7. Bố cục bài nghiên cứu
1.4. Kinh nghiệm triển khai kế toán quản trị chi phí
1.4.1. Tổ chức Kế toán quản trị chi phí tại hệ thống Khách sạn Mƣờng Thanh - Việt Nam
Tổ chức KTQTCP trong hệ thống Khách sạn Mƣờng Thanhđƣợc diễn ra nhƣ sau:
Một là, KTQTCP nhấn mạnh việc cung cấp số liệu cho việc sử dụng nội
37
lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu thông tin Nhà quản trị doanh nghiệp. Đối tƣợng sử dụng thông tin KTQTCP là các Nhà quản trị, những ngƣời trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, thƣờng xuyên phải đề ra các các quyết định khác nhau liên quan tới hiệu quả SXKD trong ngắn và dài hạn. KTQTCP cung cấp các thông tin tài chính nội bộ, có vai trò đo lƣờng và giám sát kết quả hoạt động của doanh nghiệp và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định quản lý.
Hai là, KTQTCP chủ yếu đặt trọng tâm cho tƣơng lai, đƣợc thiết lập bởi
nhu cầu thông tin trong việc lập kế hoạch chiến lƣợc và hoạt động SXKD. Trong nền kinh tế thị trƣờng, do yêu cầu phải nhạy bén và nắm bắt nhanh cơ hội kinh doanh nên KTQTCP cung cấp thông tin cho Nhà quản trị cần linh hoạt, tốc độ và thích hợp với từng quyết định, có thể cung cấp bất kỳ khi nào Nhà quản lý cần. Tuy nhiên, do đó thông tin KTQT có tính linh hoạt cao do không đòi hỏi phải tuân thủ theo pháp luật kế toán…
Ba là, KTQTCP mang tính linh hoạt và phù hợp với nhu cầu thông tin,
đƣợc biểu diễn dƣới hình thức giá trị, vật chất và đƣợc báo cáo chi tiết, đi sâu vào từng mảng hoạt động. KTQTCP thu thập, xử lý, phân tích thông tin trên cơ sở kết hợp dữ liệu lịch sử, dữ liệu hiện tại, dữ liệu ƣớc tính và các dự án tƣơng lai. Nguồn dữ liệu của KTQTCP là hệ thống dữ liệu kế toán của doanh nghiệp, cùng với các nguồn thông tin khác nhƣ: xu hƣớng phát triển của ngành, tình hình cạnh tranh, xu hƣớng biến động của thị trƣờng, lãi suất, tỷ giá…
Bốn là, KTQTCP không mang tính pháp lệnh và không bắt buộc phải
tuân thủ các chuẩn mực kế toán chung. Doanh nghiệp có thể quy định ra các nguyên tắc cơ bản riêng và các sổ sách cần thiết phù hợp với nhu cầu quản lý mà không bị ràng buộc bởi các quy định của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc. Bởi mục tiêu chính của KTQTCP là cung cấp các thông tin nội bộ cho các Nhà quản trị để đƣa ra các quyết định điều hành SXKD.
38
1.4.2. Tổ chức Kế toán quản trị chi phí tại Khách sạn Hoa Sen, thành phố Vũng Tàu Vũng Tàu
Nhu cầu thông tin KTQTCP của các Nhà quản trị Khách sạn Hoa Sen tƣơng đối cao, hầu hết Nhà quản trị đều đánh giá cao vai trò của các thông tin cung cấp. Nhu cầu cao nhất ở nhóm thông tin phục vụ đánh giá hoạt động kinh doanh, tiếp theo là thông tin chi phí thực hiện, tiếp theo là thông tin chi phí trong giai đoạn lập kế hoạch kinh doanh và thấp nhất là thông tin chi phí phục vụ ra quyết định kinh doanh. Mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin của Nhà quản trị thấp nhất ở nhóm thông tin phục vụ đánh giá hoạt động, thông tin chi phí trong lập kế hoạch kinh doanh, rồi đến các nhóm thông tin còn lại có mức độ đáp ứng tốt hơn.
Thứ nhất, về lập định mức chi phí
Khách sạn đã tiến hành lập định mức chi phí cho bộ phận kinh doanh ăn uống. Đối với bộ phận kinh doanh buồng ngủ, định mức chi phí đƣợc xây dựng dựa trên tiêu chuẩn của buồng ngủ. Theo đó, mỗi hạng buồng ngủ đƣợc xây dựng định mức chi phí riêng, thông thƣờng, định mức này tƣơng đối ổn định qua các kỳ kế toán.
Thứ hai, về lập dự toán chi phí
Các bộ phận thuộc Khách sạn Hoa Sen hiện nay chƣa sử dụng thông tin định mức chi phí để lập dự toán chi phí kinh doanh. Chỉ có khoảng 25% bộ phận có sử dụng thông tin chi phí định mức cho lập dự toán, đa phần các bộ phận chƣa tiến hành lập dự toán chi phí kinh doanh. Một số đơn vị có tiến hành lập dự toán nhƣng mới chỉ lập dự toán một số khoản mục chi phí nhƣ CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC. Không có đơn vị nào lập dự toán các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Thứ ba, về xử lý dữ liệu chi phí thực hiện của hệ thống kế toán chi phí
39
hiện đƣợc cung cấp bao gồm thông tin sản phẩm và dịch vụ, thông tin chi phí thời kỳ đƣợc tập hợp bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp; Khách sạn này chƣa áp dụng các phƣơng pháp xác định chi phí theo Kaizen.
Thứ tư, về xử lý dữ liệu chi phí phục vụ ra quyết định kinh doanh
Khách sạn có thực hiện phân tích thông tin chi phí để phục vụ ra quyết định mua hàng, tuy nhiên, về phƣơng pháp vận dụng để phân tích, Khách sạn này mới chỉ vận dụng phƣơng pháp tổng cộng chi phí, tức là xác định giá trị hàng mua và các chi phí liên quan đến việc mua hàng, so sánh mức giá các nhà cung cấp đƣa ra để lựa chọn nguồn hàng; Khách sạn hiện nay chƣa sử dụng các phƣơng pháp xác định thời điểm và số lƣợng hàng mua theo các mô hình kinh tế hiện đại. Đối với việc ra quyết định về giá chủ yếu dựa trên thông tin chi phí do hệ thống kế toán cung cấp, khách sạn chƣa thực hiện định giá bán sản phẩm theo chi phí biến đổi, chƣa thực hiện định giá theo giá trị dịch vụ có xem xét chất lƣợng và quan điểm đánh giá của khách hàng mục tiêu đối với dịch vụ. Với dịch vụ lƣu trú, Khách sạn thƣờng cố định mức giá ở tất cả các phòng của Khách sạn tùy thuộc vào tiêu chuẩn của phòng nghỉ, do vậy, việc ra quyết định về giá phòng nghỉ ít khi phát sinh.
Thứ năm, thông tin về mối quan hệ CVP phục vụ ra quyết định quản lý
tại Khách sạn đƣợc các Nhà quản trị đánh giá ở mức độ dƣới trung bình. Hầu hết Khách sạn chƣa vận dụng phân tích mối quan hệ này để hỗ trợ tốt hơn việc ra quyết định. Điều này căn bản chƣa thực hiện đƣợc là do các Khách sạn chƣa tiến hành phân loại chi phí theo mối quan hệ chi phí với khối lƣợng hoạt động (chi phí biến đổi và chi phí cố định), nên không có dữ liệu để tiến hành phân tích.
Thứ sáu, xử lý dữ liệu chi phí phục vụ đánh giá kết quả hoạt động kinh
40
ngủ, kinh doanh nhà hàng, chi tiết cho từng khu vực nhà hàng, bar, và tiến hành kiểm soát đánh giá hiệu quả kinh doanh và hiệu quả kiểm soát chi phí tại các bộ phận này thông qua Bảng báo cáo nhanh về chi chí. Tuy nhiên, trong báo cáo này chƣa thể hiện mức chênh lệch giữa chi phí thực tế với chi phí dự toán. Điều này do Khách sạn chƣa thực hiện lập dự toán đầy đủ, hệ thống dự toán chƣa đƣợc thiết kế khoa học, nên chƣa đủ cơ sở dữ liệu đƣa vào quá trình xử lý cung cấp thông tin. Đặc biệt, việc theo dõi chi phí thực hiện dịch vụ chƣa đƣợc theo dõi và kiểm soát chi tiết cho từng đối tƣợng, mới chỉ là số liệu tổng hợp cho từng bộ phận kinh doanh nên dẫn đến hiệu quả cung cấp thông in cho việc đánh giá kết quả, cũng nhƣ kiểm soát chi phí gần nhƣ không có.
1.4.3. Bài học kinh nghiệm cho tổ chức Kế toán quản trị chi phí tại Khách sạn Bình Dƣơng sạn Bình Dƣơng
Hoạt động kinh doanh Khách sạn phụ thuộc tính thời vụ, điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế, xã hội, văn hóa lịch sử. Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt và đời sống văn hóa, tinh thần của Khách hàng, chủ yếu là dịch vụ ăn uống và cho thuê phòng ngủ, bên cạnh đó còn có thể kết hợp nhiều hoạt động khác nhƣ dịch vụ giặt là, massage, bán hàng lƣu niệm…Các hoạt động trong Khách sạn khá phong phú, đối tƣợng phục vụ không ổn định và luôn có biến động phức tạp, có những hoạt động có thể có những sản phẩm dỡ dang cuối kỳ, có những hoạt động không có những sản phẩm dỡ dang cuối kỳ.
Toàn bộ chi phí trong Khách sạn bao gồm: Chi phí nguyên liệu, vật liệu; chi phí công cụ, dụng cụ; chi phí nhân công; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền. Phân loại chi phí có tác dụng quan trọng đối với việc quản lý chi phí của hoạt động kinh doanh phòng ngủ nói riêng và kinh doanh khách sạn nói chung. Qua đó, giúp các Nhà quản lý hiểu rõ về cơ cấu, tỷ trọng của từng yếu tố chi phí là cơ sở phân tích tình hình đánh
41
giá thực hiện các dự toán chi phí kinh doanh, giúp Nhà quản trị xây dựng các kế hoạch cung ứng xây dựng vật tƣ, tiền vốn và huy động, sử dụng lao động.
Từ những đặc điểm chi phí của kinh doanh nhà hàng khách sạn và nghiên cứu mô hình tổ chức KTQTCP tại một số đơn vị có quy mô lớn sẽ giúp ta học hỏi đƣợc những kinh nghiệm quý báu trong quá trình hoàn thiện tổ chức KTQTCP tại Khách sạn Bình Dƣơng. Những bài học kinh nghiệm đó là:
+ Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp kế toán tổng quát và KTQT trong cùng bộ máy kế toán. Phân công công việc cụ thể, rõ ràng cho từng ngƣời trong phòng kế toán.
Khách sạn Bình Dƣơng nên tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp để không làm xáo trộn cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, phù hợp với trình độ cán bộ kế toán. Khách sạn Bình Dƣơng cần phân công công việc cụ thể, rõ ràng cho từng ngƣời trong phòng kế toán nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi ngƣời, đảm bảo thông tin kế toán đƣợc cung cấp kịp thời, đáng tin cậy.
+ Tổ chức KTQT sao cho thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách kịp thời về quá trình và kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin về việc đảm bảo và sử dụng các nguồn lực, chi phí, thu nhập và kết quả của toàn doanh nghiệp, từng bộ phận một cách cụ thể theo địa điểm, theo thời gian, theo yếu tố cấu thành... giúp cho Nhà quản trị các cấp có thể đƣa ra những quyết định quản lý phù hợp, kịp thời, tăng cƣờng quản lý và hạch toán kinh tế nội bộ, nâng cao hiệu quả SXKD của từng bộ phận và toàn doanh nghiệp, thực hiện thắng lợi các mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra.
+ Tổ chức phân tích chi phí theo mô hình kết hợp phòng kế toán, các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất nhằm cung cấp thông tin cụ thể, kịp thời cho ngƣời có trách nhiệm trực tiếp để nhanh chóng đƣa ra giải pháp
42
chấn chỉnh hoạt động (khi cần thiết), đồng thời phát huy tính tích cực chủ động của từng bộ phận, từng ngƣời trong doanh nghiệp.
+ Tổ chức phân tích trên tất cả các mặt hoạt động SXKD, luôn chú trọng đặc biệt đến phân tích kết quả hoạt động trong mối quan hệ với chi phí bỏ ra (theo chi phí chuẩn). Mọi sai lệch đều tìm nguyên nhân cụ thể, chỉ ra bộ phận (ngƣời) chịu trách nhiệm trực tiếp để có giải pháp chấn chỉnh, xử lý phù hợp, kịp thời. Mọi trung tâm chức năng đều phải có trách nhiệm với chi phí chứ không chỉ phòng kế toán.
+ Huy động mọi tổ chức, mọi ngƣời có trách nhiệm liên quan đến từng hoạt động cụ thể tham gia phân tích nhằm đánh giá đúng kết quả hoạt động của từng bộ phận, tìm ra nhân tố và nguyên nhân ảnh hƣởng tích cực, tiêu cực đến kết quả đó để có giải pháp phù hợp. Kết quả phân tích đƣợc thông báo rộng rãi đến từng bộ phận sản xuất, từng ngƣời có liên quan đến vấn đề phân tích để động viên kịp thời bộ phận (ngƣời lao động) tích cực, đồng thời chỉ rõ những thiếu sót cần khắc phục cho từng bộ phận (ngƣời lao động) để kết quả phân tích thực sự phát huy tác dụng trong quản lý và hoạt động SXKD trong doanh nghiệp. Qua đó tạo điều kiện phát huy tinh thần làm chủ tập thể của mọi thành viên trong doanh nghiệp, khiến cho mọi ngƣời đều "sống" cùng doanh nghiệp.
43
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chƣơng 1 của luận văn đã trình bày các nội dung cơ bản về KTQTCP. Gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ, Học viên giới thiệu về việc tổ chức lập định mức, dự toán, kế hoạch chi phí và việc tổ chức thu thập các thông tin thực hiện, thông tin dự báo về chi phí bao gồm quá trình tổ chức hệ thống thông tin KTQT, hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo quản trị, báo cáo phân tích của KTQTCP trong doanh nghiệp dịch vụ.
Từ những nền tảng lý luận đƣợc trang bị trong chƣơng 1 kết hợp với học kinh nghiệm tổ chức KTQTCP tại Khách sạn Mƣờng Thanh – Việt Nam và Khách sạn Hoa Sen – thành phố Vũng Tàu để Học viên nắm bắt vấn đề cần nghiên cứu, phản ánh chính xác thực trạng tổ chức quản trị chi phí tại Khách sạn Bình Dƣơng, Quy Nhơn. Từ đó có những so sánh, đánh giá và đề xuất những giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức KTQTCP tại đơn vị nghiên cứu.
44
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI KHÁCH SẠN BÌNH DƢƠNG
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ KHÁCH SẠN BÌNH DƢƠNG 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Ngày 02/6/1988 Bộ Tƣ Lệnh Binh Đoàn 15 giao cho đoàn 385 khởi công xây dựng dịch vụ Nhà điều dƣỡng của Binh Đoàn tại khu vực cổ loa - đƣờng Nguyễn Huệ (nay là số: 493 – An Dƣơng Vƣơng- Tp. Quy Nhơn – Bình Định). Thiết kế ban đầu là nhà cấp 2, gồm 2 tầng với 50 giƣờng ngủ, diện tích xây dựng 1.800m2.
Ngày 22/12/1989 dịch vụ hoàn thành và chính thức khánh thành đƣa vào hoạt động. Nhà Điều Dƣỡng trực thuộc Bộ Tƣ lệnh Binh Đoàn 15. Biên chế ban đầu gồm 15 ngƣời với nhiệm vụ chính là phục vụ điều dƣỡng cho cán bộ chiến sỹ Binh Đoàn và các cháu là con em, là học sinh giỏi của cán bộ, công nhân viên Binh đoàn đang công tác và học tập tại Tây Nguyên.
Những năm 1991-1992 hoạt động kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn phát triển mạnh mẽ, Bộ tƣ lệnh Binh đoàn chủ trƣơng nâng cấp nhà điều dƣỡng lên 3 tầng với 28 phòng ngủ, nhà hàng rộng rãi, các trang thiết bị mới, biên chế tăng lên 28 ngƣời và đổi tên thành “Nhà Khách Binh Đoàn 15”.
Tháng 7/1993 Nhà Khách Binh Đoàn 15 chuyển về trực thuộc “Khách sạn Dịch Vụ Thƣơng Mại 15” là đơn vị thành viên của Tổng Khách sạn Miền Trung (Binh Đoàn 15) theo Quyết định số 280/QĐ-QP ngày 22/06/1993 của Bộ Trƣởng Bộ Quốc Phòng.
Tháng 10/1994 Nhà Khách Binh Đoàn 15 đổi tên thành “Khách sạn Dịch Vụ Thƣơng Mại 15”
Tháng 4/1996 Khách sạn Dịch Vụ Thƣơng Mại 15 đổi tên thành “Khách sạn Bình Dƣơng” thuộc Tổng Khách sạn 15 (Binh Đoàn 15) theo
45
quyết định số 554/QĐ-QP ngày 22/04/1996 của Bộ Trƣởng Bộ Quốc Phòng. Tháng 9/1997 Khách sạn Bình Dƣơng Đƣợc Tổng Cục Du Lịch Việt cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn Khách sạn 1 sao.
Tháng 9/2000 Nhà Khách chuyển về thuộc Bộ Tƣ Lệnh Binh Đoàn 15, đồng thời ngừng hoạt động để nâng cấp.
Tháng 11/2004 Nhà Khách Binh Đoàn 15 đổi tên thành “Nhà Khách số 2 Binh Đoàn 15”.