CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn quản trị chi phí tại Khách sạn Bình Dƣơng
KHÁCH SẠN BÌNH DƢƠNG
Tổ chức công tác KTQTCP tại Khách sạn Bình Dƣơng chủ yếu là KTTC. Cơng tác KTQT cịn khá mờ nhạt, thể hiện qua các điểm chính sau đây:
- Phân loại chi phí; - Lập dự toán SXKD;
Để có thể tìm hiểu về KTQTCP bài viết đề cập đến những đặc trƣng trong phân loại chi phí nhƣ sau:
2.2.1. Phân loại chi phí
Tại Khách sạn Bình Dƣơng phân loại chi phí theo nội dung kinh tế đƣợc chia làm các yếu tố: Chi phí nguyên vật liệu; chi phí nhân cơng; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí cơng cụ, dụng cụ; chi phí quản lý doanh nghiệp; chi phí dịch vụ mua ngồi; chi phí khác bằng tiền.
Bảng 2.2: Tổng hợp chi phí theo nội dung kinh tế qua các năm từ 2016 - 2018 của Khách sạn Bình Dƣơng
ĐVT: 1.000đồng
Yếu tố chi phí 2016 2017 2018
Chi phí nguyên vật liệu 3.584.822 3.661.532 3.691.347 Chi phí nhân cơng 3.841.396 3.855.978 3.964.660 Chi phí về khấu hao TSCĐ 1.543.627 1.543.627 1.543.627 Chi phí dụng cụ sản xuất 1.273.328 1.698.658 1.680.664 Chi phí dịch vụ mua ngồi 579.327 629.172 634.908 Chi phí bằng tiền khác 141.612 160.692 175.921 Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.194.685 3.266.722 3.405.173
Tổng cộng 14.158.797 14.816.381 15.096.300
(Nguồn: Phịng kế tốn – Khách sạn Bình Dương)
55
dùng vào hoạt động kinh doanh quản lý doanh nghiệp nhƣ: thực phẩm các loại, gas, nhiên liệu, chi phí nguyên vật liệu quản lý, dầu gội, xà phòng, thuốc xịt muỗi, xi đánh giày, kem đánh răng,… Đây là những chi phí chiếm tỷ trọng lớn và phát sinh hàng ngày tại Khách sạn và hầu nhƣ khơng có biến động lớn vì Khách sạn đã quy định số lƣợng, chủng loại các loại vật tƣ trong mỗi phòng và định mức chi phí trong từng thực đơn ăn uống. Nếu có biến động thì chủ yếu là vào mùa du lịch, khi lƣợng khách vào ra thƣờng xuyên liên tục, đối tƣợng Khách du lịch đi theo gia đình thƣờng có trẻ em đi kèm theo thì chi phí trong một phòng sẽ tăng và tăng đáng kể nếu giá của vật tƣ, hàng hóa cũng tăng theo.
- Chi phí nhân cơng: là tồn bộ các khoản tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của toàn bộ cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp nhƣ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn mà doanh nghiệp phải nộp trong kỳ. Hàng ngày thì từng cán bộ nhân viên của Khách sạn sẽ thực hiện chấm vân tay để theo dõi công đi làm, cuối tháng thực hiện tổng hợp cơng và tính lƣơng. Chi phí này cũng là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể trong duy trì hoạt động của Khách sạn. Tiền lƣơng tại Khách sạn, trừ ban Giám đốc đƣợc hƣởng theo lƣơng khốn cố định trên năm, cịn lại cán bộ, công nhân viên, ngƣời lao động hƣởng lƣơng theo tỷ lệ % trên doanh thu. Do đó tiền lƣơng vào mùa hè nhƣ tháng 5,6,7 thƣờng cao.
- Chi phí về khấu hao TSCĐ: là tồn bộ giá trị hao mòn của TSCĐ kết chuyển vào chi phí hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Chi phí khấu hao TSCĐ tại Khách sạn lớn và khơng có sự biến động vì Khách sạn áp dụng khấu hao đƣờng thẳng.
- Chi phí cơng cụ, dụng cụ (dụng cụ sản xuất): là tất cả chi phí mua sắm bổ sung và sữa chữa thƣờng xuyên. Những cơng cụ dụng cụ có giá trị nhỏ thì ghi nhận một lần vào chi phí SXKD trong kỳ. Những công cụ dụng cụ liên
56
quan đến hoạt động sản xuất nhiều kỳ thì đƣợc ghi nhận vào chi phí trả trƣớc và phân bổ dần vào chi phí SXKD.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm chi phí điện, nƣớc, điện thoại, truyền hình cáp, xử lý rác thải…phục vụ cho các hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp. Các khoản chi phí này hầu nhƣ phát sinh hàng tháng và thƣờng biến động tăng khi lƣợng khách tăng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí quản lý nộp cấp trên hàng năm, tiền lƣơng và bảo hiểm của ban Giám đốc, tiền thuê đất hàng năm, thuế sử dụng đất phi nơng nghiệp, thuế mơn bài... Chi phí quản lý thƣờng ổn định và không biến động nhiều trong năm.
- Chi phí khác bằng tiền bao gồm: Chi phí tham gia quảng cáo, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí vệ sinh, hoa hồng. Những khoản chi phí này có thể là chi phí khơng thƣờng xun, tuy nhiên Khách sạn vẫn rất chú trọng vào việc xem xét đầu tƣ chúng vì nó góp phần quyết định đến doanh số của Khách sạn, do đó hầu nhƣ có sự biến động tăng giữa năm sau so với năm trƣớc.
Nhìn chung cơng tác phân loại chi phí tại Khách sạn Bình Dƣơng chủ yếu phục vụ công tác lập báo cáo tài chính, chƣa quan tâm đến phân loại chi phí phục vụ cho Nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó để kiểm sốt chi phí, phát huy vai trị thơng tin KTQT, Khách sạn Bình Dƣơng cần tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí để cho Nhà quản trị có những quyết định chính xác hơn.
2.2.2. Lập dự tốn chi phí
Tại Khách sạn Bình Dƣơng khơng thực hiện lập dự tốn dựa vào việc phân tích điểm hịa vốn, phân tích mối quan hệ CPV mà chủ yếu dựa vào kết quả thực hiện của năm trƣớc rồi làm bảng kế hoạch về doanh thu, chi phí đánh giá theo chủ quan của Nhà quản lý về thị trƣờng lƣu trú của năm tiếp theo để lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch chỉ mang tính hình thức khơng có cơ
57
sở khoa học vững chắc, các kế hoạch lập ra khơng đảm bảo tính khả thi. Hàng năm đơn vị lập dự toán năm sau vào quý 4 của năm trƣớc.
Bảng 2.3: Mẫu dự tốn chi phí của đơn vị
ĐVT: 1.000đồng
TT CHI TIẾT Thực hiện
năm trƣớc Dự toán năm nay SO SÁNH (%) A B 1 2 (3=2/1*100)
1 Chi phí nhân cơng
- Tiền lƣơng trực tiếp
- Các khoản trích theo lƣơng
2 Chi phí nguyên vật liệu
- Chi phí nguyên vật liệu chính - Chi phí nguyên vật liệu phụ
3 Chi phí sản xuất chung
- Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí cơng cụ, dụng cụ - Chi phí dịch vụ mua ngồi - Chi phí bằng tiền khác
4 Chi phí bán hàng
5 Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Tiền lƣơng gián tiếp
- Các khoản trích theo lƣơng - Chi phí quản lý nộp cấp trên - Thuế, phí và lệ phí
- Chi phí bằng tiền khác
58
Khách sạn Bình Dƣơng theo dõi CPNVLTT qua tài khoản 621, bao gồm: Tài khoản 62111 CPNVLTT sử dụng cho bộ phận buồng phòng; Tài khoản 62114 CPNVLTT sử dụng cho bộ phận nhà hàng (Phụ lục: 1)
Đối với CPNCTT tập hợp trên tài khoản 622, bao gồm: Tài khoản 62211 CPNCTT cho bộ phận buồng phòng; Tài khoản 62212 CPNCTT cho bộ phận nhà hàng; Tài khoản 62214 CPNCTT cho bộ phận bảo vệ; Tài khoản 62221 chi phí bảo hiểm cho bộ phận buồng phịng; Tài khoản 62222 chi phí bảo hiểm cho bộ phận nhà hàng; Tài khoản 62224 chi phí bảo hiểm bộ phận bảo vệ (Phụ lục: 2)
Đối với CPSXC chi tiết theo từng điều khoản chi phí này liên quan đến nhiều đối tƣợng tập hợp chi phí và giá thành nhƣ: Chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí điện thoại, chi phí điện nƣớc…(Phụ lục: 3)
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TỐN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI KHÁCH SẠN BÌNH DƢƠNG
Căn cứ vào thực trạng KTQT tại Khách sạn ở trên, tác giả có những đánh giá về thành cơng và hạn chế nhƣ sau:
2.3.1. Thành công
- Về tổ chức nhân sự kế toán: Các nhân viên kế tốn của khách sạn có
trình độ nghiệp vụ tốt, có kinh nghiệm và nhiều năm gắn bó với đơn vị là nhân tố quan trọng giúp cho cơng tác kế tốn đƣợc thực hiện có hiệu quả với nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn theo chế độ ban hành, vừa có thể thu thập, xử lý, hệ thống hóa thơng tin phục vụ cho nhu cầu quản trị. Nhƣ vậy, có thể đảm bảo tiết kiệm chi phí, nhân sự và công việc của kế tốn khơng bị trùng lặp.
- Về chứng từ, sổ sách, báo cáo kế tốn: Khách sạn đã quy định rõ trình
tự luân chuyển chứng từ, quản lý và sử dụng chứng từ theo đúng chế độ hiện hành nhằm thu thập thông tin trong quá khứ để từ đó phục vụ cho việc ra
59
quyết định quản lý kinh doanh phù hợp. Khách sạn đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài chính ban hành để mở thêm các tài khoản cấp 2, 3, 4… nhằm xử lý các thông tin trong nội bộ Khách sạn. Các tài khoản đều đƣợc mã hóa cụ thể để thuận tiện cho việc lập báo cáo KTQTCP cung cấp thông tin thƣờng xuyên cho Nhà quản trị.
Tuy mới bƣớc đầu áp dụng KTQTCP vào quản lý tại Khách sạn Bình Dƣơng nhƣng nó đã mang lại những kết quả quan trọng nhƣ: Giúp cho Nhà quản trị bƣớc đầu làm quen với cơ chế điều hành của doanh nghiệp đó là phải ln năng động, tự chủ và có tầm nhìn xa. Hệ thống báo cáo KTQTCP tại Khách sạn tuy mới đƣa vào thực hiện nhƣng đã chứng minh đƣợc vai trị quan trọng của nó trong cơng tác quản trị tại Khách sạn, cung cấp thơng tin quan trọng, chính xác và kịp thời giúp Nhà quản trị đƣa ra đƣợc những quyết định điều hành đúng đắn.
- Về phương pháp kế toán: Đối với việc phân loại chi phí: Khách sạn thực hiện phân loại chi phí theo từng bộ phận phát sinh chi phí (bộ phận buồng phòng, bộ phận nhà hàng “ăn uống”, bộ phận lữ hành…) do đó dễ theo dõi và quản lý. Đối với dự tốn chi phí: Đây là cơng tác đƣợc thực hiện bởi phịng Kế hoạch của Khách sạn. Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực khách sạn, với sản phẩm chủ yếu là các dịch vụ du lịch, lƣu trú, ăn uống, các chi phí phát sinh thƣờng xuyên, liên tục và đa dạng, biến động thƣờng xuyên nên Khách sạn rất quan tâm đến công tác lập dự tốn chi phí. Việc lập dự tốn chi phí đƣợc dựa vào các định mức do Khách sạn tự quy định và ban hành, các thông tin thu thập đƣợc từ các bộ phận và từ khách hàng, các thông tin dự báo về vật tƣ, nhân cơng và các chi phí khác để có sự phân tích, điều chỉnh và lên dự toán sát với thực tế nhất.
2.3.2. Hạn chế
60
KTQTCP tại Khách sạn còn một số hạn chế sau:
- Về nhân sự kế tốn
Nhân sự Kế tốn tại Khách sạn khơng phân định rõ ràng nhiệm vụ của từng kế tốn phần hành về cơng việc của KTTC và KTQTCP. Thực tế bản thân một số kế toán viên cịn khơng phân biệt đƣợc đâu là KTTC và đâu là KTQTCP. Do vậy, trong q trình tổ chức thực hiện cịn gặp phải một số khó khăn nhất định.
- Về chứng từ, sổ sách báo cáo liên quan đến KTQT: Khách sạn Bình
Dƣơng tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách để thu thập và xử lý các thông tin trong quá khứ phục vụ cho nhu cầu báo cáo quản trị, chƣa chú ý đến việc tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế toán để phục vụ cho việc lập kế hoạch và phân tích kinh tế;
Hệ thống báo cáo cịn nghèo nàn về mặt nội dung, chƣa cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết để phục vụ cho yêu cầu quản trị;
Tuy đã có những phân tích đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch nhƣng nội dung còn sơ sài, chung chung và chƣa sát với thực tế. Báo cáo mới chỉ dừng ở khía cạnh so sánh và phân tích, đánh giá tổng quát sự biến biến động, tăng giảm của chỉ tiêu chứ chƣa đƣa ra đƣợc những tƣ vấn giúp Nhà quản trị trong việc ra quyết định điều hành.
Tổ chức hệ thống chứng từ chƣa đƣợc thiết lập một cách chi tiết, cụ thể để phục vụ cho công tác KTQT. Các thông tin thu thập đƣợc từ thực tế phát sinh chi phí đƣợc kế tốn dịch vụ tập hợp gửi chứng từ gốc cuối hàng tháng về văn phịng kế tốn Khách sạn để tập trung hạch toán kế toán, cập nhật phần mềm phục vụ cho KTTC. Các thông tin rời rạc từ các trung tâm chi phí khác nhau, có độ trễ lớn về thời gian nhƣ vậy có tác dụng phục vụ cho các quyết định chi phí rất hạn chế.
61
chức báo cáo chi tiết về chi phí của từng dịch vụ theo cách ứng xử của chi phí. Các thơng tin chi phí thực hiện cho từng dịch vụ chỉ đƣợc theo dõi trên sổ chi tiết chi phí từng loại theo nội dung kinh tế lập theo KTTC. Các thông tin này trên các sổ khơng có tính chất đối chiếu, so sánh giữa dự toán và thực hiện cho nên khơng mang tính chất tƣ vấn hay đánh giá hiệu quả hoạt động cho các bộ phận. Chính vì vậy dự toán của Khách sạn đƣợc lập qua bảng chi tiết khối lƣợng cho các dịch vụ chỉ phát huy đƣợc vai trò quan trọng trong việc làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện dịch vụ.
Cơng tác phân tích chi phí hay đánh giá hiệu quả SXKD cơ bản là thực hiện phân tích báo cáo tài chính trên cơ sở bức tranh tổng thể của kết quả SXKD trong năm. Việc phân tích chi phí để ra các quyết định ngắn hạn có thể nói là chƣa có, vì các chi phí chƣa đƣợc phân loại một cách khoa học nhằm hƣớng tới việc cung cấp thông tin cho quản trị trong ngắn hạn, cịn có sự chồng chéo, lẫn lộn chi phí cho hoạt động xây dựng với các chi phí cho các hoạt động khác, ngồi ra các thơng tin cịn thiếu tính hệ thống, thiếu đồng bộ và có độ trễ lớn.
Nhƣ vậy, có thể nói thực trạng KTQTCP tại Khách sạn Bình Dƣơng là đã có thực hiện nhƣng chƣa đầy đủ và đồng bộ. Thơng tin khơng đồng bộ nhƣ vậy ít nhiều cũng sẽ ảnh hƣởng đến các quyết định của Nhà quản trị. Nhƣ vậy, Kế toán sẽ chƣa thể phát huy đƣợc hết vai trị vốn có của nó.
- Về phương pháp kế toán
Đối với phân loại chi phí: Phân loại chi phí chƣa thực sự mang tính khoa học, chuyên sâu theo hƣớng cung cấp thông tin kịp thời, tin cậy phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. Khách sạn phân loại chi phí theo chức năng của chi phí, cịn mang tính chất liệt kê theo nội dung kinh tế của chi phí, chƣa tách bạch rõ ràng chi phí dịch vụ Khách sạn với một số loại chi phí chung. Khách sạn khơng phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí - cách
62
phân loại chi phí đƣợc áp dụng trong KTQT.
KTQTCP mới chỉ chủ yếu tập trung vào một số nội dung nhƣ: KTQTCP lao động và tiền lƣơng,… các nội dung phân tích gồm mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu với lợi nhuận,… đều chƣa đƣợc thực hiện. Thực tế đây là nội dung trọng tâm của KTQTCP, rất quan trọng trong việc ra quyết định của Nhà quản trị. Phạm vi của các chỉ tiêu này chủ yếu cung cấp thông tin trong quá khứ về từng đối tƣợng để từ đó ra quyết định trong tƣơng lai. Bên cạnh đó, hoạt động phân tích tại đơn vị chƣa thiết kế thành một bộ phận hay một báo cáo riêng biệt, nếu có chỉ là những dự tốn theo kinh nghiệm chứ không thiết kế thành hệ thống báo cáo cụ thể. Tất cả những quyết định đều chủ yếu dựa trên dự đoán và linh cảm của Nhà quản trị. Nhƣ vậy, KTQTCP chƣa phát huy đƣợc một số vai trị của nó.
2.4. KHẢO SÁT NGUYÊN NHÂN ẢNH HƢỞNG ĐẾN THỰC HIỆN KẾ TỐN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI KHÁCH SẠN BÌNH DƢƠNG KẾ TỐN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI KHÁCH SẠN BÌNH DƢƠNG