7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Nhận diện các trung tâm trách nhiệm tại Công ty
Trên cơ sở phân quyền quản lý tại Công ty, có thể nhận diện một số trung tâm trách nhiệm nhƣ sau:
a. Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí gồm các phòng ban chức năng, các nhà máy sản xuất. Trƣởng các phòng ban chức năng chịu trách nhiệm tham mƣu cho Tổng Giám đốc, phụ trách quản lý điều hành các hoạt động của các “trung tâm” này theo chức năng, nhiệm vụ đã đƣợc phân công. Nhà quản lý của các trung tâm
này chỉ chịu trách nhiệm về chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Toàn bộ các chi phí phát sinh đều đƣợc thanh toán và có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị. Có 2 dạng trung tâm chi phí đƣợc nhận diện:
- Trung tâm chi phí phát sinh các nhà máy sản xuất. Đối với chi phí này, phòng Kế hoạch – Đầu tƣ chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh. Trên cơ sở phân công nhiệm vụ các phòng ban, phòng Kế hoạch – Đầu tƣ thực hiện việc lựa chọn nhà thầu, các nhà cung ứng máy móc, vật tƣ dự phòng thay thế cho nhà máy sản xuất. Sau khi lựa chọn đƣợc nhà thầu, phòng Kế hoạch – Đầu tƣ trình Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt phƣơng án kinh doanh và ký kết hợp đồng kinh tế… Bên cạnh đó, do đặc thù ngành nghề kinh doanh là sản xuất kinh doanh điện năng. Chi phí phát sinh chủ yếu là các định phí, chi phí vật tƣ máy móc thiết bị thuộc các nhà máy, các biến phí không đáng kể. Do đó, có thể nói phòng Kế hoạch – Đầu tƣ chính là trung tâm chi phí chính của Công ty.
- Trung tâm chi phí phát sinh ở các phòng ban chức năng: phòng Tài chính – Kế toán, phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Kế hoạch – Đầu tƣ. Nhà quản trị trung tâm này vừa kiểm soát chi phí phát sinh sao cho phù hợp với dự toán vừa đảm bảo thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
b. Trung tâm doanh thu
Các nhà máy sản xuất và phòng Kỹ thuật có thể xem là trung tâm doanh thu của Công ty. Nhà quản lý của nhà máy và phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm hoàn thành kế hoạch sản xuất – doanh thu hàng quý, hàng năm do Tổng Giám đốc phê duyệt. Hằng năm, phòng Kỹ thuật dựa trên số liệu tình hình sản xuất của các năm trƣớc và số liệu về tình hình thủy văn, lƣu lƣợng nƣớc của hồ chứa để đƣa ra các dự báo về hoạt động sản xuất của các nhà máy. Bên cạnh đó, Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm tham gia thị trƣờng điện, thực hiện chào giá bán và mức sản lƣợng mà nhà máy có thể sản xuất cho
Trung tâm điều độ hệ thống điện Quốc gia. Việc đƣa ra mức giá hợp lý với mức sản lƣợng có thể sản xuất đƣợc trong điều kiện thủy văn cho phép và có tính cạnh tranh hơn các nhà máy điện khác sẽ giúp Công ty đạt đƣợc doanh thu tối ƣu. Để thực hiện đƣợc tốt mục tiêu tối đa hóa doanh thu, Nhà máy cần phối hợp với phòng Kỹ thuật trong việc sản xuất điện, điều tiết thủy văn phù hợp nhằm đƣa ra kế hoạch sản xuất hợp lý hƣớng. Do đó, có thể khẳng định rằng phòng Kỹ thuật và nhà máy sản xuất là trung tâm doanh thu của Công ty. Các nhà quản trị trung tâm này điều hành hoạt động của trung tâm, tổ chức thực hiện kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện cho Tổng Giám đốc.
c. Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận đƣợc nhận diện là Ban Giám đốc, mà đứng đầu là Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc có trách nhiệm tổ chức, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Công ty nhằm thực hiện các kế hoạch đã đề ra, chịu trách nhiệm và toàn quyền quyết định về các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động cũng nhƣ các kế hoạch sản xuất kinh doanh… thực hiện kế hoạch doanh thu nhằm đạt đƣợc kế hoạch lợi nhuận đã đề ra.
d. Trung tâm đầu tư
Hội đồng quản trị mà ngƣời đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể xem là trung tâm đầu tƣ. Có trách nhiệm giám sát hoạt động kinh doanh, chỉ đạo Tổng Giám đốc điều hành và ngƣời quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty.
Hội đồng quản trị quyết định chiến lƣợc kinh doanh đầu tƣ và kế hoạch phát triển cũng nhƣ kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm mà Tổng Giám đốc trình duyệt.
Sau khi nhận diện và phân tích các trung tâm trách nhiệm trên đây cho thấy, mặc dù Công ty đã phân chia các cấp quản lý và thiết lập các trung tâm trách nhiệm nhƣng việc phân cấp quản lý chƣa rõ ràng, quyền hạn của các
trung tâm còn ít, còn hạn chế, do vậy nó chƣa thể hiện rõ trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, cá nhân.
- Vai trong cung cấp thông tin của kế toán liên quan đến các trung tâm trách nhiệm
+ Từ việc nhận diện các trung tâm trách nhiệm và xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có liên quan nhƣ trên, bộ phận kế toán có vai trò liên đới trong quá trình cung cấp thông tin cho các trung tâm trách nhiệm. Đối với Công ty, phòng Tài chính – Kế toán là nơi lƣu giữ các thông tin tài chính trong suốt quá trình hoạt động của mình. Chính vì vậy, kế toán cung cấp tất cả các thông tin tài chính nội bộ của Công ty. Phòng Tài chính – Kế toán phối với các phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Kế hoạch – Đầu tƣ, phòng Kỹ thuật và trƣởng các bộ phận (nhà quản lý trung tâm trách nhiệm) để lập ra các dự toán dựa trên số liệu của năm trƣớc và đảm bảo sao cho số liệu dự toán mang tính khả thi cao, phù hợp với năng lực của từng bộ phận nhận.
+ Đối với trung tâm chi phí, kế toán cung cấp các thông tin về định mức nguyên vật liệu, nhân công, giá trị tiêu hao thực tế của năm trƣớc… để lập dự toán chi phí. Tƣơng tự nhƣ vậy, đối với trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận hay trung tâm đầu tƣ kế toán cũng là nơi cung cấp doanh thu tiêu thụ của năm trƣớc, tình hình biến động giá cả qua từng giai đoạn thông qua báo cáo phân tích nội bộ, tình hình công nợ, tình hình lợi nhuận,… của Công ty. Nhƣ vậy, kế toán là một mắc xích quan trọng, cung cấp các thông tin tài chính cho các bộ phận, đồng thời cũng là bộ phận có trách nhiệm phối hợp lập kế hoạch cho các trung tâm trách nhiệm.