7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.4. Kinh nghiệm tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị Y tế công
tế công lập tại Việt Nam
- Tại Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25/10/2017, Ban Chấp hành Trung ương Đảng (Khóa XII) đánh giá, bên cạnh những kết quả tích cực, các đơn vị sự nghiệp công lập vẫn còn nhiều tồn tại, yếu kém, chưa phát huy hết vai trò, vị thế và tiềm năng cho kinh tế - xã hội. Cụ thể, quản trị nội bộ yếu kém, chất lượng, hiệu quả dịch vụ thấp, cơ cấu đội ngũ cán bộ, viên chức chưa hợp lý, chất lượng chưa cao, năng suất lao động thấp. Thực tế này đòi hỏi phải áp dụng một hệ thống KSNB trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
- Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện tại các đơn vị khu vực công đã khẳng định hệ thống KSNB có mối quan hệ chặt chẽ và tích cực đối với phát hiện và ngăn ngừa các gian lận, nâng cao tính tin cậy của các thông tin phục vụ cho quản lý, nâng cao kết quả hoạt động, là công cụ tốt cho thực hiện đạt các mục tiêu của tổ chức.Vấn đề hệ thống KSNB áp dụng tại các đơn vị sự nghiệp công ở Việt Nam đã được đề cập ở các văn bản quy phạm pháp luật. Theo Luật Kế toán năm 2015, KSNB và kiểm toán nội bộ được quy định tại
26
Điều 39, trong đó nêu rõ KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt yêu cầu đề ra. Trong đó, yêu cầu đơn vị kế toán phải thiết lập hệ thống KSNB trong đơn vị để đảm bảo các yêu cầu: Tài sản của đơn vị được đảm bảo an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả; Các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và được ghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý.
- Theo Luật Kiểm toán Nhà nước năm 2015, việc khảo sát thu thập thông tin và đánh giá về hệ thống KSNB là một nội dung quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán. Điều này cho thấy, tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với hoạt động của đơn vị, cụ thể theo Quyết định số 02/2013/QĐ- KTNN ngày 29/3/2013 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy trình kiểm toán ngân sách nhà nước quy định, trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán và thực hiện kiểm toán phải tổ chức khảo sát và thu thập thông tin về hệ thống KSNB của đơn vị. Trong đó, đánh giá về KSNB có chi tiết phải đánh giá môi trường kiểm soát thu, chi ngân sách nhà nước, nghiên cứu, đánh giá quy trình và thủ tục KSNB về lập, chấp hành, quyết toán và kiểm soát thu, chi ngân sách, đánh giá tổng hợp về độ tin cậy của hệ thống KSNB.
- Cùng với sự phát triển như vũ bão của Khoa học - Kỹ thuật tiên tiến, sự gia tăng chuyên môn hoá ngành y tế với việc triển khai các kỹ thuật y tế tinh vi như chụp vi tính cắt lớp, cộng hưởng từ, chụp mạch, các trị liệu về gen, phẫu thuật ghép phủ tạng, … đã chuyển bệnh viện thành một tổ chức hoạt động khá phức tạp, đòi hỏi phải có cơ chế và phương pháp tổ chức quản lý phù hợp, hiệu quả. Hiện nay môi trường và cơ chế hoạt động của bệnh viện đã thay đổi, cơ chế thị trường đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động của bệnh viện vì vậy hầu hết các quốc gia đều phải chú trọng vào kỹ thuật quản lý bệnh
27
viện, đảm bảo quản lý có chất lượng mọi mặt hoạt động của bệnh viện, trong đó quản lý hoạt động tài chính là một nội dung hết sức quan trọng.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động tài chính trong các bệnh viện, bộ máy KSNB đã được hình thành và đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các bệnh viện bởi lẽ KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp bệnh viện đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị; giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc thất thoát kinh phí đối với bệnh viện do bên thứ ba hoặc nhân viên bệnh viện gây ra. KSNB giúp các nhà lãnh đạo quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của bệnh viện như con người, tài sản, nguồn vốn, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao. Với vai trò là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo, KSNB không chỉ là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hoạt động của bệnh viện trong việc tuân thủ các chính sách, thủ tục quy trình đã được thiết lập trong tổ chức mà còn đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các hệ thống góp phần đảm bảo cho bệnh viện hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
- Ở Việt Nam, trong các cơ sở y tế, để đảm bảo cho công tác KSNB hoạt động hiệu quả, yêu cầu đầu tiên là phải đảm bảo tính độc lập của bộ phận kiểm soát, phải có các chế tài cho hoạt động của bộ máy KSNB. Vì vậy, cần thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ tại các Bệnh viện, thành lập bộ phận KSNB hay Phòng KTNB với chức năng và quyền hạn tương đương với các Phòng, Ban khác trong đơn vị. Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ
28
chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi.
Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB. Phòng kiểm tra nội bộ nên tổ chức theo mô hình tập trung để đảm bảo tính hiệu quả, kịp thời và thống nhất của công tác KSNB. Theo mô hình này, Phòng kiểm tra nội bộ tại bệnh viện là đầu mối thực hiện các công việc liên quan đến KSNB, trực thuộc trực tiếp Giám đốc bệnh viện. Cụ thể, chức năng, nhiệm vụ của Phòng và bộ phận kiểm tra nội bộ trong bệnh viện được xác định như sau:
+ Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra nội bộ, chỉ đạo hướng dẫn các Khoa, Phòng, cá nhân trong bệnh viện thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế tổ chức, hoạt động kiểm tra nội bộ và các văn bản pháp quy của Nhà nước.
+ Quản lý, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công tác kiểm tra nội bộ của các bộ phận, Khoa, Phòng, phối hợp trợ giúp cho kiểm toán độc lập trong trường hợp cần thiết. Xây dựng kế hoạch, lập chương trình kiểm soát hàng năm của bệnh viện, trình Giám đốc phê duyệt.
+ Phối hợp với các Khoa, Phòng chức năng trong bệnh viện giải quyết những nội dung liên quan đến các kiến nghị của các đơn vị cơ sở trong các báo
29
vụ cho các kiểm toán viên nội bộ để cập nhật kịp thời kiến thức phục vụ nhiệm vụ được giao.
+ Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu kiểm toán của bệnh viện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của đơn vị.
- Trong sự phát triển của xã hội hiện nay bệnh viện cần phải chuyển từ mô hình quản lý thuần tuý chuyên môn sang mô hình quản lý đơn vị kinh tế dịch vụ. Tổ chức định mức kinh tế kỹ thuật hợp lý; quản lý chặt chẽ các yếu tố đầu vào, chi phí thu nhập; chuyển trọng tâm từ "Bác sĩ" sang trọng tâm là "người yêu cầu dịch vụ". Người đứng đầu bệnh viện đòi hỏi phải có kiến thức tổ chức quản lý và điều khiển đơn vị giống như một doanh nghiệp, nhiều bệnh viện nước ngoài đứng đầu bệnh viện là một nhà quản lý chứ không phải là nhà chuyên môn. Bệnh viện cũng cần thực hiện đa dạng hoá các hình thức dịch vụ và đồng bộ hoá dịch vụ nhằm đáp ứng tốt yêu cầu của người bệnh và xã hội; phải thay đổi quan niệm ngồi đợi bệnh nhân đến sang chủ động đến với bệnh nhân, thâm nhập vào cộng đồng trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu xã hội. Bệnh viện cần xác định một trong những mục tiêu hoạt động của mình là đảm bảo lợi ích kinh tế vì vậy phải cạnh tranh lành mạnh, tạo uy tín đối với người bệnh và xã hội.
Vai trò của Giám đốc bệnh viện là hết sức quan trọng và là yếu tố quyết định sự thành bại của bệnh viện bởi lẽ "Tướng tài thì nước thịnh, Tướng hèn thì nước nhu", Giám đốc bệnh viện phải thiết kế được bộ máy quản lý, một hệ thống quản lý phù hợp với điều kiện của đơn vị mình, phải đủ khả năng để sử dụng hợp lý nguồn nhân lực, vật lực, tài lực, thời gian và thông tin với cơ chế thích hợp để giải quyết các "Mâu thuẫn" trong sự phát triển của bệnh viện, xây dựng được các chiến lược phát triển và điều hành vận hành bộ máy hoạt động hiệu quả. Như vậy, cán bộ lãnh đạo bệnh viện cần có trình độ chuyên môn vững vàng và kiến thức về quản lý kinh tế tốt.
30
Bên cạnh đó, tại các bệnh viện nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ để tiến hành kiểm tra, giám sát hoạt động của bộ phận kế toán nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên kế toán, nâng cao tính chính xác, hữu ích của thông tin kế toán.
Kiểm toán nội bộ là nhu cầu tự thân của mỗi tổ chức nói chung. Tuy nhiên, nếu chỉ xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ một cách hình thức, hoạt động không hiệu quả sẽ chỉ làm tăng thêm gánh nặng cho cơ cấu tổ chức. Vì vậy, việc thành lập đội ngũ kiểm toán viên nội bộ hợp lý, có năng lực là những yếu tố căn bản làm nên một bộ máy kiểm toán nội bộ hiệu quả, là cánh tay đắc lực của Ban Giám đốc trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị.
31
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong Chương 1, tác giả đã trình bày quá trình hình thành và phát triển của hệ thống KSNB, đưa ra một số khái niệm cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tổ chức.
Hệ thống KSNB được thiết lập trong một tổ chức nhằm đảm bảo mục tiêu báo cáo tài chính đáng tin cập, sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Một hệ thống KSNB thông thường bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Thông tin và truyền thông,Giám sát.
Thực hiện tốt các nội dung trên đây sẽ đảm bảo cho việc tổ chức công tác kế toán kiểm soát nội bộ một các có hệ thống, khoa học sẽ góp phần quan trọng vào quá trình thu thập, xử lý thông tin phục vụ quản lý của đơn vị và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao của các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ sở để tiến hành tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB tại Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu - tỉnh Phú Yên ở Chương 2 và định hướng hoàn thiện, đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên trong Chương 3.
32
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THỊ XÃ SÔNG CẦU,
TỈNH PHÚ YÊN