồn: Tổng hợp từ 5000 văn bản lựa chọn của tác giả )
Bảng tổng hợp cho thấy, số lƣợng văn bản ban hành chƣa chuẩn xác về thể thức chiếm tỷ lệ không lớn chiếm khoảng gần 5% trong tổng số 5000 văn bản đã lựa chọn, trong 12 tiểu loại văn bản tác giả khảo sát thì loại văn bản nào cũng bị sai sót về thể thức, trong đó báo cáo, công văn, thông báo là những loại văn bản bỉ sai sót nhiều về thể thức nhất.