7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.5.Hoàn thiện Hoạt động giám sát
3.2.5.1. Thành lập ban Thanh tra, giám sát của Trung tâm
- Chức năng, nhiệm vụ: Ban Thanh tra, giám sát có nhiệm vụ thanh tra, giám sát mọi hoạt động của Trung tâm; Tiến hành báo cáo công tác thanh tra, giám sát theo định kỳ tháng để Ban Giám đốc biết và xử lý những trường hợp vi phạm; Đôn đốc, nhắc nhở các khoa, phòng, cán bộ, viên chức chấp hành quy định của Trung tâm trong công tác tiếp nhận, khám, chữa bệnh cho người dân.
- Thành phần: có thể tổ chức từ 7 đến 9 người và chia thành 03 nhóm: + Nhóm 1: phụ trách về công tác quản lý như chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các chính sách của pháp luật, quy định và quy chế của đơn vị.
+ Nhóm 2: phụ trách về công tác y tế, khám chữa bệnh chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát hoạt động tiếp nhận, khám, chữa bệnh tại Trung tâm. + Nhóm 3: phụ trách về công tác tài chính, chịu trách nhiệm kiểm tra sự tuân thủ chế độ, các nguyên tắc kế toán, đảm bảo sự trung thực và hợp lý của thông tin kế toán.
3.2.5.2. Tăng cường kiểm tra, giám sát định kỳ và thường xuyên
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động tại Trung tâm để góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm, thái độ phục vụ của cán bộ, viên chức, người lao động tại đơn vị, nâng cao chất lượng, uy tín của Trung tâm. Việc kiểm tra, giám sát này có thể tiến hành đột xuất để tạo động lực nâng cao ý thức, trách nhiệm của các bộ phận trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
- Thực hiện nghiêm túc công tác giám sát định kỳ: hiện tại việc thực hiện giám sát định kỳ còn mang tính hình thức, thông tin thường được rò rỉ trước để các bộ phận chuẩn bị nên mang tính đối phó nhiều hơn là tự giác thực hiện. Do đó, Trung tâm cần cải tiến việc giám sát này bằng cách không
83
thông báo trước nội dung kiểm tra, giám sát để đơn vị chuẩn bị tất cả công việc tại đơn vị chứ không chỉ là nội dung được thông báo trước.
3.2.5.3. Thực hiện tự giám sát và giám sát chéo giữa các bộ phận
Để nâng cao hiệu quả công tác giám sát không chỉ giao nhiệm vụ cho Ban Thanh tra, giám sát mà ngay tại mỗi đơn vị cũng tự giám sát lẫn nhau. Và để tránh tình trạng nể nang mà không thực hiện giám sát trong đơn vị thì phải tiến hành giám sát chéo giữa các khoa, phòng với nhau.
Tại các khoa, phòng, các nhân viên đã được phân công nhiệm vụ, mỗi nhân viên có thể quan sát, giám sát các nhân viên khác trong cùng phòng, khoa. Nếu phát hiện sai sót, gian lận, … có thể báo cáo ngay cho lãnh đạo phòng, khoa. Hoặc Ban Giám đốc Trung tâm nên cung cấp một địa chỉ mail tiếp nhận thông tin phản hồi của nhân viên hoặc có hộp thư góp ý để thu thập thông tin phản ánh của nhân viên.
Giữa các khoa, phòng cũng có thể giám sát lẫn nhau. Chẳng hạn: các khoa khám ở gần nhau có thể giám sát chéo thông qua việc quan sát, thấy, nghe được những phản ánh của bệnh nhân đến khám chữa bệnh về thái độ phục vụ, tư vấn, khám chữa bệnh, … Hoặc giữa phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ và phòng Tài chính – Kế toán cũng có thể giám sát lẫn nhau. Ví dụ: khi phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ đề xuất sửa chữa hay mua sắm mới tài sản thì Phòng Tài chính – Kế toán có thể giám sát thông qua việc kiểm tra thực tế tài sản hiện tại có bị hư hỏng, cần sửa chữa, mua mới không, giám sát về mức giá, nhà cung cấp mà phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ đề xuất có đúng, hợp lý không.
3.2.5.4. Tăng cường trao đổi thông tin giữa các bộ phận
Bộ phận thanh tra, giám sát cần cung cấp đầy đủ thông tin về quy trình, nội dung giám sát để các bên tham gia thực hiện đúng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe của Trung tâm, đảm bảo sự sai sót,
84
lãng phí và hành động sai trái được giảm thiểu. Những sai phạm và yếu kém của hệ thống KSNB thông qua thanh tra, giám sát phải được thông báo cho lãnh đạo cấp trên một cách trung thực, không được che dấu để ngày càng hoàn thiện hệ thống KSNB của Trung tâm hoàn thiện hơn.
Tăng cường hoạt động giám sát sẽ giúp cho BGĐ và Ban thanh tra giám sát của Trung tâm đánh giá được tính hiệu quả của hệ thống KSNB, tăng cường giám sát và đốc thúc các bộ phận, các phòng, khoa trong Bệnh viện thực hiện nghiêm túc trách nhiệm của mình để giúp hệ thống KSNB có được vận hành một cách tốt hơn, hiệu quả.
3.3. Một số kiến nghị để hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm Y tế thị xã Sông Cầu – tỉnh Phú Yên