7. Kết cấu của luận văn
2.3. Đánh giá, nhận xét chung về chất lƣợng văn bản hành chính của UBND
của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
2.3.1. Những mặt đã đạt được
Nghiên cứu thực tế và đánh giá, nhận xét 5000 văn bản hành chính của thành phố Lào Cai từ năm 2011 – 6/2017, tác giả thấy chất lƣợng văn bản của
- Thứ nhất, hầu hết các văn bản hành chính đƣợc ban hành đúng quy định của pháp luật hiện hành, tức là văn bản ban hành không sai về thẩm quyền mà Luật quy định; không sai quy chế ban hành văn bản của UBND thành phố.
- Thứ hai, phần lớn các văn bản hành chính đƣợc ban hành tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai đều tuân thủ đúng quy định nhà nƣớc về thế thức văn bản; vẫn còn hiện tƣợng sai nhƣng tỷ lệ thấp, điều này có thể khắc phục đƣợc trong thời gian tới.
- Thứ ba, ngôn ngữ sử dụng trong các văn bản hành chính đều rõ nghĩa, dể hiểu, không bị hiểu nhầm, hiểu sai hoặc hiểu chƣa hết ý nghĩa.
- Thứ tư, tất cả văn bản của UBND thành phố Lào Cai ban hành từ năm 2011 – 6/2017 không có văn bản sai phạm chủ trƣơng, chính sách của Đảng và nhà nƣớc về mặt chính trị và tƣ tƣởng.
2.3.2. Những hạn chế, tồn tại
Qua nghiên cứu, khảo sát đánh giá chất lƣợng văn bản hành chính trên thực tế của thành phố Lào Cai, bên cạnh những điểm đạt đƣợc nhƣ đã phân tích ở trên, vẫn còn những điểm hạn chế, tồn tại nhất định, cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất: Về mặt nội dung của văn bản: Đánh giá, phân tích 5000 văn bản, tác giả thấy có 129/5000 văn vẫn còn tồn tại những lỗi về nội dung nhƣ: Căn cứ ban hành văn bản chƣa trình bày chính xác. Chẳng hạn, khi ban hành quyết định của Chủ tịch UBND về khen thƣởng cán bộ, công chức có thành tích xuất sắc năm 2016, thì căn cứ đầu tiên phải là căn cứ vào Luật Tổ chức chính quyền địa phƣơng, bởi trong luật Tổ chức chính quyền địa phƣơng quy định chức năng nhiệm vụ của UBND các cấp trƣớc; tiếp đến mới Luật thi đua khen thƣởng và các văn bản tiếp theo nhƣ quy chế quy định về thi đua khen thƣởng nhƣng trên thực tế Quyết định khen thƣởng của UBND thành phố Lào Cai do Chủ tịch ký lại cho căn cứ Luật thi đua khen thƣởng lên trƣớc Luật chính quyền địa phƣơng; đặt vào một văn bản không phải là văn bản quy
phạm pháp luật; văn bản cấp trên căn cứ vào một văn bản cấp dƣới; ngoài ra còn có một số điểm hạn chế về nội dung mà nguyên nhân chủ yêu xuất phát từ các dùng từ ngữ mang tính cá nhân của ngƣời soạn thảo dẫn đến lỗi diễn đạt. Một số báo cáo, số liệu thiếu chính xác, chẳng hạn, số liệu ghi trong báo cáo để là ƣớc chừng khoảng, theo tác giả để ƣớc chừng khoảng cũng rất khó cho ngƣời đọc và thiếu sự chính xác về số liệu.
Thứ hai: Về ngôn ngữ văn bản: Phân tích 5000 văn bản hành chính, tác giả nhận thấy có 194/5000 văn bản vẫn còn lỗi sai về ngôn ngữ nhƣ việc sử dụng từ ngữ trong nhiều trƣờng hợp chƣa chính xác, sử dụng từ ngữ địa phƣơng; Sai lỗi chính tả nhƣ: Bổ sung thì viết là “bổ xung”; Viết hoa tên địa danh, tên các tổ chức trong văn bản còn có trƣờng hợp chƣa đúng. Chẳng hạn, Thành phố Lào Cai thì từ “ thành “ không viết hoa nhƣng một số văn bản lại viết hoa; sau dấu chấm mới viết hoa nhƣng nhiều trƣờng hợp viết hoa sau dấu phẩy; văn bản hành chính không sử dụng dấu ba chấm (....) nhƣng trong một số thông báo vẫn sử dụng dấy ba chấm; sử dụng câu chƣa rõ nghĩa.
Thứ ba: Về thể thức văn bản: Phân tích 5000 văn bản hành chính, tác giả nhận thấy có 248/5000 văn bản chƣa đúng thể thức theo quy định của nhà nƣớc về thể thức văn bản hành chính. Chẳng hạn, trình bày Quốc hiệu, trong nhiều trƣờng hợp gạch chân chƣa đúng, theo quy định dƣới dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” phải là gạch liền từ “Độc lập đến tự do” song nhiều trƣờng hợp gạch chân ½ hoặc là dùng dấu gạch nối, dấu chấm chấm, chứ không gạch liền; còn có trƣờng hợp thể thức của Công văn, số ký hiệu không có hai chữ “ CV” nhƣng vẫn có trƣờng hợp ghi “CV” vào số ký hiệu; hoặc số ký kiệu của Quyết định hành chính cá biệt, theo quy định không ghi năm ban hành nhƣng một số văn bản Quyết định lại ghi năm ban hành. Ví dụ. Quyết định thành lập Ban phòng chống lũ lụt, cứu hộ, cứu nạn và thiên tai năm 2016 của UBND thành phố ghi số ký hiệu là : QĐ / 2016/ QĐ – UBND; cách ghi số ký hiệu nhƣ
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại
Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến chất lƣợng văn bản hành chính vẫn còn những tồn tại nêu trên, tác giả xin nêu một số nguyên nhân chủ yếu sau.
Thứ nhất, các cấp lãnh đạo thành phố Lào Cai chƣa chỉ đạo sát sao công tác xây dựng văn bản; cụ thể, cho đến tháng 6 năm 2017, UBND thành phố chƣa có quy định cụ thể quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính cho các phòng ban chuyên môn tham mƣu cho thành phố. Chƣa quy định chế tài đối với các cơ quan chuyên môn nếu tham mƣu văn bản sai thì chịu trách nhiệm đến đâu. Vì vậy, tham mƣu văn bản đúng hay sai đều nhƣ nhau nên tính cạnh tranh trong công việc hạn chế. Chính vì vậy, việc quy định chế tài cho cán bộ, công chức, viên chức khi tham mƣu văn bản là cần thiết, giúp cho công tác tham mƣu văn bản tốt hơn.
Thứ hai, công tác cập nhật văn bản của Nhà nƣớc quy định liên quan đến công tác xây dựng và ban hành văn bản của các cấp lãnh đoạ cũng nhƣ của đội ngũ công chức, viên chức giúp việc còn chậm, trễ hoặc là họ chƣa chú trọng chƣa kịp thời cập nhật để vận dụng vào thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản dẫn đến độ trễ trong vận dụng các quy định mới.
Thứ ba, vẫn còn một số ít cán bộ, công chức ảnh hƣởng tính bảo thủ, trì trệ, không chịu tiếp thu, coi thƣờng hình thức, thể thức văn bản, coi nội dung mới là quan trọng nên dẫn đến còn một số văn bản hành chính ban hành còn sai thể thức.
Thứ tư, do số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai ban hành hàng năm rất lớn, trong khi đó công chức, viên chức tham mƣu năng lực về văn bản hạn chế, dẫn đến việc kiểm tra, kiểm soát văn bản trƣớc khi ban hành trong nhiều thời điểm còn chƣa bao quát hết mà chỉ mới chú trọng đến việc đảm bảo thời gian nên chất lƣợng bị ảnh hƣởng.
Thứ năm, Lãnh đạo có thẩm quyền ký văn bản cũng chƣa nắm hết đƣợc quy định về thể thức văn bản hành chính hoặc là các quy định mới của nhà nƣớc nhƣ về thể thức, về thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký văn bản...
Thứ sáu, Quy trình kiểm tra văn bản làm ngƣợc, cụ thể tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai khi văn bản hành chính. Phòng chuyên môn soạn thảo văn bản xong trình lãnh đạo ký xong mới chuyển bộ phận phát hành văn bản kiểm tra về thể thức và ngôn ngữ nên trong nhiều trƣờng hợp Chủ tịch ký rồi bộ phận văn phòng phát hiện sai thể thức nhƣng “ngại” văn bản “Chủ tịch” đã ký nên không dám trả về dẫn đến văn bản sai thể thức hoặc là trình bày thể thức mẫu chƣa đúng quy định nhƣng cứ cho qua.
Thứ bảy, chúng ta cũng chƣa có những chế tài đủ mạnh và xác định trách nhiệm pháp lý của các cá nhân, phòng, ban vi phạm các quy định pháp luật liên quan đến công tác ban hành văn bản. Chẳng hạn, trừ vào thành tích thi đua nếu tham mƣu văn bản trả về ba lần hoặc là trừ tiền thƣởng nhƣng trên thực tế tại UBND thành phố Lào Cai nói riêng và nhiều tỉnh thành trên cả nƣớc nói chung chƣa làm đƣợc điều này dẫn đến có quy định mà văn bản ban hành vẫn cứ sai.
Thứ tám, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của nƣớc ta liên quan đến công tác ban hành văn bản hành chính còn chƣa đồng bộ, lại còn thay đổi thƣờng xuyên gây lúng túng cho nhiều công chức trong công tác vận dụng, áp dụng thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ chín, điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí dành riêng cho công tác xây dựng soạn thảo văn bản chƣa đảm bảo, không ổn định khiến cho việc tuân thủ, trình tự soạn thảo, thẩm định văn bản gặp rất nhiều khó khăn, nhất là khâu khảo sát thực tế, đánh giá tình hình cần thiết ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, lƣu trữ văn bản và kiểm tra, kiểm soát văn bản.
Thứ mười là, trình độ kiến thức và năng lực công tác thực tiễn của đội ngũ
lãnh đạo phòng, ban chƣa ngang tầm với yêu cầu nhiệm vụ. Những hạn chế về kiến thức hành chính và về năng lực quản lý, nhiệm vụ đƣợc giao, đã dẫn tới năng lực tổ chức thực hiện những chủ trƣơng, chính sách trên địa bàn thành phố còn chậm, hiệu quả không cao.
Tiểu kết chƣơng 2
Ở chƣơng này, tác giả đã trình bày những thông tin cơ bản về Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai: Vị trí địa lý và điều kiện dân cƣ, điều kiện kinh tế - xã hội; tổ chức bộ máy chính quyền của Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai; sau đó, chúng tôi tiến hành phân tích thực trạng chất lƣợng văn bản hành chính thông qua: Số lƣợng văn bản hành chính, chất lƣợng nội dung văn bản hành chính, ngôn ngữ văn bản và thể thức văn bản hành chính. Đồng thời, tác giả đƣa ra những ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại trong chất lƣợng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai.
Chúng tôi nhận thấy hạn chế căn bản trong chất lƣợng văn bản hành chính nhà nƣớc đó là quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc đôi khi còn sai quy trình. Điều này chính là nguyên nhân căn bản của hầu hết những hạn chế trong công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai. Đây là căn cứ quan trọng nhất để chúng tôi định hƣớng xây dựng những giải pháp nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính nói riêng và nâng cao chất lƣợng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai.
Chƣơng 3
ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ
LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI
3.1. Định hƣớng nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn về việc phải nâng cao chất lượng văn bản hành chính lượng văn bản hành chính
Có thể nói, văn bản là sản phẩm của hoạt động lao động, sáng tạo. Lao động của cán bộ quản lý và lãnh đạo về bản chất là lao động trí óc. Cán bộ quản lý và lãnh đạo có nhiệm vụ xác định sản phẩm lao động của ngƣời dƣới quyền.
Cán bộ quản lý và lãnh đạo của cơ quan dù là cấp nào trên thực tế cũng là ngƣời có trách nhiệm chủ yếu tổ chức mọi hoạt động của cơ quan. Họ phải chấp hành các quy định của tổ chức, các quy chế, các yêu cầu đƣợc xác định trong hàng loạt các văn bản do Nhà nƣớc ban hành. Cần nhấn mạnh ở đây là hệ thống văn bản hành chính có chất lƣợng hay không chỉ phản ánh khả năng, năng lực, cách tổ chức thực hiện của cán bộ quản lý và lãnh đạo mà còn thể hiện khả năng tham mƣu của công chức hạn chế. Vì vậy, van bản ban hành chất lƣợng hạn chế nó có ảnh hƣởng đến nhiều mặt khác trong hoạt động của mỗi một tổ chức.
Bên cạnh đó, việc ban hành văn bản có chất lƣợng còn đƣợc tiến hành kịp thời đáp ứng những yêu cầu của công cuộc đổi mới và hội nhập quốc tế hiện nay. Chẳng hạn, việc xúc tiến cải thiện môi trƣờng pháp lý cho hoạt động đầu tƣ dẫn tới ban hành quy chế mới, sửa đổi những quy chế không phù hợp với thông lệ quốc tế. Muốn vậy thì không thể không đánh
3.1.2. Xuất phát từ chủ trương của Lãnh đạo và nhu cầu của cán bộ, công chức thành phố Lào Cai
Nhu cầu sử dụng văn bản trong lao động của ngƣời lãnh đạo là rất lớn. Nhu cầu này có thể xác định theo từng loại công việc, từng thời gian và theo từng đối tƣợng quản lý cụ thể. Mục tiêu phục vụ ở đây là làm cho năng suất lao động của ngƣời lãnh đạo đƣợc nâng cao, đảm bảo chính xác các khi ban hành văn bản. Ngoài ra thông qua văn bản lãnh đạo kiểm tra công việc thuộc phạm vi mình quản lý và đánh giá hoạt động của cán bộ dƣới quyền.
Trong những năm qua, lãnh đạo UBND đặc biệt coi trọng công tác soạn thảo và ban hành văn bản. UBND thành phố Lào Cai thƣờng xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến triển khai pháp luật vào đời sống thực tiễn; việc tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản cũng đƣợc chú trọng.
Văn bản là phƣơng tiện, công cụ để mỗi cán bộ, công chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình cho đúng quy định của pháp luật. Nâng cao trách nhiệm của cơ quan tham mƣu văn bản hành chính nhà nƣớc cho UBND thành phố Lào Cai; định hƣớng công tác xây dựng và ban hành văn bản hành chính của UBND thành phố. Bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có năng lực chuyên môn, đặc biệt là năng lực soạn thảo văn bản đáp ứng yêu cầu phát triển của thành phố Lào Cai.
Củng cố, kiện toàn và nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực làm công tác xây dựng văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc cho UBND thành phố theo hƣớng bảo đảm cả về số lƣợng và chất lƣợng, có bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt và kỹ năng nghiệp vụ cao.
Khắc phục đƣợc những hạn chế, bất cập hiện nay trong công tác xây dựng văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc của thành phố Lào Cai; thay đổi
căn bản về tƣ duy, nhận thức, vai trò, tầm quan trọng của văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc. Xác định rõ tính hữu cơ giữa chất lƣợng văn bản đƣợc ban hành và việc bảo đảm đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành văn bản trong một chỉnh thể thống nhất.
Các biện pháp củng cố và nâng cao chất lƣợng văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc phải có trọng tâm, trọng điểm, tránh dàn trải, không trùng lặp, chồng chéo với việc hoạch định những chƣơng trình trong từng lĩnh vực riêng biệt đã và đang đƣợc triển khai thực hiện tại thành phố.
3.1.3. Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan đến công tác xây dựng và ban hành văn bản tác xây dựng và ban hành văn bản
Hiện nay, đã có rất nhiều quy định, hƣớng dẫn về kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản. Nhƣng trên thực tế nhiều cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản còn sai. Do vậy, khi xây dựng và ban hành các quy định cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị thực tế, chứ không chỉ mang tính hình thức, nguyên tắc, chỉ khi đó các văn bản mới có hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo đƣợc quyền uy của cơ quan nhà nƣớc, đảm bảo chất lƣợng trong việc ban hành văn bản.
- Các quy định của pháp luật về xây dựng và ban hành văn bản có vai