7. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệ mở Công ty
3.2.4.1 Báo cáo trung tâm chi phí
a. Đối với trung tâm chi phí phát sinh tại các nhà máy sản xuất
- Báo cáo dự toán
Việc dự toán sẽ giúp nhà quản trị đƣa ra các quyết định kịp thời trong các tình huống biến động khác nhau, chủ động trong việc định giá ở các mức
độ sản xuất khác nhau và buộc các quản trị đƣa ra mục tiêu trƣớc khi hoạt động bắt đầu. Ở Công ty CP Thủy điện Vĩnh Sơn – Sông Hinh, các dự toán chi phí đƣợc lập dƣới dạng dự toán “tĩnh” chỉ theo mức độ hoạt động nhất định. Điều này phù hợp với doanh nghiệp có các khoản chi phí dễ dự báo và không có nhiều thay đổi trong kỳ lập dự toán, nhƣng không phù hợp với việc phân tích và kiểm soát chi phí, nhất là chi phí sản xuất chung, bởi vì mức hoạt động thực tế thƣờng có sự khác biệt so với mức hoạt động dự toán. Dự toán chi phí linh hoạt sẽ đáp ứng đƣợc yêu cầu này.
Bảng dự toán chi phí linh hoạt sẽ là cơ sở để đánh giá trách nhiệm của nhà quản trị bộ phận một cách cụ thể, sát thực hơn. Bởi trong những trƣờng hợp sản xuất không đạt dự toán, hoặc vƣợt quá dự toán, thì chi phí phát sinh vẫn đƣợc kiểm soát một cách chặt chẽ nhất dựa vào dự toán tăng giảm của báo cáo. Điều này sẽ tăng cƣờng tính hiệu quả trong kiểm soát chi phí đối với nhà quản trị bộ phận.
Tuy nhiên, chi phí sản xuất chung ở Công ty thƣờng không đáng kể so với các chi phí mà các phòng ban đã lập dự toán. Do đó, các phòng ban cần phối hợp lập các chi phí sản xuất chung dựa trên số liệu thống kê từ các chi phí sản xuất chung nhƣ chí phí quản lý trực tiếp… ở năm trƣớc liền kề nhằm dự báo đƣợc con số chính xác nhất giúp Ban Giám đốc kiểm soát đƣợc chi phí mỗi bộ phận nói riêng, chi phí cả Công ty nói chung.
Bảng 3.2 Dự toán chi phí quản lý trực tiếp năm 2020
Đơn vị tính: triệu đồng
Stt Khoản mục chi phí
Năm 2019
Kế hoạch
năm 2020 Diễn giải Kế
hoạch
Thực hiện
I Chi phí điện thoại, Fax 223.80 254.13 259.80 1.1 Chủ tịch HĐQT, Ban Điều hành 45.00 45.00 0,75 tr/ngƣời/tháng x 5 ngƣời x 12 1.2 Cán bộ quản lý (Trƣởng , Phó Phòng) 76.80 76.80 0,4 tr/ngƣời/tháng x 16 ngƣời x 12
Stt Khoản mục chi phí
Năm 2019
Kế hoạch
năm 2020 Diễn giải Kế
hoạch
Thực hiện
1.3 Các đối tƣợng (Tổ trƣởng SX, lái xe, đối tác giao dịch…)
48.00 48.00 0,20 tr/ngƣời/tháng x 20 ngƣời x 12
1.4 Các máy thuê bao phục vụ SX (Văn phòng, 02 khu vực NM)
54.00 90.00 BQ: 2,5 tr/KV/tháng x 03 KV x 12
II Chi phí tiền điện, nƣớc sinh hoạt
792.00 723.15 720.00 BQ: 20 tr/KV/tháng x 03 KV x 12
III Chi phí nhiên liệu xe ô tô, xe máy, bơm cứu hỏa….
1,344.00 1,158.80 1,176.00 BQ: 7 tr/xe/tháng x 14 xe x 12
IV Chi phí bảo dƣỡng, sửa chữa xe
789.60 508.15 658.00
4.1 Thay xăm lớp 252.00 238.00 BQ: 17 triệu/xe/năm x 14 xe
4.2 Bảo dƣỡng, sửa chữa thay thế vật tƣ thiết bị xe
537.60 420.00 BQ: 2,5 triệu/xe/tháng x 14 xe x12
V Chi phí hoạt động điều hành
1,783.00 1,454.67 1,460.00 5.1 Chi phí tàu, xe đi lại, ăn
nghỉ của HĐQT, Ban kiểm soát đi công tác
480.00 360.00 BQ: 30 triệu/tháng x 12 tháng
5.2 Chi phí tàu, xe đi lại, ăn nghỉ của Ban ĐH, CBNV Công ty đi công tác
720.00 600.00 BQ: 50 triệu/tháng x 12 tháng
5.3 Chi phí sách báo, tài liệu, soạn thảo sửa đổi QC, QyĐ, QT 75.00 60.00 BQ: 20 triệu/KV/năm x 3KV 5.4 Chi phí văn phòng phẩm, EMS... 190.00 170.00 - Văn phòng: 120 triệu/năm - 02 Khu vực 50 triệu/năm 5.5 Chi phí hành chính 03 khu vực (nƣớc uống, chăm sóc cây cảnh dụng cụ……) 192.00 162.00 Văn phòng: 90 triệu/năm 02 Khu vực 72 triệu/năm
5.6 Sửa chữa, thay thế thƣờng xuyên các loại trang thiết
126.00 108.00 BQ: 3 triệu/tháng x 03 KV x 12
Stt Khoản mục chi phí
Năm 2019
Kế hoạch
năm 2020 Diễn giải Kế hoạch Thực hiện bị, máy móc phục vụ làm việc văn phòng, KV
VI Chi phí hội họp, ngoại giao, quảng bá thƣơng hiệu
1,654.00 861.64 1,100.00
6.1 Chi phí tổ chức đại hội cổ đông thƣờng niên và bất thƣờng của Công ty
150.00 80.00 Đại hội thƣờng niên 80 triệu. 6.2 Chi phí họp định kỳ, đột xuất của HĐQT, BKS 280.00 100.00 Ƣớc khoảng 5 lần/năm x 20 triệu/lần 6.3 Chi phí hội nghị NLĐ; các cuộc họp giao ban, tổng kết công tác sản xuất 264.00 130.00 HNNLĐ: 90 triệu (Cấp C.ty: 60 tr; cấp cơ sở gồm 03 CĐ: 30 tr); 40 tr: cho các cuộc họp.
6.4 Chi phí truyền thông, quảng cáo trên các báo, tập san….
90.00 50.00
6.5 Chi lễ tân, khánh tiết, ngoại giao đối tác, địa phƣơng….
830.00 700.00
6.6 Duy trì thông tin tren các Website…
40.00 40.00
Tổng cộng 6,586.40 4,960.54 5,373.80
(Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán Công ty CP Thuỷ điện Vĩnh Sơn – Sông Hinh)
- Báo cáo thực hiện
Tại các nhà máy, trƣởng khu vực nhà máy thống kê các chi phí phát sinh tại nhà máy mình để gửi lên Phòng Kỹ thuật lập báo cáo chi phí sản xuất để trình lên Công ty. Công ty lập báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất. Việc lập báo cáo này nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra chênh lệch giữa chi phí thực hiện với chi phí dự toán.
b. Đối với trung tâm chi phí là các phòng ban chức năng
- Báo cáo dự toán
Các phòng ban ở Công ty (Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Kế hoạch – Đầu tƣ, Phòng Kỹ thuật) xây dựng dự toán chi phí bằng cách căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh năm trƣớc để xây dựng chi phí cho từng phòng ban. Theo đó, bảng báo cáo này sẽ thể hiện giá trị chi phí cho công tác quản lý từng phòng ban riêng biệt. Nhằm làm cơ sở cho việc đánh giá trách nhiệm của các nhà quản trị bộ phận.
Dựa vào cách xây dựng này, có thể lập dự toán chi phí cho Phòng Tài chính – Kế toán nhƣ sau:
Bảng 3.3 Bảng dự toán chi phí quản lý cho bộ phận văn phòng Tháng 12/2020
Đvt: Đồng Khoản mục chi phí Tổng cộng Trong đó Phòng Tài chính – kế toán P. Kỹ thuật … Tiền lƣơng 900.000.000 250.000.000 Chi phí tiếp khách, hội họp 50.000.000 20.000.000 Điện thoại, fax, internet 6.081.409 1.839.000 Văn phòng phẩm 3.245.830 1.570.000 CP bằng tiền khác 8.183.067 3.160.000
Tổng cộng 967.510.306 276.569.000
Đối với nhà quản lý bộ phận, thì bảng dự toán này giúp cho việc kiểm soát từng khoản mục chi phí của phòng mình đƣợc cụ thể, rõ ràng hơn, chi tiết hơn. Các khoản mục chi phí trong bảng này nhƣ tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, chi phí tiếp khách, hội nghị, các chi phí mua ngoài… sẽ đƣợc kiểm soát chặt chẽ hơn nhờ sự chi tiết này. Nhà quản lý khi so sánh với kết quả thực hiện sẽ biết đƣợc nguyên nhân tăng giảm chi phí do đâu, khoản mục nào tăng giảm từ đó sẽ có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời, nhanh chóng.
- Báo cáo thực hiện
Báo cáo chi phí của trung tâm này đƣợc lập căn cứ vào các chi phí thực tế phát sinh tại các phòng ban. Căn cứ vào dự toán chi phí để so sánh với chi phí thực tế phát sinh. Công ty nên khoán chi phí các phòng này để việc quản lý và kiểm soát chi phí đƣợc chặt chẽ, nếu khoản chi phí đó vƣợt khoán thì mỗi phòng ban tự chịu trách nhiệm và giải trình trƣớc Tổng Giám đốc Công ty.
3.2.4.2. Báo cáo của trung tâm doanh thu
- Báo cáo dự toán
Công ty giao cho Phòng Kỹ thuật và nhà máy chịu trách nhiệm về doanh thu. Nhƣ vậy đơn vị này đƣợc xem là trung tâm doanh thu. Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm tham gia công tác chào giá điện hằng ngày. Do việc sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào tình hình thời tiết, lƣu lƣợng mƣa và tích trữ nƣớc, nên dự toán doanh thu của Công ty hiện nay chỉ mang tính tƣơng đối.
Để có đƣợc bảng dự toán mang tính chính xác cao, phòng Kỹ thuật cần thu thập các số liệu lƣợng nƣớc, lƣu lƣợng mƣa ở các hồ thuỷ điện… kết hợp với công suất máy phát để xác định một cách chính xác nhất sản lƣợng điện thƣơng mại nhà máy có thể sản xuất. Bên cạnh đó, nhà máy cần phối hợp với phòng Kỹ thuật, sản xuất hiệu quả để đạt đƣợc doanh thu tối đa.
Bảng dự toán doanh thu sau đây cung cấp các thông tin về số lƣợng, số tiền chi tiết cho từng tháng, từng quý sẽ tiêu thụ nhƣ trình bày trong Phụ lục 5.
Nếu nhƣ trong thực trạng, luận văn đã trình bày về bảng tổng hợp giao chỉ tiêu doanh thu cho các trung tâm doanh thu của Công ty một cách tổng quát. Giá trị doanh thu dự toán là một số tổng, thì ở đây, dựa vào những dữ liệu đã có kỳ trƣớc, lập dự toán cho trung tâm doanh thu không chỉ đƣa ra một con số tổng mà còn thể hiện chi tiết về từng tháng, từng quý cụ thể. Điều này nhằm giúp cho nhà quản trị quản lý tốt hơn, chi tiết hơn đối với kết quả sản xuất. Theo đó, sẽ chịu trách nhiệm một cách cụ thể, rõ ràng hơn về tình hình
thực hiện doanh thu, dễ dàng biết rõ nguyên nhân của sự biến động doanh thu giữa dự toán và thực hiện từng tháng, từng quý.
- Báo cáo thực hiện
Phòng Kỹ thuật với giác độ là trung tâm doanh thu, chịu trách nhiệm kiểm soát và lập báo cáo về doanh thu cho toàn Công ty. Các số liệu đƣợc thu thập từ tài khoản 511 chi tiết do Phòng kế toán cung cấp. Đồng thời, trung tâm doanh thu mở sổ theo dõi doanh số bán ra trung tâm mình để nắm đƣợc doanh số bán ra và công nợ. Báo cáo doanh thu tiêu thụ ở Công ty đƣợc thể hiện qua số dự toán và số thực hiện.
Trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm doanh thu đƣợc biết đến với việc đảm bảo thực hiện theo doanh thu kế hoạch. Trong bảng báo cáo này thể hiện giá trị của cả doanh thu dự toán và doanh thu thực hiện, số chênh lệch của kế hoạch và thực hiện, từ đó đánh giá đƣợc mức độ trách nhiệm kiểm soát của nhà quản trị trung tâm doanh thu. Trách nhiệm này đƣợc thể hiện ở cả việc kiểm soát doanh thu của từng đơn giá cụ thể và cả doanh thu tổng cộng của một kỳ báo cáo.
3.2.4.3. Báo cáo của trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư
- Báo cáo dự toán
Bên cạnh việc thực hiện nhiệm vụ bảo toàn vốn, vấn đề phát triển vốn, đầu tƣ vốn vào đâu để có lợi và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất luôn đƣợc Công ty quan tâm. Để có cơ sở đánh giá hiệu quả đầu tƣ, Công ty cần thiết lập các dự toán đầu tƣ và lợi nhuận.
Dự toán trung tâm đầu tƣ và lợi nhuận đƣợc lập tại cấp Công ty và đƣợc trình duyệt lên Hội đồng quản trị quyết định. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm thực thi chính sách về các dự toán này và điều hành Công ty.
Dự toán trung tâm đầu tƣ và lợi nhuận đƣợc lập căn cứ vào chỉ tiêu doanh thu thuần và chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Dự toán này cần
đƣợc lập theo mô hình số dƣ đảm phí, phù hợp với yêu cầu về thông tin trong điều kiện cơ chế thị trƣờng hiện nay.
Các trung tâm lợi nhuận cần cung cấp thông tin về tình hình thực hiện lợi nhuận thông qua đó đánh giá trách nhiệm cũng nhƣ kết quả đạt đƣợc về kế hoạch lợi nhuận. Bảng dự toán cho trung tâm đầu tƣ và lợi nhuận ở cấp Công ty nhƣ Bảng 3.4.
Bảng 3.4 Báo cáo dự toán trung tâm đầu tƣ và lợi nhuận tháng 12/2020
Đvt: triệu đồng
STT Chỉ tiêu Số tiền
1 Doanh thu thuần 3.557
2 Biến phí sản xuất 2.583
3 Số dƣ đảm phí sản xuất (3)=(1)-(2) 974
4 Biến phí quản lý và bán hàng 243
5 Tổng số dƣ đảm phí (5)=(3)-(4) 731
6 Tổng định phí 424
7 Lợi nhuận trƣớc thuế (7)=(5)-(6) 307
8 Vốn đầu tƣ bình quân 2.041
9 ROI mục tiêu 12%
10 Chi phí sử sụng vốn bình quân (10)=(8)x(9) 244,92 11 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI) (11)=(7)/(8) 15,04%
12 Lợi nhuận để lại (RI) 62,08
(Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán Công ty CP Thuỷ điện Vĩnh Sơn – Sông Hinh)
- Báo cáo thực hiện
Đối với trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tƣ, thì cuối kỳ báo cáo, căn cứ vào doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ, kế toán tiến hành lập bảng báo cáo với hình thức, nội dung tƣơng tự nhƣ dự toán, từ đó thể hiện cột chênh lệch theo giá trị và tỷ lệ phần trăm giữa dự toán và thực tế.
Báo cáo thực hiện lợi nhuận và đầu tƣ đánh giá trách nhiệm không chỉ của Ban Giám đốc trong việc đảm bảo thực hiện các chỉ tiêu về lợi nhuận, của Chủ tịch Hội đồng quản trị trong việc đảm bảo các chỉ tiêu về vốn đầu tƣ mà
còn đánh giá đƣợc trách nhiệm cả đối với nhà quản trị của nhà quản trị chi phí và doanh thu. Bởi vì kết quả của một trung tâm doanh thu bao gồm nhiều trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Từ cơ sở lý luận và thực trạng của Công ty CP Thuỷ điện Vĩnh Sơn – Sông Hinh, Chƣơng 3 đã trình bày một số giải pháp nhằm tăng cƣờng hoàn thiện trách nhiệm tại Công ty. Đó là:
- Hoàn thiện KTTN thông qua việc phân cấp quản lý, xác định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận.
- Xây dựng mô hình tổ chức kế toán trách nhiệm và bố trí nhân sự cho báo cáo trách nhiệm tại Công ty, đồng thời xác định mục tiêu, nhiệm vụ của từng trung tâm trách nhiệm nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý trong việc kiểm soát và xác định trách nhiệm của từng đối tƣợng liên quan.
- Hoàn thiện hệ thống các báo cáo kế toán trách nhiệm nhằm cung cấp các thông tin chi tiết, cụ thể phục vụ việc đánh giá trách nhiệm của các đơn vị trong Công ty.
- Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm của các bộ phận nhằm đo lƣờng thành quả hoạt động của các trung tâm, giúp cho nhà quản lý cấp cao nhận định chính xác tình hình hoạt động của các bộ phận cấp dƣới.
- Xây dựng một số chỉ tiêu phi tài chính nhằm bổ trợ cho công tác quản lý và kiểm soát của nhà quản trị, nâng cao tinh tính chịu trách nhiệm của các cá thể và bộ phận trong Công ty.
Xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoạt động của Công ty, giúp cho nhà quản trị đánh giá kết quả kinh doanh cho từng bộ phận, đơn vị thông qua việc kiểm soát hoạt động của từng bộ phận, từng đơn vị và từng nhà quản trị tƣơng ứng, góp phần hoàn thành mục tiêu chung của Công ty.
KẾT LUẬN
Trƣớc những khó khăn trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều vấn đề thách thức. Do vậy, để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp càng phải nâng cao nội lực và khả năng cạnh tranh của mình. Công ty CP Thuỷ điện Vĩnh Sơn – Sông Hinh cần nhận thức đúng đắn vai trò của kế toán quản trị nói chung và kế toán trách nhiệm nói riêng nhằm tiến hành tổ chức kế toán trách nhiệm, từng bƣớc nâng cao hiệu quả quản lý thông qua việc đánh giá thành quả các bộ phận, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ và phối hợp với nhau thực hiện mục tiêu chung của Công ty.
Mặc dù Công ty đã có sự phân cấp quản lý, có sự phân công trách nhiệm cho từng bộ phận, tuy nhiên thông tin kế toán chƣa đƣợc tổ chức gắn với cấp quản lý nên chƣa đánh giá đƣợc thành quả trách nhiệm của từng bộ phận và quá