7. Kết cấu luận văn
2.2.3. Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn (Tiểu nhóm 0130)
Các khoản chi thanh toán cho nghiệp vụ chuyên môn tại Trung tâm chủ yếu thực hiện chi theo định mức chi quy định trong Quy chế chi tiêu nội ộ của Trung tâm, có điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế hằng năm kèm theo văn ản, thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện.
Tựu chung các mục chi về chuyên môn nghiệp vụ đƣợc khái quát qua quy trình sau:
Hình 2.4: Quy trình kiểm soát chi thanh toán nghiệp vụ chuyên môn
(Nguồn: Trung tâm KSBTTBĐ)
Các phòng, khoa chuyên môn tập hợp nhu cầu
Phòng Tổ chức – Hành chính tổng hợp
Phòng Tài chính – Kế toán kiểm tra chứng từ thanh toán
Lãnh đạo duyệt chi
(1), (2)
(3) (4)
Các ƣớc của quy trình KSC nhƣ sau:
Bước 1: Các phòng, khoa chuyên môn tập hợp nhu cầu cần thiết, nếu không có trong quy chế chi tiêu nội ộ phải trình lãnh đạo duyệt đề xuất sau đó gửi nhu cầu về Phòng Tổ chức – Hành chính.
Bước 2: Phòng Tổ chức – Hành chính nhận đƣợc đề xuất nhu cầu, tiến hành rà xoát, kiểm tra, nếu phù hợp cho triển khai thực hiện, nếu các thủ tục còn thiếu sẽ yêu cầu các phòng, khoa chuyên môn nộp ổ sung.
Bước 3: Phòng Tổ chức – Hành chính tập hợp tất cả các chứng từ có liên quan về nhu cầu đã đƣợc giải quyết, làm giấy đề nghị thanh toán kèm chứng từ đúng quy định và gửi cho Phòng Tài chính – Kế toán.
Bước 4: Kế toán thanh toán của Phòng Tài chính – Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thanh toán, kiểm tra tính chính xác, đúng định mức chi của từng nội dung chi. Sau đó mới trình lãnh đạo duyệt chi. Trƣờng hợp nếu hồ sơ, chứng từ thanh toán không đủ chứng từ hay chứng từ không hợp lệ thì kế toán thanh toán sẽ trả về lại phòng, khoa chuyên môn để yêu cầu hoàn thiện cho đúng quy định mới trình lãnh đạo duyệt chi.
2.2.3.1. Các khoản chi thanh toán dịch vụ công cộng (mục 6500)
Các khoản chi thanh toán dịch vụ công cộng tại Trung tâm (mục chi 6500) bao gồm hai khoản chính là (i) Chi tiền điện, tiền nƣớc, phí rác thải phục vụ sinh hoạt của Trung tâm và (ii) Chi thanh toán tiền nhiên liệu xe ô tô, xe gắn máy.Theo quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm, các khoản tiền điện, tiền nƣớc sẽ đƣợc duyệt thanh toán theo mức tiêu thụ thực tế dựa trên hợp đồng đã ký với các đơn vị cung cấp và hoá đơn hàng tháng (đối với từng khoản tiền điện, tiền nƣớc, phí rác thải); còn đối với nhiên liệu xe ô tô, xe gắn máy của Trung tâm sẽ đƣợc thanh toán theo định mức nhiên liệu áp dụng đối với từng loại xe ô tô, xe máy của Trung tâm. Quá trình và thủ tục KSC đƣợc thực hiện tại Trung tâm nhƣ sau:
Căn cứ vào mức giá theo hợp đồng đã ký kết với các đơn vị cung ứng dịch vụ. Định kỳ hàng tháng, căn cứ vào số Kwh điện của Trung tâm đã sử dụng theo hoá đơn tiền điện, số khối nƣớc của Trung tâm đã sử dụng theo hoá đơn tiền nƣớc, định mức phí rác thải của hoá đơn dịch vụ theo hợp đồng đã ký. Kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi trình lãnh đạo ký duyệt lệnh, sau đó chuyển uỷ nhiệm chi cho Kho bạc nhà nƣớc để thực hiện thanh toán.
- Đối với chi thanh toán tiền nhiên liệu xe ô tô, xe gắn máy:
Các chứng từ liên quan để đƣợc thanh toán tiền nhiên liệu xe ô tô, xe máy gồm lệnh điều xe do Thủ trƣởng đơn vị duyệt. Lệnh điều xe phải ghi đầy đủ các thông tin, đặc biệt là số km trƣớc khi đi và số km khi xe về đến cơ quan cho một chuyến đi để làm cơ sở cho việc thanh toán nhiên liệu; Công lệnh có xác nhận của địa phƣơng nơi đến công tác; Bảng kê km đoạn đƣờng đi công tác ghi rõ lộ trình đƣờng đi, số km, số lít xăng sử dụng, bảng kê thanh toán phải có chữ ký xác nhận của trƣởng đoàn sử dụng xe; Hoá đơn, chứng từ hợp lệ liên quan đến rửa xe, thay nhớt trong quá trình sử dụng xe (nếu có).
Đồng thời, việc sử dụng các loại xe phải đƣợc thực hiện theo tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô trong công tác của Trung tâm đƣợc xây dựng và thực hiện theo Quyết định số 56/2016/QĐ-UBND ngày 18/10/2016 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô công trong các cơ quan nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức thuộc phạm vi quản lý của tỉnh Bình Định; Quyết định số 49/QĐ-UBND ngày 11/9/2019 về việc quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô chuyên dùng cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Bình Định.
Riêng đối với cán bộ, viên chức và ngƣời lao động không có tiêu chuẩn đƣợc bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhƣng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 15 km trở lên mà tự túc bằng phƣơng tiện cá nhân của mình thì đƣợc thanh toán khoán tiền tự túc phƣơng tiện bằng 30km/lít xăng tính theo khoảng cách địa giới hành chính (từ trụ sở cơ quan đến nơi công tác) và giá xăng tại thời
điểm đi công tác. Và căn cứ để thanh toán khoán tiền tự túc phƣơng tiện đi công tác gồm: Giấy đề nghị đi công tác của khoa/phòng đƣợc Thủ trƣởng duyệt, trong đó ghi rõ nơi đến công tác, nhiệm vụ công tác; Giấy đi đƣờng của ngƣời đi công tác có xác nhận của cơ quan nơi đến công tác. Ngƣời đi công tác phải phải lập bảng kê thanh toán, trong đó ghi rõ đoạn đƣờng đi, số km đi, có xác nhận nơi đến công tác; Giấy đề nghị thanh toán để đƣợc thanh toán chế độ công tác.
2.2.3.2. Chi vật tư văn phòng (mục 6550)
Các khoản chi thanh toán mua vật tƣ văn phòng tại Trung tâm (mục chi 6550) bao gồm các khoản chi liên quan đến việc mua sổ công tác, bút, hồ, ăng keo,…. Quá trình và thủ tục KSC đƣợc thực hiện tại Trung tâm nhƣ sau:
Theo quy chế chi tiêu nội bộ, chế độ sử dụng văn phòng phẩm đƣợc khoán theo đầu ngƣời để mua sổ công tác, bút, hồ, ăng keo, ghim ấm, cặp đựng tài liệu, kéo, kẹp giấy, ... là 30.000 đồng/ngƣời/tháng. Khoản tiền này đƣợc giao cho khoa, phòng để chủ động mua sổ, bút, hề, ăng keo… cấp cho cán bộ, viên chức, ngƣời lao động và phục vụ hoạt động của khoa, phòng.
Riêng giấy A4 phải lập dự trù theo thực tế để đề nghị mua và trình Giám đốc Trung tâm phê duyệt để mua sắm nhằm bảo đảm cho hoạt động trên cơ sở tiết kiệm. Còn mực in của các khoa, phòng đƣợc thanh toán theo thực tế có sự kiểm soát và xác nhận của Trƣởng Phòng Tổ chức – Hành chính.
Đồng thời, để kiểm soát việc in ấn, Trung tâm có quy định máy phô tô, máy fax chỉ đƣợc sử dụng để in ấn và fax tài liệu của cơ quan. Các khoa, phòng muốn phô tô hoặc fax tài liệu phải đƣợc Lãnh đạo duyệt cụ thể số bản cần phô tô, fax.
2.2.3.3. Chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc (mục 6600)
Các khoản chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc tại Trung tâm (mục chi 6600) bao gồm hai khoản chính là (i) Chi điện thoại, Internet của Trung tâm và (ii) Chi ƣu chính, cƣớc công văn, chuyển phát nhanh, tem thƣ. Theo quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm, các khoản tiền điện thoại, Internet sẽ đƣợc duyệt thanh toán theo định mức khoán; còn đối với các khoản ƣu chính,
cƣớc công văn, chuyển phát nhanh, tem thƣ của Trung tâm sẽ đƣợc thanh toán theo chứng từ thực tế. Quá trình và thủ tục KSC đƣợc thực hiện tại Trung tâm nhƣ sau:
- Đối với chi tiền điện thoại, Internet:
+ Với Internet: Cơ quan sẽ thực hiện ký kết hợp đồng kết nối mạng Internet cho các khoa, phòng để phục vụ nhiệm vụ của cơ quan. Trƣởng khoa, phòng chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng theo đúng quy định của Nhà nƣớc, không đƣợc sử dụng Internet tại cơ quan để làm việc riêng ảnh hƣởng đến việc chung hoặc vi phạm pháp luật. Theo đó, việc thanh toán sẽ đƣợc Trung tâm chi trả theo từng hoá đơn cƣớc internet tƣơng ứng với mức gói cƣớc internet đã ký khoán với đơn vị cung cấp dịch vụ.
+ Với điện thoại: Các khoa/ phòng thực hiện theo mức khoán đã quy định theo quy chế chi tiêu nội bộ. Cuối năm, phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành tổng hợp lại, nếu phòng/khoa nào sử dụng vƣợt định mức quy định thì phải bù vào số tiền vƣợt mức khoán, trƣờng hợp nếu các phòng/khoa sử dụng không hết thì các phòng/khoa cũng không nhận lại đƣợc tiền thừa.
- Đối với chi tiền cho bưu chính, cước công văn, chuyển phát nhanh, tem thư:
Trung tâm tiến hành ký hợp đồng với đơn vị phát hành ƣu chính, cƣớc chuyển phát nhanh hàng năm và thanh toán theo chứng từ thực tế.
Văn thƣ có trách nhiệm mở sổ theo dõi và lập danh sách (có xác nhận theo quy định) số lƣợng đã sử dụng các dịch vụ chuyển phát ƣu chính, tem thƣ, ƣu kiện ,... để làm chứng từ thanh toán.
2.2.3.4. Chi hội nghị (mục 6650)
Chi hội nghị tại Trung tâm (mục chi 6650) chủ yếu là chi thanh toán chế độ cho cán bộ, viên chức và ngƣời lao động đi tham dự các hội nghị, tập huấn. Theo quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm, các khoản chi hội nghị, tập huấn sẽ đƣợc duyệt thanh toán theo định mức khoán và theo chứng từ thực tế.
Theo quy định, việc thanh toán các khoản chi này theo chế độ quy định hàng năm chỉ đƣợc tổ chức 1 đến 2 hội nghị toàn cơ quan (Sơ kết 6 tháng hoặc tổng kết năm, Hội nghị cán bộ - viên chức).
Riêng các lớp tập huấn chuyên môn của các phòng/khoa thì có kế hoạch dự toán từ đầu năm đƣợc Sở Y tế phê duyệt theo đúng chế độ chi tiêu hội nghị, tập huấn mới đƣợc tổ chức thực hiện.
2.2.3.5. Chi công tác phí (mục 6700)
Chi công tác phí tại Trung tâm (mục chi 6700) chủ yếu là chi thanh toán chế độ công tác phí cho cán bộ, viên chức và ngƣời lao động đi công tác theo điều động của cấp trên hoặc theo nhiệm vụ phân công của Trung tâm.
Thứ nhất, về quy trình kiểm soát thực hiện như sau:
- Khi có công văn triệu tập hoặc giấy mời họp, lãnh đạo đơn vị phân công cán bộ tham dự và chuyển công văn cho cán ộ đƣợc cử tham dự.
- Cán bộ, viên chức, ngƣời lao động đến Phòng Tổ chức – Hành chính lấy Giấy đi đƣờng và số thứ tự theo dõi trình lãnh đạo ký duyệt. Sau khi đi công tác về trình Giám đốc/Phó Giám đốc ký xác nhận, sau đó nộp giấy mời, vé máy bay, vé tàu xe, giấy đi đƣờng, hoá đơn xăng (nếu đi công tác ằng ô tô), và các chứng từ có liên quan khác về kế toán thanh toán. Giấy đi đƣờng đƣợc lập theo mẫu C16-HD của Thông tƣ 107/2017/TT-BTC.
- Kế toán thanh toán căn cứ các chứng từ trên và định mức trong Quy chế chi tiêu nội bộ, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, tính các khoản thanh toán, trình lãnh đạo duyệt và thanh toán cho cán bộ.
Thứ hai, về định mức để kiểm soát thanh toán theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm như sau:
- Đối với thanh toán công tác phí:
a) Đối với cán ộ đi công tác ngoài tỉnh: Đƣợc thanh toán phụ cấp lƣu trú: 200.000 đồng/ngày/ngƣời.
trở lên đƣợc hƣởng mức phụ cấp lƣu trú theo địa àn các xã nhƣ sau:
+ Đến các xã vùng cao, miền núi và xã đảo Nhơn Châu: 160.000 đồng/ngày/ngƣời;
+ Đến các địa bàn còn lại: 120.000 đồng/ngày/ngƣời. + Trƣờng hợp cả đi và về trong ngày:
Đến các xã vùng cao, miền núi và xã đảo Nhơn Châu: 120.000 đồng/ngày/ngƣời;
Đến các địa bàn còn lại: 100.000 đồng/ngày/ngƣời.
+ Cán bộ, công chức, viên chức, ngƣời lao động đƣợc cử đi công tác làm nhiệm vụ trên biển, đảo thì đƣợc hƣởng mức phụ cấp lƣu trú là 250.000 đồng/ ngƣời/ ngày thực tế đi iển, đảo (áp dụng cho cả những ngày làm việc trên biển, đảo, những ngày đi, về trên biển, đảo).
- Đối với thanh toán tiền thuê phòng nghỉ
a) Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hình thức khoán:
+ Mức khoán tiền thuê phòng nghỉ đối với đi công tác ngoài tỉnh:
Đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ƣơng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh, mức khoán: 450.000đồng/ngày/ngƣời.
Đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ƣơng, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh, mức khoán: 350.000 đồng/ngày/ngƣời.
Đi công tác tại các địa bàn còn lại,mức khoán: 300.000 đ/ngày/ngƣời. + Mức khoán tiền thuê phòng nghỉ đối với đi công tác trong tỉnh:
Cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động đi công tác trong tỉnh phải nghỉ lại qua đêm đƣợc thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo mức khoán: 150.000 đồng/ngày/ngƣời.
b) Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế:
Đi công tác tại các quận, thành phố trực thuộc trung ƣơng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh: Đƣợc thanh toán mức giá thuê phòng tối đa là 1.000.000 đồng/ngày/ngƣời theo tiêu chuẩn 02 ngƣời/phòng.
Đi công tác tại các địa bàn còn lại: Đƣợc thanh toán mức giá thuê phòng tối đa là: 700.000 đồng/ngày/ngƣời theo tiêu chuẩn 02 ngƣời/phòng.
2.2.3.6. Chi phí thuê mướn (mục 6750)
Chi thuê mƣớn tại Trung tâm (mục chi 6750) chủ yếu là chi thanh toán cho các hoạt động thuê mƣớn (thuê ngoài) theo từng công việc của Trung tâm. Việc kiểm soát thanh toán nhƣ sau:
Căn cứ vào từng nội dung công việc, tiền công trả cho lao động thuê ngoài đƣợc Giám đốc duyệt theo đề nghị của phòng Tổ chức – Hành chính. Theo quy định, việc trả công thực hiện theo hợp đồng giao khoán công việc hoặc hợp đồng lao động ngắn hạn (tối đa là 1 năm) với sự thoả thuận về mức tiền công hàng tháng giữa đơn vị với ngƣời lao động thuê ngoài.
2.2.3.7. Chi sửa chữa thường xuyên tài sản cố định phục vụ công tác chuyên môn (mục 6900)
Hoạt động chi sửa chữa thƣờng xuyên tài sản cố định phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ tại Trung tâm đƣợc khái quát qua quy trình sau:
Hình 2.5: Quy trình kiểm soát chi thanh toán sửa chữa thƣờng xuyên tài sản cố định phục vụ công tác chuyên môn
(Nguồn: Trung tâm KSBTTBĐ)
Các ƣớc của quy trình KSC nhƣ sau:
: Đối với các tài sản cố định bị hƣ hỏng, các phòng, khoa là đơn vị quản lý và sử dụng tài sản làm giấy đề xuất đề nghị sửa chữa, thay thế gởi về Phòng Tổ chức – Hành chính 1 2 3 Các khoa, phòng Phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Tài chính – Kế toán Thủ trƣởng đơn vị 1 2
: Phòng Tổ chức – Hành chính tập hợp và liên hệ đơn vị sửa chữa để kiểm tra xác định mức độ hƣ hỏng của tài sản, lấy áo giá và trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi thực hiện, gửi chứng từ thanh toán liên quan đến kế toán thanh toán để đề nghị thanh toán.
: Bộ phận Kế toán thanh toán của phòng Tài chính – Kế toán tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, hợp lệ của các chứng từ thanh toán, ký xác nhận và trình kế toán trƣởng ký duyệt, sau đó trình lãnh đạo ký duyệt để thực hiện việc thanh toán. Việc thanh toán có thể thực hiện bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tuỳ thuộc vào số tiền sửa chữa cần thanh toán.
2.2.3.8. Chi nghiệp vụ chuyên môn từng ngành (mục 7000)
Là cơ quan y tế phục vụ công tác khám chữa bệnh là chủ yếu nên hàng hóa vật tƣ phục vụ công tác chuyên môn chủ yếu là thuốc, vật tƣ tiêu hao và thiết bị y tế. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế cho thấy công tác mua sắm hàng