CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ
3.2. Một số giải pháp hồn thiện kế tốn quản trị chi phí tại Khách sạn
3.2.1. Về tổ chức bộ máy Kế tốn quản trị chi phí
Tổ chức KTQTCP của Khách sạn Bình Dƣơng đang cịn nhiều hạn chế nhƣ: tổ chức bộ máy KTQT chƣa tách rời khỏi KTTC, hệ thống báo cáo KTQT đang còn sơ sài, chứng từ đang áp dụng hệ thống chứng từ trong KTTC, nhiều tài khoản chi phí chƣa đƣợc chi tiết. Với những lý do nêu trên, việc lựa chọn mơ hình kết hợp KTQTCP và KTTC là phù hợp với Khách sạn Bình Dƣơng. Theo mơ hình này, các nhân viên kế tốn từng phần hành vừa thực hiện các công việc của KTTC, vừa tham gia giải quyết những công việc của KTQTCP liên quan đến phần hành đó. Cơng việc chủ yếu của KTQTCP ở các bộ phận này là căn cứ vào yêu cầu quản lý đối với từng chỉ tiêu lựa chọn trong quản lý đơn vị để xây dựng các kế hoạch nhằm đạt đƣợc các chỉ tiêu xét ở góc độ tài chính. Chẳng hạn, kế tốn phần đầu tƣ, mua sắm TSCĐ, đồng thời sẽ tham gia vào cơng tác lập dự tốn đầu tƣ, mua sắm TSCĐ. Phân tích các báo cáo KTQTCP liên quan đến đầu tƣ, mua sắm TSCĐ... Ngồi ra, vấn đề chi phí cũng rất quan trọng, Khách sạn Bình Dƣơng có quy mơ vừa, cho nên việc lựa chọn mơ hình kết hợp sẽ tiết kiệm đƣợc nhân lực cho bộ phận KTQTCP, dẫn đến tiết kiệm chi phí tiền lƣơng.
(Nguồn: PGS.TS Đào Văn Tài, TS. Võ Văn Nhị, Trần Anh Hoa (2017), Kế toán quản trị áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam)
Hình 3.1: Sơ đồ mối liên hệ chức năng và nhiệm vụ của mơ hình kết hợp
Kế tốn tài chính
Kế tốn quản trị
Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Lập dự tốn, phân tích, tƣ vấn dự án. Lập sổ chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh theo bộ phận, mặt hàng, công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị.
Lập báo cáo tài chính (các chỉ tiêu liên quan).
Lập báo cáo
quản trị (các chỉ tiêu liên quan).
74
Để bộ máy kế tốn theo mơ hình kết hợp KTQTCP và KTTC đảm bảo hoàn thành tốt cơng việc của KTTC và KTQTCP thì Khách sạn nên áp dụng mơ hình động, nghĩa là nhân viên sẽ khơng làm một công việc nhất định mà sẽ tham gia vào các tổ công việc khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu công việc và thời điểm khác nhau trong kỳ. Bởi vì một số cơng việc kế tốn chỉ thực hiện vào những kỳ nhất định, do đó nếu bố trí hợp lý thì việc tham gia vào nhiều tổ xử lý công việc khác nhau ở những thời điểm khác nhau sẽ tận dụng đƣợc nhân công. Dựa vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của Khách sạn Bình Dƣơng, ta có sơ đồ tổ chức các phần hành chính trong mơ hình kết hợp KTQTCP và KTTC tại Khách sạn nhƣ sau:
(Nguồn: PGS.TS Phạm Văn Dược (2016), Kế tốn quản trị)
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức các phần hành chính trong mơ hình kết hợp Kế tốn quản trị chi phí và Kế tốn tài chính
Trong mơ hình này, mỗi tổ sẽ có một tổ trƣởng phụ trách và số lƣợng ngƣời tham gia vào tổ sẽ thay đổi tại các thời điểm khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc.
- Kế toán trƣởng: Chịu trách nhiệm về cơng tác kế tốn của tồn Khách sạn, chỉ đạo hƣớng dẫn các nghiệp vụ và tổ chức kiểm tra tính trung thực của các báo cáo kế toán, tƣ vấn các hoạt động quản trị cho Nhà quản trị;
Tổ kế tốn cơng nợ Tổ kế toán thanh toán Tổ kế toán dự án Tổ dự toán Tổ thu thập thơng tin thực hiện Tổ phân tích, đánh giá Tổ kế toán CCDC ,TSCĐ Tổ kế toán tổng hợp Kế toán trƣởng
75
- Tổ kế toán tổng hợp: Theo dõi chi phí phát sinh tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đồng thời tổng hợp số liệu từ các phần hành khác để vào sổ sách tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu kế tốn. Cơng việc chủ yếu thực hiện vào cuối kỳ kế toán (cuối tháng, cuối quý, cuối năm);
- Tổ kế tốn cơng nợ: Theo dõi phải thu khách hàng, phải trả ngƣời bán, các khoản phải thu, phải trả khác;
- Tổ kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản phải thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi của Khách sạn, theo dõi phản ánh tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên;
- Tổ kế toán dự án: Theo dõi, tập hợp chi phí phát sinh liên quan đến dự án Khách sạn... cuối quý tổng hợp số liệu chuyển lên cho phịng kế tốn;
- Tổ dự toán: Xây dựng các bảng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cung cấp cho Nhà quản trị. Cơng việc của kế tốn viên là tổ chức lập kế hoạch tài chính hàng năm của Khách sạn;
- Tổ thu thập thơng tin về tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch: Cơng việc của tổ này là thu thập thơng tin về tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch của tất cả các đơn vị trong toàn Khách sạn, gồm chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lao động, tiền lƣơng,…;
- Tổ phân tích, đánh giá: Có nhiệm vụ so sánh, đánh giá kết quả thực hiện với kế hoạch đề ra, tìm ra nguyên nhân gây biến động. Kế toán viên sẽ xem xét các chỉ tiêu tài chính thực tế chênh lệch nhƣ thế nào so với kế hoạch, từ đó đƣa ra những tƣ vấn và đề xuất phƣơng án sửa đổi kế hoạch (trong trƣờng hợp cần thiết) cho Nhà quản trị.
Trong đó, hoạt động KTQTCP hoạt động có hiệu quả, Khách sạn cần chuẩn bị nhân sự vận hành. Do đặc điểm KTQTCP là cung cấp thơng tin cho Ban lãnh đạo, vì thế trong q trình tập hợp, xử lý, phân tích dữ liệu, nhân
76
viên KTQTCP cần phải đƣa ra các xu hƣớng, các biện pháp tƣ vấn cho Ban lãnh đạo. Ngoài ra, nhân viên KTQTCP biết đƣợc bí mật nội bộ của các phịng ban. Chính vì vậy, khi tuyển dụng, đào tạo nhân viên KTQTCP, Khách sạn cần chú ý đến các vấn đề sau:
- Về năng lực chuyên môn: Nhân viên KTQTCP phải có đủ trình độ chun môn, nghiệp vụ để thực hiện cơng việc của mình nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy cho Nhà quản trị;
- Tính bảo mật: Nhân viên KTQTCP phải bảo mật tuyệt đối các bí mật của Khách sạn, không đƣợc tiết lộ thông tin ra bên ngoài hay sử dụng vào mục đích phục vụ lợi ích cá nhân;
- Trung thực và khách quan: Nhân viên KTQTCP phải truyền đạt thông tin một cách trung thực và khách quan, khơng đƣợc làm méo mó, sai lệch thơng tin để hƣởng lợi hoặc thông đồng với bộ phận khác để hƣởng lợi từ bên thứ 3;
- Chính các đặc điểm và yêu cầu nhƣ trên của nhân viên KTQTCP Khách sạn phải có chính sách về:
+ Đào tạo: Các nhân viên cấp cao có thể hƣớng dẫn, truyền đạt lại cho nhân viên cấp thấp hơn, việc học hỏi giữa các nhân viên với nhau đƣợc khuyến khích. Ngồi ra, định kỳ, Khách sạn cần đào tạo lại để các nhân viên KTQTCP tham gia các lớp nâng cao chuyên môn ở các trƣờng đại học.
+ Lƣơng, thƣởng: Khách sạn cần có chính sách trả lƣơng và các khoản trợ cấp khác phù hợp với công việc và nhiệm vụ của nhân viên KTQTCP để họ gắn bó với Khách sạn.
- Mối quan hệ giữa KTQTCP và các phịng ban khác
Bộ phận KTQTCP cần có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong Khách sạn để thu nhận và truyền đạt thông tin một cách khoa học, kịp thời. Có hai luồng thơng tin: thơng tin từ bên ngoài vào bộ phận KTQTCP và thơng tin từ bộ phận KTQTCP ra bên ngồi.
77
- Yêu cầu đối với thông tin đầu vào:
+ Chất lƣợng thông tin: Bộ phận KTQTCP phải xem xét đánh giá chất lƣợng thơng tin đƣợc cung cấp từ các phịng ban khác về: tính trung thực, tính khách quan của thơng tin trƣớc khi sử dụng các thông tin này phục vụ cho cơng việc của KTQTCP;
+ Tính kịp thời của thông tin: Các thông tin cung cấp phải kịp thời đúng thời gian quy định;
+ Mẫu biểu báo cáo: thống nhất giữa các kỳ báo cáo và theo mẫu quy định.
- Yêu cầu đối với thông tin đầu ra:
+ Xác định phạm vi báo cáo: Thông tin KTQTCP sẽ đƣợc báo cáo đến ai, phịng ban nào, thơng tin nào đƣợc báo, những thông tin nào không đƣợc báo cáo ra khỏi bộ phận KTQTCP;
+ Thông tin báo cáo phải phù hợp với từng đối tƣợng nhận thông tin; + Tính kịp thời: Phải đảm bảo tính kịp thời để các bộ phận khác có sự chuẩn bị tốt cho cơng việc trong q trình SXKD;
+ Trình bày biểu mẫu phải rõ ràng, dễ hiểu.