7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm
+ Đánh giá hiệu quả đầu tƣ của các lĩnh vực mà DN kinh doanh thông qua việc nắm đƣợc tình hình về doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các HĐSXKD trong công ty.
+ Đánh giá đƣợc thành quả của các bộ phận trong việc hƣớng đến mục tiêu chung của toàn Công ty. Đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng bộ phận và của cả Công ty.
3.2.3. Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm nhiệm
3.2.3.1. Xây dựng các chỉ tiêu tài chính đánh giá trách nhiệm
Việc đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm, Công ty đã có những chỉ tiêu đánh giá nhƣng chƣa thật cụ thể. Do vậy, tác giả trình bày một số chỉ tiêu nhằm hoàn thiện việc đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm nhằm hƣớng tới mục tiêu chung là phát triển và hoàn thiện hơn công tác kế hoạch trách nhiệm tại Công ty.
a. Trung tâm chi phí
- Đối với trung tâm chi phí là các phòng ban chức năng
Tại Công ty CP Thuỷ điện Vĩnh Sơn – Sông Hinh chƣa thiết lập các chỉ tiêu về đánh giá thành quả đối với trung tâm chi phí là các phòng ban chức năng (trung tâm chi phí linh hoạt). Các phòng ban này bao gồm phòng Tài chính – Kế toán, phòng Kỹ thuật, phòng Tổ chức – Hành chính. Đây là những
bộ phận gián tiếp, sự biến động chi phí của trung tâm này không ảnh hƣởng đến năng suất của bộ phận sản phẩm hay kinh doanh, do đó khó đánh giá.
Đối với các phòng ban này, trƣớc hết cần lập dự toán chi phí. Việc lập dự toán này dựa vào chi phí phát sinh năm trƣớc để lập cho năm nay, có thể lập theo quý để dễ dàng kiểm soát.
Trên cơ sở xây dựng các dự toán chi phí nhƣ vậy, mỗi cấp độ bộ phận đều có thể tự kiểm tra phân tích, so sánh đối chiếu chi phí thực tế phát sinh và kế hoạch đƣợc duyệt qua các kỳ kinh doanh để thấy đƣợc sự tiết kiệm hay tăng chi phí của trung tâm này, từ đó lập báo cáo tổng hợp từ cấp dƣới lên cấp trên một cách đầy đủ và cụ thể hơn và có trách nhiệm về việc sử dụng chi phí, có ý thức tiết kiệm chi phí hơn.
- Đối với trung tâm chi phí là phòng Kế hoạch – Đầu tƣ
Mục tiêu chung của trung tâm chi phí là tối đa sản lƣợng sản xuất và tối thiểu chi phí sử dụng. Sử dụng phƣơng pháp so sánh để đánh giá chi tiết từng chỉ tiêu cụ thể giữa chi phí thực hiện so với dự toán, để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí.
Chỉ tiêu đánh giá Phƣơng pháp tính Đánh giá trách nhiệm
Chênh lệch sản lƣợng sản xuất
Sản lƣợng sản xuất thực hiện – Sản lƣợng sản xuất dự toán
Đánh giá đƣợc tính chịu trách nhiệm về năng suất lao động
Chênh lệch chi phí sản xuất sản phẩm
Chi phí sản xuất sản phẩm thực hiện – Chi phí sản xuất sản phẩm dự toán
Về khả năng quản lý chi phí
Chênh lệch tỷ lệ chi phí trên doanh thu
-
Về khả năng quản lý chi phí
b. Trung tâm doanh thu
Đối với trung tâm này, Công ty đã xây dựng đƣợc báo cáo tổng hợp, so sánh giữa doanh thu dự toán và thực hiện của mỗi quý. Tuy nhiên, để kiểm soát tốt hơn, và Công ty cần biết đƣợc sự biến động là do khách quan hay chủ
quan, tìm ra giải pháp nhằm nâng cao doanh thu cho những kì sau. Vì vậy, Công ty cần thiết lập thêm các chỉ tiêu và các báo cáo cụ thể hơn cho từng khía cạnh tác động đến sự thay đổi về doanh thu.
Để đánh giá kết quả của trung tâm doanh thu, sử dụng các chỉ tiêu đánh giá là:
Chỉ tiêu đánh giá Phƣơng pháp tính Đánh giá trách nhiệm
Chênh lệch doanh thu Doanh thu thực hiện –
Doanh thu dự toán Về quản trị kinh doanh
Chênh lệch sản lƣợng tiêu thụ Sản lƣợng tiêu thụ thực hiện – Sản lƣợng tiêu thụ dự toán Về nguyên nhân khách quan hay chủ quan, vì thời tiết hay vì sự cố nhà máy buộc ngừng chạy… Chênh lệch đơn giá bình
quân
Đơn giá bình quân thực hiện – Đơn giá bình quân dự toán
Về nắm bắt nhu cầu thị trƣờng
Khi có chênh lệch giữa doanh thu thực hiện với doanh thu dự toán, nhà quản trị sẽ phân tích các nguyên nhân và mức độ ảnh hƣởng của các nhân tố đến doanh thu thực hiện để đánh giá đƣợc đầy đủ hơn.
c. Trung tâm lợi nhuận
Trách nhiệm của nhà quản lý ở trung tâm này là tổ chức hoạt động kinh doanh sao cho lợi nhuận đạt đƣợc cao nhất. Nhà quản trị trung tâm lợi nhuận đƣợc giao vốn và quyền quyết định trong việc sử dụng số vốn đó để tạo ra lợi nhuận cao và đồng thời trung tâm lợi nhuận cũng có trách nhiệm kiểm soát chi phí và tăng doanh thu. Vì vậy làm sao để tiết kiệm chi phí, gia tăng doanh thu nhằm đạt đƣợc mục tiêu của trung tâm lợi nhuận là vấn đề cần làm đồng bộ với hai trung tâm doanh thu và chi phí.
Để đánh giá thành quả hoạt động và kết quả thực hiện kế hoạch về lợi nhuận của trung tâm lợi nhuận, Công ty đã sử dụng chỉ tiêu đo lƣờng:
Các chỉ tiêu này cũng đã phản ánh khá tốt kết quả thực hiện chỉ tiêu lợi nhuận, tuy nhiên cần thêm chỉ tiêu:
Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu = d. Trung tâm đầu tư
Tại công ty chƣa tổ chức các tiêu chí đánh giá trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ mặc dù đây là trung tâm cao nhất trong đó Chủ tịch Hội đồng quản trị là ngƣời chịu trách nhiệm về hiệu quả của quá trình đầu tƣ. Có thể xem trung tâm đầu tƣ là dạng mở rộng của trung tâm lợi nhuận, do đó có thể dùng các chỉ tiêu lợi nhuận để làm cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm này.
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả của trung tâm đầu tƣ:
Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) =
Lợi nhuận còn lại RI = Lợi nhuận trung tâm đầu tư – Chi phí sử dụng vốn đầu tư
Khi sử dụng chỉ tiêu ROI, Công ty có thể đánh giá đƣợc cả ba yếu tố (doanh thu, chi phí và vốn đầu tƣ). Nó dùng để đánh giá, so sánh hiệu quả sử dụng đồng vốn trong doanh nghiệp. Giá trị của ROI càng cao, tài sản đƣợc sử dụng càng hiệu quả.
Ngoài ra, bên cạnh độ lớn của các chỉ tiêu thực tế đạt đƣợc so với kế hoạch, xét trong mối quan hệ với sự ảnh hƣởng của các yếu tố cấu thành, giúp nhà quản trị đánh giá trách nhiệm của quản trị trung tâm này, đồng thời qua đó giúp nhà quản trị đƣa ra các giải pháp cải thiện giá trị các chỉ tiêu.
3.2.3.2. Xây dựng các chỉ tiêu phi tài chính đánh giá trách nhiệm
Ngoài việc tổ chức các chỉ tiêu tài chính đánh giá trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm nhƣ trên, tác giả đề xuất một số chỉ tiêu phi tài chính đánh giá trách nhiệm của các cá nhân trong các trung tâm trách nhiệm. Các chỉ tiêu phi tài chính không chỉ giúp cho các thực thể trong một tổ chức làm việc tốt hơn, có quy tắc hơn mà còn cùng với các chỉ tiêu tài chính cung cấp
một cái nhìn tổng quan hơn cho nhà quản trị về tiềm năng phát triển của các cá nhân đó trong doanh nghiệp. Nó cũng đóng vai trò “bệ đỡ” cho sự phát triển nhân lực một cách bền vững.
Có thể xây dựng một “bảng tự nhận xét” cho các thành viên trong Công ty, để cuối mỗi tháng mỗi ngƣời tự đánh giá với số điểm cho sẵn tùy theo mức độ vi phạm. Sau đó, trƣởng bộ phận sẽ kiểm tra lại và đƣa lên kế toán sẽ tổng hợp và quy ra tiêu chí tài chính, tính toán một khoản thu nhập tăng thêm cho nhân viên theo số điểm đã chấm. Nhƣ vậy, đây là sự kết hợp giữa chỉ tiêu tài chính và phi tài chính nhằm đánh giá trách nhiệm của cá nhân, tập thể trong công ty. Có thể đề xuất một số chỉ tiêu trong “bảng tự nhận xét” nhƣ sau:
+ Thái độ, hành vi làm việc: tiêu chí này thể hiện qua năng suất lao
động, số ngày nghỉ việc trong tháng của một nhân viên… Tiêu chí này là một tiêu chí khá quan trọng và khó đánh giá. Thái độ, hành vi làm việc sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến đồng nghiệp và dòng công việc của tổ chức. Trobng bất cứ một công việc nào, thì thái độ, hành vi của ngƣời lao động cũng tác động rất lớn đến hiệu quả công việc. Do đó, cần xây dựng tiêu chí này nhƣ một tiêu chí cốt lõi trong chuỗi những tiêu chí phi tài chính cần xây dựng tại Công ty. Trong tiêu chí này có các tiêu chí cụ thể nhƣ sau:
+ Số ngày nghỉ việc trong tháng: Thực chất thì việc nghỉ việc đối với
nhân viên đều đƣợc sự xin phép và đồng ý từ trƣởng bộ phận. Tuy nhiên, để nâng cao năng suất lao động cần đƣa tiêu chí này nhƣ một biện pháp giảm thiểu nghỉ việc.
+ Sự tuân thủ giờ giấc làm việc: Đây là một tiêu chí khá phổ biến.
Đối với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nƣớc ngoài thì việc tuân thủ giờ giấc làm việc khá chặt chẽ bởi ngoài sự giám sát của các nhà quản lý bộ phận, thì hệ thống quẹt thẻ từ hay dấu vân tay. Việc giám sát chặt chẽ sẽ khiến cho ý thức chấp hành nội quy của nhân việc tăng lên. Do đó, các trƣởng bộ phận
này cần theo dõi chặt chẽ sự tuân thủ của công nhân, nhân viên để cuối tháng có những chế tài hợp lý. Việc tuân thủ giờ giấc không chỉ giúp cho năng suất lao động tăng mà còn tăng ý thức trách nhiệm đối với công việc của cán bộ, nhân viên. Số lần đi trễ sẽ đƣợc trƣởng bộ phận thống kê và khiển trách, trừ lƣơng (hoặc phạt tiền) vào cuối tháng. Tuy nhiên tiêu chí này cũng cần phải loại trừ các trƣờng hợp làm việc ở trụ sở khách hàng và trƣờng hợp đi muộn có xác nhận đồng ý của trƣởng bộ phận.
+ Số lần bị khiển trách: Mỗi cuối tháng, nhân viên sẽ tự điền số lần
bị khiển trách vào “bảng tự nhận xét”, sau đó sẽ đƣợc kiểm tra lại bởi trƣởng bộ phận trƣớc khi nộp lên cho cấp trên tổng hợp. Mức độ khiển trách có thể đƣợc hiểu là sự nhắc nhở hoặc khiển trách công khai của nhà quản lý đối với nhân viên.
+ Số lần bị kỷ luật: Đây cũng là một tiêu chí phi tài chính đánh giá
năng suất của nhân viên trong tháng. Đối với những lỗi lớn thì nhân viên bị kỷ luật. Tùy vào mức độ vi phạm mà có các hình thức kỷ luật khác nhau. Cũng giống nhƣ bị khiển trách, nhân viên cũng tự khai vào “bảng nhận xét” để cấp trên đánh giá.
+ Sáng kiến kinh nghiệm: Tiêu chí này đƣa ra nhằm khuyến khích
ngƣời lao động luôn sáng tạo, nâng cao khả năng làm việc. Những sáng kiến đƣợc Ban Giám đốc phê duyệt thì sẽ đƣợc khen thƣởng. Ngoài ra, nó sẽ là một điểm sáng trong “bảng tự nhận xét” của mỗi cá nhân. Trọng số cho mục này nên chiếm khoảng 20% tổng điểm của bảng đánh giá.
Công ty CP Thuỷ điện Vĩnh Sơn – Sông Hinh Đơn vị: ………
Bảng 3.1 BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Tháng…….năm…….
Họ tên:………..
Nội dung, tiêu chí Mức đánh giá Cá nhân đánh giá
Nhà quản lý bộ phận đánh giá I. Thái độ, hành vi Tối đa 80
1. Ngày công Tối đa 20
Nghỉ 1-2 ngày 10
Nghỉ 3-4 5
Nghỉ 5 ngày trở lên 0
2. Sự tuân thủ giờ giấc Tối đa 20
Trễ 1-2 lần 10
Trễ 3-4 lần 5
Trễ từ 5 lần trở lên 0
3. Khiển trách Tối đa 20
1 lần 5
2 lần trở lên 0
4. Kỷ luật Tối đa 20
Không/có 20/0
II. Sáng kiến kinh nghiệm Tối đa 20
1. Cấp phòng 10
2. Cấp Công ty 20
Cộng I + II
Chú thích:
Mục thái độ, hành vi chiếm tối đa 80 điểm. Trong đó,
+ Tiểu mục “ngày công” sẽ tối đa 20 điểm nếu trong tháng, ngƣời lao động không nghỉ việc ngày nào. Còn nếu nhƣ nghỉ, thì căn cứ vào mức độ cho sẵn để đánh giá điểm cho mình.
đúng giờ thì tối đa 20 điểm. Trƣờng hợp bị trễ và bị nhắc nhở thì tùy vào số lần mà có các mức điểm khác nhau.
+ Đối với tiểu mục “khiển trách” thì khi không bị khiển trách, sẽ có tối đa 20 điểm. Còn nếu vi phạm và bị khiển trách thì tùy mức độ mà cho điểm tƣơng ứng.
+ Đối với tiểu mục “kỷ luật” thì đây là trƣờng hợp vi phạm có tính chất nghiêm trọng, do đó có vi phạm là không có điểm.
+ Đối với mục sáng kiến kinh nghiệm thì sẽ có những sáng kiến ở cấp phòng và có những sáng kiến áp dụng đƣợc cho cả Công ty. Do đó, cũng chia từng cấp độ mà cho điểm tƣơng ứng.
Cuối mỗi tháng, mỗi cá nhân tự đánh giá vào bảng này. Sau đó, trƣởng bộ phận sẽ tập hợp và đánh giá lại căn cứ trên sự theo dõi quản lý của mình. Sau khi xác định chính xác số điểm của mỗi ngƣời, nhà quản lý bộ phận chuyển cho phòng Tổ chức – hành chính tổng hợp, sau đó tính toán để tính một khoản thu nhập tăng thêm cho mỗi ngƣời. Việc này có thể đƣợc thực hiện theo tháng hoặc quý tùy vào quyết định của Ban Giám đốc và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Đối với nguời lao động, khi có sự kiểm soát nhƣ vậy sẽ có trách nhiệm hơn đối với công việc và thu nhập tăng thêm cũng tạo động lực để giúp họ nâng cao năng suất làm việc hơn. Đây là sự kết hợp giữa tiêu chí phi tài chính và tài chính, tạo điều kiện cho nhà quản lý dễ nắm bắt thông tin và nhận xét một cách cụ thể đối với từng cá nhân trong Công ty, từ đó có các hình thức thƣởng phạt kịp thời.