7. Kết cấu của luận văn
2.2.1. Phương pháp nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tạ
QUẢN LÝ THỊ TRƯỜNG TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.2.1. Phương pháp nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cục Quản lý thị trường tỉnh Bình Định Cục Quản lý thị trường tỉnh Bình Định
2.2.1.1. Mục đích khảo sát
43
Bình Định. Nhận diện những mặt còn hạn chế từ đó đề ra giải pháp hoàn thiện.
2.2.1.2. Phương pháp khảo sát
Tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế để tìm hiểu thực trạng KSNB tại Cục QLTT tỉnh Bình Định, gửi bảng câu hỏi khảo sát trực tiếp đến các cá nhân, đơn vị trực thuộc.
2.2.1.3. Đối tượng, phạm vi và số lượng khảo sát
- Đối tượng khảo sát: Tất cả CBCC, người lao động tại Cục Quản lý thị trường tỉnh Bình Định, bao gồm cả các đơn vị trực thuộc.
- Phạm vi khảo sát: Ban lãnh đạo, các Phòng chức năng, các Đội QLTT trực thuộc.
- Số lượng khảo sát: 50 người
2.2.1.4. Phương pháp xử lý số liệu khảo sát
Tổng hợp các phiếu trả lời theo từng câu hỏi và từng nội dung: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Sau đó tính tỷ lệ phần trăm các câu hỏi và đánh giá, phân tích.
2.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cục Quản lý thị trường tỉnh Bình Định
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
a. Sự liêm chính và giá trị đạo đức:
Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ CBCC, người lao động xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần tôn trọng đạo đức thể hiện qua tất cả các cá nhân, mọi cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của CBCC Nhà nước. Đạo đức nghề nghiệp cần được chú trọng trong giai đoạn hiện nay, ở các cơ quan, đơn vị đều có các quy chuẩn, quy định cụ thể về đạo đức nghề nghiệp. Các quy định này hầu hết được công khai cho mọi người bên trong và bên ngoài cơ quan.
Mối quan hệ giữa nhà quản lý và các bộ phận luôn được duy trì. Ban lãnh đạo cơ quan thường xuyên tổ chức các cuộc họp với các bộ phận và toàn thể CBCC, người lao động để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và chỉ đạo kế hoạch công
44
tác, đưa ra những giải pháp ngăn ngừa gian lận, sai sót trong cơ quan. Ban lãnh đạo có xây dựng các thủ tục để kiểm soát tính hiệu quả của công việc được thực hiện. Cơ quan đã xây dựng và cập nhật sơ đồ tổ chức hàng năm. Trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận phải được quy định rõ ràng. Phân công nhiệm vụ có xem xét đến nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các chức năng phê duyệt, ghi sổ và giữ tài sản.
Ban lãnh đạo đều là những cán bộ có trình độ chuyên môn và năng lực quản lý, luôn tâm huyết với ngành, với đơn vị, sống chan hòa, giản dị, gần gũi với mọi người xung quanh, được mọi người trong cơ quan kính trọng và quý mến. Hàng năm, cơ quan đều thực hiện công tác công khai tài sản của cán bộ lãnh đạo, Trưởng phòng , Phó Trưởng phòng phụ trách chuyên môn, Đội trưởng, Phó Đội trưởng và toàn thể Đảng viên trong cơ quan.
Bảng 2.1: Bảng kết quả khảo sát về sự liêm chính và giá trị đạo đức
* Khảo sát dành cho Ban lãnh đạo Cục và các Trưởng phòng, Đội trưởng
STT Nội dung câu hỏi về sự liêm chính và giá trị đạo đức
Trả lời Có Không
1
Cơ quan có xây dựng các quy định về đạo đức công việc, phân biệt về hành vi nào là vi phạm, hành vi nào là khuyến khích, cho phép không?
100% 0%
2 Cơ quan có ban hành những quy định về đạo đức
nghề nghiệp không? 100% 0%
3
Cơ quan có rà soát nhằm xác định xem có tồn tại những áp lực hay cơ hội để nhân viên trong cơ quan phải hành xử trái quy định không?
80% 20%
4 Cơ quan có công khai quy định về đạo đức nghề
nghiệp cho mọi người trong cơ quan và ngoài không? 70% 30%
45
STT Nội dung câu hỏi về sự liêm chính và giá trị đạo đức
Trả lời Có Không
1
Ban lãnh đạo và người trực tiếp quản lý phòng ban của Anh/Chị có coi trọng tính trung thực và giá trị đạo đức trong công việc không?
100% 0%
2
Cơ quan có xây dựng các quy định về đạo đức công việc, phân biệt về hành vi nào là vi phạm, hành vi nào là khuyến khích, cho phép không?
80% 20%
3 Cơ quan có ban hành những quy định về đạo đức
nghề nghiệp không? 100% 0%
4
Cơ quan có rà soát nhằm xác định xem có tồn tại những áp lực hay cơ hội để nhân viên trong cơ quan phải hành xử trái quy định không?
30% 70%
5 Cơ quan có công khai quy định về đạo đức nghề
nghiệp cho mọi người trong cơ quan và ngoài không? 70% 30%
6 Theo Anh/Chị việc kê khai tài sản hiện nay đối với
cán bộ lãnh đạo có mang tính hình thức không? 30% 70%
* Khảo sát dành cho CBCC, người lao động
STT Nội dung câu hỏi về sự liêm chính và giá trị đạo đức
Trả lời Có Không
1
Ban lãnh đạo và người trực tiếp quản lý phòng ban của Anh/Chị có coi trọng tính trung thực và giá trị đạo đức trong công việc không?
100% 0%
2
Cơ quan có xây dựng các quy định về đạo đức công việc, phân biệt về hành vi nào là vi phạm, hành vi nào là khuyến khích, cho phép không?
90% 10%
3 Cơ quan có ban hành những quy định về đạo đức
nghề nghiệp không? 100% 0%
4 Cơ quan có rà soát nhằm xác định xem có tồn tại
46
phải hành xử trái quy định không?
5 Cơ quan có công khai quy định về đạo đức nghề
nghiệp cho mọi người trong cơ quan và ngoài không? 70% 30%
6
Ban lãnh đạo có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính trung thực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm không?
90% 10%
(Nguồn: Tổng hợp tài liệu điều tra do tác giả thực hiện, tháng 12/2019)
Từ kết quả thống kê được nêu ở trên, ta có thể thấy:
Qua thực tế khảo sát cho thấy Ban lãnh đạo Cục và các Trưởng phòng, Đội trưởng các Đội QLTT trực thuộc quan tâm đến vấn đề đạo đức nghề nghiệp. Qua đó thể hiện văn hóa ứng xử trong công sở được thực hiện tốt. Hàng năm, các đơn vị hành chính sự nghiệp đánh giá phân loại CBCC đều có tiêu chí đánh giá về đạo đức, lối sống của bản thân CBCC đó. Tại đơn vị đã ban hành và xây dựng quy định về văn hóa công sở, đạo đức nghề nghiệp, quy chế phát ngôn, bảo vệ bí mật… kết quả khảo sát luôn đạt tỉ lệ cao từ 80% đến 100%.
Đối với Phòng Tổ chức – Hành chính (bao gồm bộ phận Kế toán) tại đơn vị khi được khảo sát về vấn đề giá trị đạo đức kết quả đồng tình rất cao. Hầu hết CBCC trong bộ phận luôn thực hiện tốt nội quy, quy chế cơ quan đưa ra. Thực hiện tốt luật CBCC, quy chuẩn đạo đức và văn hóa ứng xử cơ quan. Tuy nhiên, Ban lãnh đạo đơn vị vẫn chưa đi sâu đi sát nắm bắt tâm tư nguyện vọng cũng như tình hình công việc của các CBCC, phân công công việc chưa đồng đều giữ các bộ phận, Chính vì vậy mà một số CBCC phải chịu áp lực rất lớn. Khi thảo sát câu hỏi “Cơ quan có rà soát nhằm xác định xem có tồn tại những áp lực hay cơ hội để nhân viên trong cơ quan phải hành xử trái quy định không?” thì có đến 70% có ý kiến là “Không”. Điều này sẽ tạo ra môi trường khó phát triển và ganh đua, thiên vị. Ngoài ra, việc kê khai tài sản cần rõ ràng và thực tế hơn.
Nhìn chung, hầu hết CBCC, người lao động thực hiện và chấp hành tốt quy chế cơ quan, đạo đức nghề nghiệp luôn được đề cao và quan tâm. Điều này góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực và môi trường KSNB hiệu quả.
47
b. Năng lực nhân viên
Bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng như có một sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB. Sự phát triển của mọi tổ chức luôn gắn liền với chất lượng của đội ngũ nhân sự. Người quản lý phải thể hiện rõ cam kết yêu cầu nâng cao về năng lực của đội ngũ này mới đáp ứng được yêu cầu về công việc. Kể cả đối với hệ thống KSNB, nếu hệ thống này được thiết kế tốt, quy định chặt chẽ nhưng thiếu con người có trình độ năng lực thì cũng không thể vận hành hiệu quả được.
Lãnh đạo và nhân viên phải đảm bảo trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều đóng vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ. Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có những kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức.
Bảng 2.2: Bảng kết quả khảo sát về năng lực nhân viên
* Khảo sát dành cho Ban lãnh đạo Cục và các Trưởng phòng, Đội trưởng
STT Nội dung câu hỏi về năng lực nhân viên Trả lời Có Không
1 Cơ quan có ban hành quy định cụ thể chức năng
nhiệm vụ từng vị trí không? 100% 0%
2
Cơ quan của Anh/Chị có ban hành văn bản quy định chế độ thưởng, phạt với các cá nhân, bộ phận hoàn thành hoặc không hoàn thành nhiệm vụ đề ra không?
90% 10%
3
Cơ quan có xây dựng “Bảng mô tả công việc” tương ứng với từng vị trí công việc của từng cá nhân không?
90% 10%
4 Cơ quan có tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các
48
* Khảo sát dành cho Phòng Tổ chức – Hành chính (bao gồm bộ phận Kế toán)
STT Nội dung câu hỏi về năng lực nhân viên Trả lời Có Không
1 Cơ quan có ban hành quy định cụ thể chức năng nhiệm
vụ từng vị trí không? 80% 20%
2 Cơ quan có xây dựng “Bảng mô tả công việc” tương
ứng với từng vị trí công việc của từng cá nhân không? 90% 10%
3 Cơ quan có tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các
khóa học nâng cao trình độ chuyên môn không? 80% 20%
4 Khối lượng công việc giao phù hợp với năng lực với
mỗi cán bộ để hoàn thành tốt công việc không? 40% 60%
* Khảo sát dành cho CBCC, người lao động
STT Nội dung câu hỏi về năng lực nhân viên Trả lời Có Không
1 Cơ quan có ban hành quy định cụ thể chức năng
nhiệm vụ từng vị trí không? 100% 0%
2
Cơ quan của Anh/Chị có ban hành văn bản quy định chế độ thưởng, phạt với các cá nhân, bộ phận hoàn thành hoặc không hoàn thành nhiệm vụ đề ra không?
80% 20%
3 Cơ quan có xây dựng “Bảng mô tả công việc” tương
ứng với từng vị trí công việc của từng cá nhân không? 75% 25%
4 Cơ quan có tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các
khóa học nâng cao trình độ chuyên môn không? 80% 20%
5 Số lượng nhân viên hiện nay có đủ để hoàn thành tốt
công việc không? 90% 10%
6 Khối lượng công việc giao phù hợp với năng lực với
mỗi cán bộ để hoàn thành tốt công việc 50% 50%
49
Từ kết quả thống kê được nêu ở trên, ta thấy:
Qua thực tế khảo sát cho thấy lãnh đạo đơn vị đã quan tâm đến CBCC trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho CBCC học tập nâng cao trình độ chuyên môn qua các lớp tập huấn ngắn hạn và dài hạn, học cấp tốc chuyên môn nghiệp vụ. Bồi dưỡng thường xuyên để nâng cao nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công việc. Để tạo môi trường làm việc công bằng, Ban lãnh đạo cơ quan đã phân công nhiệm vụ rõ ràng từng vị trí, từng chức danh. Xây dựng bảng mô tả công việc tưng ứng với từng vị trí công việc của từng cá nhân. Đánh giá CBCC cuối năm, ban hành quy chế khen thưởng rõ ràng và nghiêm minh, từ đó cho CBCC phát huy mặt mạnh và khắc phục hạn chế. Tuy nhiên khối lượng công việc bàn giao chưa phù hợp khi được hỏi “Khối lượng công việc giao phù hợp với năng lực với mỗi cán bộ để hoàn thành tốt công việc không?” thì kết quả khảo sát không được đánh giá cao, Phòng Tổ chức – Hành chính (bao gồm bộ phận Kế toán) ý kiến “Không” là 60% và CBCC, người lao động khác là 50%.
Năng lực và trình độ chuyên môn của CBCC ở Cục QLTT tỉnh Bình Định nhìn chung đã đáp ứng vị trí công tác chuyên môn, cho đến cuối năm 2019 là: 73 người, trong đó trình độ thạc sĩ là 15 người, trình độ đại học là 58 người, trình độ trung cấp là 0 người. Tuy nhiên, cần phải bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ mới tuyển dụng để có thể đáp ứng nhu cầu công việc và thay thế các CBCC sắp nghỉ hưu theo chế độ. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử lý trong công việc. Đội ngũ CBCC có năng lực chuyên môn và năng lực công tác tốt sẽ là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả công việc của cơ quan.
c. Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
Được thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB.
50
Kết quả khảo sát về triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo được thể hiện qua bảng dưới đây:
Bảng 2.3: Bảng kết quả khảo sát về triết lý và phong cách lãnh đạo
* Khảo sát dành cho Ban lãnh đạo Cục và các Trưởng phòng, Đội trưởng
STT Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo Trả lời Có Không
1
Hàng năm, Ban lãnh đạo và cán bộ chủ chốt trong cơ quan có cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra không?
90% 10%
2
Hàng năm Ban lãnh đạo có bàn bạc định hướng và giải pháp để ngăn ngừa những gian lận, sai sót trong cơ quan không?
80% 20%
3 Lãnh đạo cơ quan có thường xuyên tiếp xúc và trao
đổi trực tiếp với nhân viên không? 40% 60%
4 Lãnh đạo có lắng nghe các ý kiến kể cả ý kiến trái
chiều của nhân viên cấp dưới một cách cầu thị không? 30% 70%
* Khảo sát dành cho Phòng Tổ chức – Hành chính (bao gồm bộ phận Kế toán)
STT Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo Trả lời Có Không
1
Hàng năm, Ban lãnh đạo và cán bộ chủ chốt trong cơ quan có cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra không?
90% 10%
2
Hàng năm ban lãnh đạo có bàn bạc định hướng và giải pháp để ngăn ngừa những gian lận, sai sót trong cơ quan không?
51
* Khảo sát dành cho CBCC, người lao động
STT Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo Trả lời Có Không
1
Hàng năm, Ban lãnh đạo và cán bộ chủ chốt trong cơ quan có cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra