7. Cấu trúc của luận văn
3.1. Sự cần thiết phải tăng cường KSNB chu trình tiêu thụ tại Công ty
chu trình tiêu thụ tại công ty vận hành hiệu quả hơn trong tương lai.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH C V N
3.1. Sự cần thiết phải tăng cường KSNB chu trình tiêu thụ tại Công ty TNHH C V N ty TNHH C V N
Với tình hình kinh tế diễn biến phức tạp như hiện nay, xu thế toàn cầu hóa và hội nhập phát triển ngày càng cao, tính cạnh tranh trên thị trường càng trở nên gay gắt, đây là những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp trong
Nền kinh tế thị trường Việt Nam không nằm ngoài những thách thức đó, để đứng vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt, khốc liệt này thì các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình bằng cách xây dựng các quy định, chính sách cho phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm nâng cao công tác quản lý, kiểm tra, kiểm soát để đạt được mục tiêu cao nhất.
Công ty TNHH C V N đã đặt ra phương hướng trong thời gian tới là phát triển bền vững, phải duy trì hoạt động kinh doanh có hiệu quả, hạn chế rủi ro thấp nhất có thể xảy ra. Công ty cần phải cải tiến công tác quản lý, khắc phục những tồn tại để nâng cao năng lực kinh doanh của đơn vị, để phục vụ tốt cho công tác này thì công ty phải xây dựng hệ thống KSNB một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả, đặc biệt là KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, đây là công cụ quan trọng không thể thiếu giúp cho Công ty kiểm tra, kiểm soát và đánh giá toàn bộ hoạt động của mình
Tuy nhiên với thực trạng của Công ty đã nêu ở chương 2, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty vẫn còn hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh trạnh của Công ty.
Do đó, việc tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền là yêu cầu cấp bách và cần thiết để Công ty thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh doanh của mình.
3.2. Quan điểm vấn đề hoàn thiện KSNB chu trình tiêu thụ tại Công ty TNHH C V N
Nhìn chung, công tác kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ của Công ty TNHH C V N tương đối đầy đủ, nhưng các quy chế quản lý thì không được thực hiện triệt để, do đó các thủ tục kiểm soát đã thiết kế cũng không được vận hành như mong muốn. Chính vì vậy, mục tiêu hướng tới để hoàn thiện KSNB chu trình tiêu thụ của công ty là xây dựng KSNB chu trình tiêu thụ có đầy đủ quy trình kiểm soát được thực thi có hiệu quả và có khả năng cập nhật rủi ro. Việc hoàn thiện KSNB chu trình tiêu thụ tại công ty dựa trên một số nguyên tắc chung là:
cáo COSO 1992, 2004 và 2013;
Hoàn thiện KSNB chu trình tiêu thụ phải tuân thủ những quy định trong chế độ chính sách của nhà nước và cập nhật các văn bản pháp luật kịp thời;
Hoàn thiện KSNB chu trình tiêu thụ phải kế thừa và phát huy các yếu tố tích cực của công tác KSNB chu trình tiêu thụ hiện có, vì các yếu tố này đã thể hiện vai trò ngăn ngừa và phát hiện sai phạm trong thời gian qua;
Hoàn thiện KSNB chu trình tiêu thụ phải đảm bảo tính hiệu quả, tức là lợi ích đạt được phải lớn hơn chi phí bỏ ra để hoàn thiện công tác KSNB chu trình này;
Hoàn thiện KSNB chu trình tiêu thụ phải phù hợp với tình hình cụ thể hiện tại của doanh nghiệp bởi vì công tác KSNB chu trinh tiêu thụ do ban lãnh đạo thiết lập, nó chi phối, không những ảnh hưởng đến từng hoạt động trong chu trình tiêu thụ mà còn tác động lớn đến các chu trình khác, ảnh hưởng đến từng thành viên trong công ty và đến mọi nguồn lực của đơn vị.
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình tiêu thụ tại công ty tại công ty
3.3.1.Hoàn thiện môi trường kiểm soát
a. Xây dựng lực lượng lao động giỏi về chuyên môn.
- Lao động là yếu tố đầu vào quan trọng của sản xuất kinh doanh. Bất kỳ ngành công nghiệp nào cho dù trình độ tự động hóa cao hay thấp thì vẫn không thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh nếu thiếu lao động, đặc biệt là lao động sản xuất. Quá trình sản xuất luôn diễn ra theo một quy trình trên các dây chuyền công nghệ chuẩn phù hợp với đặc điểm từng loại sản phẩm. Do đó, đội ngũ lao động sản xuất và đội ngũ quản lý luôn đòi hỏi phải có tính tổ chức kỹ luật cao, tác phong nhanh nhẹn, linh hoạt và tập trung cao độ.
- Với đặc thù sản xuất ở công ty do đó để tiết kiệm chi phí và tận dụng nguồn lao động tại chỗ, Công ty đã sử dụng lao động sản xuất theo hình thức thiếu đâu tuyển đó, chính vì vậy mà khi có nhiều đơn hàng, việc tuyển
cho công ty vì tăng định mức NVL, tăng số lượng sản phẩm không đạt chất lượng, chậ tiến độ sản xuất,..ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Vì vậy để sử dụng lao động sản xuất có hiệu quả cần phải có những giải pháp về đầu tư đào tạo nguồn nhân lực và phân bổ công việc cho nguồn lao động sản xuất sao cho cố định để tay nghề được rèn luyện liên tục không bị đứt đoạn. Chế độ lương thưởng chính xác, công bằng để khuyến khích người lao động nghiêm túc trong công việc, phấn đấu tăng năng xuất, cải tiến sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, việc tạo ra môi trường làm việc an toàn, thoải mái cho người lao động bằng cách trang bị các thiết bị, máy móc cần thiết để lao động sử dụng cũng là một yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả sản xuất.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên và người lao động đóng vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định và quyết định sự thành công hay thất bại trong đường lối, chính sách của Công ty. Do đó việc chú trọng xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên vừa hồng, vừa chuyên là trách nhiệm chung của các cấp chính quyền, các đoàn thể và sự nổ lực của mỗi cán bộ công nhân viên. Muốn làm tốt nhiệm vụ trên, bộ phận tham mưu giúp việc phải xây dựng kế hoạch và triển khai các công việc sau:
- Tiếp tục thực hiện công tác hoạch định, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ. Xây dựng lộ trình kế hoạch bồi dưỡng cán bộ nòng cốt để có tính kế thừa, kiện toàn và nâng cao năng lực lãnh đạo.
- Tăng cường công tác quản lý, giám sát cán bộ, thực hiện tốt việc đánh giá công việc gắn với phân công bố trí sắp xếp công việc phù hợp với khả năng, trình độ của từng cán bộ, nhân viên cũng như nguyện vọng chính đáng của bản thân họ, như vậy mới phát huy được hiệu quả làm việc của các cá nhân đem lại lợi ích cho bản thân và cho công ty.
- Tăng cường, tiếp cận nhiều hơn về công nghệ thông tin, ứng dụng các phần mềm trong quản lý, chú trọng việc cập nhật tri thức bằng nhiều kênh khác nhau để từ đó nâng cao nghiệp vụ chuyên môn phục vụ cho công việc của mình đạt kết quả cao.
Cử các cán bộ, nhân viên tham gia nhiều lớp đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn và dài hạn về bán hàng, tiếp thị, các lớp về thuế, chính sách kế toán mới, lập kế hoạch,.. để kịp thời bổ sung kiến thức nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.
b. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát của bộ phận kiểm soát.
Công ty cần phải thường xuyên tăng cường công tác kiểm tra, giám sát công việc một cách thường xuyên các công việc trong nội bộ Công ty mà còn đối với các thông tin khách hàng bên ngoài bằng cách:
Đối với nội bộ trong Công ty, mọi công việc phát sinh hàng ngày đều phải thông qua bộ phận kiểm soát kiểm tra chặt chẽ từ kiểm soát chi phí đầu vào, hợp đồng kinh tế ký kết với khách hàng, việc mua bán vật tư, định mức sản xuất cho đến việc bán hàng, thu tiền, công nợ và cả việc lên báo cáo số liệu, tất cả đều phải được kiểm tra chặt chẽ.
Để việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ thì Công ty cần trao cho bộ phận kiểm soát nội bộ nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thuận tiện trong công việc. Bộ phận kiểm soát nội bộ làm việc một cách độc lập, không bị lệ thuộc với các phòng ban, các bộ phận trong Công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc.
Bộ phận này có quyền hạn kiểm tra, giám sát tất cả mọi hoạt động của các bộ phận khác trong công ty, có trách nhiệm phát hiện những sai phạm, gian lận xảy ra ở các bộ phận và báo cáo với ban giám đốc để kịp thời có biện pháp xử lý.
Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch được phê duyệt bởi giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về tính
trung thực, hợp lý công việc mình làm. Với mô hình kinh doanh của Công ty như hiện nay thì bộ phận kiểm soát nội bộ của Công ty cần thành lập là ba thành viên, trong đó có một người đứng đầu am hiểu về lĩnh vực tài chính, có năng lực và tâm huyết với nghề nghiệp.
Trong quá trình thực hiện công việc, bộ phận kiểm soát nội bộ phải tuân thủ pháp luật, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách chế độ hiện hành của Nhà nước.
Bộ phận kiểm soát nội bộ làm việc độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện nhiệm vụ của mình và trình bày ý kiến của mình trong báo cáo kiểm toán. Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán.
Khi công ty có bộ phận kiểm soát nội bộ với các thành viên có năng lực và trách nhiệm cao thì hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty luôn được kiểm tra, giám sát một cách chặt chẽ góp phần hạn chế những sai sót nâng cao hiệu quả kinh doanh và giúp cho công ty ngày càng phát triển bền vững.
c. Công tác lập kế hoạch
Muốn hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả, công việc không thể thiếu đó là công tác lập kế hoạch. Có kế hoạch cụ thể, phù hợp với yêu cầu kinh doanh thì mới có một hệ thống KSNB tốt. Muốn vậy, Công ty cần phải quy định thống nhất hệ thống biểu mẫu, báo cáo có liên quan chặt chẽ, trùng khớp nhau, dễ dàng thực hiện đối chiếu với các bộ phận có liên quan. Ngoài ra, yêu cầu đối với nhân viên phải có kế hoạch riêng cho từng công việc một cách cụ thể, sắp xếp một cách khoa học.
Công ty cần lập kế hoạch năm, quý, tháng cụ thể, đồng thời theo dõi thường xuyên, sát sao việc thực hiện kế hoạch ở các phòng ban. Định kỳ đánh giá việc làm được, chưa làm được tìm ra nguyên nhân, biện pháp khắc phục kịp thời.
3.3.2.Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là bước quan trọng trong quá trình hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty. Thật vậy, hiện nay đánh giá rủi ro không còn là một vấn đề mang tính lý thuyết, việc phân tích rủi ro, lập kế hoạch đối phó rủi ro sẽ hiệu quả hơn nếu công ty nhận dạng, đánh giá được các rủi ro và tất cả quá trình kinh doanh làm phát sinh những rủi ro đó. Để tiến hành hoàn thiện
năng lực phân tích và đánh giá rủi ro, hoàn thiện công tác lập kế hoạch tiêu thụ và thiết lập quy trình đánh giá rủi ro.Để tránh tình trạng này, công ty cần phải:
a. Tăng cường năng lực phân tích và đánh giá rủi ro.
Trước hết, để hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro thì công ty cần tăng cường năng lực phân tích và đánh giá rủi ro cho nhân viên cấp lãnh đạo bằng cách cho họ tham gia các khóa học chuyên môn phân tích kinh tế, tham gia các cuộc hội thảo về kinh tế địa phương, khu vực, cả nước và kinh tế toàn cầu. Điều này sẽ làm tăng khả năng phát hiện các rủi ro trong từng hoạt động nói chung và trong các hoạt động thuộc chu trình tiêu thụ của công ty;
b.Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tiêu thụ
Công tác lập kế hoạch tiêu thụ hiện tại của đơn vị chủ yếu căn cứ vào các hợp đồng đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch tiêu thụ. Lợi thế của phương pháp này là đảm bảo sản phẩm của DN sản xuất ra sẽ tiêu thụ được hết. Tuy nhiên phương pháp này khó thực hiện được nếu không có đơn đặt hàng trước của khách hàng và công ty sẽ rơi vào thế bị động nếu phát sinh đơn hàng lớn đột xuất. Để đối phó với những nhược điểm này, công ty nên sử dụng phương pháp cân đối trong việc lập kế hoạch tiêu thụ. Phương pháp này được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu khách hàng để đạt được mục tiêu kinh doanh dự kiến: Để tính toán được khả năng đặt hàng của khách
hàng, công ty cần đẩy mạnh việc cập nhật thông tin ban đầu từ khách hàng kết hợp với các báo cáo phân tích nhu cầu thị trường, từ đó lập kế hoạch cho những tháng tiếp theo và cứ như vậy trượt dần từ tháng này sang tháng khác.
Công việc 1:Xây dựng phiếu trưng cầu: Khi Công ty bán hàng cho
khách hàng, Công ty có thể kèm theo phiếu trưng cầu yêu cầu khách hàng cho công ty biết một số thông tin về khách hàng. Mẫu phiếu trưng cầu có thể được thiết kế như sau:
MẪU 3.1: PHIẾU TRƯNG CẦU
Những thông tin này có thể không chính xác do khách hàng không muốn trả lời, hoặc xem xét qua loa hoặc dự kiến đặt hàng của khách hàng trong thời gian tới không chính xác do có những bất trắc trong quá trình kinh doanh. Do đó Công ty có thể tiếp tục thực hiện công việc 2
Công việc 2: Kiểm soát mức tiêu dùng của khách hàng: Công ty
có thể kiểm soát mức tiêu dùng của khách hàng bằng cách gắn trên mỗi lô hàng một phiếu sử dụng, trong đó có các thông tin mà Công ty cần quan tâm. Phiếu sử dụng có thể thiết kế như sau:
CÔNG TY TNHH C V N
Lô A28-Khu đông Điện Biên Phủ-TP.Quy Nhơn PHIẾU TRƯNG CẦU
Công ty TNHH C V N xin kính chào quý khách, xin quý khách vui lòng cho chúng tôi được biết
-Đơn vị khách hàng:
-Loại sản phẩm quý khách cần:
-Thời gian đặt hàng lại:
-Mức đặt lại hàng:
-Hình thức thanh toán:
-Thời gian chiết khấu:
-Chiết khấu:
-Yêu cầu của khách hàng về sản phẩm: Công TNHH C V N xin trân trọng cám ơn.
MẪU 3.2: PHIẾU SỬ DỤNG
Khi khách hàng sử dụng lô hàng này, họ sẽ giữ lại phiếu sử dụng, ghi vào phiếu những thông tin cần thiết, sau đó họ sẽ trả lại phiếu cho Công ty. Để khuyến khích họ thực hiện điều này, Công ty nên có chính sách khen thưởng cho khách hàng gửi phiếu về cho Công ty.
Sau khi có phiếu sử dụng, Công ty có thể tiến hành công việc 3.
Công việc 3: Xác định tốc độ tiêu dùng của khách hàng: Dựa vào những thông tin trên phiếu sử dụng, Công ty xác định được tốc độ tiêu dùng của khách hàng. Kết hợp với phiếu trưng cầu công việc 1, Công ty xác định được thời gian đặt hàng lại của khách hàng.
Công việc 4: Xác định và tính toán nhu cầu: Dựa vào những thông tin về mức đặt lại hàng, thời gian đặt lại hàng, Công ty sẽ tính toán được nhu cầu của từng khách hàng trong năm, kết hợp với báo cáo phân tích nhu cầu Công ty sẽ tính được nhu cầu tổng thể trong năm.
Để đảm bảo kế hoạch đạt hiệu quả thì biện pháp đánh giá hoạt động bán