8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.1. Khái quát tổ chức công tác kế toán ở Trung Tâm
a. Tổ chức chứng từ
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tập hợp các thông tin về đối tƣợng kế toán vào các chứng từ kế toán. Hiện nay, Trung Tâm áp dụng hệ thống chứng từ kế toán đƣợc quy định tại Thông tƣ 107/2017/QĐ-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
Căn cứ vào các hoạt động của Trung Tâm về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Trƣởng phòng Tài chính Kế toán (kiêm kế toán trƣởng Trung Tâm) phân công lập chứng từ kế toán theo từng phần hành kế toán cụ thể nhƣ: tiền lƣơng, thanh toán BHXH, dƣợc vật tƣ, … Đồng thời cũng quy định quy trình luân chuyển chứng từ đối với các loại chứng từ trong Trung Tâm. Cụ thể nhƣ sau:
Nghiệp vụ kinh tế Lập CT và phản ảnh
phát sinh nghiệp vụ kinh tế Kiểm ta CT phát sinh vào CT
Lƣu trữ, bảo quản Ghi sổ kế toán Phân loại, sắp xếp
chứng từ chứng từ
Hình 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ ở Trung Tâm
Quy trình của chứng từ gồm các bƣớc nhƣ sau:
Bước 1: Lập chứng từ và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ.
Trung Tâm có sử dụng một số mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hƣớng dẫn theo đúng quy định tại TT 107/2017.của Bộ Tài chính
Do đặc thù của Trung Tâm và để thuận tiện cho việc hạch toán, quản lý thì các mẫu chứng từ nhƣ: Bảng thanh toán phụ cấp (mẫu C05-HD); bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng (mẫu C11-HD) không sử dụng mà các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lƣơng đƣợc tính trực tiếp và thể hiện số liệu ở mẫu Bảng thanh toán tiền lƣơng (mẫu C02a-HD). Đối với các khoản chi tạm ứng, đơn vị sử dụng mẫu Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu C32-HD). Tuy nhiên,
trong thực tế áp dụng rất khó quản lý việc dƣ nợ tạm ứng với lý do tạm ứng này nhƣng chƣa kịp thanh toán hoàn ứng thì lại tiếp tục tạm ứng với lý do khác, do đó dẫn đến số dƣ nợ tạm ứng cuối kỳ của một cá nhân khá cao, việc đôn đốc thu hồi nợ tạm ứng gặp khó khăn do các cá nhân đó phải hoàn thành đủ các loại chứng từ thanh toán cần thiết mới có thể thanh toán tạm ứng đƣợc.
Nội dung của các chứng từ kế toán của Trung Tâm Y Tế Thị Xã An Nhơn đƣợc lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trên chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng ngƣời có liên quan đến chứng từ, ngƣời lập, ngƣời quản lý trực tiếp, chủ tài khoản…đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, tính pháp lý và theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Trên thực tế, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các kế toán viên theo từng phần hành có trách nhiệm hƣớng dẫn ngƣời thanh toán lập chứng từ và vận dụng chứng từ cho phù hợp, đúng quy định đồng thời phổ biến đến các khoa, phòng trong Trung Tâm biết để làm thủ tục thanh toán.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Công tác kiểm tra chứng từ tại đơn vị đƣợc thực hiện thƣờng xuyên nhằm phát hiện kịp thời những chứng từ lập không đúng thủ tục, thiếu sót về nội dung và con số phản ánh không rõ ràng, chính xác. Trung Tâm Y Tế Thị Xã An Nhơn thực hiện kiểm tra chứng từ nhƣ sau:
Các nhân viên kế toán của các phần hành kiểm soát ban đầu: kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ, nội dung của các nghiệp vụ, ngày, tháng, năm chứng từ, chữ ký, sự chính xác của số liệu trên chứng từ … trƣớc khi trình ký. Trên thực tế, khâu kiểm tra này rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp bởi kiểm tra ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra lại nhằm đảm bảo một lần nữa tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đồng thời kiểm tra lại việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh của
kế toán phần hành đó đã đúng hay chƣa chƣa... Khâu kiểm tra này thƣờng đƣợc thực hiện khi việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã đƣợc hoàn thành.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán
Tại Trung Tâm, mỗi ngày phát sinh rất nhiều các nghiệp vụ. Do vậy, công tác phân loại và sắp xếp đƣợc các phần hành kế toán xử lý hằng ngày, sau đó đƣợc ghi chép vào sổ sách kế toán chi tiết của kế toán phần hành và sau đó chuyển lên cho kế toán tổng hợp định khoản vào phần mềm kế toán.
Việc phân loại sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học và hợp lý phù hợp với đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán của Trung Tâm phục vụ cho công tác kế toán là rất quan trọng và rất cần thiết.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Các chứng từ phát sinh trong tháng sau khi đƣợc ghi sổ thì đƣợc lƣu trữ theo các tập, gọi là hồ sơ chứng từ kế toán. Vì số lƣợng chứng từ phát sinh trong tháng khá nhiều nên đƣợc đóng thành nhiều tập và đƣợc đánh số thứ tự. Bên bìa ngoài đƣợc ghi thành loại chứng từ, tháng, quý lập chứng từ, số hiệu chứng từ, kế toán phần hành,... Các chứng từ kế toán đƣợc lƣu giữ tại phòng Tài chính Kế toán phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, đối chiếu. Kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ đƣợc chuyển sang lƣu trữ tại kho lƣu trữ theo quy định.
b. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán
Hiện tại, Trung Tâm đang hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán đƣợc quy định tại Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông Tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài Chính
Trung Tâm mở sổ kế toán hạch toán theo dõi chi tiết các khoản thu, chi theo từng nguồn kinh phí và theo Mục lục Ngân sách để đảm bảo việc quản lý các khoản thu tại đơn vị, các khoản chi thống nhất với dự toán đƣợc duyệt, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán và các báo cáo kế toán.
Nhìn chung, việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán của Trung Tâm hiện nay đã đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý và kiểm soát chi nguồn NSNN, các loại quỹ, đồng thời góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và sử dụng các nguồn lực đúng mục đích theo quy định pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cho từng đối tƣợng, Trung Tâm chƣa quan tâm đến nhu cầu thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị mà chủ yếu sử dụng các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành quy định để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị.
Hiện tại, Trung Tâm sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán mà Trung Tâm đang sử dụng có tên gọi là Misa, áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của đơn vị. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán trên máy tính. Số liệu sẽ đƣợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết thƣờng đƣợc mở theo chế độ kế toán quy định nhƣ: Sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi nguồn kinh phí, sổ chi tiết hoạt động. Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, đối chiếu, khóa sổ kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành in toàn bộ số liệu sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lƣu theo từng loại hồ sơ.
c. Tổ chức lập báo cáo và quyết toán ngân sách
Hệ thống báo cáo kế toán tại đơn vị bao gồm: Bảng cân đối tài khoản (Mẫu B01-H), Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng các nguồn: Khám chữa bệnh,nguồn dịch vụ, kinh phí không tự chủ, kinh phí tự chủ, cải cách tiền lƣơng (Mẫu B02-H), báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động của các nguồn nêu trên (Mẫu F02-1H), thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh (Mẫu
B03-H), báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ. Ngoài ra, Trung Tâm cũng có các báo cáo mang tính chất quản trị phục vụ cho ban Giám đốc và các báo cáo khác theo yêu cầu của đơn vị, phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát nhƣ: báo cáo tình hình khám bệnh, tổng hợp thu chi hoạt động dịch vụ. Bảng tổng hợp chi phí thanh toán khám chữa bệnh...
Hệ thống phần mềm kế toán của đơn vị đã tích hợp các mẫu báo cáo tài chính theo quy định chế độ kế toán hiện hành. Việc lập các báo cáo này chỉ cần thông qua việc tổng hợp số liệu thời điểm cần báo cáo nhƣ: theo quý, năm.
Trung Tâm Y Tế Thị Xã An Nhơn là đơn vị dự toán cấp III, giao dịch tại KBNN Thị Xã An Nhơn, lập báo cáo quyết toán nộp cho cơ quan cấp trên là Sở Y tế tỉnh Bình Định để thẩm định, xét duyệt hồ sơ. Căn cứ vào hồ sơ quyết toán của năm, cơ quan tài chính cấp trên sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và chính xác giữa các số liệu trên báo cáo quyết toán và sổ sách kế toán phải trùng khớp nhau với chứng từ và số liệu của KBNN về cả chi tiết chƣơng, loại, khoản, mục theo mục lục ngân sách nhà nƣớc.