7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Trung tâm Y tế thị xã SôngCầu
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý a, Cơ tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu được tổ chức gồm 04 phòng (Tổ chức – Hành chính, Kế hoạch – Nghiệp vụ, Tài chính – kế toán, Điều dưỡng – Kiểm soát nhiễm khuẩn), 11 khoa (Khoa Kiểm soát bệnh tật HIV/AIDS, Y tế công cộng và Dinh dưỡng, An toàn thực phẩm, Ngoại tổng hợp, Chăm sóc sức khỏe sinh sản, Nội – Nhi – Nhiễm, Hồi sức cấp cứu, Khám bệnh và công tác xã hội, Y học cổ truyền và phục hồi chức năng, Xét nghiệm – chuẩn đoán hình ảnh, Dược – Trang thiết bị - Vật tư y tế) và 14 Trạm y tế (Phường Xuân Yên, Xuân Phú, Xuân Thành, Xuân Đài, xã Xuân
35
Thọ 1, Xuân Thọ 2, Xuân Lâm, Xuân Phương, Xuân Thạnh, Xuân Cảnh, Xuân Hòa, Xuân Hải, Xuân Bình, Xuân Lộc).
b, Chức năng từng bộ phận
* Ban Giám đốc: gồm 02 Phó Giám đốc (01 Phó Giám đốc phụ trách và 01 Phó Giám đốc).
- Phó Giám đốc phụ trách: là người đứng đầu Trung tâm Y tế, chủ tài khoản,trực tiếp quản lý công tác tổ chức cán bộ, tài chính, thanh tra và một số nhiệm vụ khác, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở Y tế, UBND thị xã Sông Cầu về lĩnh vực chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân trên địa bàn thị xã. Cụ thể:
+ Căn cứ kế hoạch của ngành và nhiệm vụ của đơn vị, xây dựng kế hoạch dài hạn về phát triển đơn vị, xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm để trình cấp trên duyệt và tổ chức thực hiện.
+ Thực hiện mọi nhiệm vụ cấp trên giao cho đơn vị.
+ Quản lý, sử dụng có hiệu quả các thiết bị y tế và tài sản khác trong đơn vị.
+ Hỗ trợ kỹ thuật chuyên môn cho tuyến dưới. Hướng về cộng đồng để thực hiện công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu.
+ Đào tạo liên tục cho các thành viên trong đơn vị và tuyến dưới, hướng dẫn học viên đến thực tập tại đơn vị.
+ Làm nghiên cứu khoa học tổng kết rút kinh nghiệm về khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh nhằm không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật.
+ Tổ chức bộ máy của đơn vị cho phù hợp với nhiệm vụ được giao. Thực hiện tốt công tác cán bộ và mọi chính sách chế đối với các thành viên trong đơn vị.
+ Thực hiện tốt các quy định của pháp luật về lao động và công tác bảo hộ lao động.
36
+ Mở rộng hợp tác trong và ngoài nước nhằm phát triển mọi nguồn lực của bệnh viện theo viện theo quy định của Nhà nước.
+ Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết báo cáo theo quy định. Khi có những vấn đề đặc biệt đột xuất phải báo cáo ngay để xin ý kiến cấp trên.
+ Giáo dục động viên các thành viên trong bệnh viện thực hiện tốt nhiệm cụ của Trung tâm Y tế.
- Phó Giám đốc: chịu trách nhiệm về các công việc thuộc lĩnh vực mình giải quyết theo sự phân công. Tổ chức triển khai các công tác đã được phân công và báo cáo kết quả với Phó Giám đốc phụ trách vào sau các buổi giao ban cũng như các buổi họp Ban giám đốc trong tháng. Khi gặp vấn đề gì vượt quá phạm vi giải quyết, Phó giám đốc xin ý kiến của Phó Giám đốc phụ trách trước khi giải quyết. Đối với chỉ tiêu kế hoạch được phân công trong các đơn vị trực thuộc, các khoa, phòng, Phó giám đốc được phân công phụ trách có nhiệm vụ kiểm tra và chỉ đạo các khoa phòng, các phòng chức năng và các đơn vị trực thuộc hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được giao.
* Phòng Tổ chức – Hành chính:
- Lập kế hoạch tổ chức bộ máy, sắp xếp nhân lực, đào tạo nhân lực, làm quy trình xét tuyển nhân lực để trình Giám đốc xét duyệt và tổ chức thực hiện. - Tổ chức thực hiện công tác cán bộ quản lý hồ sơ, lý lịch theo phương pháp khoa học, làm thống kê báo cáo theo quy định.
- Xây dựng lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa các khoa, phòng trình Giám đốc xét duyệt, tổ chức thực hiện.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước, của ngành Y tế đối với mỗi viên chức, người lao động và người bệnh trong đơn vị.
- Phối hợp với các khoa, phòng đề xuất với Giám đốc giải quyết các vấn đề có liên quan đến người bệnh thuộc diện chính sách, xã hội.
37 quản, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
- Thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn do Giám đốc giao.
* Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ:
- Tham mưu cho Giám đốc hướng dẫn các khoa, phòng lập kế hoạch để thực hiện các mặt hoạt động của Trung tâm.
- Tổ chức, theo dõi, đôn đốc, đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch, quy chế Trung tâm để báo cáo Giám đốc xem xét, chỉ đạo.
- Đảm bảo việc lưu trữ, thống kê, khai thác hồ sơ bệnh án theo quy định của Nhà nước.
- Xây dựng, quy hoạch phát triển chuyên môn, kỹ thuật của đơn vị để trình Giám đốc xét duyệt và báo cáo cấp trên.
- Tham mưu cho Giám đốc về việc ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức thực hiện nhiệm vụ phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong đơn vị.
* Phòng Tài chính – Kế toán
- Lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi của đơn vị và tổ chức thực hiện khi kế hoạch được phê duyệt.
- Theo định hướng hạch toán kinh tế trong công tác khám bệnh, chữa bệnh và quản lý nguồn thu chặt chẽ theo quy định.
- Tổ chức xây dựng định mức chi tiêu cho từng hoạt động cụ thể của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị theo đúng quy định. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động, tiền lương, chế độ chính sách, vật tư tài sản.
- Thực hiện hạch toán, ghi sổ sách và bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định.
- Định kỳ thực hiện báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính theo quy định.
38
* Phòng Điều dưỡng – Kiểm soát nhiễm khuẩn
- Tổ chức chỉ đạo điều dưỡng, nữ hộ sinh, kỹ thuật viên chăm sóc người bệnh toàn diện theo quy định.
- Phối hợp với phòng Tổ chức – Hành chính bố trí và điều động điều dưỡng, nữ hộ sinh, kỹ thuật viên và hộ lý.
- Xây dựng các quy định, quy trình kiểm soát nhiễm khuẩn.
- Kiểm tra công tác vệ sinh, chống nhiễm khuẩn tại các buồng bệnh và các khoa.
- Khử khuẩn, tiệt khuẩn dụng cụ y tế cho toàn đơn vị.
39 14 Trạm Y tế xã, phường Phó Giám đốc Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Phòng Tài chính – Kế toán Phòng Điều dưỡng – Kiểm soát nhiễm khuẩn Phó Giám đốc phụ trách Phòng Tổ chức – Hành chính Khoa An toàn thực phẩm
Khoa Nội – Nhi – Nhiễm Khoa Xét nghiệm – chuẩn đoán hình ảnh Khoa Hồi sức cấp cứu Khoa Chăm sóc sức khỏe sinh sản Khoa Kiểm soát bệnh tật HIV/AIDS
Khoa Ngoại tổng hợp
Khoa Y tế CC và Dinh dưỡng
Khoa Dược – Trang thiết bị - Vật tư y tế Khoa Y học cổ truyền và phục hồi chức năng Khoa Khám bệnh và công tác xã hội
40
2.1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Tài chính - Kế toán
(Nguồn: Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu)
Phòng Tài chính - Kế toán là bộ máy tham mưu cho Ban giám đốc về công tác quản lý tài chính kế toán của Trung tâm Y tế (xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng các định mức khoán…). Phòng được ủy quyền của giám đốc trong việc ra một số quyết định tài chính và thực hiện quản lý tài chính của Trung tâm Y tế dưới sự quản lý, giám sát trực tiếp của Phó Giám đốc Trung tâm Y tế.
- Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán; điều hành các hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán phù hợp với đặc điểm tình hình của đơn vị và chế độ chính sách của nhà nước; tổng hợp các báo cáo, điều chỉnh số liệu cho phù hợp với thực tế báo cáo lên Ban giám đốc xem xét, ký duyệt; thực hiện chế độ sổ sách, báo cáo thanh quyết toán và công tác kiểm kê định kỳ.
- Phó Trưởng phòng: Điều hành hoạt động của phòng Tài chính - Kế toán và ký ủy quyền Kế toán trưởng khi Kế toán trưởng đi vắng; theo dõi, thực hiện các khoản phải thu, phải trả cho cán bộ công chức trong đơn vị.
- Nhân viên tài chính: theo dõi các khoản thu, liệt kê chi tiết các khoản thu đã thực hiện ở năm trước, dự báo các khoản thu có thể thực hiện
Trưởng phòng
Phó phòng
41
trong năm tới như: Định mức ngân sách của giường bệnh, số thẻ BHYT đăng ký khám chữa bệnh ban đầu tại đơn vị;
- Các kế toán viên: theo dõi lương, phụ cấp phải báo cáo tình hình tăng giảm nhân lực, tình hình tăng giảm lương và các khoản phụ cấp nhằm tính toán chính xác số tiền chi cho con người; các khoản thanh toán thường xuyên phải dựa trên định mức, đơn giá cũng như các quy định mới của Nhà nước (tiền điện, nước, vệ sinh, danh mục trúng thầu thuốc, y cụ,…) nhằm đưa ra các con số cụ thể, chính xác cho dự toán chi.
- Thủ quỹ: Ghi chép phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ, kiểm tra, thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo chứng từ phát sinh; quản lý quỹ và báo cáo tồn quỹ theo quy định.
2.2. Thực trạng về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu – tỉnh Phú Yên