7. Kết cấu luận văn
1.2. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ
1.2.1. Khái niệm về kiểm soát chi
Theo quy định của Luật NSNN (2015): KSC ngân sách là tổng thể các hoạt động của cá nhân và tổ chức có trách nhiệm nhằm bảo đảm cho các khoản chi ngân sách thực hiện đúng quy định, đúng mục đích, đúng đối tƣợng và tiết kiệm. Theo đó, Luật NSNN quy định khi có nhu cầu chi, Thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách gởi chứng từ thanh toán (đồng thời là lệnh chuẩn chi) tới KBNN cùng với hồ sơ thanh toán, KBNN kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật và thực hiện chi ngân sách khi có đủ các điều kiện quy định của Luật theo phƣơng thức thanh toán trực tiếp.
Vì vậy, có thể nói: KSC ngân sách nhà nƣớc là quá trình các cơ quan nhà nƣớc có thẩm thực hiện thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi
NSNN theo các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi tiêu do Nhà nƣớc quy định dựa trên cơ sở những nguyên tắc, hình thức và phƣơng pháp quản lý tài chính trong từng thời kỳ.
1.2.2. Mục tiêu của kiểm soát chi
Mục tiêu của hoạt động KSC thƣờng xuyên là nhằm đảm bảo việc sử dụng kinh phí NSNN đúng mục đích, hiệu quả. Thực hiện tốt công tác KSC thƣờng xuyên NSNN có ý nghĩa rất lớn trong việc phân phối và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính của đất nƣớc; tạo điều kiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng; tăng cƣờng kỷ luật tài chính; nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai trò quản lý, điều hành của cơ quan chính quyền các cấp. Theo đó, hoạt động KSC thƣờng xuyên phải đảm bào các mục tiêu cơ ản nhƣ sau:
Thứ nhất, về cơ chế, chính sách để thực hiện KSC: KSC phải thực hiện theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ về quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công và Nghị định 60/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/8/2021.
Thứ hai, về công tác KSC đối với một số nội dung:
- Chi hoạt động thƣờng xuyên (chi thanh toán cá nhân, chi quản lý hành chính, nghiệp vụ chuyên môn), mục tiêu KSC theo Nghị định 60/2021/NĐ- CP đƣợc quy định nhƣ sau:
+ Đối với các khoản chi thƣờng xuyên của đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động và đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: Thủ trƣởng đơn vị đƣợc quyết định một số mức chi quản lý hành chính, chi nghiệp vụ chuyên môn cao hơn hoặc thấp hơn mức chi do CQNN có thẩm quyền quy định.
+ Đối với các khoản chi thƣờng xuyên của đơn vị sự nghiệp do ngân sách bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động: Thủ trƣởng đơn vị đƣợc quyết định một số mức chi quản lý, chi hoạt động chuyên môn song không đƣợc vƣợt
quá mức chi do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định.
+ Đối với những nội dung chi, mức chi cần thiết cho hoạt động của đơn vị, trong phạm vi xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, nhƣng chƣa đƣợc ban hành chế độ thì đơn vị xây dựng mức chi trong phạm vi nguồn tài chính của đơn vị. Nghiêm cấm việc dùng kinh phí NSNN để bù lỗ cho các hoạt động dịch vụ, liên doanh, liên kết.
- Chi không thƣờng xuyên (mua sắm, sửa chữa tài sản), mục tiêu KSC theo Nghị định 60/2021/NĐ-CP đƣợc quy định nhƣ sau:
+ Đối với các khoản phí, lệ phí thuộc NSNN: Nội dung chi cần kiểm soát bao gồm chi hoạt động thƣờng xuyên phục vụ công tác thu phí và lệ phí: tiền lƣơng, tiền công, …cho số lao động trực tiếp phục vụ công tác thu phí; chi phí chuyên môn phục vụ công tác thu phí, sửa chữa thƣờng xuyên tài sản cố định. Việc KSC cần theo dự toán chi phí hoặc quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị (nếu khoản phí, lệ phí đƣa vào quy chế).
+ Đối với việc trích lập, sử dụng các quỹ: Căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ và đề nghị trích lập các quỹ của đơn vị, các quy định về xử lý kết quả tài chính của đơn vị.
1.2.3. Đặc điểm và yêu cầu của kiểm soát chi - Đặc điểm của KSC: - Đặc điểm của KSC:
KSC NSNN không phải là công cụ quản lý riêng của Nhà nƣớc mà của tất cả các chủ thể kinh tế, các tổ chức xã hội. Tuy nhiên, KSC NSNN cũng có nhiều điểm khác iệt, thậm chí đó là những điểm khác iệt mang tính ản chất so với hoạt động kiểm soát tài chính của các chủ thể khác trong xã hội. Điều này thể hiện qua những đặc trƣng cơ ản sau:
Thứ nhất, KSC NSNN vừa mang tính chất tính chất quản trị tài chính nhà nƣớc. Các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền KSC NSNN có thể đƣa ra các quyết định hành chính hoặc thực hiện các hành vi hành chính đối với các chủ thể sử dụng NSNN. Xét ở góc độ này, hoạt động KSC NSNN đƣợc nhìn
nhận chủ yếu thông qua những iện pháp mang tính kĩ thuật nghiệp vụ quản trị tài chính hơn là những hành vi mang tính chất tài chính.
Thứ hai, KSC NSNN đƣợc nhìn nhận chủ yếu thông qua những iện pháp mang tính kĩ thuật nghiệp vụ và do đó công vụ này luôn đƣợc thể chế hóa ằng pháp luật và đƣợc giám sát ởi các cơ quan quyền lực nhà nƣớc. Tính chất công vụ của hoạt động KSC NSNN thể hiện ở chỗ, KSC là nhiệm vụ đặc iệt đƣợc nhà nƣớc giao cho một số cơ quan công quyền thực hiện nhằm đảm ảo kỉ cƣơng pháp luật và kỉ luật ngân sách, kỉ luật tài chính, góp phần hạn chế tình trạng tham nhũng lãng phí và gây thất thoát tài sản của nhà nƣớc.
Thứ ba, KSC NSNN đƣợc thực hiện các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền nhƣ Bộtài chính, KBNN. Bởi chi NSNN là hoạt động tài chính gắn liền với lợi ích của nhà nƣớc và xã hội nên việc chi NSNN cũng nhƣ việc kiểm soát các khoản chi, nhất thiết phải nhà nƣớc thực hiện thông qua các cơ quan công quyền có năng lực đƣợc nhà nƣớc lựa chọn. Mặt khác, muốn tiến hành KSC một cách hiệu quả, ngƣời kiểm soát cần có quyền uy ở mức độ nhất định đủ để chi phối hành vi của các chủ thể ị kiểm soát– chủ thể sử dụng kinh phí nhà nƣớc cấp.
Thứ tư, đối tƣợng của hoạt động KSC NSNN chính là hoạt động chi ngân sách do các cơ quan chức năng của nhà nƣớc cũng nhƣ các chủ thể sử dụng ngân sách thực hiện. Đặc điểm này chủ yếu để phân iệt giữa hoạt động KSC ngân sách với các hoạt động tài chính khác của nhà nƣớc nhƣ hoạt động thu ngân sách, hoạt động chi ngân sách.
- Về yêu cầu về KSC:
+ Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác KSC ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nƣớc.
+ Công tác KSC phải đƣợc tiến hành liên tục, thƣờng xuyên, và có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi ngƣời có trách nhiệm tham gia.
1.2.4. Hình thức và nội dung kiểm soát chi
- Về các hình thức tổ chức thực hiện KSC:
+ Hình thức KSC thƣờng xuyên theo thời gian thực hiện: Hình thức này đƣợc tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thực hiện thƣờng xuyên hoặc đột xuất.
+ Hình thức KSC thƣờng xuyên theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể đƣợc tiến hành dƣới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
- Về các nội dung KSC, bao gồm:
+ Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ Kho ạc thực tế của các khoản chi thƣờng xuyên cho con ngƣời.
+ Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
+ Kiểm soát các khoản chi khác: Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi này trên cơ Kho ạc quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
+ Kiểm soát các khoản chi đầu tư phát triển: Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa lớn của đơn vị. Kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý của các khoản chi này.
1.3. KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.3.1. Quy trình về kiểm soát chi thƣờng xuyên
Khi cá nhân, đơn vị thanh toán hoặc hoàn ứng phải có chứng từ, hoá đơn hợp lệ theo đúng dự toán và theo đúng nội dung chi. Nếu có phát sinh (số tiền chi lớn hơn dự toán đƣợc duyệt) phải có thuyết minh kèm theo và đƣợc Ban Giám đốc phê duyệt; khoản ứng chi không hết phải làm thủ tục nộp lại.
Tất cả các hoạt động KSC thƣờng xuyên trên đều có thể thông qua quy trình kiểm soát cơ ản sau:
Bƣớc Các bƣớc công việc Thời gian thực hiện Trách nhiệm 1 ≤ 5 ngày kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, chứng từ đầy đủ, hợp lệ - Cá nhân; đơn vị sử dụng kinh phí. - Phòng Chức năng (Tài chính, Kế toán) 2
- Ngƣời đề nghị, gửi cho kế toán thanh toán, kiểm tra, đúng chế độ, qui định, sẽ trình kế toán trƣởng
3 - Kế toán trƣởng ký xong trình Ban Giám đốc duyệt chi.
4
- Sau khi Ban giám đốc ký duyệt xong, ngƣời đề nghị, sẽ đƣợc nhận tiền từ thủ quỹ (Ngân hàng, hoặc giảm ứng)
Hình 1.1: Quy trình KSC thƣờng xuyên NSNN
(Nguồn: Tổng hợp từ các quy định KSC thường xuyên NSNN)
Các ƣớc để thực hiện quy trình KSC thƣờng xuyên nhƣ sau:
Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu
- Các cá nhân và đơn vị thanh toán kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng từ an đầu gồm:
+ Giấy đề nghị thanh toán
+ Dự trù kinh phí đã đƣợc phê duyệt (bản chính);
+ Bảng kê chứng từ thanh toán (nếu có từ 03 chứng từ trở lên); + Chứng từ, hoá đơn tài chính hợp lệ;
+ Các khoản chi cho ngƣời lao động phổ thông phải có bảng chấm công, giấy đề nghị thanh toán, giấy biên nhận viết tay có chữ ký của ngƣời nhận tiền.
Hoàn thiện hồ sơ, chứng từ ban đầu Tiếp nhận, xử lý hồ sơ, chứng từ Trình duyệt Hoàn tất thủ tục thanh toán
+ Hợp đồng, thanh lý hợp đồng.
- Đối với các khoản mua văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ, thuê mƣớn…, sử dụng dịch vụ có giá trị nhƣ sau:
+ Hóa đơn từ 3 triệu đồng trở lên đến < 5 triệu đồng hoặc giá trị của 1 sản phẩm ≥ 3.000.000đ trở lên phải có 03 áo giá (trƣờng hợp thuê xe bắt buộc phải có hợp đồng, thanh lý hợp đồng)
+ Từ 5 triệu đồng đến dƣới 20 triệu đồng phải có 03 giấy báo giá của các nhà cung cấp; biên bản lựa chọn; hợp đồng.
+ Từ 20 triệu đồng đến dƣới 100 triệu đồng phải có 03 giấy báo giá của các nhà cung cấp; hội đồng mua sắm ra quyết định lựa chọn; hợp đồng cung cấp.
Đồng thời, báo giá của các nhà cung cấp cho từng nội dung mua sắm phải giống nhau về chủng loại, quy cách hàng hóa, vật tƣ.
Bước 2. Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ
Kế toán thanh toán khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ nếu hợp lệ thì tiếp nhận, nếu không hợp lệ thì hƣớng dẫn bổ sung hồ sơ.
Bước 3. Trình duyệt
Sau khi tiếp nhận chứng từ kế toán thanh toán có trách nhiệm trình ký Kế toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt.
Bước 4. Hoàn tất thủ tục thanh toán
Khi chứng từ đã đầy đủ thủ tục, nếu việc thực hiện thanh toán:
+ Khi thanh toán bằng tiền mặt: Kế toán thanh toán chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
+ Khi thanh toán bằng chuyển khoản: Kế toán thanh toán chuyển cho các đơn vị liên quan làm thủ tục thanh toán.
1.3.2. Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân
Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thƣờng xuyên cho con ngƣời, bao gồm những vấn đề sau:
vị đối với ngƣời lao động.
- Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lƣợng công việc, chức năng tính lƣơng và ghi chép lƣơng.
- KSC phí tiền lƣơng thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ nhƣ đối chiếu tên và mức lƣơng (hệ số lƣơng, hệ số phụ cấp chức vụ...) trên bảng lƣơng của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự. Kiểm tra việc tính toán trên bảng lƣơng...
- Kiểm tra việc thanh toán phụ cấp làm thêm giờ thông qua việc đối chiếu bảng chấm công, biên bản và kết quả đạt đƣợc.
- Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tƣợng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lƣơng.
Ngoài ra, việc kiểm soát các khoản trích theo lƣơng nhƣ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn đƣợc thực hiện thông qua việc đối chiếu số liệu đã tính với các căn cứ, tỷ lệ trích quy định.
1.3.3. Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
Công tác kiểm tra, kiểm soát các khoản chi này cần cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị, cụ thể:
- Các khoản chi cần kiểm soát gồm: Các khoản chi dịch vụ công cộng nhƣ tiền điện, tiền nƣớc, tiền nhiên liệu, tiền vệ sinh môi trƣờng..., khoản chi về vật tƣ văn phòng nhƣ văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng, khoản chi về thông tin liên lạc nhƣ cƣớc phí điện thoại, cƣớc phí ƣu chính, cƣớc phí internet,.,.; khoản chi về công tác phí; khoản chi về phẫu thuật, thủ thuật, khoản chi về hội nghị, khoản chi về thuê mƣớn, khoản chi về sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn, khoản chi về nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành.
- Các khoản chi dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc,... Đây là các khoản chi phí chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng số chi cho nhiệm vụ chuyên môn nhƣng phát sinh thƣờng xuyên và phân tán nên công tác kiểm soát các khoản chi này
cần tăng cƣờng thƣờng xuyên liên tục và cần thành lập ngay hội đồng thẩm tra, phân loại chƣơng, duyệt mua chƣơng trình giải trí, để việc nhận xét, đánh giá chƣơng trình giải trí hay hoặc không hay, làm cho kinh phí mua chƣơng trình sẽ tƣơng xứng với chất lƣợng đánh giá của hội đồng.
1.3.4. Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định
Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý qua các khoản chi này
Kiểm soát qua công tác ghi chép kế toán tài sản cố định bao gồm: Việc ghi chép thẻ tài sản cố định, sổ đăng ký, xác định nguyên giá, nguồn hình thành tài sản, nguyên nhân tăng giảm, tình trạng tài sản cố định, thủ tục giao nhận, kiểm nhận, thanh toán, phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định,... Đối chiếu giữa số ghi trên sổ kế toán với thực tế hiện có của tài sản cố định.
Kiểm soát qua công tác kiểm kê tài sản cố định định kỳ để theo dõi tài sản cố định về số lƣợng cũng nhƣ hiện trạng sử dụng.
Khi mua sắm, đầu tƣ tài sản cố định phải có báo giá cạnh tranh đối với những tài sản có giá trị nhỏ, đấu thầu đối với những tài sản có giá trị lớn.
Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoát hoặc bị sử dụng sai mục đích.
1.3.5. Kiểm soát các khoản chi khác
Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi trên cơ sở quán