7. Cấu trúc của luận văn
3.3.4. Hoàn thiện yếu tố thông tin và truyền thông
Đồng thời cần phải cập nhật thường xuyên các loại báo cáo quản trị mới vào các phần mềm đang sử dụng, tránh việc thực hiện thủ công gây lãng phí thời gian và có thể không đạt được độ chính xác cao.
Bên cạnh việc cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo thì nhân viên các phòng ban và toàn thể công ty cũng cần phải nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty mới có thể tạo được hiệu quả cao nhất. Để làm được điều này thì công ty cần xây dựng một hệ thống phần mềm trao đổi thông tin cho toàn công ty, ví dụ như Portal Office. Lãnh đạo nên thường xuyên phân công nhiệm vụ và khuyến khích nhân viên cũng thường xuyên báo cáo kết quả thực hiện cũng như các phản hồi góp ý thông qua Portal Office. Mỗi ngày, cả lãnh đạo và nhân viên cần vào Portal Office để xem có thông tin gì đã gửi đến để nắm bắt thông tin kịp thời. Các quy định, cũng như chính sách mới ban hành cũng cần được cập nhật trên hệ thông thông tin này để toàn thể nhân viên dễ dàng tiếp cận và thi hành.
Ngoài việc cập nhật thông tin từ nhân viên các phòng ban trong công ty, Ban giám đốc cũng cần quan tâm đến việc thu thập các thông tin của đối thủ trên thị tường để có những chiến lược kinh doanh phù hợp bằng cách: tìm hiểu các thông tin trên báo chí, nghiên cứu báo cáo tài chính, chiến lược quảng cáo, thông tin trên website của đối thủ; điều tra các nhân viên bán hàng, khách hàng của đối thủ và cả người trung gian… để tìm ra nhược điểm của đối thủ, từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp hơn.
Thêm vào đó, công ty cần thành lập thêm bộ phận kiểm soát và xử lý thông tin nhằm kiểm soát chặt chẽ và giám sát các thông tin trên mạng internet cũng như các thao tác dữ liệu trên hệ thống máy tính của công ty. Công ty cần yêu cầu nhân viên không được phép cài đặt thêm hay tháo bỏ bất cứ phần mềm nào vào máy tính của công ty để giảm rủi ro làm hỏng hệ thống dữ liệu cũng như phá hỏng độ bảo mật thông tin cần thiết.
Định kỳ, công ty cần thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên với hoạt động của công ty, cũng như mức độ hài lòng của khách hàng thông
qua Bảng câu hỏi khảo sát. Thông qua kết quả đó, công ty có thể đề ra các biện pháp khắc phục những khúc mắc của nhân viên giúp họ gắn bó lâu dài với công ty, và hiểu hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó có biện pháp giúp khách hàng gắn bó hơn với công ty. Thông qua đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, bảng kháo sát ý kiến nhân viên về công việc và bảng khảo sát ý kiến khách hàng về việc dịch vụ bán hàng của công ty .
3.3.5. Hoàn thiện công tác giám sát
Ban Giám đốc công ty đã thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp với nhu cầu hoạt động, xây dựng các qui tắc, qui chế cho hoạt động, xây dựng hệ thống tiêu chuẩn thực thi công việc, tuy nhiên ban kiểm soát của công ty chưa thực hiện nhiệm vụ đánh giá tất cả các hoạt động nói trên một cách có hiệu lực. Hệ thống KSNB đã tồn tại nhưng không được giám sát một cách độc lập bởi bộ phận kiểm soát. Trong khi công ty cố gắng hoàn thiện hệ thống quản lý, môi trường kiểm soát lại luôn thay đổi, hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng phát triển với thị trường tiêu thụ ngày cảng mở rộng. Yêu cầu công tác quản lý đặt ra cho công ty ngày càng lớn. Kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho công ty rất nhiều lợi ích. Đây là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của công ty. Thông qua công cụ này, Ban Giám đốc có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Vì vậy, công ty có thể đưa ra quy định thêm chức năng mới cho Ban kiểm soát của Công ty là chức năng Kiểm toán nội bộ để giúp cho công tác quản lý thoát khỏi những yếu kém về các thể lệ chế độ, qui tắc, các quyết định, các báo cáo và công tác lập kế hoạch. Khi đó, bên cạnh việc thực hiện các chức năng đã được quy định, Ban kiểm soát có thể giúp đánh giá, kiểm soát hoạt động của các phòng ban của công ty một cách khách quan, phát hiện và ngăn chặn sự cấu kết chiếm dụng tài sản của công ty.
nhân viên có đủ tiêu chuẩn của kiểm toán viên nội bộ cả về chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, đạo đức nghề nghiệp và sự độc lập với các đối tượng được kiểm tra.
Ban kiểm soát được tổ chức lại cần thực hiện kiểm toán thí điểm và tốt nhất là có sự đánh giá của một công ty tư vấn độc lập, để rút kinh nghiệm trước khi bắt đầu xây dựng chiến lược và kế hoạch kiểm toán dài hạn.
Nhiệm vụ của bộ phận này phải được xác định rõ ràng:
Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, thiết kế và hoạt động của hệ thống KSNB của công ty. Cập nhật, cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ cho phù hợp với sự thay đổi của môi trường kiểm soát.
Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động đặc biệt là sự tuân thủ các nguyên tắc tài chính kế toán, các nguyên tắc hoạt động của công ty.
Kiểm tra, tư vấn, hướng dẫn các nhân viên kế toán thực thi các nghiệp vụ kế toán.Giám sát việc đối chiếu giữa các phần hành phòng ban để phát hiện chênh lệch để xử lý làm cho công tác kế toán hiệu quả hơn.
Đánh giá hiệu quả của tất cả các hoạt động trong công ty: công tác thu mua, dự trữ hàng hóa, sản xuất, bán hàng, việc sử dụng các nguồn lực, lựa chọn các phương án, các quyết định kinh doanh.
Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho công tác kế toán và các qui định của công ty không được tuân thủ; đề xuất những biện pháp cải thiện nhằm xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu hơn.
Giám sát việc đối chiếu sổ sách, thực thi công tác kế toán cũng như kiểm tra các báo cáo của công ty.
Tham gia giám sát các hoạt động phát sinh bất thường tại đơn vị như hàng bán bị trả lại hay xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi,…
Việc thêm chức năng mới vào Ban kiểm soát có thể khắc phục được các sai sót như việc định khoản sai, việc tính nhầm hoặc vào sổ nhầm số tiền, số lượng vật tư, thành phẩm, hàng hóa hoặc kiểm soát các hoạt động của các phòng ban …. Với sự tham gia của Ban kiểm soát thì kế toán sẽ không phải
công ty sẽ không phải lo lắng về việc các phòng ban có thực hiện đúng những qui định của công ty hay báo cáo của bộ phận này có trung thực hay không… chính điều này sẽ làm cho công tác kế toán và công tác quản lý của công ty ngày một hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, công ty cần phải tổ chức các cuộc kiểm kê đột xuất nhằm kịp thời phát hiện các sai phạm, gian lận nhằm tránh sự đối phó của nhân viên.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
giúp hoàn thiện công tác KSNB nói riêng và hoàn thiện hệ thống KSNB toàn công ty nói chung như giải pháp nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát, công tác đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, công tác giám sát, bổ sung thêm một vài thủ tục kiểm soát chu trình tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và giúp công ty đạt được các mục tiêu tiêu thụ là bán được hàng đạt doanh thu cao nhất và thu được tiền với chi phí thấp nhất.
KẾT LUẬN CHUNG
Kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng giúp các công ty đạt được các mục tiêu đề ra. Nhưng hiện tại, có một số ý kiến cho rằng các doanh nghiệp Việt Nam chưa nhận thức rõ tầm quan trong của kiểm soát nội bộ
Điều này cũng dễ hiểu, bởi vì song song với sự suy thoái kinh tế toàn cầu thì các công ty ở Việt Nam đa số là có quy mô nhỏ, hay các công ty mới hoạt động đang phải lo toan vật lộn với những đổi mới trong nền kinh tế thị trường để được tồn tại. Và với nguồn lực có hạn, các tổ chức kinh doanh phải giành ưu tiên cho việc thiết yếu hơn như mua nguyên vật liệu,thuê mướn lao động,… Công ty TNHH C V N cũng không ngoại lệ. Tuy vậy, xét về lâu dài, thiết nghĩ Công ty TNHH C V N cần phải tạo dựng nền tảng cho những phát triển bền vững sau này thông qua việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu và khoa học, từ đó có thể nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế sau này.
Từ việc nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ, luận văn đã tập trung giải quyết các vấn đề sau:
1. Hệ thống hoá cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất – thương mại dựa trê nền tảng là Báo cáo COSO 1992, 2004 va 2013.
2. Luận văn đã trình bày và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ tại Công ty TNHH C V N
3. Luận văn đã nêu lên sự cần thiết cũng như quan điểm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ tại Công ty TNHH C V N. Từ đó, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện như sau:
Hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Công ty nhằm hoàn thiện nâng cao công tác KSNB chu trình tiêu thụ
Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro thông qua các biện pháp như: tăng cường năng lực phân tích và đánh giá rủi ro, nâng cao tính khách quan của việc lập kế hoạch và thiết lập quy trình đánh giá rủi ro.
Hoàn thiện yếu tố thông tin và truyền thông nhằm đáp ừng nhu cầu thông tin nhanh, chính xác và kịp thời của ban lãnh đạo cũng như toàn bộ nhân viên trong công ty.
Cuối cùng, luận văn đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát tại Công ty như bổ sung chức năng kiểm toán nội bộ cho ban kiểm soát và ban hành văn bản kiểm soát.
Phụ lục 01: Bảng khảo sát ý kiến nhân viên về công việc CÔNG TY TNHH C V N
Lô A28, Khu đông Điện Biên Phủ-P,Nhơn Bình – TP. Quy Nhơn – Tỉnh Bình Định
---
BẢNG KHẢO SÁT ĐỘ HÀI LÒNG CỦA NHÂN VIÊN
Bạn có thể chọn 1 hoặc nhiều câu trả lời, nếu chọn câu trả lời là khác vui lòng ghi cụ thể:
1.Thời gian làm việc tại công ty ?
Dưới 1 năm Từ 1 -3 năm Từ 3-5 năm Từ 5- 10 năm Từ 10–15 năm Trên 15 năm
2.Vị trí làm việc: (có thể đánh dấu nhiều câu trả lời)
Trực tiếp sản xuất
Làm việc tại các phòng ban
Làm việc trong lãnh vực kỹ thuật Làm việc trong lãnh vực nghiệp vụ Bán hàng các khu vực thị trường Là CBQL
3. Trình độ chuyên môn :
Lao động phổ thông Trung cấp
Cao đẳng Đại học
4. Thu nhập hiện tại
Dưới 1 triệu đồng/tháng Từ 1 triệu - 1,5 triệu đồng/tháng Từ 1,5 triệu - 2,0 triệu đồng/tháng Từ 2,0 triệu - 2,5 triệu đồng/tháng Từ 2,5 triệu - 3,5 triệu đồng/tháng Từ 3,5 triệu - 5,0 triệu đồng/tháng Trên 5,0 triệu đồng/tháng
5. Đánh giá khối lượng công việc hiện nay so với bản thân bạn :
Vừa sức Quá tải
Muốn nhận thêm việc để tăng thu nhập
6. Đánh giá đặc điểm công việc hiện nay so với bản thân của bạn
Phù hợp với khả năng Trái nghề
Có Không
8. Bạn cảm thấy thế nào về chính sách nâng lương của công ty đối với bạn
Hài lòng
Cảm thấy không công bằng Bình thường
9.Bạn đánh giá thế nào về chính sách xét nâng lương của Công ty?
Hoàn toàn ủng hộ
Có tính hình thức vì thường xét luân phiên các thành viên trong nhóm mà không chú ý đến thành tích thực.
Không quan tâm
10. Theo bạn, hiện nay Công ty có bao nhiêu khoản thưởng từ quỹ lương?
7 khoản 8 khoản 9 khoản 5 khoản
Nên duy trì
Quá lắt nhắt làm cho thu nhập bị chia nhỏ không thuận lợi trong việc chi tiêu
Không quan tâm
12.Theo bạn, Công ty nên áp dụng biện pháp nào sau đây để nâng thu nhập cho người lao động
Trả lương theo năng suất
Tăng cường độ làm việc và tăng lương tương ứng Cứ như cũ
13. Điều kiện làm việc của phòng ban của bạn hiện nay?
Bình thường Thiếu thốn
Không có gì phàn nàn Không để ý
14.Bạn sẽ làm việc tại Công ty bao lâu?
Hết hạn hợp đồng Không biết được Ít nhất vài năm nữa
Mong muốn gắn bó lâu dài
Bình thường Rất vui
Không đoàn kết Tẻ nhạt
16. Bạn đang bận tâm điều gì nhất về Công ty (có thể chọn nhiều mục)
Chưa thấy tăng lương hay thăng chức
Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty có vẻ chưa ổn nên ảnh hưởng đến công việc bản thân
Mọi người thờ ơ với tình hình Công ty
Năng lực bản thân hạn chế sợ ảnh hưởng đến tình hình chung. Hiện tượng lãng phí vẫn còn (điện, nước, văn phòng phẩm, điện
thoại, thời gian làm việc, năng suất lao động thấp...) Không có gì phải bận tâm
17. Bạn đang cố gắng làm việc nhằm tránh khỏi:
Bị cấp trên khiển trách và hạ hệ số thành tích Bị mất uy tín đối với đồng nghiệp
Bị tụt hậu trong công việc so với các đồng nghiệp khác Không có gì phải quan tâm
18.Theo bạn, Công ty có nâng cấp, đào tạo và huấn luyện bạn trong công việc?
Có vài lần Thường xuyên Chưa lần nào Không để ý
19. Bạn coi việc được tham dự các khóa huấn luyện, đào tạo là:
Trách nhiệm của Công ty phải thực hiện với người lao động Trách nhiệm phải hoàn thành tốt để làm việc tốt hơn
Đây là cơ hội thăng tiến
20. Bạn có muốn:
Luân chuyển công việc khác để có thêm kinh nghiệm Thăng chức để gánh vác trách nhiệm
Làm ổn định công việc hiện tại
Đổi hẳn sang công việc chuyên môn khác
21. Bạn có biết trách nhiệm và quyền hạn của mình không?
Không biết
Không được phổ biến
Không để ý, chỉ làm theo chỉ đạo của cấp trên
22. Bạn có thường góp ý, đề xuất với cấp trên để công việc được tốt hơn không?
23. Bạn tự đánh giá khả năng làm việc của mình
Rất tốt
Đạt yêu cầu Công ty
Đạt yêu cầu công ty nhưng vẫn chưa hài lòng vì vẫn còn thua kém đồng nghiệp
Tôi cần phải cố gắng thêm
24. Đánh giá chất lượng công việc hiện nay so với bản thân của bạn
Nhàm chán Hứng thú
Không hướng phát triển Mong muốn được nhận thêm
25.Trong năm vừa qua bạn có biết mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty ?
Biết Không biết Không để ý
Vị trí của tôi thông tin này không cần thiết
26.Theo bạn, Công ty cần chú ý sửa đổi vấn đề nào sau đây (có thể chọn nhiều câu trả lời)
Điều kiện lao động, làm việc Tình hình tuân thủ nội qui kỷ luật Quan hệ đồng nghiệp khi làm việc
Quan hệ làm việc giữa cấp trên và cấp dưới