Dựa trên cơ sở lý thuyết về chất lượng dịch vụ hành chính công, thang đo SERVPERF; đồng thời tiến hành phỏng vấn sâu gồm 03 chuyên viên trong đó có 01 chuyên viên phụ trách cải cách hành chính của huyện và 02 chuyên viên là những người trực tiếp thực hiện dịch vụ hành chính công tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND thị trấn (xem phụ lục). Nghiên cứu sơ bộ giúp tác giả điều chỉnh cách đo lường các khái niệm về chất lượng dịch vụ hành chính công cho phù hợp với tình hình thực tế của UBND thị trấn Vân Canh. Sau khi phỏng vấn sâu, tác giả đã điều chỉnh và phát triển thang đo cho phù hợp để đánh giá chất lượng dịch vụ hành chính công tại UBND thị trấn Vân Canh, phiếu khảo sát được chia làm 03 phần như sau: Phần 1 của phiếu khảo
sát là thông tin cá nhân và đặc điểm của người dân; Phần 2 của phiếu khảo sát được thiết kế thu thập ý kiến đánh giá sự hài lòng của người dân đối với chất lượng dịnh vụ hành chính công; Phần 3 là các ý kiến đề xuất khác của người dân nhằm giúp UBND thị trấn Vân Canh ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công phục vụ cho người dân tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Phiếu khảo sát sau khi thiết kế xong được tiến hành phỏng vấn thử 30 người dân để kiểm tra mức độ hiểu của người được phỏng vấn, đồng thời kiểm tra lỗi chính tả, các thang đo yếu tố và yếu tố có phù hợp với tình hình thực tế của UBND thị trấn Vân Canh hay không, nếu không phù hợp sẽ được bổ sung, điều chỉnh để hình thành bảng câu hỏi chính thức.