. Nội dung kế toán hoạt động thu – chi khối Đảng tỉnh
3.2.1 Hoàn thiện chứng từ kế toán
Dựa vào danh mục chứng từ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp ban hành theo thông tư 107/2017/TT-BTC, Văn phịng Trung ương Đảng đã có sự phối hợp với Bộ Tài chính đã xây dựng hệ thống chứng từ cần thiết phù hợp với đặc điểm của các cơ quan đảng. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng chứng
từ để phản ánh các nghiệp vụ kế tốn phát sinh tại VPTU, có một số loại, mẫu chứng từ phản ánh chưa đầy đủ với bản chất nghiệp vụ đó, gây hạn chế trong việc theo dõi, kiểm tra.
Do đó, kế tốn cần bổ sung thêm các chứng từ để đảm bảo thông tin trên chứng từ rõ ràng,chi tiết và cụ thể hơn như các mẫu chứng từ thanh toán, bảng kê chi phí phục vụ cơng tác (dành cho lái xe, mẫu bảng kê cơng tác phí, mẫu bảng kê lịch trình cơng tác,…Cụ thể từ cuối năm 2019, Kho bạc nhà nước đã sử dụng ứng dụng dịch vụ cơng giao nhận hồ sơ trực tuyến, theo đó kế tốn cần sửa đổi một số chi tiết mẫu giấy đề nghị thêm mục theo dõi số chứng từ để có thể theo dõi được mã số hồ sơ trên trang dịch vụ công kho bạc tương ứng với số chứng từ ủy nhiệm chi của đơn vị, vì cùng một hồ sơ thanh tốn nhưng số chứng từ ủy nhiệm chi và mã số hồ sơ được gửi lên trang kho bạc là không giống nhau, nếu không theo dõi song song hai số khi xảy ra lỗi thanh toán, kế tốn sẽ gặp khó khăn khi tìm kiếm chứng từ gốc để kiểm tra.
3.2.2 Hoàn thiện tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị cơ bản đã đáp ứng được các yêu cầu hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và yêu cầu quản lý của nhà nước. Tuy nhiên tùy theo đặc điểm hoạt động của từng đơn vị mà cần mở thêm các tài khoản kế toán chi tiết khác để phục vụ cho cơng tác hạch tốn và theo dõi thu - chi hoạt động kế toán và làm cơ sở để thực hiện các báo cáo tài chính đáp ứng yêu cầu theo quy định.
Tuy rằng TT 107 chỉ có tài khoản phân biệt không thường xuyên và thường xuyên có nghĩa là trong hoạt động thường xun có hoạt động tự chủ, khơng tự chủ và tương tự với hoạt động không thường xuyên nhưng một số cơ quan tài chính cấp trên của VPTU lại có văn bản sử dụng từ thường xuyên tương đương với tự chủ và không thường xuyên tương đương với khơng tự chủ, do đó tác giả nhận thấy Bộ Tài chính nên thay vì dùng từ tài khoản
chủ sẽ phù hợp hơn vì thường xun/khơng thường xuyên chỉ mang ý nghĩa để đơn vị kiểm soát chặt chẽ các nội dung hoạt động phát sinh làm cơ sở trong việc lập dự tốn, ít có ý nghĩa trong việc phân biệt tính chất hoạt động tài chính như từ tự chủ và khơng tự chủ.
Tài khoản TK chi tiết theo TT 107 TK chi tiết kiến nghị 611 – Chi hoạt động 6111 - Chi hoạt động thường xuyên 6111 - Chi hoạt động tự chủ 6112 - Chi hoạt động không thường xuyên
6112 – Chi hoạt động không tự chủ
Nếu thay thế cách gọi tên như trên thì đơn vị không cần mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi hoạt động tự chủ/không tự chủ trong tài khoản chi thường xuyên/không thường xuyên và như vậy với các tài khoản khác cũng sử dụng tương tự, như vậy các tài khoản chi tiết sẽ ít hơn và được sử dụng đơn giản, thống nhất hơn.
Thực hiện chủ trương của Văn phòng Trung ương về cải cách bộ máy hành chính của Đảng, năm 2019 Tỉnh ủy Bình Định thí điểm thực hiện VPTU phục vụ chung theo đó các Ban của Tỉnh ủy sẽ vẫn là đơn vị lập dự tốn và được cấp kinh phí riêng cho từng Ban, tuy nhiên VPTU sẽ là chủ tài khoản chung và nhân sự của bộ phận kế tốn khơng tăng thêm, kế toán VPTU sẽ kiêm nhiệm kế toán cho tất cả các ban và sử dụng một phần mềm để theo dõi tất cả các hoạt động của VPTU và các Ban của Tỉnh ủy. Để thuận tiện trong việc theo dõi kinh phí hoạt động của từng đơn vị, kế toán VPTU đã mở chi tiết tài khoản nội bộ nguồn như sau:
TK 01221: Chi thường xuyên (01221VPTU; 01221BTC;…)
TK 01222: Chi không thường xuyên (01222TTTU; 01222VPTU; 01222BTC;…)
Tác giả kiến nghị Văn phòng Trung ương khi triển khai mơ hình VPTU phục vụ chung thì cần có các văn bản hướng dẫn quy định về chế độ và cách thức quản lý tài chính cụ thể để các đơn vị cấp dưới có căn cứ áp dụng theo đúng quy định.
Về quy định nguồn kinh phí, theo mục lục ngân sách chỉ quy định gồm hai chữ số như:
Nguồn 12 – Nguồn tự chủ
Nguồn 13 – Nguồn không tự chủ Nguồn 14 – Nguồn cải cách tiền lương
Tuy nhiên khi đối chiếu số liệu báo cáo với Sở Tài chính thì Sở Tài chính yêu cầu phải phân biệt chi tiết nguồn 14 – Nguồn cải cách tiền lương là tự chủ ay khơng tự chủ nhưng lại khơng có quy định về việc mở chỉ tiết tài khoản này, do đó mỗi đơn vị lại có một cách mở chi tiết quy định nguồn khác nhau.
Ví dụ: VPTU quy định 01 – tự chủ; 02 – không tự chủ để đặt trước số quy định nguồn và để thống nhất số hiệu trong cách ghi nguồn, VPTU đã quy định như sau:
0113 – Nguồn tự chủ
0212 – Nguồn không tự chủ
0114 - Nguồn cải cách tiền lương tự chủ
0214 – Nguồn cải cách tiền lương không tự chủ
Tuy nhiên khi đơn vị đối chiếu số liệu với Kho bạc nhà nước thì kho bạc yêu cầu chỉ sử dụng hai chữ số theo quy định của mục lục ngân sách. Do đó tác giả kiến nghị với các cơ quan tài chính cấp trên cần có sự thống nhất trong quy định để các đơn vị sử dụng kinh phí dễ dàng thực hiện hơn.
3.2.3 Hồn thiện sổ kế tốn
Về sổ sách kế toán của VPTU cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu trong công tác kiểm tra đối chiếu số liệu, tuy nhiên đơn vị cần hoàn thiện hơn trong
việc mở sổ kế toán theo dõi như:
Cần mở sổ kế toán, sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết theo nội dung hoạt động và các yêu cầu khác, theo dõi riêng để phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán với NSNN, mẫu sổ kế toán theo TT 107 của Bộ Tài chính.
Phân loại các khoản thu, ghi chép trên hệ thống sổ sách và định kỳ thiết lập các báo cáo tình hình huy động các nguồn thu đồng thời phản ánh, ghi nhận kịp thời các khoản chi theo từng nội dung chi, từng nhóm chi, mục chi và thường xuyên tổ chức phân tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm, trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cường quản lý chi.
Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, q trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị; phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và tồn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
3.2.4 Các giải pháp khác
Trong điều kiện các đơn vị HCSN thực hiện tự chủ kinh phí theo chủ trương của Bộ Tài chính thì phương pháp ZBB phù hợp để xây dựng phương án tiết kiệm, quy chế chi tiêu ngay từ khâu dự toán và trong quá trình thực hiện, hạn chế không tăng chi thường xuyên ngoài lương, phụ cấp và các khoản có tính chất lương.
Theo phương pháp ZBB, q trình lập dự tốn bắt đầu từ cấp khơng và khơng liên quan đến dự tốn của kỳ trước hay kết quả hoạt động thực tế. Vì vậy, tất cả các khoản mục dự toán theo đúng nghĩa đen của tên phương pháp sẽ được bắt đầu bằng con số 0 chứ không giống như phương pháp gia tăng bắt đầu lập dự toán tại con số bằng hoặc cao hơn dự toán của năm trước. Từng chức năng của bộ phận sau đó sẽ được đánh giá tồn diện bằng việc phê duyệt
tồn bộ các chi phí dự kiến phát sinh chứ khơng chỉ những phần chi phí tăng thêm. Phương pháp này thúc đẩy các nhà quản lý giải trình từng hoạt động trong từng bộ phận và từng nghiệp vụ.
Theo đó đơn vị sử dụng lập dự toán theo phương pháp gia tăng hàng năm và sau đó sử dụng phương pháp lập dự toán dựa trên cấp không sau mỗi ba năm đến năm năm hoặc khi xảy ra sự thay đổi lớn. Điều này có nghĩa là đơn vị có thể tận dụng ưu điểm của cả hai phương pháp vừa hiệu quả mà không phải mất quá nhiều thời gian và chi phí.
Tiếp tục mở rộng khoán biên chế, khoán chi quản lý hành chính, đồng thời giao trách nhiệm cụ thể để đảm bảo việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao. Căn cứ vào tình hình tài chính và kế hoạch thu chi của đơn vị cần đề ra các mức khoán thu, khoán chi cho hợp lý giữa các bộ phận trong chi cục. Tìm ra những phương pháp góp phần nâng cao hiệu quả việc sử dụng nguồn tài chính, khơng gây lãng phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả cơng bằng, tiết kiệm như sử dụng máy in kết nối mạng thay thế cho máy in thường để giảm số lượng máy in sử dụng trên đầu người; lắp đặt máy lọc nước để đáp ứng nhu cầu nước uống cho CBCC, hạn chế việc sử dụng nước uống đóng chai,…
Ứng dụng CNTT trong sử dụng phần mềm kế toán: Thực hiện chế độ phân quyền chức năng trong phần mềm IMAS để nghiệp vụ kế toán đồng bộ và được kiểm sốt chặt chẽ, theo đó máy tính của kế tốn trưởng được cài đặt phần mềm kế toán được đặt làm máy chủ, kế toán trưởng được sử dụng quyền đăng nhập, truy xuất và chỉnh sửa tồn bộ các phần hành kế tốn trong phần mềm, các kế toán viên chỉ được phân quyền đăng nhập vào các phần hành kế tốn do mình được phân cơng thực hiện. Khi cần sửa chữa số liệu kế toán, kế toán viên có trách nhiệm báo cáo với kế toán trưởng, giải trình lí do vì sao phải chỉnh sửa. Kế toán trưởng sẽ xem xét và quyết định sửa lỗi trực tiếp hay thực hiện các bút toán điều chỉnh phù hợp.
Đồng thời đơn vị cần có văn bản công khai các thủ tục và bộ chứng từ theo quy định cho những hoạt động chủ yếu, thường xuyên của đơn vị để cán bộ công chức và người lao động nắm rõ, giúp cho cơng tác kiểm sốt chứng từ và thanh toán được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kết luận chương 3
Chương 3 đã nêu rõ một số thực trạng về một số ưu điểm và tồn tại, hạn chế trong cơng tác kế tốn thu - chi hoạt động của VPTU Bình Định. Trên cơ sở đó tác giả đã đưa ra một số giải pháp mang tính khái quát và cụ thể phù hợp với đặc điểm hoạt động của VPTU Bình Định nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn thu chi tại đơn vị.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Để cơng tác kế tốn hoạt động thu - chi tại VPTU đạt hiệu quả thì trước tiên cơng tác tác tổ chức kế tốn tại đơn vị cần phải hoàn thiện hơn. Bởi kế tốn là một nghề địi hỏi sự cẩn thận đến từng chi tiết, cơng việc của nghề kế tốn u cầu tính cẩn thận và kỹ lưỡng do đó để đáp ứng được yêu cầu chất lượng cơng tác kế tốn và cơng tác tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thì lãnh đạo VPTU cần quan tâm hơn đến cơng tác tổ chức kế tốn cả về số lượng và chất lượng.
Một khi tiềm lực về con người không đáp ứng yêu cầu khối lượng công việc thì có thể rơi vào trường hợp “ lực bất tịng tâm” khi đó sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kế toán như tính chặt chẽ trong khâu kiểm sốt chứng từ, tính chính xác trong khâu hạch tốn và chất lượng tham mưu về hoạt động tài chính, kế tốn cho lãnh đạo từ đó ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị. Do đó cần xây dựng, bố trí, tuyển dụng kế toán phù hợp với trình độ năng lực, quy mơ của đơn vị, và phù hợp với mức độ công việc cần gánh vác. Thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ của kế tốn, phải tham gia tập huấn nghiệp vụ khi cấp trên có sự thay đổi trong lĩnh vực kế tốn.
Kiến nghị cơ quan có thẩm quyền hồn thiện chế độ quản lý chi tiêu NS (chế độ trang bị cơ sở điều kiện làm việc; chế độ chi NS thực hiện nhiệm vụ chuyên môn; chế độ, định mức về cơng tác phí, hội nghị …) nâng cao hiệu quả công tác quản lý chi NSNN cần kiến nghị cấp có thẩm quyền hồn thiện định mức phân bổ: rà sốt, xây dựng và bổ sung những định mức chi mới, xoá bỏ những định mức lạc hậu đảm bảo cho hệ thống định mức, tiêu chuẩn có tính khoa học, tính thực tiễn cao.
Xây dựng những văn bản hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về việc phân loại nguồn kinh phí để có cơ sở hạch tốn chính xác, khơng có sự nhầm lẫn giữa các nguồn khi sử dụng.
Thực hiện nghiêm túc Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; cơng khai trong quản lý, sử dụng NS, gắn trách nhiệm chi tiêu NS với cải cách hành chính, tổ chức lại cơ cấu bộ máy phù hợp với chức năng, nhiệm vụ; tinh giản bộ máy hành chính, nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý nhà nước.
Tăng cường công tác chỉ đạo điều hành, tổ chức thực hiện trên tất cả các lĩnh vực thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; Tăng cường vai trị giám sát của Ban Thanh tra nhân dân cơ quan.
Xây dựng kế hoạch và đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao nhận thức, đặc biệt là đề cao trách nhiệm của người đứng đầu trong thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; Thường xuyên kiểm tra, thanh tra, xử lý nghiêm và công khai kết quả xử lý các vi phạm quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; thực hiện kiên trì, kiên quyết, có hiệu quả trong cơng tác đấu tranh phịng, chống tham nhũng, lãng phí;
VPTU Bình Định cần phối hợp với Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy xây dựng kế hoạch kiểm tra tài chính cụ thể, rõ ràng và đưa ra ngay đầu năm cùng với việc công khai nội dung và phương pháp kiểm tra đến các đơn vị trực thuộc.
Thông qua cơ sở lý luận và những vấn đề mà tác giả đã trình bày, Luận văn: “Kế tốn hoạt động thu - chi tại VPTU Bình Định” đã tập trung làm rõ một số nội dung sau:
- Luận văn đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hoạt động thu, chi và những vấn đề chung về đơn vị hành chính khối Đảng cấp tỉnh.
- Luận văn đã trình bày khái quát sự hình thành và phát triển cũng như đi sâu nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn thu - chi tại VPTU Bình Định.
- Trên cơ sở lý luận và thực trạng kế toán thu - chi tại VPTU Bình Định, luận văn đã nêu rõ ưu điểm, tồn tại và hạn chế của công tác kế toán thu chi tại đơn vị đồng thời đưa ra được một số giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn hoạt động thu – chi tại đơn vị.
Hy vọng, kết quả nghiên cứu của tác giả tại luận văn này sẽ được xem xét, áp dụng trong cơng tác kế tốn hoạt động thu - chi tại VPTU Bình Định nói riêng và trong cơng tác kế tốn của đơn vị HCSN nói chung.
Do thời gian công tác tại đơn vị chưa nhiều, thời gian và phạm vi nghiên cứu của tác giả còn hạn hẹp nên luận văn chắc chắn sẽ còn những vấn đề mà tác giả chưa thể khai thác và hoàn thiện. Với chủ trương tiến tới xây