7. Kết cấu của luận văn
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC
CÁC KHOẢN THU TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BÌNH ĐỊNH. 2.3.1 Những thành tựu đạt được
Qua nghiên cứu KSNB các khoản thu tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Bình Định cho thấy:
Hiện tại Bệnh viện chưa nghiên cứu và xây dựng chắnh thức một hệ thống KSNB hoàn chỉnh. Tuy nhiên, theo tìm hiểu và kết quả khảo sát thực tế, hệ thống KSNB tại Bệnh viện đã được hình thành và phát huy được một số mặt tắch cực như:
a. Môi trường kiểm soát
- Về triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Đối với đơn vị công lập của ngành Y tế, việc cạnh tranh không phải là vấn đề quan trọng nhất vì kinh phắ hoạt động của ngành đã được ngân sách nhà nước cấp. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để hoàn thành chỉ tiêu của cơ quan có thẩm quyền giao, thu chi đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản có liên quan. Lãnh đạo đơn vị rất quan tâm đến việc thực hiện các chỉ tiêu được giao thông qua việc phối hợp với cán bộ chủ chốt trong cơ quan cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị nhằm tìm ra giải pháp thực hiện tối ưu nhất. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát
tiêu. Là cơ quan nhà nước, đơn vị rất quan tâm đến việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong việc thực hiện các công tác chuyên môn cũng như quản lý tài chắnh. Vì thế, ban lãnh đạo đơn vị có thái độ và hành động đúng đắn trong quá trình thực hiện các quy định của nhà nước.
- Về bộ máy tổ chức: Bệnh viện có bộ máy tổ chức rõ ràng và có văn bản phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho các bộ phận. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong điều hành, xử lý kết quả công việc, tránh được tình trạng đùn đẩy giữa các bộ phận và là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành công việc, xét thi đua khen thưởng cuối năm.
Đơn vị đã xây dựng chi tiết tiêu chuẩn cho từng nhiệm vụ dựa vào quy định hiện hành. Điều này giúp việc tuyển dụng được thực hiện công bằng, minh bạch và người được tuyển dụng sẽ đáp ứng được yêu cầu công việc, giảm được chi phắ đào tạo lại. Bên cạnh đó, dựa vào tiêu chuẩn của từng chức danh sẽ giúp cho cơ quan chủ động và thuận lợi cho việc chuẩn hóa cán bộ, đặc biệt là các đối tượng thuộc diện quy hoạch. Đây là một trong những giải pháp để thực hiện tốt công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phắ do tình trạng đào tạo ỔỔmột đằngỖỖ, bố trắ ỔỔmột nẻoỖỖ.
- Về bộ máy kế toán: Các phần hành kế toán được tổ chức chuyên
nghiệp, phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán. Tất cả các ủy nhiệm chi đều có sự ký duyệt của những người có trách nhiệm tạo sự kiểm soát chặt chẽ.
Chứng từ kế toán được lập đầy đủ và tuân theo các quy định hiện hành. Các chứng từ trước khi ghi nhận đều được kế toán kiểm tra tắnh hợp lệ, hợp pháp. Bệnh viện áp dụng phần mềm kế toán hỗ trợ cho việc ghi chép và tắnh toán số liệu kế toán, cung cấp kịp thời các thông tin theo yêu cầu kiểm soát của nhà quản lý.
- Việc tổ chức lựa chọn nhà cung cấp bằng hình thức đấu thầu tập trung do Sở Y tế thực hiện có ưu điểm là tập trung về một đầu mối, giá trúng thầu thống nhất trong toàn tỉnh, hạn chế việc tăng giá thuốc cũng như việc bắt tay giữa Bệnh viện và Bệnh viện cung ứng, tiết kiệm thời gian trong quá trình thẩm định kế hoạch thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Về thủ tục kiểm soát quá trình thu tiền: Quá trình mua hàng được lập kế hoạch từ đầu năm, các hợp đồng kinh tế được ký kết với số lượng thuốc mua theo dự trù được Sở Y tế phê duyệt, nếu muốn mua thêm phải làm dự trù bổ sung và cũng chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của Sở Y tế đảm bảo số lượng thuốc mua đúng yêu cầu. Hàng tháng khoa Dược đều phải lên kế hoạch mua hàng và dự trù mua thuốc trình giám đốc Bệnh viện ký duyệt. Việc đặt hàng hàng tháng sẽ tránh được hiện tượng thiếu thuốc, giảm diện tắch kho bảo quản thuốc, cho phép đáp ứng nhanh với các sự thay đổi. Tất cả thuốc mua về đều được Hội đồng kiểm nhập kiểm tra trước khi nhập kho và lập phiếu nhập kho đầy đủ. Thuốc được bảo quản trong kho theo đúng quy định đảm bảo chất lượng thuốc một cách tốt nhất.
Quá trình thu tiền thực hiện xong và chuyển hết qua kho bạc và ngân hàng nên được kiểm soát chặt chẽ. Ở tất cả các khâu giám đốc đều là người ký duyệt cuối cùng cho thấy công tác KSNB được quan tâm đúng mức.
Về công tác kiểm soát vật chất: Bệnh viện có hệ thống kho, tường rào, két sắt... tốt để bảo vệ tài sản, điều này giúp ngăn chặn những rủi ro liên quan đến việc thất thoát, mất mát ....
Các kho được thiết kế ở vị trắ cao ráo, an toàn. Kho có các trang bị bảo quản thuốc như tủ thuốc chuyên dụng, giá kệ, tủ lạnh, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, quạt trần, quạt thông gió,... thuận lợi cho việc xuất nhập, bảo quản,
thảm họa; mối mọt, chuột gián.
2.3.2 Những tồn tại, hạn chế
2.3.2.1.Môi trường kiểm soát
- Bệnh viện đã ban hành quy tắc ứng xử và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp. Tuy nhiên, lãnh đạo Bệnh viện chưa nhận thức được rằng để toàn thể nhân viên trong Bệnh viện tuân thủ đúng quy tắc ứng xử và các giá trị đạo đức thì cần phải giảm thiểu các áp lực và cơ hội phát sinh gian lận. Đây là một trong những nguyên nhân gây ra những sai sót, tác động rất lớn đến lòng tin của người dân đến Bệnh viện .
- Hiện nay, cán bộ của ngành đa số không có chuyên môn về quản lý kinh tế (họ chỉ có chuyên môn về y tế, còn về kiến thức quản lý kinh tế thì một số cán bộ lãnh đạo chỉ được đào tạo qua những khoá học ngắn hạn và tắch lũy từ kinh nghiệm thực tế). Vì thế, khi trao đổi về vấn đề quản lý tài chắnh tại Bệnh viện thì hầu như họ giao và tin tưởng vào sự tham mưu của cán bộ phụ trách kế toán.
- Chưa thực hiện tốt công tác quy hoạch cán bộ để sẵn sàng thay thế khi cần thiết. Nguyên nhân là do thiếu nhân sự để quy hoạch.
- Bệnh viện cũng như các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực công khác thường không có Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán mà thay vào đó là sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan chức năng. Tại BVĐK Tỉnh Bình Định, các thành viên trong ban kiểm tra của Bệnh viện là những thành viên kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, dẫn tới áp lực công việc nhiều.
2.3.2.2. Nhận biết và đánh giá rủi ro:
Bệnh viện chưa xây dựng được bộ phận dự báo và xử lý rủi ro riêng biệt. Công tác nhận diện rủi ro còn thô sơ. Các phương pháp đánh giá và phân
không hiệu quả, đa phần là khắc phục hậu quả hơn là chủ động phòng ngừa.
2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát:
Bệnh viện xây dựng và vận hành các chắnh sách, thủ tục kiểm soát chưa đầy đủ và hữu hiệu. Nguyên nhân là do nhà quản lý còn làm cả công việc khám chữa bệnh nên không có thời gian để nghiên cứu thực hiện, thiếu kinh phắ thực hiện. Ngoài ra, nhà nước cũng chưa có hướng dẫn cụ thể trong hoạt động kiểm soát, trong khi các tài liệu hướng dẫn trên thế giới hiện nay chủ yếu bằng tiếng Anh (nhiều cán bộ quản lý không thể đọc được toàn bộ tài liệu này do hạn chế về trình độ ngoại ngữ).
2.3.2.4. Thông tin và truyền thông:
- Chưa tổ chức tốt công tác bảo vệ, bảo mật thông tin
Tổ chức phân quyền chưa chặt chẽ trong sử dụng hệ thống mạng máy tắnh tại các Phòng, Khoa, Tổ gây ra nhiều phiền toái trong việc thu tiền và thanh toán. Việc bảo quản giấy tờ, đặc biệt là các tài liệu không được sử dụng thường xuyên chưa tốt. Chưa tổ chức phân loại, mã hóa các hồ sơ tài liệu tốt trong công tác lưu trữ và trắch lục.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 giới thiệu sơ lược về Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định và tiếp cận khảo sát thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản thu tại Bệnh viện. Qua từng quy trình cụ thể cho thấy Bệnh viện đã thực hiện kiểm soát nội bộ các khoản thu tương đối đầy đủ và đồng bộ nhằm đảm bảo các khoản thu được thu đúng, thu đủ. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế trong quá trình kiểm soát chu trình này. Vì vậy, để công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu của Bệnh viện được kiểm soát hữu hiệu và hiệu quả hơn thì Bệnh viện cần có giải pháp để tăng cường hơn nữa về kiểm soát nội bộ chu trình này.
Dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề về lý luận và thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản thu tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định, chương tiếp theo sẽ trình bày một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ các khoản thu tại Bệnh viện nhằm giúp công tác này vận hành được hiệu quả hơn trong thời gian tới.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU CÁC KHOẢN THU TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA
TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.1. QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.1.1. Quan điểm hoàn thiện
Qua phần thực trạng KSNB các khoản thu tại Bệnh viện đa khoa Tỉnh Bình Định cho thấy vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như đã nêu ở chương 2, đã đặt ra vấn đề là phải tăng cường KSNB các khoản thu tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Bình Định. Vì vậy ở chương này, tác giả trình bày một số giải pháp để khắc phục những tồn tại, yếu kém trong hoạt động KSNB các khoản thu nhằm phát huy hơn nữa vai trò KSNB đối với chu trình này trong công tác giám sát, ngăn ngừa và quản lý rủi ro tại đơn vị. Các giải pháp đưa ra theo các quan điểm và nguyên tắc sau đây:
Một là, hoàn thiện để tăng cường kiểm soát trước hết phải xuất phát từ nhận thức rõ ràng, đúng đắn của nhà quản lý về vai trò của kiểm soát nội bộ
Hoàn thiện hệ thống KSNB nói chung và hoàn thiện KSNB các khoản thu là một vấn đề tất yếu, tuy nhiên không phải bất cứ nhà quản lý nào cũng nhận thức đúng đắn về vấn đề này. Nếu nhà quản lý cho rằng KSNB là không cần thiết với đơn vị hoặc có tư tưởng coi nhẹ việc kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn đơn vị không thể có những biện pháp thiết thực để KSNB trở nên hữu hiệu và hiệu quả. Quan điểm, triết lý, phương thức điều hành của nhà lãnh đạo cấp cao được coi là nhân tố tác động mạnh mẽ nhất đến việc hoàn thiện KSNB cũng như hoàn thiện các chu trình có lien quan. Như vậy, hoàn thiện trước hết phải xuất phát từ nhận thức rõ ràng thúc giục nhà quản lý hướng đến
đảm bảo sự hiện diện đầy đủ, hợp lý các chắnh sách và thủ tục kiểm soát, từ đó triển khai, vận hành chúng trên thực tế nhằm đạt được các mục tiêu mà đơn vị đã xác định.
Hai là, hoàn thiện để tăng cường kiểm soát phải phù hợp với các văn bản pháp luật Việt Nam
Có nhiều nhân tố khác nhau cấu thành KSNB như cơ cấu tổ chức, chắnh sách nhân sự, hoạt động của Ban kiểm soát, của kiểm toán nội bộ, hệ thống kế toán, công tác kế hoạch, các thủ tục kiểm soát,Ầ Các nhân tố này hầu hết chịu sự chi phối bởi các quy định chung của Nhà nước nên việc hoàn thiện và tăng cường hệ thống KSNB cũng như các chu trình của nó phải đảm bảo phù hợp với các quy định có liên quan đến Nhà nước.
Ba là, các giải pháp hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị
Tắnh chất đặc thù về tổ chức quản lý cũng như quy mô, đặc điểm và địa bàn hoạt động của đơn vị sẽ chi phối phương thức hoạt động của KSNB. Những đặc điểm riêng của đơn vị hành chắnh sự nghiệp, kết hợp với cơ chế quản lý hiệu quả hoạt động của đơn vị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết kế và vận hành KSNB và cũng ảnh hưởng rất lớn, mang tắnh chất quyết định khi hoàn thiện KSNB.
Những tiêu chắ kiểm soát phải được thiết kế dựa trên đặc điểm bộ máy và quan điểm quản trị hoạt động của đơn vị. Cán bộ quản lý và vận hành phải đáp ứng những yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trong quá trình thực hiện.
Bốn là, hoàn thiện KSNB các khoản thu phải đảm bảo tắnh thiết thực và hiệu quả
KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị và trên cơ sở xác định các rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu, từng bộ phận của quá trình thu tiền
để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. Hệ thống KSNB nói chung và KSNB của từng chu trình nói riêng phải được thiết kế nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu kiểm soát đồng thời phải dễ hiểu, dễ làm, được phổ biến đầy đủ, kịp thời đến mọi bộ phận có liên quan và tổ chức thực hiện một cách triệt để. Nội dung của quy trình dễ hiểu và đảm bảo tắnh Ộđại chúngỢ khi triển khai. Nghĩa là, phải dễ hiểu, dễ làm, được phổ biến đầy đủ, kịp thời đến mọi bộ phận có liên quan và tổ chức thực hiện một cách triệt để, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Có như vậy mới có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị nói chung và hiệu quả của công tác quản lý nói riêng đối với chu trình cần được kiểm soát.
Năm là, giải pháp hoàn thiện để tăng cường kiểm soát phải đảm bảo sự cân đối giữa chi phắ thiết kế, vận hành với lợi ắch mà nó mang lại.
Tiết kiệm, hiệu quả là một nguyên tắc quản lý quan trọng. Trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động nào, nhà quản lý luôn phải cân nhắc giữa chi phắ bỏ ra và lợi ắch mang lại. Điều này là hoàn toàn phù hợp với việc tăng cường KSNB chu trình thu tại đơn vị, chúng ta luôn phải cân nhắc, so sánh giữa mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị và chi phắ phải bỏ ra cho việc thiết kế kiểm soát và vận hành kiểm soát đó vào đơn vị. Trên cơ sở cân nhắc giữa chi phắ và lợi ắch, BGĐ Bệnh viện sẽ quyết định lựa chọn cách thức hoặc công cụ kiểm soát nào phù hợp nhất với đặc điểm, mục tiêu hoạt động và khả năng tài chắnh của Bệnh viện . Tuy nhiên, trên thực tế, nếu các hệ thống quản lý, kiểm tra, kiểm soát không được chú tâm xây dựng và thực hiện việc cải tiến liên tục, sẽ không thể giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đã đề ra, đôi khi, nó còn gây ra nhiều cản trở, khó khăn cho hoạt động của đơn vị. Điểm cần lưu ý trong vận dụng nguyên tắc này là BGĐ Bệnh viện phải nhận diện được các sai lầm, vì nếu quá chú trọng đến các mục tiêu ngắn hạn mà quên đi các mục tiêu dài hạn, trong đó có đầu tư cho xây dựng và vận hành KSNB hướng đến sự phát triển bền vững của đơn vị trong tương lai.
Sáu là, giải pháp hoàn thiện phải đảm bảo sự nhận thức và áp dụng đúng đắn các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát, bao gồm: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn.
Việc áp dụng những nguyên tắc này có ý nghĩa quan trọng và cần thiết