7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.3Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
3.2.3.1.Thực hiện phân quyền, phân chia trách nhiệm xét duyệt các thủ tục hành chính
Hiện tại, đa số các thủ tục hành chính, xét duyệt đều do Phó Giám đốc phụ trách ký duyệt. Khi đó đảm bảo tập trung quyền và trách nhiệm cho Phó Giám đốc phụ trách, quản lý tất cả các hoạt động của Trung tâm. Tuy nhiên, như thế dẫn đến tình trạng là quy trình xét duyệt qua nhiều bộ phận, mất nhiều thời gian, hoặc khi Phó Giám đốc phụ trách đi công tác, hoặc có việc riêng không đến Trung tâm làm việc được thì phải kéo dài thời gian xử lý, ký duyệt. Mặt khác, Phó Giám đốc phụ trách chủ yếu có chuyên môn cao không thể nắm bắt hết được công việc cụ thể tại các phòng, khoa. Cho nên việc phân quyền, phân trách nhiệm là rất cần thiết. Và việc phân quyền, phân trách nhiệm đó phải lập bằng văn bảng để đảm bảo tính hợp pháp, nâng cao trách nhiệm người được phân quyền.
3.2.3.2. Tăng cường hoạt động kiểm soát đối với công tác kế toán
77
cơ sở để đánh giá kết quả, chất lượng dịch vụ của Trung tâm. Do đó tăng cường hoạt động kiểm soát công tác kế toán là hết sức cần thiết. Cụ thể:
- Xây dựng Dự toán ngân sách phải đảm bảo đủ để đáp ứng nhu cầu thực tế khi phát sinh, tránh tình trạng dự toán ngân sách chênh lệch nhiều so với thực tế phát sinh vì khi đó Trung tâm sẽ bị động trong việc huy động ngân sách làm ảnh hưởng đến hoạt động của Trung tâm. Định kỳ khi tiến hành quyết toán ngân sách, phòng kế toán phải tiến hành so sánh, phân tích, đánh giá, tìm nguyên nhân của sự chênh lệch để rút kinh nghiệm cho việc lập dự toán năm sau phù hợp hơn, đảm bảo ngân sách cho mọi hoạt động tại đơn vị được tốt hơn.
- Thực hiện phân quyền trong việc sử dụng phần mềm kế toán: thiết lập tài khoản và mật khẩu cho từng nhân viên, tổ chức phân quyền về việc xem, thêm, sửa xóa đối với từng phần hành cụ thể, tự chịu trách nhiệm về phần hành được đảm nhận, tránh tình trạng giao cho một cá nhân phụ trách.
- Xây dựng và công bố các quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán để tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân và đơn vị khi đến làm việc với Phòng Tài chính – Kế toán, tạo sự chuyên nghiệp và rõ ràng trong hoạt động của Trung tâm.
- Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận với số liệu kế toán để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời phát hiện chênh lệch (nếu có) để có hướng giải quyết nhanh chóng.
3.2.3.3. Tăng cường công tác kiểm soát vật chất
Vật tư, thiết bị y tế ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe của Trung tâm nên tăng cường kiểm soát hoạt động mua sắm, sử dụng các vật tư, thiết bị này là yêu cầu cấp thiết.
- Kiểm soát hoạt động mua sắm vật tư, thiết bị y tế: Trước khi mua, Trung tâm cần xác định mục đích và yêu cầu của việc mua sắm đó; sau đó tìm
78
nhà cung cấp thiết bị, khảo sát giá cả ở nhiều nơi khác nhau để chọn mức giá và chất lượng phù hợp; khi mua phải tiến hành kiểm tra chất lượng của thiết bị, thành lập Ban nghiệm thu gồm thành viên BGĐ, Phòng Hành chính quản trị, phòng Tài chính – Kế toán và cán bộ có sự am hiểu về tài sản mua vào để đảm bảo chuyên môn và sự khách quan trong đánh giá chất lượng, giá cả của sản phẩm; Sau khi nghiệm thu phải tiến hành lập biên bản có ý kiến và chữ ký của các thành viên Ban nghiệm thu và các bên tham gia.
- Kiểm soát việc sử dụng vật tư, thiết bị y tế tại nơi sử dụng: Định kỳ hàng tháng, Phòng Tổ chức – Hành chính hoặc Phòng Kế hoạch nghiệp vụ phải cử nhân viên kiểm tra tình hình sử dụng của các thiết bị, đặc biệt là thiết bị điện, thiết bị khám chữa bệnh tại nơi sử dụng.
- Đối với vật tư, thiết bị y tế cung cấp và sử dụng thường xuyên tại các phòng, khoa nên xây dựng định mức cho phù hợp bằng cách căn cứ trên định mức đã có, thực tế sử dụng mà tiến hành lập lại định mức sao cho hợp lý, phù hợp tính chất hoạt động của từng phòng, từng khoa chứ không nên lấy một mức chung áp dụng cho tất cả các bộ phận.
+ Số Bệnh nhân/y bác sỹ cơ hữu
Với các giải pháp hoạt động kiểm soát trên, sẽ giúp cho bệnh viện nói chung và BGĐ nói riêng tăng cường công tác kiểm soát vật chất, tăng cường công tác kiểm toán độc lập và tiến hành rà soát các số liệu trên thực tế so với trên sổ sách. Toàn bộ các chính sách và thủ tục này sẽ trợ giúp Ban giám đốc bệnh viện phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được các mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn.