7. Kết cấu của luận văn
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Ban lãnh đạo luôn quan tâm đến hoạt động kiểm soát của đơn vị, kiểm tra thường xuyên các hoạt động nghiệp vụ thông qua BCTC, báo cáo quản trị của đơn vị. Thủ tục kiểm soát bao gồm các quy chế, chính sách, các bước và thủ tục do Ban lãnh đạo cơ quan thiết lập và tổ chức thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện các rủi ro trong quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Cần phải hoàn thiện các nội dung cơ bản sau:
CBCC chấp hành chế độ hạch toán kế toán kịp thời, đảm bảo thông tin tài chính, tình hình tuân thủ trong đơn vị một cách kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả. Cơ quan cần xây dựng một bộ phận KSNB độc lập, có chức năng kiểm tra, kiểm soát tất cả các quy định, quy chế mà cơ quan Nhà nước đã ban hành nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Ban lãnh đạo cần ban hành các văn bản phân công công tác cho các phòng ban, bộ phận và cá nhân một cách đầy đủ và cụ thể. Phân công, phân nhiệm cần phải quy định rõ ràng trong các thủ tục kiểm soát, phân định rõ ràng công việc và trách nhiệm của từng bộ phận có liên quan trong việc thực hiện chức năng phù hợp theo trình tự thực hiện hoạt động.
90
3.2.3.1. Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách
Tiêu chí làm căn cứ đểxây dựng các định mức chi phải rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu, dễ làm và dễ kiểm tra trong quá trình thực hiện. Những tiêu chí phải mang tính khoa học trong việc xác định nhiệm vụ, công việc cụ thể đối với từng chức danh CBCC, người lao động; cơ cấu tổ chức bộ máy; định mức biên chế trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập; định mức, chế độ chi hoạt động của từng ngành để làm cơ sở cho việc lập dự toán và phân bổ ngân sách.
Nên xây dựng quy trình dự toán ngân sách cụ thể, chi tiết, rõ ràng đảm bảo các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau; quy định rõ nội dung, thời gian thực hiện, các loại báo cáo và trách nhiệm mà các đơn vị cần phải thực hiện; xây dựng các biểu mẫu chi tiết hướng dẫn cho các bộ phận lập các dự toán liên quan đến đơn vị mình.
Khi lập dự toán phải căn cứ vào số liệu của năm trước, năm hiện tại và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến mực dự toán năm kế hoạch. Các dự toán được xây dựng phải có thuyết minh cơ sở tính toán và gắn liền với kế hoạch công tác năm, các đề xuất về sử dụng kinh phí phải dựa trên nhu cầu có thực và được tính toán chính xác.
Phải theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện; so sánh và phân tích sự chênh lệch giữa thực tế với dự toán kế hoạch để có sự điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả cao. Đồng thời, rút được những kinh nghiệm trong quá trình lập dự toán năm tiếp theo.
Cần phải lập báo cáo đánh giá quá trình thực hiện dự toán. Báo cáo phải phản ánh được tổng quát tình hình thực hiện các nhiệm vụ được giao của các đơn vị; phân tích khó khăn, thuận lợi và bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện; đề xuất các kiến nghị về cơ chế, chính sách nhằm tạo điều kiện thực hiện kế hoạch được giao.
* Chi tiết quy trình lập dự toán ngân sách:
Bước 1: Giao nhiệm vụ, chỉ tiêu hoạt động cho đơn vị.
Bước 2: Đơn vị lập dự toán ngân sách và chuyển cho đơn vị chủ quản tổng hợp gửi cho cơ quan tài chính.
91
Bước 3: Tổng hợp báo cáo của đơn vị trực thuộc, tổng hợp toàn bộ dự toán kinh phí theo mục lục ngân sách.
Bước 4: Bộ phận Kế toán họp, thảo luận với Ban lãnh đạo về kế hoạch ngân sách.
Bước 5: Căn cứ quyết định giao dự toán ngân sách, bộ phận Kế toán kiểm tra và ra thông báo kết quả thẩm định dự toán NSNN, phân bổ cho đơn vị trực thuộc, các phòng ban của Cục.
Bước 6: Các phòng ban thực hiện kế hoạch được duyệt.
Bước 7: Thanh tra, kiểm tra kế hoạch ngân sách được duyệt.
3.2.3.2. Hoàn thiện quy trình tiền lương
Phải xác định đúng mức lương của từng người lao động; xác định đúng ngày công lao động để trả đủ, trả đúng tiền lương; cập nhật thông tin nhân sự, trả lương kịp thời; có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, giảm thiểu sai sót, gian lận; quy trình phải rõ ràng, dễ hiểu.
Cần cụ thể hóa quy trình tiền lương bằng văn bản có hướng dẫn cụ thể và thông báo để mọi người biết và thực hiện. Quy định rõ trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận liên quan trong quy trình và có bảng biểu, chứng từ đi kèm. Cần chuyển sang trả lương vào cuối tháng (hiện cơ quan đang trả lương từ ngày 01 đến ngày 05 đầu tháng). Việc này sẽ hạn chế được sai sót, không còn phát sinh khoản chi bổ sung lương vào kỳ sau, sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức.
Trình tự thực hiện quy trình thanh toán tiền lương: - Quy trình tiền lương được cụ thể hóa như sau:
+ Theo định kỳ cuối tháng, văn phòng Cục tập hợp các quyết định, các hợp đồng, giấy chứng nhận lương bảo hiểm xã hội, các bảng kê đề nghị thanh toán đến kế toán thanh toán theo quy định.
+ Văn phòng Cục chuyển bảng thống kê giờ, giờ hướng dẫn tập sự đã được duyệt.
+ Văn phòng Cục chuyển các quyết định khen thưởng và các chứng từ liên quan.
92
Bảng 3.1 – Hoàn thiện quy trình thanh toán tiền lương
STT Chịu trách nhiệm
thực hiện Lưu đồ Biểu mẫu
Bư
ớc
1 Phòng Tổ chức –
Hành chính
Tiếp nhận thông tin:
- Bảng duyệt lương và phụ cấp ưu đãi của do phòng Tổ chức – Hành chính chuyển đến.
- Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, tăng, giảm thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương.
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm.
Bư
ớc
2
Bộ phận Kế toán
Kiểm tra xử lý hồ sơ thanh toán:
- Kiểm tra, xử lý hồ sơ thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp của CBCC, người lao động.
- Kiểm tra, xử lý, hồ sơ thanh toán thu nhập tăng thêm và bảng chấm công.
Bư ớc 3 - Lãnh đạo Cục - Bộ phận Kế toán Lập chuyển khoản và trình ký: - Lập chuyển khoản và trình ký bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương.
- Lập và trình ký bảng thanh toán tiền thu nhập tăng thêm.
Bư
ớc 4 Bộ phận Kế toán Chuyển chứng từ đến Kho bạc Nhà
nước.
Bư
ớc
5
Bộ phận Kế toán Thông báo tiền lương đến từng cá nhân trong cơ quan.
93
+ Các phòng chức năng trong cơ quan chuyển giấy báo làm thêm giờ, bảng chấm công làm thêm ngoài giờ và các khoản phụ cấp khác đã được ký duyệt đến kế toán.
+ Kế toán kiểm tra xem xét tính hợp lý, chính xác, hợp lệ của các chứng từ này nếu phù hợp với yêu cầu thì tiến hành chi trả theo quy định. Nếu không phù hợp thì chuyển trả lại cho văn phòng Cục hoặc các phòng chức năng hoặc cá nhân liên quan để chỉnh sửa cho phù hợp, đúng mẫu và đúng quy định.
+ Sau khi chỉnh sửa và hoàn tất các thủ tục tính lương, kế toán lương chuyển đến lãnh đạo Cục ký duyệt bảng thanh toán tiền lương, danh sách trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
+ Chuyển kế toán để tiến hành các thủ tục chi lương bằng chuyển khoản. + Thông báo tiền lương và tiến hành chi lương vào tài khoản ATM đến từng cá nhân trong cơ quan.