7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.4. Hoàn thiện về thông tin và truyền thông
3.2.4.1. Xây dựng quy định về việc tiếp nhận và xử lý thông tin
Việc tiếp nhận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác là một trong những vấn đề quan trọng giúp Trung tâm quản lý, điều hành mọi hoạt
79
động của mình nhanh chóng và hiệu quả. Trong đơn vị có rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều hoạt động, nhiều lĩnh vực, nhiều bộ phận, … Do đó, cần xác định thông tin đó phát sinh từ đâu, xử lý thế nào, truyền đạt thông tin đến ai? Vì vậy, Trung tâm cần ban hành quy định về tiếp nhận và xử lý thông tin để đảm bảo thông tin được tiếp nhận, xử lý và truyền thông đúng mục đích, đúng đối tượng, chính xác, kịp thời, đảm bảo vấn đề bảo mật thông tin và phổ cập thông tin theo đúng quy định, phù hợp với chủ trương của đơn vị.
3.2.4.2. Thiết lập kênh truyền thông chính thức với người lao động
- Để đảm bảo thông tin được truyền thông đến tất cả cán bộ, viên chức, người lao động của Trung tâm một cách nhanh nhất là cung cấp cho mỗi người một tài khoản email có tên của Trung tâm. Mỗi khi Trung tâm muốn thông báo, truyền tải thông tin gì chỉ cần gửi qua email thì mọi người đều có thể nhận thông tin một cách đầy đủ, nhanh, chính xác. Đồng thời, khi cán bộ, viên chức, người lao động muốn góp ý hay đề xuất gì đối Ban giám đốc, hay các phòng, khoa có thể gửi trực tiếp qua email.
- Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của hệ thống kiểm soát nội bộ là mỗi cá nhân trong Trung tâm phải biết mình có quyền, trách nhiệm gì, phải làm gì? Do đó, Ban giám đốc phải tiến hành phổ biến, truyền đạt thông tin tới tất cả mọi người trong Trung tâm, có thể thực hiện bằng các cuộc họp tất cả mọi người nhưng để họ biết, hiểu, nhớ thì nên truyền tải thông tin qua email để họ có thể xem lại mọi lúc và có ý thức trách nhiệm trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Có như thế mới hướng tất cả mọi người vào mục tiêu chung của toàn Trung tâm và mục tiêu cụ thể của từng bộ phận, từng cá nhân.
3.2.4.3. Tăng cường công tác bảo vệ, bảo mật thông tin
- Thực hiện phân quyền trong việc quản lý, điều hành hệ thống mạng của Trung tâm, thường xuyên kiểm tra, bảo trì hệ thống mạng và hệ thống dữ
80 liệu, trành tình trạng bị đột nhập, mất dữ liệu.
- Thông tin trên hệ thống có thể lưu trữ bằng cách sao lưu ra các đĩa từ, in thành tập và phải tổ chức một kho lưu trữ và bảo quản tài liệu để tránh tình trạng hư hỏng, mất mát thông tin.
3.2.4.4. Thực hiện tiếp nhận và phản hồi thông tin từ bệnh nhân
Trung tâm thành lập với chức năng chính là chăm sóc sức khỏe cho bệnh nhân nên việc tiếp nhận, nắm bắt thông tin về yêu cầu, nguyện vọng của bệnh nhân có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Trung tâm. Vì vậy, xây dựng những kênh tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía bệnh nhân là hết sức cần thiết. Trung tâm có thể thực hiện việc này bằng nhiều cách như:
- Để các hòm thư góp ý tại mỗi bộ phận để bệnh nhân có thể gửi ý kiến của mình. Tại các nơi tiếp nhận, khám, chữa bệnh nên để bệnh nhân góp ý trực tiếp thông qua Bảng đánh giá thái độ, chất lượng phục vụ của từng cá nhân hoặc phòng, khoa bằng cách chọn vào các nút như: rất hài lòng, hài lòng, không hài lòng. Và kết quả này sẽ được tổng hợp, báo cáo lãnh đạo biết, khi đó sẽ nâng cao ý thức, tránh nhiệm của cán bộ, viên chức trong việc phục vụ bệnh nhân, là cơ sở để đánh giá, khen thưởng, xử phạt đối với từng cá nhân, bộ phận.
- Trung tâm cũng có thể tiến hành khảo sát về mức độ hài lòng của bệnh nhân về chất lượng chăm sóc sức khỏe của Trung tâm về thái độ phục vụ, chất lượng khám chữa bệnh, về giường bệnh, …thông qua phiếu khảo sát. Trên cơ sở đó, Trung tâm có thể hoàn thiện hơn, nâng cao hơn chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe, thu hút nhiều bệnh nhân đến khám và điều trị.
- Định kỳ hàng tháng hoặc quý tổ chức buổi gặp gỡ giữa bệnh nhân và lãnh đạo Trung tâm để tìm hiểu tâm tư nguyện vọng cũng như trả lời các thắc mắc của bệnh nhân về các hoạt động và chính sách của bệnh viện như: viện
81
phí, các trường hợp miễn giảm, đối tượng chính sách…nhằm tạo sự quan tâm, chia sẻ đối với bệnh nhân.
3.2.4.5. Tăng cường công tác thông tin, truyền thông với bên ngoài
- Trung tâm cần tăng cường quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Trung tâm đến người dân để thu hút người dân đến khám chữa bệnh tại Trung tâm. Việc quảng bá có thể thực hiện bằng nhiều cách như:
+ Thiết kế lại website của Trung tâm sinh động hơn, đăng tải nhiều thông tin hơn về tình hình cơ sở vật chất, đội ngũ y bác sĩ, hoạt động khám chữa bệnh tại Trung tâm, liên kết với các bệnh viện khác, các tấm gương người tốt việc tốt.
+ Quảng cáo Trung tâm trên hệ thống báo, đài để nhiều người biết đến Trung tâm.
+ Thực hiện các chính sách hỗ trợ khám chữa bệnh cho bệnh nhân nghèo, người có hoàn cảnh khó khăn thông qua việc cử cán bộ, bác sĩ đến khám, cấp phát thuốc miễn phí. Như vậy sẽ được người dân quý mến và họ chính là người quảng cáo nhanh, tốt nhất cho Trung tâm.
+ Ngoài việc khám bệnh trong giờ hành chính, Trung tâm cũng có thể mở thêm các dịch vụ khám chữa bệnh ngoài giờ, khám chữa bệnh theo yêu cầu để đáp ứng tốt mọi nhu cầu của khách hàng.
- Xây dựng và phát huy uy tín Trung tâm dựa trên chất lượng khám, chữa bệnh. Định kỳ tổ chức khảo sát, lấy ý kiến về mức độ hài lòng của các bệnh nhân của Trung tâm về chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh, về phong cách và thái độ phục vụ cán bộ, viên chức và người lao động để Trung tâm kịp thời điều chỉnh để góp phần ngày càng nâng cao chất lượng và uy tín của Trung tâm đối người dân.
82