Kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiêu thụ

7. Cấu trúc của luận văn

1.4. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiêu thụ

1.4.1. Tổng quan về chu trình tiêu thụ

1.4.1.1. Khái niệm chu trình tiêu thụ

Chu trình tiêu thụ (hay còn gọi là chu trình bán hàng - thu tiền) là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu của hàng hóa thông qua việc trao đổi hàng – tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của mình. Với ý nghĩa như vậy, chu trình tiêu thụ được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng thông qua các đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng,… và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành một khoản thu và cuối cùng thành tiền. Chính vì vậy, thực hiện tốt quá trình này thì doanh nghiệp mới có thể thu hồi vốn và có lãi - một nguồn thu quan trọng để tích luỹ vào ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống tinh thần cho người lao động.

1.4.1.2.Vai trò của chu trình tiêu thụ

Chu trình tiêu thụ có liên quan trực tiếp và chủ yếu đến hai khoản mục trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp là khoản mục doanh thu và khoản mục các khoản phải thu của khách hàng. Nằm trong hệ thống các thông tin phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, doanh thu và các khoản phải thu là những chỉ tiêu quan trọng, phản ánh kết quả kinh doanh cũng như tình hình thanh toán của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, KSNB chu trình tiêu thụ nhận được nhiều sự quan tâm của những nhà quản trị doanh nghiệp khi đặt trong mối liên hệ với các phần hành khác.

Trong doanh nghiệp sản xuất, để tồn tại và duy trì các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì quá trình kinh doanh của doanh nghiệp phải nối tiếp liên tục và lặp lại tạo thành những chu kỳ sản xuất kinh doanh. Thực tế cho thấy, chu trình tiêu thụ là chu kỳ cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu kỳ trước như chu kỳ

mua hàng – thanh toán, tiếp nhận – hoàn trả vốn… mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể nói, chu trình tiêu thụ là một bộ phận quan trọng tạo nên bức tranh tài chính của doanh nghiệp, do vậy đòi hỏi những nhà quản trị doanh nghiệp phải đưa ra các thủ tục kiểm soát có hiệu lực để quản lý chặt chẽ chu kỳ này.

1.4.2. Mục tiêu kiểm soát trong chu trình tiêu thụ

1.4.2.1.Mục tiêu tổng quát

Kiểm soát tốt chu trình tiêu thụ sẽ giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung là:

* Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: sự hữu hiệu được hiểu là hoạt động bán hàng giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Trong khi đó, tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí đã bỏ ra, chẳng hạn như chi phí quảng cáo, khuyến mãi, vận chuyển...;

* Báo cáo tài chính đáng tin cậy: đảm bảo các khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình tiêu thụ được trình bày trung thực hợp lý so với kết quả thực tế;

* Tuân thủ pháp luật và các quy định: hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối của pháp luật như các quy định về vật liệu cháy nổ, quy định bảo vệ môi trường..., cũng như một số quy định của chính doanh nghiệp như việc quản lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu....

Trong ba mục tiêu kiểm soát trên thì mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý là hướng vào mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu của chu trình tiêu thụ vì chu trình này là nơi mà tính hữu hiệu và hiệu quả được bộc lộ rõ nhất.

1.4.2.2. Mục tiêu cụ thể

Bên cạnh các mục tiêu chung của toàn hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ có các mục tiêu cụ thể sau:

* Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót;

* Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu nợ từ khách hàng;

* Giao hàng đúng số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm;

* Hàng hóa được bảo quả cẩn thận tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình giao hàng;

* Tuân thủ pháp luật và các quy định về lập chứng từ;

* Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác; * Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu khách hàng;

 Bên cạnh đó, để ngăn chặn gian lận và sai sót, một KSNB hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu sau đây :

Sự hiện hữu: Các nghiệp vụ bán hàng chỉ được ghi nhận khi quyền sở hữu đối với hàng hóa đã được chuyển giao, dịch vụ đã hoàn thành cung cấp cho khách hàng và công ty đã nhận được tiền hoặc một khoản phải thu.Vì vậy, thủ tục kiểm soát phải đảm bảo rằng một nghiệp vụ bán hàng chỉ được ghi nhận khi hoạt động chuyển giao trên đã xảy ra.

Sự phê chuẩn: Trước khi thực hiện mọi hoạt động, nghiệp vụ phải bảo đảm

rằng chúng đã được phê chuẩn đúng đắn, hợp lệ.

Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ bán hàng xảy ra thời điểm nào phải ghi đúng

kỳ hạch toán đó nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp.

Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ kiểm soát sự ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ

bán hàng để đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ đều được ghi chép.

Quyền và nghĩa vụ: Hoạt động kiểm soát nên tồn tại để đảm bảo rằng các tài sản được ghi chép từ hoạt động bán hàng là thuộc quyền sở hữu của đơn vị hay đơn vị phải có trách nhiệm hoàn trả đối với khách hàng.

Sự đánh giá: Việc xác định đúng giá trị của các nghiệp vụ bán hàng là tương đối dễ dàng. Các nghiệp vụ bán hàng thường được được phê chuẩn về giá và được liệt kê trong file máy tính, được truy cập bởi thủ quỹ hoặc đại diện bán hàng. Các thủ tục kiểm soát cần được thiết kế để việc nhập liệu đúng theo giá phê chuẩn.

1.4.3. Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình tiêu thụ :

Hầu hết nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận khi quyền sở hữu được chuyển giao (khi hàng hóa hoặc dịch vụ được chuyển giao hoặc phân phối) và là những nghiệp vụ thường xuyên trong đơn vị nên không có rủi ro cao. Tuy nhiên quy trình bán hàng (tiêu thụ) vẫn tồn tại một số rủi ro như sau:

Một số đơn đặt hàng hay hợp đồng bán hàng chứa đựng những điều khoản không bình thường như không ghi rõthời gian giao hàng và khách hàng có quyền trả lại hàng hóa cho người bán. Trong trường hợp này việc xác định thời điểm đúng để ghi nhận doanh thu rất khó thực hiện và có rủi ro cao;

Doanh thu và các khoản phải thu được ghi nhận nhưng chưa giao hàng cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn bán hàng được ghi nhận nhiều hơn một lần;

Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng. Việc giao hàng không đúng quy cách sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến nghiệp vụ bán hàng, đặc biệt là phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại;

Hàng hóa chưa giao cho khách hàng nhưng đã xuất hóa đơn; Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời.

1.4.4. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong chu trình tiêu thụ:

Thủ tục kiểm soát chung

 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng

Thủ tục kiểm soát này được thiết lập nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận do việc một số cá nhân hoặc bộ phận cùng nắm giữ một số chức năng nào đó dễ dẫn đến tham ô, gian lận. Chính vì thế, doanh nghiệp nên tiến hành

phân công đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận với các chức năng tương ứng như sau:

Bộ phận bán hàng: tiếp nhận được đặt hàng và lập lệnh bán hàng.

Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu đúng chính sách của đơn vị. Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn thì cần phải có sự phê chuẩn của cấp cao hơn.

Bộ phận giao hàng: kiểm tra độc lập hàng hóa trước khi giao hoặc gửi cho khách hàng.

Bộ phận lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng.

Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã được duyệt.

Bộ phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc thu tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi. Đặc biệt, kế toán nợ phải thu không được kiêm nhiệm việc thu tiền.

 Kiểm soát quá trình thông tin

Các thủ tục kiểm soát bao gồm: Kiểm soát đối tượng sử dụng

 Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân vi n sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của họ.

 Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào hệ thống.

Kiểm soát dữ liệu: nhập liệu càng sớm càng tốt và phải tiến hành sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc.

 Kiểm soát tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ.  Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.

Kiểm soát quá trình nhập liệu

 Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đầy đủ các thông tin.

 Để đảm bảo tính chính xác thì cần nhập đúng bộ mã quy định cho từng đối tượng khách hàng

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương ,tác giả đã giới thiệu khái quát về kiểm soát nội bộ bao gồm khái niệm KSNB và năm yếu tố cấu thành KSNB. Song song đó, dựa trên nền COSO 2013, tác giả đã phác họa được quy trình kiểm soát nội bộ cũng như đi sâu vào trình bày những đặc điểm kiểm soát nội bộ trong từng mắc xích của chu trình tiêu thụ trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Theo đó, hệ thống KSNB bao gồm 5 yếu tố có quan hệ mật thiết với nhau: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Việc xây dựng hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lý việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị bởi hệ thống KSNB luôn tồn tại những hạn chế tiềm tàng.

Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu sẽ giúp cho hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Muốn vậy các nhà quản lý phải đề ra các chính sách, thủ tục thích hợp với doanh nghiệp mình đồng thời đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách, thủ tục đó một cách tốt nhất. Điều này sẽ phát huy hết tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.

CHƯƠNG 2

THỰC TẾ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH C V N

2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH C V N

2.1.1. Quá trình hình thành - phát triển và cơ cấu của Công ty Tháng 03/2014 Công ty TNHH C V N ra đời theo Giấy chứng

nhận ĐKKD do Sở KH & ĐT tỉnh Bình Định cấp ngày 14/03/2014 -Tên giao dịch: Công ty TNHH C V N

-Tên công ty viết tắt: C V N

-Trụ sở chính: Lô A28, Khu đông Điện Biên Phủ, Phường Nhơn Bình,TP.Quy Nhơn, Bình Định.

- Mã số thuế: 4101420696. - Ngành nghề kinh doanh :

Sản xuất,gia công cửa nhôm, cửa sắt , cửa nhựa lõi thép,cửa cuốn và các loại cửa khác .

 Tư vấn giám sát thi công công trình dân dụng,công nghiệp…  Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp

 Gia công cơ khí,xử lý và tráng phủ kim loại  Buôn bán sắt, thép, vật liệu xây dựng

Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu kinh tế đạt được qua các năm 2015-2017

ĐVT: triệu đồng

2.1.2. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH C V N.

2.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tổng quát

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tổng quát của Công ty

Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017

1. Tổng tài sản 2.861.750.125 4.791.337.768 3.167.761.931 - Vốn chủ sở hữu 2.405.451.087 2.427.237.361 2.916.308.371 - Nợ phải trả 456.299.038 2.364.100.407 251.453.560 2. Tổng doanh thu 3.261.666.843 2.566.903.700 5.296.378.728 3. Tổng giá vốn 3.172.855.209 2.388.128.614 5.099.847.119 4. Tổng lợi nhuận kế toán

trước thuế -26.172.373 37.920.986 111.653.304

5. Thuế TNDN -5.234.475 7.584.197 22.330.661

2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận.

 Kế toán trưởng.

- Chỉ đạo và phổ biến thực hiện công tác kế toán của công ty theo chế độ tài chính hiện hành.

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật Nhà nước về công việc phòng kế toán

- Theo dõi, thực hiện báo cáo của Công ty, cung cấp đầy đủ số liệu khi cần thiết.

- Kiểm tra BCTC của Công ty và các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.

 Kế toán ngân hàng:

-Theo dõi tình hình công nợ, các khoản còn nợ khách hàng hoặc khách hàng nợ để kịp thời xử lý.

-Chuyển trả tiền cho khách hàng kịp thời để thanh toán tiền hàng.  Kế toán vật tư:

- Lập phiếu nhập kho xuất kho mỗi khi nhập xuất hàng hóa. Theo dõi và làm báo cáo nhập xuất tồn hàng tháng.

- Định kỳ đối chiếu kiểm kê giữa kho và sổ theo dõi tồn kho. - Thường xuyên kiểm tra ghi chép vào thẻ kho của thủ kho.

- Tham gia công tác kiểm kê và thực hiện 1 số việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

 Kế toán công nợ:

- Quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu về nợ phải thu –phải trả.

Đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những thay đổi về nợ phải thu-phải trả, khắc phục các sai sót và ngăn ngừa gian lận. Hàng tháng, đơn vị cần gửi thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số dư cuối kỳ

 Kế toán tiền mặt kiêm kế toán thuế:

- Chịu trách nhiệm các khoản thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp. Thường xuyên đối chiếu với thủ quỹ để đảm bảo tính chính xác.

- Cuối tháng, chốt số tồn quỹ để so sánh với số tồn quỹ bên thủ quỹ. Định kỳ 6 tháng làm báo cáo kiểm kê tiền mặt tồn quỹ.

- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh. Lập báo cáo thuế phát sinh tại công ty.

- Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của doanh nghiệp. Lập kế hoạch thuế GTGT, TNDN, nộp ngân sách..

- Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế và thực hiện 1 số công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

 Thủ quỹ

- Quản lý nhập xuất quỹ tiền mặt. Ghi chép vào sổ quỹ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Hàng ngày kiểm kê số tồn quỹ thực tế, hàng tháng đối chiếu với số liệu bên sổ quỹ kế toán.

2.1.2.3. Hình thức kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.

 Hình thức kế toán.

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh công ty đã áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chung.

- Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán sẽ định khoản các tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có. Đồng thời, nhập liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo chứng từ và tự động vào các Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết theo các

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

* Chế độ kế toán

Thời điểm mới thành lập Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo