7. Cấu trúc của luận văn
2.3.2.1. Kiểm soát tiếp nhận và xử lý khách hàng
- Mục tiêu kiểm soát:
Nhà quản lí khi xây dựng hệ thống KSNB trong đơn vị đều nhằm hướng đến các mục tiêu nhất định. Tại công ty TNHH C V N mục tiêu mà Ban Giám Đốc công ty hướng đến khi thực hiện các thủ tục kiểm soát là đảm bảo các hoạt động trong công ty được thực hiện theo đúng qui định, đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của công ty, đồng thời phải đảm bảo tính trung thực của các thông tin tài chính.
Đối với nghiệp vụ bán hàng, mục tiêu mà Ban Giám Đốc đặt ra là tất cả các nghiệp vụ bán hàng xảy ra đều phải được phản ánh trung thực, chính xác, hợp lí, ngăn ngừa sai phạm có thể xảy ra: ghi sổ thiếu các nghiệp vụ bán hàng, xuất hàng hoá khi chưa có lệnh xuất hàng, số lượng xuất không đúng với yêu cầu trên hợp đồng kinh tế (HĐKT), HĐKT chưa được phê duyệt của những người có thẩm quyền, chứng từ không có đầy đủ các yếu tố cấu thành, không được đánh số thứ tự liên tục.
Không những thế Ban giám đốc xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình cũng nhằm mục tiêu chung của công ty là doanh thu bán hàng phải đạt được mức cao nhất mà công ty mong muốn, đồng thời chi phí bỏ ra (giá vốn, CPBH ...) phải ở mức thấp nhất có thể. Đồng thời đảm bảo doanh thu ghi sổ là có thật, đã tính toán đúng và ghi sổ chính xác.
+ Việc tiếp nhận khách hàng chỉ do người có nhiệm vụ mới được thực hiện.
+ Nghiệp vụ bán hàng trước khi thực hiện phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền.
+ Đơn đặt hàng được phê duyệt phải có tính xác thực, khách hàng phải có thật.
- Thủ tục kiểm soát thực tế:
Khi hợp đồng được thỏa thuận xong giữa công ty với khách hàng, nhân viên kinh doanh gửi hợp đồng đến phòng kế hoạch kiểm tra xác thực lại các
thông tin khách hàng. Nhân viên kế hoạch trình ban giám đốc, kiểm tra nội dung trên hợp đồng có hợp lệ hay không.