7. Kết cấu của luận văn
2.3.3. Ngôn ngữ văn bản
Một văn bản có chất lƣợng cần phải tuân thủ những yêu cầu về ngôn
ngữ nhƣ: chính xác, rõ ràng; phổ thông, đại chúng; khách quan; trang trọng,
lịch sự; khuôn mẫu. Với các văn bản hành chính đƣợc lựa chọn khảo sát, tác giả thấy hầu hết đã đảm bảo đƣợc phong cách ngôn ngữ văn bản hành chính cụ thể: Câu viết đủ thành phần: chủ ngữ và vị ngữ, diễn đạt câu rõ ràng mạch lạc, từ ngữ sử dụng chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; các đoạn văn cần đƣợc thực hiện sao cho văn bản phản ánh trung thành và trọn vẹn nội dung thông tin của tác giả; hạn chế dùng từ đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thể bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi của Nhà nƣớc và nhân dân; hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc của văn bản.... Tuy nhiên vẫn còn có trƣờng hợp các văn bản ban hành gây hiểu lầm cho ngƣời thực hiện, khiến công việc chƣa đem lại hiệu quả. Do việc sử dụng từ trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính chƣa đƣợc sử dụng chính xác. Chẳng hạn, vẫn lạm dụng từ nƣớc ngoài. Ví dụ: Tại một số văn bản thông báo, công văn lại viết “Mọi thắc mắc xin liên lạc với Mr Nguyễn Văn A” thay vì nhƣ trƣớc thƣờng viết Ông Nguyễn Văn A. Hay trong các kế hoạch, thƣ mời, tờ trình vẫn có trƣờng hợp viết “Thời gian: Bắt đầu từ lúc 9h ngày 20/10/2013”, sau dấu hai chấm từ “bắt đầu” không viết hoa.
Nghiên cứu, phân tích văn bản hành chính trên thực tế, tác giả cho thấy, một số văn bản báo cáo việc sử dụng từ chƣa chính xác, chẳng hạn nhƣ: sử
dụng từ chƣa phù hợp kết quả, hiệu quả, hậu quả. Thật sự đặt vào từng trƣờng
hợp thì phải dùng từ ngữ chính xác, vì 3 từ trên có sự khác biệt tƣơng đối. Theo
Từ điển Tiếng Việt thì “Kết quả là cái đạt được, thu được trong một công việc
hoặc một quá trình tiến triển của sự vật”. Ví dụ nhƣ câu: “Theo kết quả điều
tra ban đầu, nguyên nhân của…”. Còn “Hiệu quả là kết quả như yêu cầu của
chăn nuôi của …..”. Còn “Hậu quả là kết quả xấu xảy ra”; Ví dụ “Hậu quả xảy ra đã làm 10 ha đất lúa bị vùi lấp, 5 ngƣời bị thƣơng nặng,…”.
Trong một số văn bản, ngƣời viết thƣờng dùng lẫn lộn giữa các từ nhƣ:
ưu điểm, nhược điểm, yếu điểm, khuyết điểm.
Ngoài ra một hiện tƣợng khá phổ biến khi trinh bày văn bản là viết tắt một cách tùy tiện, theo quy định có thể viết tắt một số thuật ngữ, với điều kiện nguyên dạng của chữ viết tắt đã đƣợc ghi chú rõ ràng để tránh nhầm lẫn, mục đích để viết văn bản đƣợc tiện lợi.
Nghiên cứu, phân tích 5000 văn bản hành chính do thành phố Lào Cai ban hành từ năm 2011 – 6/2017, tác giả thấy, nhiều văn bản còn sử dụng ngôn ngữ trong văn bản chƣa chính xác, vẫn có trƣờng hợp sử dụng từ chƣa đúng, chƣa phù hợp; một số câu viết chƣa rõ ràng; dấu câu dùng chƣa chính xác và còn nhiều lỗi chính tả; chúng ta có thể nhận thấy rõ hơn về vấn đề này qua bảng thống kê sau đây:
Bảng 2. 5. Số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai ban hành từ năm 2011 – 6/2017 sử dụng ngôn ngữ còn hạn chế
TT Tên loại văn bản Tổng số lƣợng Văn bản hạn chế về ngôn ngữ
Số lƣợng Tỷ lệ (%) 1 Thông báo 400 18 4,50 2 Quyết định CT 1500 42 2,80 3 Quyết định UB 1600 50 3,13 4 Kế hoạch 120 5 4,17 5 Hƣớng dẫn 5 1 20,00 6 Công văn CT 500 10 2,00 7 Công văn UB 500 15 3,00 8 Chỉ thị 6 0 0,00 9 Báo cáo 250 48 19,20 10 Chƣơng trình 5 1 20,00 11 Tờ trình 110 3 2,73
12 Giấy giới thiệu 4 1 25,00
Tổng 5000 194 3,88
Từ số liệu tổng hợp trên ta thấy trong 5000 thì có 194 văn bản có lỗi về ngôn ngữ (chiếm gần 4%). Trong số 12 tiểu loại văn bản khảo sát loại văn bản có hạn chế ngôn ngữ chiếm tỷ lệ cao nhất là hƣớng dẫn, báo cáo, chƣơng trình.