CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ
2.1. Giới thiệu khái quát về Khách sạn Bình Dƣơng
2.1.3. Tổ chức quản lý của Khách sạn Bình Dƣơng
2.1.3.1. Các bộ phận trong bộ máy của Khách sạn Bình Dương
(Nguồn: Bộ phận Hành chính kế tốn Khách sạn Bình Dương)
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý tại Khách sạn Bình Dƣơng
Giám đốc Bộ phận nhà hàng Bộ phận Lễ tân, kế hoạch, Maketing Bộ phận Hành chính kế tốn Bộ phận phịng Bộ phận Kỹ thuật, bảo vệ Phó giám đốc
47
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Ban giám đốc
Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành khách sạn, thực hiện một số nhiệm vụ nhƣ quan hệ khách hàng tiềm năng, quan hệ với chính quyền địa phƣơng, điều hành hoạt động SXKD của đơn vị mình theo sự phân cơng lao động.
Bộ phận Lễ tân và Kế hoạch – Marketing
Trưởng bộ phận
Có trách nhiệm triển khai thực hiện các mệnh lệnh của Giám đốc trong công tác tiếp thị, kiểm tra đôn đốc nhân viên thực hiện đúng quy trình đón tiếp khách.
Lễ tân
Bộ phận này có chức năng nhƣ chiếc cầu nối giữa khách với các dịch vụ trong khách sạn, có nhiệm vụ tổ chức đón tiếp, làm thủ tục đăng ký phịng và trả phòng cho khách; kết hợp với các bộ phận dịch vụ khác có liên quan để đáp ứng yêu cầu của khách.
Kế hoạch – Marketing
Các hoạt động nghiên cứu thị trƣờng khoa học và xây dựng chiến lƣợc kinh doanh. Cung cấp các thông tin cho khách hàng về các tour du lịch trong và ngoài thành phố của Khách sạn.
Đón tiếp khách đồn đến; Nắm rõ các loại vé, ngoại tệ, kệ báo chí; Nhận các fax, điện thoại khi khách đến đặt phòng; Thƣơng lƣợng giá cả với khách; Lƣu trữ thông tin của khách; Tổng kết số liệu lƣợt khách đến, khách đi; Yêu cầu tiền đặt cọc, nhận tiền đặt cọc và hoàn trả tiền đặt cọc; Nhận đặt phòng với tổ chức, cá nhân, hội nghị, cƣới hỏi...; Chào và bán các đồ lƣu niệm cho khách.
Bộ phận Nhà hàng
Quản lý nhà hàng: Có trách nhiệm thực hiện các mệnh lệnh của Giám đốc, thƣờng xun kiểm tra thực hiện quy trình cơng nghệ của nhà hàng, của
48
nhân viên, chủ động trong việc điều động nhân viên làm việc đảm bảo hợp lý và đúng với quy chế.
Tổ chức phục vụ khách đến ăn uống trong nhà hàng, phòng tiệc, hội nghị và phục vụ bên ngồi cho khách khi có u cầu. Tổ chức sắp xếp bàn ghế và phối hợp với phòng kỹ thuật để chuẩn bị cho các hội trƣờng hoặc phòng họp theo hợp đồng đã ký kết, đồng thời chịu trách nhiệm chế biến các món ăn theo thực đơn của khách yêu cầu hoặc theo thực đơn nhà hàng đƣa xuống, thực hiện các tiêu chuẩn vệ sinh an tồn thực phẩm.
Bộ phận Buồng phịng
Trƣởng bộ phận: có trách nhiệm thực hiện các mệnh lệnh của giám đốc, thƣờng xuyên kiểm tra việc thực hiện quy trình dọn phịng của nhân viên, chủ động trong việc điều động nhân viên làm việc đảm bảo hợp lý và đúng với quy chế.
Tổ chức đón tiếp và phục vụ từ khi khách đến cho đến khi kết thúc thời gian lƣu trú; Thực hiện cơng tác vệ sinh phịng khách, bảo dƣỡng và bố trí các phịng khách, các khu vực công cộng: Hàng lang, cầu thang, đại sảnh... Đảm bảo việc bố trí tiện nghi trong phịng khách đẹp và có khoa học; Có biện pháp tích cực bảo vệ an tồn tài sản và tính mạng cho khách trong thời gian lƣu trú.
Kết hợp với bộ phận Lễ tân và các bộ phận khác để đáp ứng yêu cầu của khách trong thời gian lƣu trú và nâng cao chất lƣơng phục vụ; Cung cấp đầy đủ các dịch vụ buồng theo quy định của Khách sạn; có trách nhiệm làm vệ sinh phòng khách, các khu vực hành lang cầu thang và tiền sảnh của khách sạn. Theo dõi tình hình sử dụng các trang thiết bị trong phịng ngủ, khu vực trong phịng ngủ. Báo cáo tình hình phịng của khách sạn cho lễ tân hàng ngày.
Bộ phận Kỹ thuật - bảo vệ
Trƣởng bộ phận: Có trách nhiệm thực hiện các mệnh lệnh của Giám đốc, thƣờng xuyên kiểm tra việc thực hiện công tác kỹ thuật, công tác bảo vệ
49
đảm bảo an toàn kỹ thuật và an toàn tài sản tính mạng của đơn vị và khách đến lƣu trú, chủ động trong việc điều động nhân viên làm việc đảm bảo hợp lý và đúng với quy chế.
Theo dõi, bảo trì thƣờng xuyên các trang thiết bị và sửa chữa các công cụ khi các bộ phận khác có u cầu. Thực hiện các khâu trang trí sân khấu, âm thanh cho hội trƣờng để phục vụ cho các hội nghị, hội thảo do khách hàng hợp đồng, bảo vệ an ninh trật tự trong khách sạn cũng nhƣ bảo vệ tính mạng, tài sản của khách.
Bảo đảm an toàn kỹ thuật và an toàn cho khách, tài sản của đơn vị cũng nhƣ khách; Bảo vệ an toàn và tuyệt đối cho cán bộ và công nhân viên của Khách sạn; Bảo vệ an tồn tính mạng và tài sản của khách hàng hiện đang cƣ trú trong Khách sạn; Đón tiếp khách tour, hƣớng dẫn, xách hành lý cho khách lên phòng, hƣớng dẫn khách sử dụng các thiết bị nóng lạnh cho khách trong phịng; Đăng ký lƣu trú tại cơ quan an ninh, cơng an phƣờng, phịng đăng ký xuất nhập cảnh cho khách nƣớc ngoài tại phòng PA35 của Thành phố; Hƣớng dẫn nơi đỗ đậu xe cho khách đến làm việc, lƣu trú tại Khách sạn.
Bộ phận Hành chính – Kế tốn
Quyết định các chiến lƣợc về tài chính, tìm kiếm vốn và nguồn vốn cho khách sạn. Có chức năng sau: lập chứng từ để chứng minh tính hợp lí của việc hình thành và sử dụng vốn kinh doanh trên cơ sở chứng từ, tổng hợp các loại chi phí phục vụ kinh doanh và tính tốn riêng cho từng loại dịch vụ nhằm xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn khách sạn. Lập báo cáo tài chính, cân đối tài sản theo từng tháng, quý, năm.
Trƣởng bộ phận: Có chức năng tham mƣu cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính, thực hiện việc ghi chép, xử lý, cung cấp số liệu về tình hình kinh tế tài chính, đơn đốc, giám sát các nguồn vốn, tập hợp các khoản chi phí tính giá thành sản phẩm.
50
Tổ chức hạch toán, ghi chép sổ sách, các chứng từ kế toán đảm bảo đúng nguyên tắc đúng quy định hiện hành; Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng và nội dung cơng việc kế tốn theo chuẩn mực và theo chế độ kế tốn; Phân tích thơng tin số liệu kế tốn; tham mƣu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị; Cung cấp thơng tin số liệu kế tốn theo quy định của Pháp luật.