7. Kết cấu của luận văn
2.2.1. Môi trường kiểm soát
STT Tiêu chắ
Mức độ quan trọng
1 2 3 4 5
1
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định có quan tâm tới việc lập báo cáo định kỳ và chấp nhận điều chỉnh khi phát hiện sai sót
2 6 24 20 3
2
Lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với cán bộ cấp dưới.
4 3 44 3 1
3 Có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm
cho từng cán bộ, bộ phận. 5 11 31 7 1
4 Xây dựng chuẩn mực đạo đức, quy trình
làm việc ứng xử cho các cán bộ. 0 3 5 30 12
5
Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trong các hoạt động.
5 5 2 33 10
6 Năng lực của cán bộ chuyên môn. 1 6 28 9 11 7 Phân công công việc phù hợp với trình độ
chuyên môn của mỗi cán bộ. 2 7 36 1 9
8 Có hình thức khen thưởng, kỷ luật phân
minh 1 9 15 25 5
Nguồn: Kết quả khảo sát và tắnh toán của tác giả Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định đã tổ chức phân công, phân nhiệm rõ ràng, chi tiết cho từng cán bộ công chức của các Phòng trong việc thực hiện chức trách của mình. Cán bộ được bố trắ làm việc ở bộ phận tiếp nhận chứng từ thu, chi ngân sách là những người có tư cách đạo đức tốt được đào tạo cơ bản và mọi thành viên đều tuân thủ các quy định của pháp luật, các văn bản hướng
là những nhân tố tác động quan trọng đến tắnh hữu hiệu của KSNB trong đơn vị. Để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ được phân công, thể hiện tắnh kỷ luật, tinh thần trách nhiệm của công việc. Từ đó lãnh đạo đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ công tác và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao vai trò trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức trong đơn vị.
Theo như kết quả thống kê được ở trên, ta có thể thấy được rằng: Phần lớn các sự lựa chọn của các cán bộ về yếu tố kiểm soát môi trường thiên về 4 tiêu chắ sau:
Đầu tiên là tiêu chắỘCó sự phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phậnỢ với 39/55 người đồng ý cho rằng đây là yếu tố quan trọng cho việc xây dựng và hoàn thiện bộ phận Môi trường kiểm soát chiếm khoảng 70,91% trong đó có 12,73% số người lựa chọn đánh giá đây là yếu tố quan trọng.
Tiếp theo là tiêu chắ ỘXây dựng chuẩn mực đạo đức, quy trình làm việc ứng xử cho các cán bộỢ với 55 người đồng ý. Đặc biệt trong đó có tới 21,82% số người đánh giá rằng yếu tố này rất quan trọng.
Tiếp theo nữa là tiêu chắ ỘCơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trong các hoạt độngỢ cũng chiếm một tỷ lệ khá lớn số lựa chọn, cụ thể là có 45/55 người đồng ý chiếm 81,82%, trong đó có 18,18%, tương ứng với 10 người đánh giá rất cao tiêu chắ này.
Cuối cùng là về ỘNăng lực của cán bộ chuyên mônỢ yếu tố này cũng dành được nhiều sự đồng ý từ những đáp viên, có 45/55 người lựa chọn tiêu chắ này chiếm tỷ lệ trên 81,82%, trong đó có 9 người cho rằng tiêu chắ này rất quan trọng.
Trên đây là các con số thống kê chi tiết từ kết quả nghiên cứu tác giả. Sau đây ta sẽ đi vào làm rõ từng yếu tố, phân tắch và đánh giá thông qua tình hình thực tế tại Bệnh viện Đa khoa tỉnhBình Định.
Về việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận, đây là yếu tố được đề cập khá nhiều trong các chuẩn mực quản trị rủi ro khác như ISO 31000, Basel IIẦ Phần lớn các báo cáo khi hướng dẫn các tổ chức xây dựng một hệ thống kiểm soát rủi ro đều thông qua yếu tố này và đó có lẽ cũng là lý do tại sao đa số các lựa chọn đồng ý với nhận định này. Thật vậy, một tổ chức sẽ hoạt động rất hiệu quả nếu các phòng ban, các bộ phận hay các nhân viên chỉ nhận những nhiệm vụ chuyên biệt và họ chỉ chịu trách nhiệm cho những gì họ đang đảm nhiệm. Như vậy, chúng ta có thể thấy được rằng phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các bộ phận sẽ tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu được tối đa các rủi ro tác nghiệp, nhận diện và kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn và mang lại hiệu quả cao hơn cho tổ chức.
Xây dựng chuẩn mực đạo đức, quy trình làm việc ứng xử cho nhân viên.
Đối với một tổ chức cơ quan nhà nước thì đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng, có thể nói đây là bộ mặt của một đơn vị. Vì vậy nên mọi hoạt động đều phải thực hiện theo đúng chuẩn mực và các quy tắc ứng xử của nhà nước khi làm việc trong nội bộ đơn vị hay giao dịch với bệnh nhân. Tuy nhiên ta cũng phải ý thức được rằng xây dựng một môi trường làm việc chuẩn mực không hẳn chỉ để thể hiện cho người khác thấy mà là yếu tố này có mức độ tương quan khá chặt chẽ với việc xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả. Bên cạnh đó, nó còn giúp cho mối quan hệ giữa các nhân viên và giữa cấp trên, cấp dưới có sự tương quan mật thiết chặt chẽ. Như vậy, việc xây dựng chuẩn mực đạo đức và quy trình làm việc hợp lý sẽ giúp cho toàn bộ các phòng ban và bộ phận hoạt động hiệu quả hơn, tạo nên một môi trường làm việc thân
một môi trường làm việc hiệu quả và dễ dàng kiểm soát.
Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trong các hoạt động.
Đây cũng là một yếu tố rất quan trọng trong việc xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả. Như chúng ta đã biết thì ban lãnh đạo của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định sẽ không thể có đủ thời gian để quản lý hết được quá trình làm việc của cán bộ cũng như các bộ phận. Vậy nên họ chỉ có thể quản lý thông qua hệ thống thông tin trong tổ chức, vậy nên để đảm bảo việc quản trị hiệu quả, các tổ chức cần phải xây dựng một cơ cấu bố trắ các phòng ban với những nhiệm vụ cụ thể, nhằm đẩy mạnh công tác truyền tải hệ thống thông tin giữa các phòng (bộ phận), giữa cấp trên và cấp dưới một cách kịp thời và chắnh xác. Có như vậy thì công tác quản trị mới được đảm bảo và tạo ra một môi trường kiểm soát tốt. Bên cạnh đó, cũng phải xây dựng hệ thống thông tin giữa các bộ phận sao cho hoạt động hiệu quả nhất.
Năng lực của nhân viên.
Công chức càng có năng lực thì môi trường kiểm soát càng hoạt động có hiệu quả. Vì cơ cấu tạo nên môi trường kiểm soát chủ yếu vẫn là yếu tố con người, vậy nên đây là yếu tố mà các tổ chức luôn đặc biệt quan tâm.
Tóm lại, qua phân tắch ở trên ta có thể thấy được rằng, muốn hoàn thiện môi trường kiểm soát thì Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định nên tập trung vào việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân và bộ phận, đi kèm là công tác giáo dục tư tưởng và xây dựng một chuẩn mực đạo đức trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên. Vậy nên, cùng với việc đẩy mạnh phát triển hệ thông thông tin thì Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định cũng nên chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng năng lực làm việc cho đội ngũ công chức.
Kết quả bảng câu hỏi khảo sát yếu tố nhận biết và đánh giá rủi ro như sau: Bảng 2.3. Kết quả khảo sát về yếu tố nhận biết và đánh giá rủi ro
STT Tiêu chắ
Mức độ quan trọng
1 2 3 4 5
1
Xây dựng quy trình tránh rủi ro ảnh hưởng tới công tác thu bao gồm thu NSNN và thu sự nghiệp.
1 6 32 13 3
2 Phối hợp với các cơ quan thu có liên
quan. 0 8 12 31 4
3 Rủi ro được nhân diện và được truyền
đạt đến các phòng chuyên môn. 1 8 26 14 6 4 Xây dựng tiêu chắ đánh giá rủi ro trong
quản lý 2 38 2 9 4
5 Phân bổ nhân lực đối phó rủi ro 0 15 15 25 0 6 Nâng cao trình độ chuyên môn của cán
bộ Bệnh viện. 0 8 13 11 23
7 Có biện pháp xử lý đối với cán bộ quản
lý các khoản thu làm trái quy trình. 0 11 27 13 4 8 Thực hiện kết luận của các cơ quan
thanh tra, kiểm toán nhà nước 0 0 10 32 13 9 Tăng cường công tác kiểm soát để hạn
chế rủi ro đến mức thấp nhất. 1 9 31 10 4
Nguồn: Kết quả khảo sát và tắnh toán của tác giả
Những rủi ro mà Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định gặp phải nói chung cũng là những rủi ro của toàn ngành như sổ sách, kiểm soát và hạch toán sai các yếu tố trên chứng từ dẫn đến sai tỷ lệ phân chia thu, chi ngân sáchẦ Bên
trẻ hóa và thay đổi nhiều, trình độ các cán bộ mới này chưa đảm bảo thực hiện công việc thu. Chắnh những lý do trên, trong quá trình làm việc, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định đã tuân thủ thực hiện đúng các thủ tục hành chắnh, quy trình để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả với nguồn nhân lực như hiện nay. Trong công việc có sự điều chỉnh quy trình thu cho phù hợp với thực tế, phân định quyền hạn và trách nhiệm bằng hệ thống văn bản rõ ràng, để cán bộ thấy được trách nhiệm tới đâu, nhằm phát huy tối đa khả năng của từng cán bộ công chức, viên chức.
Theo như kết quả tác giả thống kê được ở trên thì phần lớn các cán bộ cho rằng muốn tăng cường công tác đánh giá rủi ro thì Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định cần thực thiện tốt và phát triển các tiêu chắ dưới đây:
Chỉ tiêu nhận được đa số các sự lựa chọn đó làỘNâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ Bệnh việnỢ với 85,45% tỷ lệ số người lựa chọn, đây là con số khá áp đảo trước tỷ lệ cũng những người không đồng ý chỉ chiếm khoảng 14,55% và trong tổng số 55/55 người lựa chọn thì có tới 23 người đánh giá yếu tố này rất quan trọng.
Cũng là một tiêu chắ chiếm một tỷ lệ khá lớn số người đồng ý,ỘPhân bổ nhân lực đối phó rủi roỢcó tới 72,73% tổng số người tham gia trả lời câu hỏi đồng ý với tiêu chắ này, chỉ có khoảng 27,27% là không đồng ý và trong tổng số 55/55 người lựa chọn có tới 25 người đưa ra nhận định là quan trọng với tiêu chắ này chiếm tỷ lệ 44,45%.
Chỉ tiêuỘCó biện pháp xử lý đối với cán bộ quản lý thu làm sai quy trìnhỢ cũng có một tỷ lệ số cán bộ đồng ý tương đối, có 44/55 người đồng ý với tiêu chắ này chiếm tỷ lệ khoảng 80% trong đó có 7,27% số người lựa chọn tỏ ra rất đồng ý và số người không đồng ý chiếm tỷ lệ là 20%.
chuyên mônỢ đây cũng là yếu có nhiều sự lựa chọn, cụ thể có tới 46/55 số người trả lời đồng ý với nhận định này, chiếm tới 83,64%, đây là yếu tố có tỷ lệ số người đồng ý cao nhất, tuy nhiên số người cho rằng tiêu chắ này rất quan trọng chỉ có 6 người, chiếm 10,91% và số người không lựa chọn tiêu chắ này chiếm 16,36%.
Có 02 tiêu chắ cũng nhận được rất nhiều các ý kiến tắch cực từ phắa những người trả lời đó là ỘXây dựng quy trình tránh rủi ro ảnh hưởng đến công tác thuỢ với 48/55 người có cùng nhận định đây là yếu tố quan trọng chiếm tỷ lệ trên 87,27% nhưng chỉ có 5,45% số người tỏ ra rất quan trọng với nhận định này và tiêu chắ nhận được 100% kết quả đồng ý là tiêu chắ ỘThực hiện kết luận của các cơ quan thanh tra, kiểm toán nhà nướcỢ có 55/55 ý kiến đồng ý, cho thấy việc đánh giá rủi ro rất lớn và phải chấp hành các thực hiện kiến nghị của cơ quan Thanh tra, Kiểm toán khi phát hiện các sai sót nếu có.
Trên đây là kết quả thống kê được 55 người được hỏi, sau đây tác giả sẽ đi sâu phân tắch từng yếu tố nhằm đánh giá xem mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố đó lên nhân tố Đánh giá rủi ro.
Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ Bệnh viện.
Như đã phân tắch trong yếu tố môi trường kiểm soát thì trong một tổ chức yếu tố con người vẫn là một yếu tố chủ chốt. Tất cả mọi hoạt động đều phải thông qua con người lãnh đạo và thực hiện. Vậy nên thật là sai sót nếu tổ chức chỉ chú trọng nâng cao các hệ thống công nghệ thông tin, các trang thiết bị cơ sở vật chất và quên đi công tác đào tạo và nâng cao khả năng làm việc của nhân viên. Đặc biệt là với công tác đánh giá rủi ro thì yếu tố này càng không thể thiếu. Vậy nên tổ chức phải có một đội ngũ nhân viên phân tắch và đánh giá các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn để có thể nhận dạng được chúng một cách chắnh xác và hiệu quả. Tiếp theo đó là thực hiện đo lường mức độ tác động của
hợp lý. Cũng cần nói thêm là trong trường hợp này thì công nghệ hiện đại không thể giúp được nhiều như thế. Cho nên đó là lý do mà yếu tố con người luôn là yếu tổ rất quan trọng trong tổ chức và nếu muốn có một quy trình đánh giá rủi ro tốt thì các tổ chức nên tập trung hoàn thiện yếu tố này nhiều hơn nữa.
Phân bổ nhân lực đối phó rủi ro
Một yếu tố quan trọng nữa trong việc đánh giá các rủi ro đó là phải đối phó với các rủi ro đó như thế nào và nguồn lực bao nhiêu thì đủ. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào công tác đánh giá rủi ro của tổ chức. Những rủi ro nào có sự ảnh hưởng lớn đến tổ chức, những rủi ro nào xuất hiện sớm, những rủi ro nào có thể giải quyết nhanhẦ Tất cả các rủi ro này phải được đánh giá và phân loại một cách hợp lý để quá trình xử lý được thực hiện và mang lại hiệu quả tối ưu.
Như vậy, một bài toán được đặt ra là đối với những rủi ro có thể xảy ra thì tổ chức sẽ phân bổ nguồn lực như thế nào để có thể giải quyết được mà không gây lãng phắ về thời gian, tiền bạc, sức ngườiẦ Như một số các chuẩn mực quản trị rủi ro khác như ISO 31000, Basel II... Đã chỉ rõ, các tổ chức cần có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các phòng ban và các cá nhân. Mục đắch thứ nhất là tránh được tối đa những sai sót trong quá trình tác nghiệp và mục đắch chắnh thứ hai đó là giúp cho ban lãnh đạo các đơn vị có thể kiểm soát được toàn bộ hệ thống hoạt động của mình. Từ đó giúp các đơn vị, bộ phận có thể phân bổ nguồn lực để giải quyết một cách hợp lý và tránh được các tổn thất không đáng có.
Có biện pháp xử lý đối với cán bộ quản lý thu làm sai quy trình.
Cần phải xây dựng lại một thang đo xử lý các vi phạm của các cán bộ sát với thực tế, đảm bảo việc thực hiện trách nhiệm của mình một cách nghiêm túc, nhằm hạn chế tối đa các hành vi lợi dụng quyền hạn làm sai quy định,
sách bắt bồi thường các khoản gây tổn thấtẦ Nhằm nâng cao tắnh răn đe và góp phần nâng cao đạo đức nghề nghiệp cho các cán bộ kế toán làm công tác quản lý thu, chi ngân sách.
Rủi ro được nhận diện và được truyền đạt đến các phòng chuyên môn.
Đây cũng là một yếu rất quan trọng trong công tác đánh giá các rủi ro.