7. Cấu trúc của luận văn
2.3. Thực trạng KSNB chu trình tiêu thụ tại Công ty TNHH CVN
2.3.1. Thông tin phục vụ kiểm soát chu trình tiêu thụ tại công ty
2.3.1.1.Các chứng từ thường được sử dụng trong hoạt động tiêu thụ tại công ty:
- Hợp đồng kinh tế: Mọi quan hệ mua bán với Công ty đều phải ký hợp
đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế là một văn bản thể hiện việc thỏa thuận của hai bên về những điều kiện liên quan đến việc mua bán hàng hóa, thời gian giao hàng,thời hạn tín dụng và hình thức thanh toán. Trong đó, quan trọng nhất là hình thức thanh toán, đây là cơ sở để xét duyệt nên tiếp tục bán hàng hay không sau khi đã thỏa thuận. Sau khi hợp đồng được ký kết thì coi như nghiệp vụ bán hàng đã chính thức bắt đầu.
- Phiếu xuất kho: do bộ phận kho lập, căn cứ vào quyết định bán hàng của
phòng kế hoạch vật tư phương tiện, bộ phận kho xuất hàng theo yêu cầu của khách hàng mà phòng kế hoạch vật tư phương tiện cung cấp.
- Biên bản giao nhận: chứng từ này được lập lúc giao hàng, ghi đầy đủ số
lượng hàng hóa, chủng loại có sự xác nhận giữa bên nhận hàng và bên giao hàng.
- Hóa đơn hàng hóa: được lập sau khi khách hàng xác nhận đã nhận đầy đủ theo hợp đồng, là chứng từ làm căn cứ để thanh toán. Hóa đơn được lập tại phòng kế toán ghi rõ các nội dung theo đúng quy định.
- Bảng kế hoạch giao hàng: dùng để ghi lại các kế hoạch giao hàng cho khách hàng do phòng kế hoạch kinh doanh lập, đây vừa được coi là lệnh để bộ phận quản lý dự án căn cứ xuất hàng cho khách, vừa là cơ sở để phòng kế toán xuất hóa đơn.
- Biên bản đối chiếu công nợ: được kế toán công nợ lập và gửi cho khách hàng ký xác nhận về số lượng dịch vụ thực nhận cũng như số tiền khách hàng đã thanh toán cho công ty.
- Các báo cáo thể hiện công nợ, doanh thu: được lập hàng tuần, các báo cáo
này giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như công nợ của khách hàng, tình hình thanh toán của các hợp đồng đã ký kết.
2.3.1.2. Hệ thống sổ sách kế toán về tiêu thụ
Một số sổ sách nằm trong hệ thống sổ kế toán có liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền:
- Sổ chi tiết, sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng - Sổ chi tiết, sổ tổng hợp doanh thu
- Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn.
2.3.1.3. Báo cáo kế toán
Định kỳ, số liệu được cập nhật hàng ngày sẽ được kế toán tổng hợp thành các chỉ tiêu, khoản mục trên báo cáo kế toán. Thông qua hệ thống báo cáo kế toán, nhà quản lý của Công ty sẽ nắm bắt được tình hình kinh doanh và từ đó đưa ra những chính sách hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Hệ thống báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty gồm:
Báo cáo tổng hợp doanh thu
Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu Bảng cân đối Nhập – Xuất – Tồn
Việc cung cấp thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ (bán hàng- thu tiền) đã được phòng kế toán thực hiện khoa học và phù hợp với chuẩn mực kế toán.
2.3.2.1. Kiểm soát tiếp nhận và xử lý khách hàng
- Mục tiêu kiểm soát:
Nhà quản lí khi xây dựng hệ thống KSNB trong đơn vị đều nhằm hướng đến các mục tiêu nhất định. Tại công ty TNHH C V N mục tiêu mà Ban Giám Đốc công ty hướng đến khi thực hiện các thủ tục kiểm soát là đảm bảo các hoạt động trong công ty được thực hiện theo đúng qui định, đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của công ty, đồng thời phải đảm bảo tính trung thực của các thông tin tài chính.
Đối với nghiệp vụ bán hàng, mục tiêu mà Ban Giám Đốc đặt ra là tất cả các nghiệp vụ bán hàng xảy ra đều phải được phản ánh trung thực, chính xác, hợp lí, ngăn ngừa sai phạm có thể xảy ra: ghi sổ thiếu các nghiệp vụ bán hàng, xuất hàng hoá khi chưa có lệnh xuất hàng, số lượng xuất không đúng với yêu cầu trên hợp đồng kinh tế (HĐKT), HĐKT chưa được phê duyệt của những người có thẩm quyền, chứng từ không có đầy đủ các yếu tố cấu thành, không được đánh số thứ tự liên tục.
Không những thế Ban giám đốc xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình cũng nhằm mục tiêu chung của công ty là doanh thu bán hàng phải đạt được mức cao nhất mà công ty mong muốn, đồng thời chi phí bỏ ra (giá vốn, CPBH ...) phải ở mức thấp nhất có thể. Đồng thời đảm bảo doanh thu ghi sổ là có thật, đã tính toán đúng và ghi sổ chính xác.
+ Việc tiếp nhận khách hàng chỉ do người có nhiệm vụ mới được thực hiện.
+ Nghiệp vụ bán hàng trước khi thực hiện phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền.
+ Đơn đặt hàng được phê duyệt phải có tính xác thực, khách hàng phải có thật.
- Thủ tục kiểm soát thực tế:
Khi hợp đồng được thỏa thuận xong giữa công ty với khách hàng, nhân viên kinh doanh gửi hợp đồng đến phòng kế hoạch kiểm tra xác thực lại các
thông tin khách hàng. Nhân viên kế hoạch trình ban giám đốc, kiểm tra nội dung trên hợp đồng có hợp lệ hay không.
2.3.2.2. Lập hoá đơn và giao hoá đơn
Ngày lập hóa đơn đối với nghiệp vụ sản xuất gia công, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu,bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Đối với việc khách hàng thanh toán tiền theo tiến độ công trình thì công ty xuất hóa đơn cho khách hàng cho tới thời điểm cuối cùng tiến độ hoàn thành.
2.3.2.3. Kiểm soát hoạt động thu tiền tại Công ty.
Đối với nghiệp vụ thu tiền thì mục tiêu chung nhất mà ban giám đốc muốn đạt được đó là các nghiệp thu tiền phải đảm thu đủ thu đúng. Tức là các khoản tiền ghi sổ là đã thực sự nhận được, số tiền đã thu đều được ghi sổ một cách đầy đủ. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác các khoản thu tiền mặt, tiền gửi đã ghi chép và cộng dồn đúng. Các khoản thu phải được ghi chép chính xác tên khách hàng tránh nhầm lẫn các khách hàng gây tranh cãi, mất uy tín đối với khách hàng. Hình thức thu tiền của công ty gồm hai hình thức: thu tiền mặt và chuyển khoản.
Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt:
Đối với khách hàng nộp trực tiếp tại Công ty: Đối với thu tiền mặt trực tiếp tại Công ty thường không lớn. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và thỏa thuận đặt cọc, kế toán sẽ tính ra số tiền mà khách hàng cần phải trả, lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành ba liên, được lập trực tiếp trên phần mềm kế toán, sau khi lập xong, Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để thu tiền và đóng dấu đã thu, đồng thời thông báo cho bộ phận kinh doanh biết để tiện cấp hàng cho khách hàng. Sau khi thu tiền xong, thủ quỹ giao cho khách hàng một liên, một liên thủ quỹ căn cứ để ghi vào sổ quỹ.
Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền ngân hàng:
Theo quy định tại thông tư số 129/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 của Bộ tài chính hướng dẫn một số điều luật thuế GTGT và hướng dẫn thi hành nghị định số 123/NĐ-CP ngày 08/12/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật thuế GTGT. Trong đó, có một quy định quan trọng là Doanh nghiệp muốn khấu trừ thuế có hóa đơn GTGT trên 20.000.000 đ phát sinh trong ngày đều phải thanh toán bằng chuyển khoản.
Vì sản phẩm chủ lực của công ty là sản xuất cửa, kèo thép cung ứng cho các công trình xây dựng với số lượng lớn nên sau khi hai bên ký kết hợp đồng thì khách hàng phải ứng trước 50% giá trị hợp đồng cho công ty thường thì số tiền rất lớn, để tránh rủi ro thất thoát tiền bán hàng, công ty thường khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng qua ngân hàng.
Việc thu tiền bán hàng qua ngân hàng sẽ tránh được việc thất thoát trong quá trình thu tiền, nên việc quan trọng là kế toán phải ghi nhận kịp thời, đầy đủ nghiệp vụ thu tiền tại thời điểm thông báo đã nhận được tiền bán hàng. Việc kịp thời ghi nhận các khoản thu sẽ hạn chế khả năng bỏ sót số tiền hàng bán được và hạn chế sai sót trong việc phản ánh số liệu nợ phải thu khách hàng.
Kiểm soát chứng từ:
Giấy báo có hoặc lệnh chuyển có của ngân hàng là chứng từ kiểm soát nghiệp vụ thu tiền chuyển khoản phát sinh. Chứng từ này do nhân viên ngân hàng mà đơn vị có mở tài khoản lập và gửi 1 bản đối chiếu đến phòng kế toán công ty.
Định kỳ, kế toán TGNH lập báo cáo tình hình tăng, giảm, số dư tiền gửi ngân hàng để đối chiếu số liệu lưu trữ tại ngân hàng. Báo cáo này sẽ được trình lên kế toán trưởng kiểm tra và cập nhật tình hình TGNH của đơn vị.
Sơ đồ 2.2: Quy trình kiểm soát thu tiền bán hàng qua ngân hàng
* Thuyết minh về trình tự thực hiện quy trình kiểm soát thu tiền bằng chuyển khoản:
(1) Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng của công ty thông qua tài khoản ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có hoặc lệnh chuyển có để xác nhận tiền đã được chuyển vào tài khoản ngân hàng của đơn vị.
(2) Sau khi nhận được giấy báo có hoặc lệnh chuyển có của ngân hàng, kế toán thanh toán nhập số liệu vào máy tính với định khoản giảm nợ phải thu khách hàng và tăng tiền gửi ngân hàng .
(3) Đồng thời, Kế toán công nợ phải đối chiếu lại khoản phải thu khách hàng với số tiền nhận được qua tài khoản ngân hàng, nếu có sai sót thì phải báo ngay khách hàng để thực hiện điều chỉnh cần thiết.
(4) Định kỳ , kế toán thanh toán cũng là kế toán TGNH lập bảng báo cáo tình hình tăng, giảm, số dư TGNH để đối chiếu số liệu phát sinh tại ngân
2.3.2.4.KSNB chu trình ghi sổ và kiểm soát nợ phải thu khách hàng:
Mục tiêu kiểm soát:
Không bỏ sót một khoản phải thu – vốn bị chiếm dụng của Công ty. Giảm thiểu rủi ro dẫn tói nợ khó đòi hoặc thất thu các khoản phải thu. Rủi ro tiềm tàng có thể nhận dạng:
Các khoản phải thu khách hàng thuần bị ghi quá do các khoản dự phòng bị ghi thiếu, do không có hoặc không tuân thủ chính sách tín dụng cho khách hàng (thiếu việc xem xét tuổi nợ, báo cáo đánh giá tín dụng độc lập, đối chiếu hạn mức).
Doanh thu và các khoản phải thu là giả. Điều này xảy ra là do doanh thu và các khoản phải thu được ghi nhận nhưng chưa giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn bán hàng được ghi nhận nhiều hơn một lần
Thủ tục kiểm soát: Kiểm soát quản lý:
Kế toán công nợ theo thực hiện ghi chép các khoản phải thu khách hàng, phụ trách theo dõi việc thu hồi nợ của bộ phận kinh doanh. Hàng tháng Kế toán công nợ gửi Bản đối chiếu công nợ cho khách hàng.
Kế toán trưởng phụ trách theo dõi tổng hợp nợ phải thu hàng tháng bằng cách yêu cầu kế toán thanh toán lập bản Báo cáo tổng hợp chi tiết các khoản phải thu.
Kiểm soát chứng từ:
Sổ chi tiết công nợ, giấy báo nợ và báo cáo tổng hợp chi tiết các khoản phải thu là các chứng từ kiểm soát chủ yếu trong chức năng này.
Sổ chi tiết công nợ ghi chép nợ phải thu khách hàng theo từng đối tượng. Đối với những khách hàng quan hệ lâu dài với Công ty, Kế toán thanh toán sẽ lập riêng một sổ chi tiết hay lập riêng một tài khoản chi tiết trên phần mềm kế toán để tiện theo dõi. Những khách hàng lần đầu hoặc ít có quan hệ với Công ty thì được theo dõi trên cùng một sổ chi tiết hay cùng
Giấy báo nợ là một chứng từ thông báo cho con nợ biết đã đến hạn thanh toán nợ. Giấy báo nợ phải ghi đầy đủ các thông tin về khoản nợ của khách hàng như: Thời gian nợ, phát sinh nợ theo hợp đồng mua bán nào, theo hóa đơn nào, số tiền nợ thực tế và thời gian đến hạn trả nợ.
Bảng đối chiếu công nợ khách hàng là chứng từ gửi cho khách hàng nhằm theo dõi các khoản phải thu khách hàng tránh thất thoát do gian lận của nhận viên.
Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu, từng thời hạn thanh toán, đối tượng được hưởng chiết khấu, nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn.
Quy trình ghi sổ và kiểm soát nợ phải thu khách hàng của công ty được tóm lược như trong hình sau:
Sơ đồ 2.3 : Quy trình ghi sổ và kiểm soát nợ phải thu khách hàng
(1) Sau khi nhận được hóa đơn GTGT, Kế toán công nợ tiến hành ghi chép doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
(2) Hàng ngày, Kế toán công nợ kiểm tra các khoản nợ phải thu khách hàng. đối với những khoản nợ phải thu đến hạn, kế toán thanh toán gửi giấy báo nợ hoặc gọi điện đòi nợ.
(3) Định kì Kế toán công nợ tiến hành đối chiếu công nợ, bằng cách gửi Biên bản đối chiếu công nợ đến cho khách hàng xác nhận, nhằm xác định các loại nợ trả đúng hạn, khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không đòi được để căn cứ xác định sổ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý với các khoản nợ không đòi được.
(4) Định kỳ Kế toán công nợ lập Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu khách hàng nộp cho Kế toán tổng hợp xem xét để điều chỉnh lập dự phòng (nếu có)
Ngoài ra, để kiểm tra, xác định hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không, có hoạt động hiệu quả hay không và có cần phải sửa đổi cho phù hợp với sự phát triển của công ty hay không, định kỳ cuối mỗi năm ban lãnh đạo công ty thuê một đơn vị kiểm toán độc lập bên ngoài về kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động của công ty.
2.4 . ĐÁNH GIÁ VỀ KSNB CHU TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH C V N C V N
2.4.1. Đánh giá chung về KSNB tại Công ty
2.4.1.1.Những ưu điểm
Trong tình hình kinh tế như hiện nay, ban lãnh đạo càng coi trọng vai trò của KSNB, những lợi ích mà KSNB mang lại giúp công ty duy trì và đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty. Vì vậy ban lãnh đạo đã đề ra những thủ tục, pháp lý để quản lý tốt và kiểm soát ngày càng hiệu quả hoạt động kinh doanh tạo môi trường văn minh, lành mạnh.Tuy nhiên, trong thực tế chưa có
tục kiểm soát tương đối có hiệu quả đối với môi trường kinh doanh của mình nhằm ngăn chặn những gian lận và hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra. Qua quá trình làm việc và nghiên cứu công tác KSNB chu trình bán hàng và