7. Kết cấu của luận văn
2.3.2. Tồn tại và nguyên nhân tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tạ
Cục Quản lý thị trường tỉnh Bình Định
2.3.2.1. Môi trường kiểm soát
a. Tồn tại
Chưa xây dựng mục tiêu, sứ mạng và giá trị cốt lõi cũng như triết lý làm việc nhằm tạo môi trường làm việc văn minh và nhân văn.
Việc kê khai tài sản của CBCC trong cơ quan còn mang tính hình thức, chưa khai đúng, khai đủ số tài sản hiện có.
b. Nguyên nhân tồn tại
Nhận thức của Ban lãnh đạo còn hạn chế về hệ thống KSNB, thời gian qua, hầu hết các biện pháp thực hiện đổi mới trong hoạt động cơ quan chủ yếu tập trung cho công tác kiểm tra kiểm soát thị trường theo yêu cầu của Chính phủ, chứ chưa thực sự quan tâm đúng mức đến xây dựng hệ thống KSNB tốt.
Do chính ý thức và đạo đức nghề nghiệp của từng CBCC, do còn cả nể trong công tác phê bình và tự phê bình nên việc xử lý CBCC có sai phạm đạo đức, hình thức khen thưởng, kỷ luật CBCC chưa được mạnh và công bằng. Chính sách khen thưởng không còn phù hợp với tình hình thực tế vì mức khen thưởng quá thấp, không những không tạo ra động lực thúc đẩy CBCC làm việc tốt, làm đúng mà đôi khi còn có tác dụng ngược lại.
Ban lãnh đạo cũng chưa thực hiện nhất quán công tác điều động, luân chuyển CBCC trong đơn vị, thực tế cho thấy: việc điều chuyển Trưởng, Phó các Phòng, Đội có được quan tâm nhưng việc luân chuyển CBCC từ Phòng chuyên môn, Đội QLTT này sang Phòng, Đội khác thì chưa được chú trọng.
Cơ cấu tổ chức của một số đơn vị chưa được đánh giá lại một cách thường xuyên để kịp thời điều chỉnh lại cho phù hợp với những thay đổi theo từng thời điểm.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
a. Tồn tại:
Vẫn còn một số đơn vị có xây dựng kế hoạch, mục tiêu nhưng chỉ mang tính hình thức, khi xây dựng mục tiêu chưa quan tâm đúng mức đến mục tiêu tuân thủ.
81
Cơ quan vẫn chưa chú trọng đến xây dựng quy trình nhận diện, đo lường đánh giá, kiểm soát rủi ro và bố trí lực lượng đối phó với các rủi ro.
b. Nguyên nhân tồn tại:
Quy trình đánh giá rủi ro tại cơ quan chưa được xây dựng một cách khoa học, logic và trách nhiệm chủ yếu thuộc về Ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo cơ quan chưa thiết kế và ban hành các chính sách quy định khuyến khích nhân viên ở các bộ phận quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn; chưa có biện pháp cụ thể để CBCC nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà cơ quan có thể chấp nhận được.
KSNB trong khu vực công thực sự mới phát triển, đối với nước ta còn khá mới mẻ. Vì vậy Ban lãnh đạo vẫn điều hành theo kinh nghiệm, chưa chủ động đưa ra các dự báo, phán đoán và phòng ngừa rủi ro về thất thoát tài sản vật chất, chưa đánh giá và xử lý rủi ro có liên quan về hoạt động cơ quan, về suy thoái đạo đức công vụ. Hơn nữa, các chương trình đào tạo về rủi ro ở khu vực công chưa tiên tiến, thích hợp với thực tế, chưa thường xuyên nên dẫn đến hiệu quả quản lý rủi ro bị hạn chế.
2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát
a. Tồn tại:
Thực tế các quy định, quy chế, chính sách của cơ quan sau khi ban hành vẫn còn chưa được Ban lãnh đạo và nhân viên thi hành tuân thủ triệt để, vẫn có những hành vi làm vô hiệu các quy định, quy chế đã ban hành. Còn nhiều đơn vị chưa xây dựng và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát.
Đơn vị chưa bảo mật thông tin tốt, phân công kiêm nhiệm giữa các chức năng xét duyệt, thực hiện, ghi chép, bảo quản, chưa quy định trình tự luân chuyển chứng từ.
b. Nguyên nhân tồn tại:
Ban thanh tra nhân dân hoạt động còn mang tính hình thức chưa đi vào thực chất. Những CBCC được bố trí vào Ban này đều hoạt động kiêm nhiệm. Do vậy, một mặt họ không có thời gian tập trung cho công việc kiểm soát. Mặt khác, nảy sinh thái độ làm việc nể nang, ngại va chạm, không đấu tranh đến cùng, chưa đi vào thực tế.
82
Đối với quy trình tiền lương, hiện nay, quy trình chưa được mô tả cụ thể trong quy chế tổ chức và hoạt động của Cục. Do cơ quan trả lương vào đầu tháng nên bộ phận Kế toán sẽ không thể tính đúng, tính đủ và chính xác tiền lương phải trả hàng tháng mà thường là phải truy lĩnh lương.
2.3.2.4. Thông tin và truyền thông
a. Tồn tại:
Cách thức truyền đạt thông tin hiện tại vẫn còn chưa đảm bảo sự thông suốt hai chiều. Cơ quan vẫn chưa chú trọng trong việc ban hành các văn bản quy định về thời gian và nơi lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán.
b. Nguyên nhân tồn tại
Thông tin chủ yếu vẫn mang tính một chiều từ Ban lãnh đạo xuống đến nhân viên cấp dưới. Còn nhiều thông tin ngược lại từ nhân viên cấp dưới lên đến Ban lãnh đạo thì khá hạn chế. Điển hình, CBCC hầu như không hoặc rất ít bày tỏ nguyện vọng, chính kiến của mình, góp ý về Ban lãnh đạo, về hoạt động của cơ quan một cách trách nhiệm thông qua hộp thư góp ý của cơ quan, hoặc tại các cuộc họp hàng tháng, hàng quý, cuộc họp tổng kết cuối năm… Truyền thông đôi khi chưa được thông suốt, còn ách tắc, chậm trễ, làm thông tin thiếu tính kịp thời, giảm giá trị. Một số CBCC chưa nắm được các quy định, quy trình hoạt động, chưa hiểu rõ công việc của mình phải phối hợp như thế nào làm ảnh hưởng đến kết quả công việc chung. Do đó, việc nâng cao hiệu quả của truyền thông là việc làm hết sức cần thiết và cấp bách của cơ quan hiện nay.
2.3.2.5. Giám sát
a. Tồn tại:
Hoạt động giám sát tại Cục QLTT tỉnh Bình Định vẫn còn mang tính hình thức và chưa đi vào thực chất. Trong quá trình giám sát, Ban lãnh đạo vẫn còn chưa kịp thời khen thưởng hoặc xử lý đúng mức đối với các cá nhân, tập thể có thành tích tốt hoặc cố ý vi phạm các quy định gây thiệt hại công quỹ.
b. Nguyên nhân tồn tại:
83
công cụ giám sát cho phù hợp với điều kiện thực tế, vì thế công việc giám sát chưa đạt được hiệu quả cao. Bộ phận giám sát chủ yếu là Ban thanh tra nhân dân không đủ mạnh để thực hiện chức năng này. Cuộc giám sát chỉ gói gọn trong vòng tối đa một buổi, chỉ nghe báo cáo là chính, không có thời gian kiểm tra chứng từ, không có thời gian đối chiếu giữa các báo cáo với số liệu thực tế nên việc đánh giá hiệu lực, hiệu quả của hệ thống KSNB chưa chính xác.
84
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên cơ sở lý luận đã được trình bày ở Chương 1, Chương 2 giới thiệu tổng quát về Cục QLTT tỉnh Bình Định và phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại đơn vị thông qua bộ câu hỏi khảo sát. Phân tích hệ thống KSNB dựa trên năm bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo của COSO năm 1992 bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát. Các bộ phận này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống, chúng tác động qua lại lẫn nhau.
Trên cơ sở đó, tác giả đã khái quát ưu điểm và những mặt còn tồn tại của hệ thống KSNB. Những đánh giá trên là cơ sở để tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Cục QLTT tỉnh Bình Định ở Chương 3.
85
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI SỞ CỤC QUẢN LÝ THỊ TRƯỜNG TỈNH BÌNH ĐỊNH
Thông qua việc phân tích, đánh giá quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB của Cục QLTT tỉnh Bình Định, từ đó xác định những gì đã làm được, chưa làm được, nguyên nhân chính ảnh hưởng đến việc chưa xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB. Thông qua việc xác định điểm mạnh và điểm yếu kết hợp với việc phân tích, người viết đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB của Cục QLTT tỉnh Bình Định.