7. Cấu trúc của luận văn
3.3.3. Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình tiêu thụ
Đối với các đơn đặt hàng của khách hàng cần theo dõi và kiểm tra thật kỹ về nội dung và cần có sự xác nhận lại để ghi nhận đơn hàng, tránh tình trạng đơn hàng giả. Đối với các khách hàng mới cần thận trọng trong việc ký kết thoả thuận hợp đồng về mức giá cả, và trách nhiệm hai bên khi xảy ra sự cố. Tuy nhiên, phần lớn các khách hàng của công ty đều là khách hàng đã làm ăn lâu năm nên hợp đồng cũng không có nhiều thay đổi, nhưng nhân viên phụ trách vẫn phải chú ý để kiểm tra tính đúng đắn của hợp đồng, bên cạnh đó cũng phải giám sát thật kỹ tình trạng tài chính của đối tác để phòng tránh rủi ro về thanh toán.
Công ty cần nghiên cứu đa dạng các hình thức, chính sách bán chịu cho khách hàng để tạo cơ hội nhiều hơn nữa cho khách hàng và cũng tạo cơ hội cho chính Công ty. Tuy nhiên, chính sách bán chịu có thể gặp các rủi ro như khó thu hồi nợ ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn của Công ty nên chính sách này phải được đội ngũ nhân viên nghiên cứu kỹ lưỡng và phải có sự xét duyệt, kiểm tra, xác minh khả năng tài chính của khách hàng một cách chính xác nhất.
Để công tác kiểm soát công nợ phải thu dễ dàng và thuận tiện cho việc theo dõi đạt hiệu quả cao, thì ngoài hai công cụ phân tích trên, công ty nên thực hiện phân loại nhóm nợ phải thu khách hàng của mình một cách chi tiết, cụ thể:
Nhóm 1 (nợ loại A): là các khoản nợ có độ tin cậy cao hay đủ tiêu chuẩn, thường bao gồm các khoản nợ trong hạn mà doanh nghiệp đánh giá có khả năng thu hồi đúng hạn. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp vững chắc về tài chính, về tổ chức và có uy tín cao.
và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn nợ. Khách nợ của loại này thường là những doanh nghiệp có tình hình tài chính tốt, là khách nợ truyền thống, có độ tin cậy.
Nhóm 3 (nợ loại C): là những khoản nợ quá hạn có thể thu hồi được hay nợ dưới tiêu chuẩn, thường bao gồm các khoản nợ đã quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại nhưng lại quá hạn dưới 90 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Những khách nợ này thường là những khách hàng có tình hình tài chính không ổn định, hiện tại có khó khăn nhưng có triển vọng phát triển hoặc cải thiện.
Nhóm 4 (nợ loại D): là nợ ít có khả năng thu hồi và nợ quá hạn khó đòi, thường bao gồm những khoản nợ đã quá hạn từ 11 ngày đến 360 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Khách hàng nợ trong nhóm này thường có tình hình tài chính xấu, không có triển vọng rõ ràng hoặc khách hàng cố ý không thanh toán nợ.
Nhóm 5 (nợ loại E): là những khoản nợ không thể thu hồi được hay nợ có khả năng mất vốn. Các khách nợ thường là những doanh nghiệp phá sản hoặc chuẩn bị phá sản, không có khả năng trả nợ hoặc không tồn tại.
Đặc biệt, trong trường hợp các khoản nợ phải thu chưa đến hạn trả nợ mà đủ cơ sở để đánh giá là khả năng trả nợ của khách hàng bị suy giảm thì chủ động tự quyết định phân loại các khoản nợ đó vào các nhóm nợ rủi ro cao hơn tương ứng với mức rủi ro.
Việc phân loại các khoản nợ không những giúp công ty thuận lợi hơn trong việc xét duyệt tín dụng mà còn là cơ sở để lập dự phòng khó đòi, một biện pháp hữu hiệu trong việc ngăn ngừa và làm giảm các rủi ro có thể xảy ra nếu không thu hồi được các khoản phải thu khách hàng