8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Nộ dung công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp, công lập
a. Khái quát quy trình tổ chức công tác kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán
Theo thông tƣ số 107/2017/TT-BTC, chứng từ kế toán đƣợc phân loại và quy định cụ thể thành 2 loại: chứng từ thuộc loại bắt buộc và chứng từ đƣợc tự thiết kế.
Đối với chứng từ thuộc loại bắt buộc: gồm 4 loại sau: Phiếu thu, phiếu
chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không đƣợc sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Đối với chứng từ được tự thiết kế: Ngoài 4 loại chứng từ kế toán bắt buộc kể trên và chứng từ bắt buộc quy định tại các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp đƣợc tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán.
Về hệ thống tài khoản
Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính đã bổ sung 28 tài khoản cấp 1, bãi bỏ 16 tài khoản cấp 1, đổi tên 7 tài khoản cấp 1 và chi tiết hơn một số tài khoản cấp 2, cấp 3. Hệ thống tài khoản đƣợc mở rộng, chi tiết và cụ thể hơn với 10 loại tài khoản, bao gồm:
Các loại tài khoản trong bảng
Tài khoản từ loại 1 đến loại 9: là các tài khoản theo dõi tình hình tài chính, đƣợc phân định cụ thể hơn theo đối tƣợng kế toán, tạo điều kiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị HCSN minh bạch theo các hoạt
động và theo nguồn tài chính.
Đƣợc phân chia theo tình hình tài chính tại đơn vị phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dƣ (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán. Trong đó phân loại lại một số tài khoản: phải thu, phải trả và bổ sung thêm các nhóm tài khoản mới: Doanh thu, chi phí, thu nhập khác, chi phí khác, xác định kết quả kinh doanh…
Đáng chú ý là đổi tên và thay đổi bản chất tài khoản 337-Tạm thu và tài khoản 511-Thu hoạt động NSNN cấp; bổ sung tài khoản: 512-Thu viện trợ, vay nợ nƣớc ngoài; tài khoản 514-Thu phí đƣợc khấu trừ, để lại; tài khoản 515-Doanh thu tài chính; tài khoản 711-Thu nhập khác; 811-Chi phí khác; 911-Xác định kết quả và bãi bỏ các tài khoản 341, 461, 661, 662 điều này làm thay đổi cơ bản phƣơng pháp hạch toán nguồn NSNN đƣợc cấp và sử dụng.
Tƣơng ứng với mỗi tài khoản xác định thu 511; 512; 514; 515 thì cũng có các tài khoản xác định chi là 611; 612; 614 và 615.
Đối với nguồn kinh phí NSNN cấp cho hoạt động ban đầu đƣợc ghi nhận vào nguồn vốn qua tài khoản 411.
Loại tài khoản ngoài bảng: là tài khoản loại 0, đƣợc hạch toán đơn. Các tài khoản ngoài bảng liên quan đến ngân sách nhà nƣớc hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nƣớc đƣợc phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nƣớc, theo niên độ và theo các yêu cầu quản lý khác của ngân sách nhà nƣớc. Bỏ một số TK nhƣ TK 005, sửa đổi và bổ sung thêm một số TK mới nhƣ TK 006: Dự toán vay nợ nƣớc ngoài, TK 012: Lệnh chi tiền thực chi, TK 013: Lệnh chi tiền tạm ứng.
Về nguyên tắc hạch toán
Nguyên tắc cơ sở dồn tích (ghi nhận nghiệp vụ khi phát sinh, không quan tâm đến việc thu - chi tiền hay chƣa) chính là điểm thay đổi căn bản trong nguyên tắc hạch toán các tài khoản trong bảng của chế độ kế toán mới.
Như vậy, những sửa đổi tại thông tƣ 107/2017/TT-BTC giúp phản ánh
cụ thể, chi tiết và đa dạng hơn các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán chính là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ và giao dịch đó. Tổ chức chứng từ kế toán ở đơn vị HCSN bao gồm các nội dung sau:
Xây dựng danh mục chứng từ kế toán phù hợp với đơn vị . Lập chứng từ kế toán theo quy định
. Tổ chức kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán . Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán . Tổ chức bảo quản và lƣu trữ chứng từ
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán áp dụng
Trên cơ sở Chế độ kế toán đơn vị HCSN hiện hành, các đơn vị sự nghiệp nói chung và sự nghiệp y tế nói riêng chọn hệ thống tài khoản áp dụng cho đơn vị mình và đƣợc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết các cấp nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu kinh tế, tài chính phục vụ cho yêu cầu theo dõi và quản lý của đơn vị.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN phải đảm bảo các yêu cầu: Phản ánh mọi hoạt động kinh tế phát sinh của đơn vị, phù hợp với các quy định thống nhất của Nhà nƣớc, văn bản hƣớng dẫn của Bộ chủ quản và cơ quan quản lý cấp trên. Đồng thời phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, phân cấp tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin trên máy tính và đảm bảo các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính tại đơn vị.
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán. Danh mục tài khoản chi tiết, cụ thể giúp cho công tác quản
lý tài chính của đơn vị đƣợc dễ dàng, thuận lợi và phản ánh chính xác bản chất tài chính của đơn vị đó.
Lựa chọn hình thức sổ kế toán
Sổ kế toán đƣợc mở, ghi chép, quản lý, lƣu trữ theo quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Tuỳ vào điều kiện, đặc điểm của đơn vị, các đơn vị HCSN có thể lựa chọn một trong những hình thức kế toán sau đây: hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái; Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ. Các nội dung tổ chức sổ kế toán nhƣ sau:
- Lựa chọn hình thức kế toán
- Xác định hệ thống sổ kế toán phù hợp
- Tổ chức quá trình ghi sổ, bảo quản, lƣu trữ sổ kế toán
Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách
Báo cáo tài chính (BCTC) của các đơn vị sự nghiệp phải đƣợc lập theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành, đúng theo mẫu biểu và phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, lập đúng kỳ hạn và các báo cáo đƣợc chuyển đến từng nơi nhận báo cáo một cách đầy đủ nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, khách quan, kịp thời.
BCTC phải lập theo đúng các biểu mẫu quy định của Chế độ kế toán đơn vị HCSN, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, phải lập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời gian và đầy đủ báo cáo tới từng nơi nhận báo cáo.
* Tổ chức kiểm tra kế toán
Các đơn vị HCSN cần tổ chức công tác kiểm tra kế toán, nhất là cá đơn vị dự toán cấp trên, qua đó ngăn ngừa, phát hiện những sai sót, gian lận trong công tác kế toán. Công tác kiểm tra kế toán ở các đơn vị HCSN đảm bảo hiệu quả thì cần phải tập trung vào một số nội dung chủ yếu sau:
- Kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán; - Kiểm tra việc áp dụng và ghi chép các tài khoản kế toán;
- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáo tài chính;
Kiểm tra việc thực hiện kiểm kê tài sản thƣờng xuyên hoặc đột xuất theo quy định của Nhà nƣớc, việc thực hiện lƣu trữ hồ sơ tài liệu kế toán
- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy, phân công và sử dụng cán bộ, quan hệ công tác
b. Tổ chức kế toán theo hoạt động và theo nguồn kinh phí
Hoạt động của đơn vị HCSN là hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc giao và có thể có thêm hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Do kế toán phải tuân theo nguồn kinh phí, kế toán trong đơn vị sự nghiệp phải đƣợc tổ chức theo từng hoạt động, trong mỗi hoạt động phải theo dõi riêng từng nguồn kinh phí.
Đối với hoạt động theo mục tiêu nhiệm vụ đƣợc giao: Kế toán phải tổ chức theo dõi nguồn, chi theo từng loại nguồn nhƣ nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí chƣơng trình dự án đề tài, nguồn kinh phí xây dựng cơ bản, nguồn nhà nƣớc đặt hàng… Tài sản dùng cho hoạt động nào phải đƣợc theo dõi chi tiết cho nguồn đó. Từ đó cần tổ chức tài khoản, sổ kế toán chi tiết phù hợp với từng nguồn, chi và tài sản hình thành từ nguồn đó.
Đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: phải đƣợc theo dõi, hạch toán nhƣ hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Từ đó kế toán phải tổ chức theo dõi riêng cho hoạt động này theo cách theo dõi nguồn vốn, tài sản, lao động, chi sản xuất kinh doanh, thu từ sản xuất kinh doanh dịch vụ. Kế toán cũng phải xác định lợi nhuận, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.
c. Đặc điểm kế toán một số hoạt động và phần hành chủ yếu
* Kế toán nguồn kinh phí và chi kinh phí hoạt động
Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí cơ bản của đơn vị sự nghiệp, đƣợc dùng cho hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Nguồn kinh phí này có thể do ngân sách cấp hoặc các khoản thu sự nghiệp, thu SXKD dịch vụ bổ sung.
Dựa theo Thông tƣ 107, số thu hoạt động do NSNN cấp đƣợc phản ánh trên tài khoản (TK) 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp, TK 337 – Tạm thu (trong trƣờng hợp tạm ứng kinh phí hoạt động từ ngân sách) và các khoản chi hoạt động từ nguồn ngân sách phản ánh trên TK 611 – Chi phí hoạt động.
Kế toán cũng phải mở các sổ kế toán theo quy định (nhƣ sổ chi tiết nguồn kinh phí hoạt động theo chƣơng, loại, khoản, nhóm mục, mục, tiểu mục quy định trong Mục lục Ngân sách Nhà nƣớc) để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh nguồn và quyết toán nguồn kinh phí.
Về kế toán chi hoạt động, kế toán phải vận dụng tài khoản 611, chi tiết theo nội dung kinh phí, theo thời gian kinh phí để hạch toán các nghiệp vụ chi kinh phí trong kỳ. Kế toán cũng phải mở các sổ kế toán của tài khoản 611 phù hợp (nhƣ Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí, sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí, sổ chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo Mục lục Ngân sách Nhà nƣớc) để phản ánh. Cuối kỳ, lập báo cáo chi kinh phí chờ quyết toán và xử lý kết chuyển từ chi phí năm nay thành chi kinh phí năm trƣớc.
Kế toán nguồn và chi kinh phí chương trình, dự án đề tài
Nguồn kinh phí dự án là nguồn để tài trợ cho hoạt động dự án, chƣơng trình, đề tài nhƣ các chƣơng trình giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội đƣợc Đảng và Nhà nƣớc giao.
Để theo dõi nguồn kinh phí dự án chƣơng trình, đề tài, kế toán sử dụng tài khoản 512, chi tiết theo tài khoản gồm TK 5121. Kế toán cũng phải mở các sổ kế toán theo quy định, nhƣ sổ theo dõi chi tiết nguồn kinh phí, và thuộc năm trƣớc và năm nay trong trƣờng hợp chƣơng trình, dự án đƣợc thực hiện trong nhiều năm và trong thời gian chờ xét duyệt báo cáo quyết toán. Cuối kỳ
hoặc khi kết thúc chƣơng trình, dự án, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí chƣơng trình, dự án, đề tài với cơ quan cấp trên, cơ quan Tài chính, nguồn tài trợ. Liên quan đến nguồn NSNN cấp kết thúc 31/12 đơn vị chuyển sang năm trƣớc để theo dõi cho đến hết thời gian tổng hợp chứng từ quyết toán, sau thời gian chỉnh lý nếu nguồn lớn hơn chi đƣợc xác nhận là số tiết kiệm đơn vị xử lý theo quy định của quy chế quản lý tài chính hiện hành (bổ sung vào các quỹ)
Chi dự án là khoản chi đƣợc tài trợ từ nguồn kinh phí dự án nhƣ nguồn ngân sách cấp, nguồn tài trợ quốc tế. Về kế toán chi dự án, chƣơng trình, đề tài, kế toán vận dụng tài khoản 662, chi tiết theo thời gian kinh phí để hạch toán các nghiệp vụ chi kinh phí. Kế toán cũng phải mở các sổ theo dõi chi tiết chi phí của từng chƣơng trình, dự án, đề tài và tập hợp chi phí cho việc quản lý dự án, chi phí thực hiện dự án theo Mục lục Ngân sách Nhà nƣớc và theo nội dung chi trong dự toán đƣợc duyệt của từng chƣơng trình, dự án, đề tài. Tài khoản 612 đƣợc mở theo dõi lũy kế chi dự án từ khi bắt đầu thực hiện chƣơng trình, dự án cho đến khi kết thúc chƣơng trình, dự án đƣợc phê duyệt quyết toán bàn giao sử dụng.
Kế toán thu sự nghiệp
Thu sự nghiệp là các khoản thu theo chức năng hoạt động chuyên môn nhƣ thu học phí trong các trƣờng, thu viện phí trong bệnh viện…và các khoản thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Khi thu phí và lệ phí các đơn vị phải sử dụng biên lai thu tiền do Bộ Tài chính phát hành hoặc đƣợc Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) chấp thuận cho in và sử dụng. Mức thu, tỷ lệ nguồn thu để lại đơn vị sử dụng và nội dung chi phải theo quy định của Nhà nƣớc.
Để theo dõi thu sự nghiệp, kế toán phải sử dụng tài khoản 514; 711 và các sổ kế toán có liên quan. Tất cả các khoản thu của đơn vị hành chính sự
nghiệp phải đƣợc phản ánh đầy đủ, kịp thời vào bên Có TK514 “Các khoản thu”. Sau đó căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành mà kết chuyển số đã thu từ bên Nợ TK 514 “Các khoản thu” sang bên Có của các tài khoản liên quan. Kế toán phải mở sổ chi tiết các khoản thu cho phù hợp với yêu cầu quản lý của từng ngành để theo dõi các khoản thu của từng loại hoạt động.
Kế toán tài sản (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định)
Nguyên liệu, vật liệu dùng trong công tác chuyên môn ở các đơn vị HCSN là các vật liệu chủ yếu nhƣ thuốc dùng để khám chữa bệnh, giấy bút mực dùng cho văn phòng, cho in ấn…
Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình hoạt động của đơn vị nhƣ: than, củi, xăng dầu…
Phụ tùng thay thế: Là loại vật liệu dùng để thay thế sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải sử dụng tại đơn vị.
Công cụ dụng cụ: Là tƣ liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ, dụng cụ thƣờng bao gồm: máy tính cá nhân, bàn ghế, tủ tƣ liệu, thiết bị quản lý giá trị đầu tƣ nhỏ…
Hàng hóa: là sản phẩm do đơn vị sản xuất; là sản phẩm thu hồi đƣợc trong nghiên cứu, chế thử, thí nghiệm; là sản phẩm mua về để sản xuất, kinh doanh,...
Tài sản cố định hữu hình: là những tƣ liệu lao động có hình thái vật chất, có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính.
Tài sản cố định vô hình: là những TSCĐ không có hình thái vật chất, thể hiện một lƣợng giá trị đã đƣợc đầu tƣ, chi trả hoặc chi phí nhằm có đƣợc các lợi ích hoặc các nguồn có tính kinh tế, mà giá trị của chúng xuất phát từ các bản quyền hoặc đặc quyền của đơn vị, nhƣ: giá trị quyền sử dụng đất,
bằng phát minh sáng chế, quyền tác giả, phần mềm máy tính…
Để theo dõi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố