7. Bố cục bài nghiên cứu
1.2.3. Phân tích thông tin chi phí thích hợp để ra các quyết định kinh
trong phạm vi hoạt động liên quan.
1.2.3. Phân tích thông tin chi phí thích hợp để ra các quyết định kinh doanh doanh
Thông tin là phƣơng tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức. Nó đƣợc coi là phƣơng tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, là phƣơng tiện để liên hệ với nhau của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp. Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị, đặc biệt là nó rất cần trong việc xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức và quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
Tổ chức phân tích thông tin tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động của doanh nghiệp với môi trƣờng bên ngoài doanh nghiệp. Chính qua việc trao đổi thông tin mà doanh nghiệp, đặc biệt là Nhà quản trị mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng của ngƣời cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức. Chính thông qua thông tin thu thập đƣợc mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở tác động tƣơng hỗ với môi trƣờng của nó. Chính vì thế thông tin đóng một vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp.
24
- Mục tiêu của phân tích thông tin KTQT
Mục tiêu của hệ thống thông tin KTQT là cung cấp thông tin cho Nhà quản lý trong kiểm soát và ra quyết định nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý. Nhƣ vậy, cần phải thiết kế hệ thống báo cáo KTQT theo hƣớng cung cấp thông tin để kiểm soát hoạt động và ra quyết định quản lý, các chỉ tiêu trên báo cáo phải linh hoạt, phù hợp từng cấp quản lý, từng thời điểm sử dụng...
- Công cụ để phân tích thông tin chính là các báo cáo quản trị, bao gồm:
+ Hệ thống báo cáo thực hiện chức năng kiểm soát: Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, là một tiến trình gồm nhiều hoạt động kiểm tra, giám sát để đảm bảo hoạt động đƣợc thực hiện nhƣ mục tiêu đã đặt ra.
+ Báo cáo phân tích chênh lệch, đƣợc lập dƣới dạng chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch, hoặc chênh lệch giữa các kỳ thực tế hoạt động, hoặc kết hợp cả hai loại báo cáo trên. Báo cáo giúp phân tích nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó để Nhà quản trị có biện pháp thích hợp điều chỉnh.
+ Báo cáo phân tích nhân tố, phân tích sự ảnh hƣởng của các nhân tố lên chỉ tiêu kinh tế tổng hợp nhƣ thế nào, làm tăng hay giảm bao nhiêu, trên cơ sở đó Nhà quản trị xem xét đƣợc sự ảnh hƣởng của nó lên các chỉ tiêu trọng yếu trong kế hoạch và có giải pháp tác động lên nó.
+ Báo cáo thành quả quản lý, đánh giá hiệu quả điều hành của Nhà quản trị các cấp trong phạm vi quyền quản lý. Trên cơ sở xác định nguyên nhân sai lệch giữa thực tế và mục tiêu, đề xuất các biện pháp đƣa hoạt động theo định hƣớng ban đầu hoặc thay đổi tiêu chuẩn để đạt hiệu quả quản lý mong đợi.
+ Báo cáo kết quả bộ phận, là báo cáo trách nhiệm quản lý mà bộ phận đó có thể xác định đƣợc riêng biệt về doanh thu, thu nhập và chi phí.
+ Hệ thống báo cáo thực hiện chức năng ra quyết định: Ra quyết định là một trong các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp. Một quyết định
25
đúng đắn, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả, sự ổn định, phát triển và đảm bảo đƣợc mục tiêu của tổ chức.
+ Báo cáo phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lƣợng và lợi nhuận, giúp Nhà quản lý xem xét sự ảnh hƣởng giữa các nhân tố về khối lƣợng, giá bán, biến phí, định phí, cơ cấu sản phẩm, kết cấu chi phí… lợi nhuận để có quyết định đúng đắn về sản xuất và tiêu thụ.
+ Báo cáo phân tích thông tin thích hợp, theo một quy trình chọn lọc, đơn giản hoá thông tin giữa các phƣơng án để cung cấp thông tin ngắn gọn, phù hợp và có trọng tâm cho nhà quản trị chọn lựa một phƣơng án kinh doanh trên cơ sở nhận diện các thông tin thích hợp.
- Các thành phần của thông tin KTQT:
Có ba phần tử quan trọng của hệ thống thông tin KTQT là con ngƣời, thiết bị và dữ liệu. Các phần tử này cần phải đƣợc nhận diện để hệ thống thông tin KTQT thực hiện mục tiêu và cải tiến. Cụ thể:
Về con ngƣời: Khi xem xét yếu tố con ngƣời cần phải tập trung một số khía cạnh sau: Năng lực, trình độ của nhân viên KTQT; Tổ chức bộ máy KTQT; Mối quan hệ giữa kế toán với các bộ phận trong doanh nghiệp.
Về thiết bị, phƣơng tiện: Đây là công cụ để thực hiện việc thu nhận, xử lý, lƣu trữ và cung cấp thông tin. Trang thiết bị kỹ thuật nhƣ hệ thống máy vi tính, thiết bị mạng và các phần mềm kế toán xử lý tự động là rất cần thiết đối với hệ thống thông tin KTQT hiện đại.
Về dữ liệu của KTQT: Là nguyên liệu của hệ thống thông tin KTQT nhằm chế biến thành thông tin hữu ích cho Nhà quản trị trong việc thực hiện mục tiêu hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Dữ liệu KTQT bao gồm thông tin quá khứ, thông tin kế hoạch, thông tin tƣơng lai, đƣợc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, bằng nhiều phƣơng pháp nhƣ các phƣơng pháp kế toán, phƣơng pháp quan sát, phƣơng
26
pháp điều tra, phỏng vấn, phƣơng pháp thực nghiệm…
- Quy trình phân tích thông tin KTQT
Sau khi có sản phẩm của KTQTCP là hệ thống các báo cáo về tình hình chi phí của doanh nghiệp, KTQT phải tổ chức phân tích sự vận động, các nhân tố ảnh hƣởng đến các chỉ tiêu trong báo cáo, chỉ ra nguyên nhân và đề xuất các giải pháp khắc phục để cung cấp các thông tin cho Nhà quản trị xem xét và ra các quyết định quản lý.
Quản trị doanh nghiệp sẽ ra các quyết định ngắn hạn, dài hạn căn cứ vào những thông tin thích hợp trên các báo cáo quản trị và nhận định chủ quan của Nhà quản trị.
Trong các nội dung trên, tuỳ theo đặc điểm hoạt động SXKD của mình mà các doanh nghiệp tổ chức công tác KTQTCP cho phù hợp.
Thu thập, cung cấp thông tin về kết quả thực hiện các dự toán đề ra, mục tiêu đề ra bằng cách soạn thảo các báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị thể hiện mức chênh lệch và khác biệt giữa thực tế và dự toán, sau đó để tìm ra nguyên nhân của vấn đề sao cho phù hợp.
Thông thƣờng, khi đƣa ra quyết định đảm bảo độ tin cậy cao, các Nhà quản trị thƣờng vận dụng các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Tổng hợp tất cả thông tin về chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh thu nhập có liên quan
Bƣớc 2: Chọn lọc thông tin thích hợp và loại bỏ thông tin không thích hợp Bƣớc 3: Phân tích, đánh giá các thông tin thích hợp đã giữ lại.
Bƣớc 4: Ra quyết định dựa trên thông tin thích hợp phân tích ở bƣớc 3. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà KTQT có thể sử dụng các phƣơng pháp phân tích khác nhau, cụ thể nhƣ sau:
- Phương pháp chênh lệch
27
hoặc nhân tố ở kỳ nghiên cứu trừ giá trị tƣơng ứng của chúng ở kỳ gốc. Kết quả so sánh đƣợc gọi là chênh lệch, nó phản ánh xu hƣớng và mức độ biến động của chỉ tiêu và nhân tố.
Chênh lệch của doanh thu =
Doanh thu
kỳ này - Doanh thu kỳ trƣớc (số tiền) (1.10)
Tỷ lệ chênh
lệch (%) =
Doanh thu kỳ này - Doanh thu kỳ trƣớc
x 100 (1.11) Doanh thu kỳ trƣớc
+ Chi phí kinh doanh: Chênh lệch
của chi phí =
Chi phí
kỳ này - Chi phí kỳ trƣớc (số tiền) (1.12) Tỷ lệ chênh
lệch (%) =
Chi phí kỳ này - Chi phí kỳ trƣớc
x 100 (1.13) Chi phí kỳ trƣớc
+ Kết quả kinh doanh: Chênh lệch
của kết quả kinh doanh
= Kết quả kinh doanh kỳ này -
Kết quả kinh doanh kỳ
trƣớc (số tiền) (1.14) Tỷ lệ chênh lệch (%) =
Kết quả kinh doanh - Kết quả kinh doanh kỳ này kỳ trƣớc
x 100 (1.15) Kết quả kinh doanh kỳ trƣớc
- Phương pháp phân tích thông tin thích hợp
Từ các thông tin do bộ phận kinh doanh cung cấp, KTQT đƣa ra các phƣơng án kinh doanh cho kỳ tới. Sau đó KTQT tiến hành loại bỏ các thông tin thích hợp (thông tin về chi phí chìm, các chi phí và doanh thu nhƣ nhau ở
28
mọi phƣơng án…) liên quan đến các phƣơng án đang xem xét, các thông thích hợp còn lại KTQT tiến hành phân tích và lập báo cáo kết quả phân tích thông tin của các phƣơng án đó đi đến quyết định kinh doanh. Do đó, để đảm bảo cho việc ra quyết định ngắn hạn đúng đắn và có hiệu quả nhất đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu đƣợc bản chất và biết cách lựa chọn, sử dụng thông tin kế toán trong mỗi phƣơng án. Những thông tin không cần thiết phải đƣợc loại bỏ khỏi cơ cấu thông tin cần xem xét và chỉ có các thông tin cần thiết mới thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh.
-Hệ thống cung cấp thông tin
Thông tin KTQT sau khi tổng hợp và phân tích sẽ tiến hành cung cấp cho Nhà quản trị để sử dụng. Hệ thống cung cấp thông tin xem xét trên các khía cạnh:
Trách nhiệm của KTQT: Kế toán theo từng bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm về xử lý thông tin trên cơ sở dữ liệu thu thập đƣợc, trình kế toán trƣởng để duyệt thông tin. Kế toán trƣởng chịu trách nhiệm trƣớc Nhà quản trị về việc cung cấp thông tin.
Phƣơng thức truyền thông tin: Là cách thức truyền tải thông tin cho Nhà quản trị trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thiết thực, kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Đối với việc sử dụng phần mềm, việc truyền tải thông tin cho Nhà quản trị theo các phƣơng thức sau: KTQT xuất dữ liệu dƣới dạng bản mềm (files) để gửi qua internet cho Nhà quản trị, đồng thời in bản giấy, có ký xác nhận của Kế toán trƣởng chuyển kèm theo để tăng tính pháp lý của thông tin truyền đạt; Nhà quản trị trực tiếp truy cập, truy xuất dữ liệu trên phần mềm để lấy thông tin.
Đối tƣợng nhận thông tin: Thông thƣờng là các Nhà quản trị các cấp của doanh nghiệp, tùy theo thông tin cung cấp là loại thông tin nào để xác định đối tƣợng nhận tin. Nếu thông tin KTQT phục vụ cho mục tiêu chiến lƣợc thì
29
ngƣời nhận tin là nhà lãnh đạo cao cấp, còn nếu phục vụ cho mục tiêu tác nghiệp thì ngƣời nhận tin là các Nhà quản trị các phòng ban chức năng, ban Giám đốc doanh nghiệp.
- Hệ thống kiểm soát thông tin
Kiểm soát thông tin là hệ thống nhằm đảm bảo cho hoạt động của hệ thống thông tin KTQT đƣợc an toàn, tránh các rủi ro, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và nhằm thực hiện mục tiêu của thông tin KTQT. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát bao gồm:
Phân quyền trong hệ thống thông tin KTQT: Cần xác định khối lƣợng công việc và trách nhiệm của từng nhân viên trong việc thu thập, xử lý, cung cấp và thông tin. Cần xây dựng một quy trình chung trong việc vận hành hệ thống thông tin KTQT.
Kiểm soát phƣơng thức xử lý của hệ thống thông tin KTQT: Quá trình thu thập, tổng hợp, phân tích, cung cấp và sử dụng thông tin thƣờng kết hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, kết hợp giữa con ngƣời và thiết bị kỹ thuật, kết hợp giữa nguyên lý và phƣơng pháp KTQT. Vì vậy, nhất thiết cần phải xây dựng quy trình kiểm soát để tránh các rủi ro và đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin KTQT.
Bảo mật thông tin KTQT: Thông tin KTQT là thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, chỉ cung cấp riêng cho các Nhà quản trị để thực hiện các mục tiêu quản lý, do vậy tính bảo mật thông tin đòi hỏi rất cao. Do đó, cần phải thực hiện các biện pháp nhằm bảo mật thông tin KTQT.
KTQT là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán cũng phải tuân thủ những nguyên tắc và trình tự tính giá các đối tƣợng trong quá trình thu nhận thông tin quá khứ nhƣ KTTC, tuy nhiên do mục đích riêng của KTQTCP nên nguyên tắc và trình tự tính giá trong những trƣờng hợp đặc biệt mang tính đặc thù đặc biệt đối với chi phí, dƣới góc độ dự toán, quản lý và kiểm soát chi phí
30
thì chi phí thƣờng đƣợc chia thành định phí và biến phí để phân tích điểm hoà vốn, phân tích mối quan hệ CVP…. đồng thời tuỳ theo yêu cầu và mức độ quản lý để tính giá theo phƣơng pháp định phí toàn bộ hay theo biến phí có phân bổ định phí hợp lý.