7. Kết cấu luận văn
3.2.4. Hoàn thiện KSC nghiệp vụ chuyên môn
3.2.4.1. Hoàn thiện kiểm soát chi thanh toán dịch vụ công cộng
- Đối với kiểm soát mục chi tiền điện, nước:
Cần xây dựng quy chế sử dụng điện, nƣớc trong đơn vị trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm. Phòng Tổ chức – Hành chính khảo sát số lƣợng thiết bị sử dụng điện trong đơn vị, số lƣợng điện năng tiêu hao của từng thiết bị và ƣớc số điện năng tiêu thụ của toàn đơn vị trong 1 tháng để làm căn cứ kiểm soát.
Tăng cƣờng công tác kiểm soát việc sử dụng điện nƣớc của các phòng/khoa chuyên môn, yêu cầu tất cả nhân viên trong đơn vị khi ra về phải tắt đèn, quạt, điều hòa, không đƣợc sử dụng điện, nƣớc cho nhu cầu cá nhân nhƣ nấu ăn, là quần áo,…
Đƣa ra chỉ tiêu sử dụng tiết kiệm điện, nƣớc vào tiêu chuẩn xét thi đua hàng quý, nếu cá nhân, phòng/khoa chuyên môn nào vi phạm thì hạ bậc thi đua tùy theo mức độ vi phạm.
- Đối với kiểm soát mục chi cho nhiên liệu:
Cần xây dựng lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ của các xe ô tô.
Trƣớc khi xe đi công tác phải có lệnh điều xe đƣợc thủ trƣởng đơn vị ký duyệt, khi đi công tác về phải có xác nhận của đơn vị đến công tác trên Lệnh điều xe và xác nhận của ngƣời dùng xe về số km thực tế đi. Phòng Tổ chức – Hành chính kiểm tra số km thực tế lƣu hành của xe và ghi vào Lệnh
điều xe, đồng thời nên kiểm tra đột xuất số km ghi trên Lệnh điều xe và số km trên xe có thực sự chính xác.
Hàng tháng, lái xe tổng hợp các lệnh điều xe trong tháng và hoá đơn xăng tƣơng ứng với số km thực đi gởi về Phòng Tổ chức – Hành chính để kiểm soát, ký xác nhận số km thực tế đi, sau đó thanh toán.
Giao cho Phòng Tổ chức – Hành chính chịu trách nhiệm về việc xe ô tô chỉ đƣợc sử dụng cho công việc của đơn vị, không sử dụng cho mục đích cá nhân. Các phòng có nhu cầu đi công tác xa, cần dùng phƣơng tiện ô tô thì phải duyệt lãnh đạo và đăng ký với Phòng Tổ chức – Hành chính ít nhất trƣớc 01 ngày để bố trí.
3.2.4.2. Hoàn thiện kiểm soát chi vật tư văn phòng
- Đối với mục chi văn phòng phẩm:
Để chủ động trong công tác của các phòng/khoa chuyên môn và giảm bớt các thủ tục hành chính, phòng Tổ chức – Hành chính căn cứ dự trù của từng phòng/khoa chuyên môn năm trƣớc và khảo sát thực tế nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng/khoa chuyên môn để xây dựng định mức khoán văn phòng phẩm cho các phòng/khoa chuyên môn một cách hợp lý nhằm đảm bảo hoàn thành công tác chuyên môn và tiết kiệm đƣợc chi phí.
- Đối với mục chi vật tư văn phòng:
Chú trọng kiểm soát ở khâu thay mực in cho máy in hoặc mực máy photo và cần đƣợc thực hiện đúng quy trình nhƣ sau: Căn cứ từ nhu cầu, từng phòng/khoa chuyên môn phải đề xuất và phải ghi rõ ngày tháng thay mực lần trƣớc trình cho phòng Tổ chức – Hành chính và phòng Kế toán – Tài chính để xác định rõ nguồn kinh phí và trình lãnh đạo phê duyệt, sau khi đƣợc duyệt phòng Tổ chức – Hành chính trực tiếp liên hệ với bên cung cấp vật tƣ đáp ứng nhu cầu và kiểm tra, nghiệm thu, đề nghị thanh toán.
3.2.4.3. Hoàn thiện kiểm soát chi Hội nghị
chi tiêu hội nghị có phê duyệt của Giám đốc và phòng Tài chính – Kế toán với các nội dung sau:
Tiền thuê hội trƣờng (trong trƣờng hợp cơ quan tổ chức hội nghị không có địa điểm phải thuê), trang trí hội trƣờng (thanh toán theo hợp đồng hoặc hóa đơn thực tế). Tiền in hoặc mua tài liệu phục vụ hội nghị theo thực tế, chi tiền nƣớc phục vụ tổ chức tập huấn, hội nghị của Trung tâm theo mức chi thực tế không quá 40.000 đồng/ngƣời/ngày.
Khi tổ chức cuộc họp, hội nghị đề nghị các phòng/khoa chuyên môn phải xây dựng kế hoạch, duyệt lãnh đạo và gửi các phòng/khoa chuyên môn liên quan để phối hợp thực hiện, tránh tình trạng lập dự toán kế hoạch không thật sự chặt chẽ làm quy trình thực hiện và thanh toán gặp nhiều khó khăn.
3.2.4.4. Hoàn thiện kiểm soát chi công tác phí
Khi cử nhân viên đi dự Hội nghị, Hội thảo tại TP Hồ Chí Minh hoặc Hà Nội thì cho phép nhân viên của mình đƣợc đi ằng máy ay nhƣ thế sẽ tiết kiệm hơn đi ằng tàu hỏa vì các lý do nhƣ sau:
+ Chênh lệch thời gian đi trên đƣờng là 02 ngày, thời gian ở lại là 02 đêm. + Chênh lệch giá vé máy bay và tàu hỏa hiện nay là khoảng từ 400.000 đồng đến 1.000.000 đồng (vé đƣợc đặt trƣớc thì chênh lệch khoảng 500.000 đồng).
+ Chi phí cho 02 đêm ở khách sạn theo quy định hiện hành tối đa là 1.800.000 đồng/02 ngày đêm, chi phụ cấp 02 ngày là 300.000 đồng/02 ngày Nhƣ vậy, nếu đi ằng máy bay, chi phí sẽ tiết kiệm đƣợc khoảng trên dƣới 1.100.000 đồng nhƣng đặc biệt hơn là tiết kiệm đƣợc 02 ngày đi trên đƣờng để phục vụ cơ quan
Cần lên danh sách (về đơn giá) các phòng nghỉ, khách sạn, và giá taxi trung bình từ sân ay, ga tàu, xe đến nơi họp gần khu vực của Bộ Y tế, Vụ Sức khỏe - Bà mẹ trẻ em, … các cơ quan mà Trung tâm thƣờng đến làm việc, hội họp hay công tác. Sau đó sẽ đƣa ra đƣợc mức giá phòng, taxi phù hợp.
Vì vậy, tác giả đề xuất thực hiện công tác KSC phí theo quy trình sau:
Hình 3.3: Quy trình kiểm soát chi công tác phí
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Các ƣớc của quy trình kiểm soát:
Bước 1: Cán bộ đi công tác đến phòng Tổ chức - Hành chính để lấy
Trách nhiệm Tiến trình Thứ tự
- Nhân viên đi công tác,
- Phòng TC - HC 1
Ban Giám đốc 2
Phòng TC – KT
Kế toán thanh toán 3
Phòng TC – KT Kế toán thanh ton)
4 - Kế toán trƣởng - Ban giám đốc 5 Kho bạc nhà nƣớc Ngân hàng 6 Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Phê duyệt - Kiểm tra chứng từ hợp lý - Lập bảng kê thanh toán
Kiểm tra, duyệt
Thanh toán tiền công tác phí
Trình duyệt hồ sơ thanh toán
giấy đi đƣờng và xin phê duyệt của lãnh đạo.
Tiếp đến, ngƣời đi công tác dựa vào giấy đi đƣờng và các tài liệu khác có liên quan để làm giấy đề nghị tạm ứng (nếu cần)
Bước 2: Lãnh đạo kiểm tra và phê duyệt giấy đi đƣờng và giấy tạm ứng (nếu có)
Bước 3: Khi đi công tác về, căn cứ vào giấy tờ đi công tác về để kế toán lập bảng kê và lên bảng kê thanh toán
Bước 4: Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng kê thanh toán để lập phiếu để trình duyệt.
Bước 5: Kế toán trƣởng kiểm tra và duyệt chứng từ sau đó trình an Giám đốc duyệt.
Bước 6. Chứng từ kho bạc hoặc Ngân hàng.
Trƣờng hợp, nếu có ứng tiền, thì kế toán ghi phiếu thu hồi tạm ứng và ngƣời ứng tiền nộp tiền lại cho thủ quỹ.