Hoạt động kiểm soát các khoản thu

7. Kết cấu của luận văn

2.2.3. Hoạt động kiểm soát các khoản thu

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Thực hiện theo nguyên tắc này việc phân công phân nhiệm trong đơn vị tương đối rõ ràng, điều này thể hiện chức năng nhiệm vụ qua các phòng chức năng (theo Sơ đồ bộ máy tổ chức của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định). Cụ thể, trong lãnh đạo từ Giám đốc đến các Phó giám đốc được phân công điều hành từng phần công việc và phụ trách một số phòng chức năng cụ thể, rõ ràng. Riêng cán bộ quản lý thì được phân công theo công việc và số lượng đơn vị do mình quản lý, cán bộ được phân công làm công tác thu, phối hợp với bộ phận tổng hợp số liệu và chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu với số thực thu trong tháng, quý, năm, tất cả phải tự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm về công việc giao, đảm bảo hiệu quả công việc và tuân thủ theo đúng quy trình nghiệp vụ, tuân thủ pháp luật.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Đây là nguyên tắc mà cơ quan tuân thủ khi phân công công việc để giúp cho việc kiểm soát được thực hiện tốt hơn. Ngoài ra, để nhấn mạnh cho nguyên tắc này thì quy định của ngành cũng đặt ra cán bộ lãnh đạo ở cấp huyện và tương đượng trở lên không cho phép có cán bộ công chức là vợ, con, anh chị em ruột làm cùng đơn vị (bộ phận) do mình quản lý. Nguyên tắc này cũng được Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định chấp hành nghiêm, tránh trường hợp bao che cho những sai phạm của người thân gây ra.

Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt

Việc ủy quyền cho từng cấp quản lý nhằm phát huy năng lực của từng người quản lý, giúp cho người quản lý nâng cao chất lượng kiểm tra, kiểm soát và hiệu quả của hoạt động thu đạt tỷ lệ cao nhất.

soát thu NSNN tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định thì nếu muốn hoàn thiện nhân tố Hoạt động kiểm soát đơn vị cần phải triển khai và phát triển các yếu tố sau đây:

Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định nên có kế hoạch ỘLuân chuyển nhân viên giữa các phòng chuyên môn theo định kỳỢ. Yếu tố này được đánh giá rất cao với 47/55 người đồng ý chiếm tỷ lệ 85,45%, tuy nhiên trong đó chỉ có 16,36% số lựa chọn bày tỏ quan điểm rất tắch cực đối với yếu tố này. Bên cạnh đó, tỷ lệ số người không đồng ý là 2 người, chiếm tỷ lệ là 3,64%. Qua kết quả này ta có thể thấy rằng đây là một yếu tố tương đối quan trọng.

Bảng 2.4. Kết quả thống kê nhân tố Hoạt động kiểm soát

STT Tiêu chắ

Mức độ quan trọng

1 2 3 4 5

1 Quy trình quản lý thu được giản lược, bỏ bớt

các trình tự thủ tục. 0 1 12 30 12

2 Đảm bảo những nghiệp vụ có thực mới được

phê duyệt. 0 2 23 20 10

3 Luân chuyển cán bộ giữa các phòng chuyên

môn theo định kỳ. 2 6 22 16 9

4 Thực hiện phân chia trách nhiệm giữa các

phòng nghiệp vụ. 0 8 10 25 12

5 Việc tiếp cận sổ sách và tài sản được giới

hạn. 1 22 16 12 4

6 Đối chiếu giữa chứng từ thu thực tế và các

báo cáo. 0 0 17 22 16

7 Sử dụng chương trình quản lý 0 5 27 13 10

8 Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với các cơ

quan thu. 0 6 17 18 14

cũng được rất nhiều người đồng ý với nhận định này 47/55 người được khảo sát chiếm tỷ lệ 85,45%, trong đó có 21,82 % số người cho rằng đây là yếu tố rất quan trọng. Chỉ có 8 đáp viên cho rằng chỉ tiêu này không quan trọng, chiếm 14,55%.

Cuối cùng, yếu tốỘViệc kiểm tra đối chiếu số liệu với các cơ quan thuỢ

cũng chiếm tỷ lệ số người lựa chọn rất cao với 49/55 người đồng ý, chiếm 89,09% số người đồng ý và số người cho rằng yếu tố này rất quan trọng chiếm tỷ lệ tới 25,45%. Số người không cùng quan điểm với tiêu chắ này chiếm một tỷ lệ nhỏ khoảng 10,91% với chỉ 6 người.

Tương tự như các nhân tố đã được phân tắch ở trên, tác giả sẽ đi vào làm rõ lần lượt mức độ tác động của từng tiêu chắ đến công tác tăng cường hoạt động kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản thu tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định.

Luân chuyển nhân viên giữa các phòng ban theo định kỳ.

Việc luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận đang được rất nhiều các tổ chức áp dụng. Công tác này giúp cho nhân viên có cơ hội rèn luyện thêm các kỹ năng khác và tăng cường khả năng làm việc với các nghiệp vụ chuyên môn khác nhau. Điều này sẽ giúp cho việc bổ sung nhân sự trong tổ chức một cách kịp thời khi có hiện tượng thiếu hụt mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc và hạn chế được các rủi ro về nhân sự. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các cán bộ có tắnh thắch ứng cao, không lúng túng khi bổ nhiệm các công việc mới, dần dần tổ chức sẽ tạo nên một hệ thống nhân sự đa năng (một người biết được nhiều việc), có nghĩa là một cán bộ có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Bên cạnh đó, nếu có sai sót trong quá trình hoạt động thì quá trình phát hiện rủi ro cũng sẽ được tối ưu hơn khi mà cán bộ này có thể phát hiện được sai phạm của những cán bộ khác.

Việc phân chia trách nhiệm những các phòng ban và các bộ phận, như tác giả đã phân tắch ở phần trước trong nhân tố môi trường kiểm soát, đây là một yếu tố rất quan trọng. Đặc biệt là đối với hoạt động kiểm soát với đặc thù là công tác quản lý tổ chức ở mức độ tổng thể, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm càng có ý nghĩa. Việc phân chia trách nhiệm này có tầm quan trọng rất lớn, nó giúp ban lãnh đạo của tổ chức có chắnh sách ấn định các nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên và có thể đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện một cách rõ ràng theo kế hoạch mà không gặp các trở ngại về vấn đề nhân sự. Từ đó càng góp phần nâng cao mức độ hiệu quả của hoạt động kiểm soát.

Việc kiểm tra đối chiếu số liệu với các cơ quan thu.

Đây là yếu tố tạo nên tắnh khách quan trong công tác thu của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định. Một khi đã được kiểm tra, đối chiếu số thu đã nộp của đối tượng mới phát hiện ra hệ thống kiểm soát của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định có đúng hay không và có sự sai sót hay gian lận nào không trong công tác kiểm soát, hạch toán các khoản thu, rất dễ gây ra thất thoát nguồn thu cho ngân sách nhà nước bởi sự bắt tay giữa những người trực tiếp làm công tác thu, hạch toán sai cán bộ làm công tác kế toán cũng dẫn đến việc đối chiếu đi đến không có kết quả. Vậy cần thiết phải có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu nhằm phát hiện kịp thời những gian lận, tạo nên một môi trường làm việc độc lập và khách quan.Vì vậy nên công tác này cũng rất có ý nghĩa đối với hoạt động kiểm soát của đơn vị.

Bảng 2.5. Kết quả thống kê nhân tố Thông tin truyền thông

STT Tiêu chắ

Mức độ quan trọng

1 2 3 4 5

1

Thu thập thông tin thắch hợp từ các cơ quan bên ngoài như cơ quan Tài chắnh, cơ quan Thuế và Kho bạc Nhà nước

1 9 22 15 8

2

Cập nhật kịp thời các quy trình quản lý thu và xử lý thông tin theo các quy trình kiểm soát mới.

0 6 13 21 15

3 Tổ chức tốt công tác phối hợp thu qua

các Ngân hàng thương mại 1 2 15 26 11

4

Tiếp nhận những đề xuất cải tiến hay những bất cập trong quy trình quản lý từ các cán bộ cấp dưới.

2 7 26 15 5

5 Thông tin trong Bệnh viên luôn được

cập nhật kịp thời và chắnh xác. 0 4 3 32 16

Nguồn: Kết quả khảo sát và tắnh toán của tác giả

Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định đã đầu tư vào dự án xây dựng công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ một cách đồng bộ, đồng thời có thể khai thác thông tin từ các ban ngành có liên quan để hỗ trợ hoạt động quản lý, kiểm soát thu trên địa bàn. Đường truyền thông tin có thể kết nối trong toàn bộ hệ thống của đơn vị để trao đổi, truyền đạt các chắnh sách và kiểm tra giám sát hoạt động nghiệp vụ.

gia khảo sát cho thấy, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định nên thực hiện công tác hoàn thiện nhân tố Thông tin và truyền thông theo 3 yếu tố sau đây:

 Kết quả thu được từ nghiên cứu này cho thấy muốn cải thiện chất lượng thông tin và truyền thông trong Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định thì yếu tố đầu tiên cần đảm bảo đó làỘCập nhật kịp thời các quy trình quản lý thu và xử lý thông tin theo các quy trình kiểm soát mớiỢ với 49/55 người đồng ý chiếm tỷ lệ khoảng 89,09%. Một tỷ lệ khá lớn và trong đó có 15 người đánh giá rất cao yếu tố này, chiếm 27,27%, số người có ý kiến không đồng ý chỉ chiếm 10,91%.

 Yếu tố thứ hai là ỘTổ chức tốt công tác phối hợp thu qua các NHTMỢ với 52/55 người đồng ý lựa chọn chiếm 94,55%, trong đó số người cho công tác này là rất quan trọng có tới 11 người, chiếm 20%. Số người tỏ ra không đồng ý chiếm một tỷ lệ thấp chỉ 5,45% với 3 người.

 Cuối cùng đó là ỘHệ thống thông tin trong đơn vị luôn được cập nhật kịp thời và chắnh xác, truy cập thuận tiện và hiệu quảỢ có lẽ đây là yếu tố nhận được nhiều sự đồng tình nhất với 51/55 người đồng ý lựa chọn chiếm 92,73%, đặc biệt lŕ có tới 87,27% tỷ lệ số ngýời đồng ý trong đó bày tỏ ý kiến quan trọng đối với tiêu chắ này. Tỷ lệ số người có ý kiến không đồng ý chỉ chiếm tỷ lệ 7,27%.

Sau đây tác giả sẽ lần lượt làm rõ các yếu tố trên dựa trên tình hình thực tế tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định. Với mục đắch nhằm xem xét mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố lên việc hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông, từ đó giúp tác giả có được phương hướng và các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát cụ thể trong chương sau.

 Cập nhật kịp thời các quy trình quản lý thu và xử lý thông tin theo các quy trình kiểm soát mới.

xuyên các quy trình thu mới là hết sức quan trọng. Nếu không nắm bắt kịp thì có thể là sai sót cho Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định. Ảnh hưởng rất lớn đến độ chắnh xác các báo cáo cung cấp cho cấp trên và các cơ quan có liên quan và quyền lợi hay trách nhiệm của các đơn vị có quan hệ với ngân sách. Việc thay đổi kịp thời các nghiệp vụ thu nhằm xử lý những tình huống phát sinh theo thực tế để các cán bộ thực thi nhiệm vụ thực hiện một cách thống nhất và đúng với quy định. Tránh tình trạng có phát sinh các nghiệp vụ thực tế mà quy định cũ chưa kịp cập nhật dẫn đến các cán bộ không biết cách hướng dẫn hoặc hướng dẫn không đúng, làm cho các đối tượng giao dịch hiểu sai hoặc hiểu không giống nhau, điều này dễ dẫn đến việc làm sai trái.

Vậy nên ban lãnh đạo phải luôn theo dõi và nắm bắt các thông tin về các quy định, quy trình mới... Để có hướng giải quyết một cách kịp thời.

 Hệ thống thông tin trong Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định luôn được cập nhật kịp thời và chắnh xác, truy cập thuận tiện và hiệu quả.

Việc thông tin trong tổ chức được cập nhật một cách kịp thời và chắnh xác giúp cho Người lãnh đạo cũng như những bộ phận và các đối tượng liên quan có thể nắm rõ thông tin một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó, nó sẽ còn giúp cho Ban lãnh đạo Bệnh viện có cái nhìn toàn diện cũng như chân thực nhất về tình hình thực tế các hoạt động phát sinh tại Trung tâm, từ đó Ban lãnh đạo khoanh vùng những lĩnh vực dễ xảy ra rủi ro để có thể kịp thời đưa ra được các hướng giải quyết, biện pháp đối phó rủi ro.

2.2.5. Giám sát và sữa chữa sai sót

Hoạt động giám sát thường xuyên của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định được thực hiện thông qua các phòng chức năng mà cụ thể là các chuyên viên, kế toán viên quản lý các đơn vị. Các cá nhân nộp viện phắ hay đóng bảo

thông tin để làm thủ tục nộp tiền.

Tiếp đó các cán bộ lãnh đạo từng bộ phận sẽ thực hiện kiểm tra tắnh chắnh xác của các thông tin đã hạch toán, nếu phát hiện có hành vi gian lận hoặc rủi ro cao, sẽ tiến hành thông báo cho các cơ quan có liên quan tiến hành kiểm tra, thanh tra đối với các đơn vị.

Kết quả bảng khảo sát câu hỏi nhân tố Giám sát:

Bảng 2.6. Kết quả thống kê nhân tố Giám sát và sữa chữa sai sót

STT Tiêu chắ

Mức độ quan trọng

1 2 3 4 5

1 Các phòng nghiệp vụ được phép báo cáo

trực tiếp cho người quản lý cao nhất. 0 3 16 29 7 2 Công việc kiểm tra, giám sát sau khi đơn

vị đã thực hiện đúng quy trình. 1 8 22 9 15

3

Phổ biến chế độ hạch toán kế toán cho các cán bộ trực tiếp làm công tác nghiệp vụ.

0 9 23 16 7

4 Tiếp nhận ý kiến góp ý từ cán bộ và bệnh

nhân. 3 11 18 12 11

5

Những sai sót trong quy trình xử lý nghiệp vụ được phát hiện kịp thời và báo cáo lên cấp trên quản lý.

0 4 10 12 29

Nguồn: Kết quả khảo sát và tắnh toán của tác giả

Trên đây là kết quả thống kê của nhân tố cuối cùng trong hệ thống kiếm soát nội bộ. Theo như bảng kết quả khảo sát trên thì có 3 tiêu chắ chắnh để giúp Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định làm tốt công tác Giám sát và sữa chữa sai sót:

phát hiện kịp thời và báo cáo lên cấp trên quản lýỢ đây là yếu tố được các đáp viên đánh giá rất cao với 51/55 người đồng ý chiếm tỷ lệ 92,73%, đặc biệt trong có tới 52,72% số người bày tỏ quan điểm rất quan trọng với yếu tố này. Chỉ có 4 người, chiếm tỷ lệ 7,27% có quan điểm trái ngược về vấn đề này.

 ViệcỘCông tác kiểm tra, giám sát sau khi đơn vị đã thực hiện nộp đúng quy trìnhỢ đây là chỉ tiêu khá quan trọng trong công tác giám sát với khoảng 46/55 người đồng ý chiếm khoảng 83,64%, trong đó tỷ lệ số người cho rằng rất quan trọng là 15 người, chiếm tỷ lệ khoảng 27,27%.

 Cuối cùng, là yếu tốỘCác phòng nghiệp vụ được phép báo cáo trực tiếp cho người quản lý cao nhấtỢ đây có lẽ cũng là một yếu tố quan trọng khi có tới 52/55 người bảy tỏ quan điểm đồng ý với 94,55%, có 7 người đánh giá yếu tố này quan trọng. Số người không đánh giá cao yếu tố này chỉ chiếm 5,45%.

 Những sai sót trong quy trình xử lý được phát hiện kịp thời và báo cáo lên cấp trên quản lý.

Việc báo cáo kịp thời lên cấp trên quản lý các sai sót trong quy trình xử lý nhằm giúp hoàn thiện được quy trình xử lý hiện tại, giúp phát hiện những lỗ hỏng, các tình tiết thiếu hợp lý trong quy trình hoạt động, đồng thời giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về những sai sót trong quy trình mà có thể dẫn đến rủi ro. Để từ đó có thể đưa ra được phương hướng xử lý tốt nhất trong các tình huống sai sót. Một tổ chức thực hiện hiệu quả công tác này, điều đó đồng nghĩa với việc tổ chức đó đang có một hệ thống kiểm soát và giám sát khá hiệu quả.