7. Cấu trúc của luận văn
1.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các hoạt động được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện để giảm thiểu những rủi ro để đạt các mục tiêu của đơn vị. Các chính sách và thủ tục này thúc đẩy các hoạt động cần thiết để giảm thiểu những rủi ro của doanh nghiệp và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực hiện ở tất cả các cấp của đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình kinh doanh và trong môi trường công nghệ thông tin [5,tr48]. Về mặt bản chất, chúng có thể là kiểm soát ngăn chặn hoặc kiểm soát phát hiện và có thể bao gồm một loạt các hoạt động thủ công
và tự động như phân quyền và phê duyệt, xác minh, đối chiếu và đánh giá thành quả kinh doanh.Phân công phân nhiệm là một đặc thù trong việc lựa chọn và thiết lập của các hoạt động kiểm soát.
Ba nguyên tắc liên quan đến hoạt động kiểm soát được giới thiệu trong khuôn mẫu COSO 2013, bao gồm:
Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn và thiết lập các hoạt động kiểm soát
nhằm giảm thiểu rủi ro trong việc đạt được các mục tiêu ở mức độ có thể chấp nhận được.
Tích hợp với đánh giá rủi ro: các hoạt động kiểm soát giúp đảm bảo rằng đối phó rủi ro và làm giảm thiểu rủi ro ở mức chấp nhận được.
Xác định quy trình kinh doanh phù hợp: NQL xác định quy trình kinh doanh phù hợp với yêu cầu của các hoạt động kiểm soát.
Xem xét yếu tố đặc trưng riêng của tổ chức: NQL xem xét cách thức môi trường, độ phức tạp, tính chất và phạm vi hoạt động cũng như đặc trưng riêng của tổ chức, ảnh hưởng đến việc lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát.
Đánh giá sự kết hợp các loại hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát bao gồm cả kiểm soát thủ công và kiểm soát tự động, kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện.
Xem xét mức độ hoạt động được áp dụng: NQL xem xét các hoạt động kiểm soát ở các cấp trong đơn vị.
Điều chỉnh việc phân công nhiệm vụ: Khi NQL phân công nhiệm vụ không phù hợp, không thực tế, NQL tiến hành lựa chọn và phát triển các hoạt động khác thay thế khi cần thiết.
Nguyên tắc 11: Đơn vị phải lựa chọn và thiết lập các hoạt động kiểm soát
chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu.
Xác định sự phù hợp giữa việc sử dụng công nghệ trong quá trình kinh doanh và kiểm soát chung về công nghệ thông tin: NQL hiểu và xác định sự phụ thuộc và liên kết giữa các quá trình kinh doanh, các hoạt động kiểm soát tự động và kiểm soát chung về công nghệ thông tin.
Thiết lập các hoạt động kiểm soát cơ sở hạ tầng công nghệ, được thiết kế và thực hiện để giúp đảm bảo tính đầy đủ, tính chính xác và sự sẵn có của quá trình công nghệ.
Thiết lập hoạt động kiểm soát quy trình quản lý an ninh phù hợp: các hoạt động kiểm soát được thiết kế và thực hiện để hạn chế quyền truy cập công nghệ cho người dùng có thẩm quyền tương xứng và để bảo vệ tài sản từ mối đe dọa bên ngoài.
Thiết lập hoạt động kiểm soát quy trình chuyển giao, phát triển và duy trì công nghệ phù hợp.
Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên việc thiết
lập các chính sách và triển khai thành các thủ tục.
Thiết lập các chính sách và thủ tục để hỗ trợ cho việc triển khai các chỉ thị của NQL: NQL thiết lập các hoạt động kiểm soát được xây dựng dựa trên quy trình kinh doanh và hoạt động hằng ngày của nhân viên thông qua các chính sách thiết lập những gì được mong đợi và các thủ tục phù hợp hành động quy định cụ thể.
Thiết lập các trách nhiệm và giải trình về chính sách và thủ tục được thực thi.
Sử dụng nhân viên có năng lực: Nhân viên có năng lực thực hiện hoạt động kiểm soát với sự siêng năng và tập trung liên tục.
Thực hiện một cách kịp thời.
Đưa ra các hành động khắc phục: nhân viên có trách nhiệm điều tra và tác động vào các vấn đề được xác định là kết quả của việc thực hiện các hoạt động kiểm soát.
Đánh giá lại các chính sách và thủ tục: NQL đánh giá lại hoạt động kiểm soát định kì để xác định sự phù hợp của các chính sách và thủ tục và có thể làm mới chúng khi cần thiết
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Vì vậy, NQL phải thu thập hoặc tạo ra và sử dụng thông tin phù hợp, có chất lượng có từ các nguồn cả bên trong và bên ngoài để hỗ trợ việc thực hiện chức năng của các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Truyền thông là quá trình cung cấp và chia sẻ, và thu thập thông tin cần thiết, được diễn ra liên tục và lặp đi lặp lại. Nó cho phép đơn vị chia sẻ những thông tin phù hợp và có chất lượng cả bên trong và bên ngoài đơn vị. đồng thời, nó cũng cung cấp những thông tin cần thiết cho việc thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ [5,tr50]. Truyền thông nội bộ là phương tiện mà thông tin được phổ biến trên toàn đơn vị, thao cả chiều dọc và chiều ngang. Nó cho phép nhân viên nhận được thông báo một cách rõ rang từ nhà quản lý cấp cao. Truyền thông bên ngoài gồm hai hướng: nó cho phép những thông tin có liên quan từ bên ngoài vào đơn vị và nó cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài để đáp ứng yêu cầu.
Ba nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông được giới thiệu trong khuôn mẫu COSO 2013, bao gồm:
Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập (hoặc tạo ra) và sử dụng các thông tin
phù hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của kiểm soát nội bộ.
Xác định yêu cầu về thông tin: Một quá trình được đưa ra để xác định các thông tin cần thiết và dự kiến sẽ hỗ trợ chức năng của các thành phần khác của KSNB và đạt mục tiêu của đơn vị.
Thu thập các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài đơn vị.
Quy trình chuyển dữ liệu phù hợp thành thông tin: Hệ thống thông tin xử lý và chuyển đổi phù hợp thành thông tin.
Duy trì chất lượng trong suốt quá trình: Hệ thống thông tin cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác đầy đủ, dễ tiếp cận, an toàn, được xác minh và lưu lại.
Xem xét mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích: Bản chất, số lượng và độ chính xác của thông tin truyền đạt phải phù hợp và hỗ trợ để đạt các mục tiêu.
Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần
thiết nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện chức năng kiểm soát.
Truyền đạt thông tin KSNB cho nhân viên: Một quá trình được đặt ra để truyền đạt thông tin cần thiết cho nhân viên hiểu và trách nhiệm KSNB của mình.
Truyền thông với HĐQT: Truyền thông tồn tại giữa NQL và HĐQT để cả hai có thông tin cần thiết nhằm thực hiện tốt vai trò của họ đối với các mục tiêu.
Cung cấp kênh truyền thông riêng biệt: ví dụ như đường dây nóng, hộp thu kín được đưa ra và phục vụ như là cơ chế dự phòng khi các kênh thông thường không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả.
Lựa chọn phương pháp truyền thông phù hợp: Cần xem xét thời gian, người tiếp nhận và tính chất truyền thông.
Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông tin cho các đối tượn bên ngoài các
thông tin liên quan đến các vấn đề ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ.
Truyền thông cho các đối tượng bên ngoài: quá trình truyền đạt thông tin phù hợp và kịp thời cho các đối tượng bên ngoài bao gồm cả cổ đông, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp...
Cho phép truyền thông ngược lại: kênh truyền thông mở cho đối tượng bên ngoài cung cấp cho NQL, HĐQT thông tin thích hợp.
Cung cấp kênh truyền thông riêng biệt: ví dụ như đường dây nóng, hộp thư kín được đưa ra và phục vụ như là cơ chế dự phòng khi các kênh thông thường không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả.
Truyền thông với HĐQT: thông tin phù hợp từ các đánh giá được tiến hành bởi các đối tượng bên ngoài được truyền đạt đến HĐQT.
Lựa chọn phương pháp truyền thông phù hợp: Cần xem xét thời gian, người tiếp nhận và tính chất truyền thông, yêu cầu và kỳ vọng về pháp lý,