7. Cấu trúc của luận văn
2.4. Đánh giá về KSNB chu trình tiêu thụ tại Công ty TNHH CVN
2.4.1. Đánh giá chung về KSNB tại Công ty
2.4.1.1.Những ưu điểm
Trong tình hình kinh tế như hiện nay, ban lãnh đạo càng coi trọng vai trò của KSNB, những lợi ích mà KSNB mang lại giúp công ty duy trì và đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty. Vì vậy ban lãnh đạo đã đề ra những thủ tục, pháp lý để quản lý tốt và kiểm soát ngày càng hiệu quả hoạt động kinh doanh tạo môi trường văn minh, lành mạnh.Tuy nhiên, trong thực tế chưa có
tục kiểm soát tương đối có hiệu quả đối với môi trường kinh doanh của mình nhằm ngăn chặn những gian lận và hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra. Qua quá trình làm việc và nghiên cứu công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH C V N, nhận thấy rằng HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty được tổ chức khá phù hợp và có hiệu quả. Ban lãnh đạo đã nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng nên đã chú trọng ban hành các chính sách liên quan đến việc bán hàng và thu tiền, phổ biến rộng rãi đến các nhân viên.
Ban lãnh đạo của công ty là những người có phẩm chất, năng lực cần thiết của một nhà quản lý đó là đạo đức cá nhân, năng lực tổ chức và khả năng chuyên môn cao; là những người năng động, quyết đoán, liêm chính và coi hệ thống KSNB là một trong những công cụ quan trọng trong công tác quản lý và công tác kế toán.
Công ty đã tuyển chọn được một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, năng lực phù hợp với công việc và luôn ý thức được công việc của mình làm; nhất là luôn cọi trọng hình ảnh của công ty trên thị trường và trong con mắt của các đối tác.
Công tác kế toán được thực hiện khá hiệu quả đã cung cấp được thông tin cho việc ra quyết định của công ty trong thời điểm hiện nay. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty khá gọn nhẹ. Đội ngũ nhân viên kế toán đều đã tốt nghiệp đại học và có kinh nghiệm trong nghề. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy tại công ty nên đã giải phóng cho nhân viên kế toán khỏi công việc ghi chép thủ công nhàm chán và đạt được hiệu quả cao trong việc theo dõi số liệu và cung cấp thông tin cho ban quản lý và các đối tượng có liên quan. Ngoài ra bộ phận kế toán đã thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các phần hành kế toán từ khâu lập chứng từ cho đến việc in sổ sách và lập báo cáo tài chính; định kỳ kiểm tra đối chiếu giữa các phần hành có liên quan nhằm bảo đảm sự chính xác của thông tin tại mỗi phần hành nhằm bảo đảm
Công ty cũng đã thực hiện khá tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm: tách biệt trách nhiệm giữa nhân viên kế toán và nhân viên quản lý bảo vệ tài sản, giữa người phê chuẩn và người thực hiện nghiệp vụ … hầu hết các nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn đầy đủ của các cấp có thẩm quyền.
Có thể nói, những kết quả đạt trong công tác KSNB nói trên đã góp phần quan trọng tăng cường hiệu quả công tác quản lý và sự phát triển của công ty.
2.4.1.2. Những hạn chế
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên hệ thống KSNB của công ty vẫn còn một số điểm hạn chế nhất định như sau:
Công ty chưa thực hiện tốt nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, ví dụ như một nhân viên kế toán phải phụ trách nhiều phần hành và chịu trách nhiệm về số liệu và công việc mà mình quản lý. Sự phân công trách nhiệm này khá nặng đã làm cho công tác kế toán gặp ít nhiều khó khăn, tuy tránh được sự chồng chéo nhưng khó khăn trong việc kiểm tra chéo, khó phát hiện sai sót, gian lận. Điều này gây ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ nói riêng và cả hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung.
Công tác kiểm tra đối chiếu cũng chưa được coi trọng. Các hoạt động của công ty chưa được phân tích đánh giá để phát hiện và khắc phục những khâu yếu kém, ngăn ngừa những sai sót, kém hiệu quả trong hoạt động tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp.
Đặc biệt, công tác nhận dạng, đánh giá rủi ro của Công ty còn kém, chưa thực sự nhận dạng được rủi ro tiềm tàng của từng hoạt động trong hệ thống KSNB của Công ty.
2.4.2. Đánh giá thủ tục KSNB chu trình tiêu thụ
Đi sâu vào công tác KSNB chu trình tiêu thụ của công ty thì công tác KSNB đối với chu trình này tồn tại và hoạt động tương đối hiệu quả, đảm bảo được mục tiêu KSNB đối với chu trình này. Cụ thể:
Đơn vị đã thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm: người bán hàng tách biệt với người thu tiền và tách biệt với người theo dõi sổ sách, người xét duyệt Đơn đặt hàng, kí kết hợp đồng, quan hệ khách hàng tách biệt với kế toán công nợ theo dõi các việc thu tiền và các khoản phải thu.
Các nghiệp vụ xử lý Đơn đặt hàng, giao hàng, lập hóa đơn bán hàng, thu tiền và ghi nhận doanh thu, ghi nhận các khoản phải thu và kiểm soát nợ, đều có sự phê chuẩn của Ban giám đốc hoặc Trưởng các bộ phận và được theo dõi trên sổ chi tiết tiền mặt, TGNH, sổ chi tiết thành phẩm, hàng hóa, sổ kho, phiếu xuất kho, hóa đơn và các chứng từ khách liên quan tới việc bán hàngC
Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho và các chứng từ khác được sử dụng trong chu trình bán hàng đều được đánh số thứ tự nên đảm bảo được việc quản lý chứng từ chặt chẽ. Nhờ áp dụng chương trình kế toán máy nên việc ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu tại công ty được theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng, từng khách hàng
2.4.2.2.Những hạn chế:
Bất kỳ một hệ thống KSNB nào dù hoàn hảo đến đâu cũng không thể không tránh khỏi thiếu sót nhất định. Các thủ tục KSNB chu trình tiêu thụ tại Công ty khá hữu hiệu nhưng vẫn có những hạn chế sau:
Trước hết do thiếu bộ phận kiểm soát độc lập với công việc thực hiện nên các biện pháp thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ không đảm bảo luôn luôn được thực hiện tốt. Cụ thể như việc sai lệch giá trị khi nhập phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hóa tại công ty thường xảy ra gây rất nhiều khó khăn cho việc theo dõi giá trị, số lượng thành phẩm hàng hóa tại phòng kế toán cũng như việc xét duyệt Đơn đặt hàng của Công ty.
Mỗi khi nhận được đơn đặt hàng, nhân viên phòng kinh doanh phải tìm tài liệu về lượng vật tư tồn kho và thông tin của khách hàng từ kế toán vật tư để xem còn đủ vật tư cung ứng cho việc thực hiện đơn hàng nên rất tốn thời gian, đặc biệt trong trường hợp gặp phải khách hàng khó tính, sự chậm trễ trong việc xử lý đơn đặt hàng có thể làm Công ty mất đi cơ hội bán hàng.
Trong quá trình xác nhận thời hạn giao hàng, nhân viên bán hàng không thực hiện đối chiếu với lịch giao hàng của bộ phận vận chuyển, nếu bộ phận vận chuyển không thể đáp ứng lịch giao hàng thì sẽ làm tăng rủi ro giao hàng không đúng thời hạn cho khách hàng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính và uy tín của công ty.
Trong thủ tục kiểm soát chức năng xét duyệt đơn đặt hàng, Công ty đã bỏ sót việc kiểm soát đối với trường hợp Công ty nhận được đơn đặt hàng khi lượng vật tư tồn kho không đủ đáp ứng sản xuất cho đơn đặt hàng đó.
Quy trình kiểm soát việc xét duyệt đơn đặt hàng khá chặt chẽ, tuy nhiên Công ty chưa thực hiện nguyên tắc ủy quyền nên mọi đơn đặt hàng đã xét duyệt đều cần phải trình Giám đốc kí duyệt, nếu Giám đốc bận công việc không có tại công ty thì việc xét duyệt sẽ gặp khó khăn.
Bên cạnh đó, việc xét duyệt bán hàng hiện tại chỉ được thực hiện trong nội bộ phòng kinh doanh, tuy nhiên với lợi ích sẽ được hưởng từ doanh số bán hàng chạy theo số lượng nên việc kiểm tra và xét duyệt khách hàng ít được chú trọng, từ đó làm tăng nguy cơ không thu được tiền, tăng các khoản phải thu khó đòi, gây ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .
Đối với việc giao hàng:
Trong chức năng giao hàng, Giám đốc luôn là người kí duyệt phiếu xuất kho. Điều này sẽ gây khó khăn cho Công ty trong trường hợp Giám đốc vắng mặt đột xuất hoặc sẽ tạo áp lực công việc quá lớn cho Giám đốc. Chính vì những khó khăn này nên trong thực tế, sau khi in phiếu xuất kho, kế toán thường không chuyển sang cho Giám đốc kí duyệt theo quy trình mà gửi trực tiếp phiếu xuất kho xuống kho hàng. Thủ kho nhận lệnh xuất kho thì kiểm tra
đã được kí duyệt hay chưa. Sau khi hoàn tất quá trình bàn giao hàng hóa cho khách hàng thì phiếu xuất kho mới được trình lên Giám đốc kí duyệt để hoàn tất thủ tục giao hàng. Hoạt động này của các bộ phận trong công ty đã làm tăng rủi ro tài sản – hàng hóa của công ty sẽ dễ dàng bị chiếm đoạt nếu các nhân viên trong công ty thông đồng với nhau.
Công ty chưa thực hiện việc kiểm tra lại hàng hóa trước khi vận chuyển cho khách hàng nên rủi ro về việc giao nhầm hàng hoặc giao hàng không đúng quy cách, phẩm chất vẫn xảy ra.
Đối với việc lập hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng nhất thể hiện nghiệp vụ bán hàng đã xảy ra, vì vậy việc lập hóa đơn bán hàng đúng, đầy đủ và chính xác là điều rất cần thiết. Việc lập hóa đơn bán hàng tại Công ty được thực hiện khá chặt chẽ tuy nhiên lại chưa được kiểm tra một cách độc lập bởi bộ phận kế toán nên nhiều sai sót vẫn còn tồn tại.
Đối với chức năng thu tiền và ghi nhận doanh thu:
Chức năng thu tiền của Công ty được kiểm soát đầy đủ, tuy nhiên theo quy trình thì sau khi thu tiền hoàn tất thì phiếu thu phải được phê duyệt của Giám đốc mới giao cho khách hàng, tuy nhiên trong thực tế, hầu hết các nghiệp vụ thu tiền tại công ty, phiếu thu khi giao cho khách hàng thường chỉ có chữ ký của thủ quỹ và kế toán thanh toán xác nhận là đã thanh toán. Điều này cho thấy, cả nhân viên công ty và khách hàng đều coi nhẹ việc phê duyệt phiếu thu, làm tăng rủi ro thất thoát tài sản nếu các nhân viên công ty thông đồng với nhau và với người nộp tiền.
Hơn nữa, theo quy trình, khi thanh toán người nộp tiền phải điền thông tin vào Giấy nộp tiền nhằm kiểm soát chéo số tiền khách hàng nộp so với phiếu thu phát ra. Tuy nhiên, trong thực tế, giấy thu tiền rất ít được sử dụng trong quá trình thu tiền khách hàng, đã làm tăng rủi ro tài sản công ty bị biển thủ.
hàng và không có sự phê duyệt nào, dẫn đến nguy cơ khoản mục phải thu khách hàng bị nhầm lẫn trong quá trình hạch toán, ảnh hưởng không tốt đến việc thu hồi nợ phải thu khách hàng của công ty.
Đối với hoạt động ghi nhận doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng theo hương thức bán chịu:
Hoạt động quan trọng nhất trong công tác KSNB chu trình tiêu thụ theo phương thức bán chịu của công ty là việc quản lý các khoản nợ phải thu khách hàng. Tuy nhiên công ty lại thực hiện quản lý các khoản phải thu chưa thực sự hiệu quả: công ty không thực hiện phân nhiệm vụ riêng cho một nhân viên chịu trách nhiệm thu hồi và đôn đốc thu hồi nợ mà kiêm nhiệm nhiệm vụ này vào công việc của kế toán thanh toán. Điều này tạo áp lực công việc cho kế toán thanh toán dễ dẫn đến rủi ro nhằm lẫn hoặc bỏ sót khoản phải thu đến hạn làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty.
Ngoài ra, tình hình theo dõi công nợ của khách hàng cũng không được thực hiện thường xuyên theo quy trình mà chỉ lập bảng đối chiếu công nợ khi có nhu cầu, cho nên sai sót về việc bỏ sót công nợ, không kịp thời thu hồi nợ càng tăng lên.
Hiện nay, hoạt động bán hàng theo phương thức bán chịu là hoạt động phụ, chỉ áp dụng đối với một số khách hàng, tuy nhiên việc Công ty không thực hiện các biện pháp đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng một cách thường xuyên thì nguy cơ bị mất vốn kinh doanh sẽ rất cao. Nếu một con nợ đột ngột mất khả năng thanh toán mà Công ty không có các biện pháp ứng phó trước thì hoạt động kinh doanh của Công ty cũng sẽ rơi vào tình trạng vô cùng khó khăn vì bị mất vốn đột ngột.
Hơn nữa định hướng phát triển hiện nay của Công ty là mở rộng thị trường trong nước thì việc sử dụng tín dụng nhiều hơn là điều không tránh khỏi, vì vậy mà công tác đánh giá khả năng thanh toán khách hàng và đưa ra các biện pháp giảm thiểu rủi ro về các khoản phải thu là điều hoàn toàn cần thiết.
Nhìn chung công tác KSNB chu trình tiêu thụ tại công ty đã đạt được kết quả nhất định, tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành nên đã hạn chế được nhiều sai sót, gian lận có thể xảy ra. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì công tác KSNB chu trình tiêu thụ vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định cần tiếp tục hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của chủ doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, và nâng tầm vị thế của công ty trên thị trường.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên thực tế cho thấy, Công ty đã xây dựng và vận hành kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ khá đầy đủ và đồng bộ nhằm nâng cao năng lực kiểm soát và hoạt động bán hàng cho Công ty để đạt được các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn những hạn chế cần phải khắc phục, đặc biệt là các yếu tố liên quan đến công tác đánh giá rủi ro, thủ tục kiểm soát
nợ phải thu khách hàng và công tác giám sát ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả KSNB chu trình tiêu thụ mà Công ty còn chưa thực sự quan tâm đến. Vì vậy, trong chương tiếp theo, tác giả sẽ trình bày một số giải pháp hoàn thiện KSNB