7. Cấu trúc của luận văn
2.3.2.3. Kiểm soát hoạt động thu tiền tại Công ty
Đối với nghiệp vụ thu tiền thì mục tiêu chung nhất mà ban giám đốc muốn đạt được đó là các nghiệp thu tiền phải đảm thu đủ thu đúng. Tức là các khoản tiền ghi sổ là đã thực sự nhận được, số tiền đã thu đều được ghi sổ một cách đầy đủ. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác các khoản thu tiền mặt, tiền gửi đã ghi chép và cộng dồn đúng. Các khoản thu phải được ghi chép chính xác tên khách hàng tránh nhầm lẫn các khách hàng gây tranh cãi, mất uy tín đối với khách hàng. Hình thức thu tiền của công ty gồm hai hình thức: thu tiền mặt và chuyển khoản.
Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt:
Đối với khách hàng nộp trực tiếp tại Công ty: Đối với thu tiền mặt trực tiếp tại Công ty thường không lớn. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và thỏa thuận đặt cọc, kế toán sẽ tính ra số tiền mà khách hàng cần phải trả, lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành ba liên, được lập trực tiếp trên phần mềm kế toán, sau khi lập xong, Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để thu tiền và đóng dấu đã thu, đồng thời thông báo cho bộ phận kinh doanh biết để tiện cấp hàng cho khách hàng. Sau khi thu tiền xong, thủ quỹ giao cho khách hàng một liên, một liên thủ quỹ căn cứ để ghi vào sổ quỹ.
Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền ngân hàng:
Theo quy định tại thông tư số 129/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 của Bộ tài chính hướng dẫn một số điều luật thuế GTGT và hướng dẫn thi hành nghị định số 123/NĐ-CP ngày 08/12/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật thuế GTGT. Trong đó, có một quy định quan trọng là Doanh nghiệp muốn khấu trừ thuế có hóa đơn GTGT trên 20.000.000 đ phát sinh trong ngày đều phải thanh toán bằng chuyển khoản.
Vì sản phẩm chủ lực của công ty là sản xuất cửa, kèo thép cung ứng cho các công trình xây dựng với số lượng lớn nên sau khi hai bên ký kết hợp đồng thì khách hàng phải ứng trước 50% giá trị hợp đồng cho công ty thường thì số tiền rất lớn, để tránh rủi ro thất thoát tiền bán hàng, công ty thường khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng qua ngân hàng.
Việc thu tiền bán hàng qua ngân hàng sẽ tránh được việc thất thoát trong quá trình thu tiền, nên việc quan trọng là kế toán phải ghi nhận kịp thời, đầy đủ nghiệp vụ thu tiền tại thời điểm thông báo đã nhận được tiền bán hàng. Việc kịp thời ghi nhận các khoản thu sẽ hạn chế khả năng bỏ sót số tiền hàng bán được và hạn chế sai sót trong việc phản ánh số liệu nợ phải thu khách hàng.
Kiểm soát chứng từ:
Giấy báo có hoặc lệnh chuyển có của ngân hàng là chứng từ kiểm soát nghiệp vụ thu tiền chuyển khoản phát sinh. Chứng từ này do nhân viên ngân hàng mà đơn vị có mở tài khoản lập và gửi 1 bản đối chiếu đến phòng kế toán công ty.
Định kỳ, kế toán TGNH lập báo cáo tình hình tăng, giảm, số dư tiền gửi ngân hàng để đối chiếu số liệu lưu trữ tại ngân hàng. Báo cáo này sẽ được trình lên kế toán trưởng kiểm tra và cập nhật tình hình TGNH của đơn vị.
Sơ đồ 2.2: Quy trình kiểm soát thu tiền bán hàng qua ngân hàng
* Thuyết minh về trình tự thực hiện quy trình kiểm soát thu tiền bằng chuyển khoản:
(1) Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng của công ty thông qua tài khoản ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có hoặc lệnh chuyển có để xác nhận tiền đã được chuyển vào tài khoản ngân hàng của đơn vị.
(2) Sau khi nhận được giấy báo có hoặc lệnh chuyển có của ngân hàng, kế toán thanh toán nhập số liệu vào máy tính với định khoản giảm nợ phải thu khách hàng và tăng tiền gửi ngân hàng .
(3) Đồng thời, Kế toán công nợ phải đối chiếu lại khoản phải thu khách hàng với số tiền nhận được qua tài khoản ngân hàng, nếu có sai sót thì phải báo ngay khách hàng để thực hiện điều chỉnh cần thiết.
(4) Định kỳ , kế toán thanh toán cũng là kế toán TGNH lập bảng báo cáo tình hình tăng, giảm, số dư TGNH để đối chiếu số liệu phát sinh tại ngân
2.3.2.4.KSNB chu trình ghi sổ và kiểm soát nợ phải thu khách hàng:
Mục tiêu kiểm soát:
Không bỏ sót một khoản phải thu – vốn bị chiếm dụng của Công ty. Giảm thiểu rủi ro dẫn tói nợ khó đòi hoặc thất thu các khoản phải thu. Rủi ro tiềm tàng có thể nhận dạng:
Các khoản phải thu khách hàng thuần bị ghi quá do các khoản dự phòng bị ghi thiếu, do không có hoặc không tuân thủ chính sách tín dụng cho khách hàng (thiếu việc xem xét tuổi nợ, báo cáo đánh giá tín dụng độc lập, đối chiếu hạn mức).
Doanh thu và các khoản phải thu là giả. Điều này xảy ra là do doanh thu và các khoản phải thu được ghi nhận nhưng chưa giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn bán hàng được ghi nhận nhiều hơn một lần
Thủ tục kiểm soát: Kiểm soát quản lý:
Kế toán công nợ theo thực hiện ghi chép các khoản phải thu khách hàng, phụ trách theo dõi việc thu hồi nợ của bộ phận kinh doanh. Hàng tháng Kế toán công nợ gửi Bản đối chiếu công nợ cho khách hàng.
Kế toán trưởng phụ trách theo dõi tổng hợp nợ phải thu hàng tháng bằng cách yêu cầu kế toán thanh toán lập bản Báo cáo tổng hợp chi tiết các khoản phải thu.
Kiểm soát chứng từ:
Sổ chi tiết công nợ, giấy báo nợ và báo cáo tổng hợp chi tiết các khoản phải thu là các chứng từ kiểm soát chủ yếu trong chức năng này.
Sổ chi tiết công nợ ghi chép nợ phải thu khách hàng theo từng đối tượng. Đối với những khách hàng quan hệ lâu dài với Công ty, Kế toán thanh toán sẽ lập riêng một sổ chi tiết hay lập riêng một tài khoản chi tiết trên phần mềm kế toán để tiện theo dõi. Những khách hàng lần đầu hoặc ít có quan hệ với Công ty thì được theo dõi trên cùng một sổ chi tiết hay cùng
Giấy báo nợ là một chứng từ thông báo cho con nợ biết đã đến hạn thanh toán nợ. Giấy báo nợ phải ghi đầy đủ các thông tin về khoản nợ của khách hàng như: Thời gian nợ, phát sinh nợ theo hợp đồng mua bán nào, theo hóa đơn nào, số tiền nợ thực tế và thời gian đến hạn trả nợ.
Bảng đối chiếu công nợ khách hàng là chứng từ gửi cho khách hàng nhằm theo dõi các khoản phải thu khách hàng tránh thất thoát do gian lận của nhận viên.
Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu, từng thời hạn thanh toán, đối tượng được hưởng chiết khấu, nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn.
Quy trình ghi sổ và kiểm soát nợ phải thu khách hàng của công ty được tóm lược như trong hình sau:
Sơ đồ 2.3 : Quy trình ghi sổ và kiểm soát nợ phải thu khách hàng
(1) Sau khi nhận được hóa đơn GTGT, Kế toán công nợ tiến hành ghi chép doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
(2) Hàng ngày, Kế toán công nợ kiểm tra các khoản nợ phải thu khách hàng. đối với những khoản nợ phải thu đến hạn, kế toán thanh toán gửi giấy báo nợ hoặc gọi điện đòi nợ.
(3) Định kì Kế toán công nợ tiến hành đối chiếu công nợ, bằng cách gửi Biên bản đối chiếu công nợ đến cho khách hàng xác nhận, nhằm xác định các loại nợ trả đúng hạn, khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không đòi được để căn cứ xác định sổ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý với các khoản nợ không đòi được.
(4) Định kỳ Kế toán công nợ lập Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu khách hàng nộp cho Kế toán tổng hợp xem xét để điều chỉnh lập dự phòng (nếu có)
Ngoài ra, để kiểm tra, xác định hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không, có hoạt động hiệu quả hay không và có cần phải sửa đổi cho phù hợp với sự phát triển của công ty hay không, định kỳ cuối mỗi năm ban lãnh đạo công ty thuê một đơn vị kiểm toán độc lập bên ngoài về kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động của công ty.
2.4 . ĐÁNH GIÁ VỀ KSNB CHU TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH C V N