7. Kết cấu của đề tài
1.2.4. Lý thuyết bất định của các tổ chức (Contingency theory of
Organizations)
Lý thuyết này dựa trên luận cứ cho rằng: “không có một hệ thống quản trị hiệu quả duy nhất nào là phù hợp cho tất cả các tổ chức và phù hợp cho mọi hoàn cảnh bởi lẽ những đặc điểm riêng biệt của hệ thống và hiệu quả của nó sẽ phụ thuộc vào những đặc thù riêng của tổ chức và những tác nhân thuộc về ngữ cảnh” (Otley, 1980; Ferreira và Otley, 2005).
Lý thuyết bất định của các tổ chức được nhiều tác giả nghiên cứu trong lĩnh vực kế toán sử dụng làm cơ sở nền tảng để giải thích mối quan hệ giữa các nhân tố như: quy mô doanh nghiệp, hiệu quả của KSNB, kiểm toán độc lập, trình độ của nhân viên, hỗ trợ của nhà quản trị… và hiệu quả của công tác kế toán trong các doanh nghiệp (Philippe Chapellier & ctg, 2010; Ahmad & Mohamed Zabri, 2015).
Khi áp dụng lý thuyết bất định của tổ chức vào công trình nghiên cứu của tác giả, theo lý giải của lý thuyết này, khi các nhân tố trong môi trường kiểm soát được đảm bảo thì sự hữu hiệu của KSNB càng cao.
1.2.5. Lý thuyết về tâm lý học xã hội của tổ chức (Social psychology oforganization theory)
Lý thuyết còn được gọi là lý thuyết hành vi, bao gồm những quan điểm trong quản trị nhấn mạnh đến vai trò của các yếu tố tâm lý, tình cảm, và quan hệ xã hội của con người trong công việc. Lý thuyết này cho rằng: “hiệu quả của quản trị do năng suất lao động quyết định, nhưng năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người ”. (Don Hellriegel & Jonn W.Slocum, 1986).
Lý thuyết này lý giải việc xây dựng các hoạt động kiểm soát trong tổ chức và cơ chế giám sát trong KSNB. Khi áp dụng vào công trình nghiên cứu của tác giả, theo lý giải của lý thuyết này, khi các các hoạt động kiểm soát và giám sát được đảm bảo thì sự hữu hiệu của KSNB càng cao.
1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ
1.3.1. Môi trường kiểm soát
Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp.
Môi trường kiểm soát được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB. Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Theo COSO 2013, Môi trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức.
- Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát nêu trên đều quan trọng, nhưng mức độ quan trọng của mỗi nhân tố tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.
Nhân tố thứ nhất: Tính trung thực và giá trị đạo đức. Đây là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ. Thái độ và sự quan
tâm của nhà quản lý cao cấp đối với kiểm soát nội bộ hữu hiệu phải được lan tỏa đến toàn doanh nghiệp.
Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Văn hóa của tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người có liên quan đến quá trình kiểm soát. Tuy nhiên sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ không chỉ tạo bởi tính trung thực và các giá trị đạo đức của người sáng lập, người quản lý mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị.
Xây dựng giá trị đạo đức thường rất khó khăn bởi vì cần dung hòa lợi ích của các bên như: lợi ích của nhà quản lý cấp cao với lợi ích của doanh nghiệp, của nhân viên, của nhà cung cấp, khách hàng. Khi xây dựng giá trị đạo đức cần chú ý vấn đề sau:
- Áp lực và cơ hội: Cần giảm thiểu cơ hội và áp lực dẫn tới phát sinh các gian lận điều này giúp hạn chế những áp lực và cơ hội kèm theo các biện pháp kiểm soát thích hợp có thể giúp giảm các hành vi gian lận.
- Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Ngoài áp lực và cơ hội thì nguyên nhân dẫn tới sai phạm là do thiếu hiểu biết. Trong rất nhiều doanh nghiệp có phát sinh sai phạm trong lập báo cáo tài chính, nhưng người thực hiện không ý thức được sai phạm của họ. Vì thế phải thiết lập quy tắc ứng xử đúng đắn và các vấn đề khác nhau đồng thời truyền đạt quy tắc này tới toàn thể nhân viên trong đơn vị họ biết được cái gì đúng, cái gì sai.
Nhân tố thứ hai: Cam kết về năng lực. Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó
người quản lý cũng cần cân nhắc giữa việc giám sát và yêu cầu năng lực của các nhân viên đồng thời cân nhắc giữa năng lực và chi phí để đảm bảo tốt nhất lợi ích cho doanh nghiệp.
Nhân tố thứ ba: Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán. Đây là một nhân tố có ảnh hưởng đáng kể đến môi trường kiểm soát. Tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với Ban điều hành. Hệ thống KSNB sẽ trở nên hữu hiệu khi:
- Hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý.
- Hội đồng quản trị cần có thêm những người nằm ngoài Ban điều hành vì Hội đồng quản trị phải chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, đưa ra quan điểm phản biện và có dũng khí đấu tranh với những hành vi sai trái nghiêm trọng của người quản lý.
Nhân tố thứ tư: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức doanh nghiệp được điều hành. Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành được phản ánh trong cách thức quản lý, sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Ngoài ra, triết lý quản lý và phong cách điều hành còn thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của người quản lý về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn chính sách kế toán, các ước tính kế toán và về việc phân nhiệm kế toán viên trong đơn vị.
Nhân tố thứ năm: Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của doanh nghiệp được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Một cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm
soát hiệu quả. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, không có khuôn mẫu chung duy nhất. Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào, nó cũng phải giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu đề ra.
Nhân tố thứ sáu: Phân định quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.
Ý thức về trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị quyết định tính chất của trường kiểm soát. Do đó, cần phải xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho từng thành viên, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền thông qua các văn bản và triển khai cho toàn đơn vị nhằm giúp từng thành viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức và từng hành động, mức độ đóng góp của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác cũng như mục tiêu chung của đơn vị.
Nhân tố thứ bảy: Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế. Bao gồm chính sách của nhà quản lý về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá xếp loại nhân viên, động viên, khen thưởng, kỷ luật. Đây là các yêu cầu của nhà quản lý đối với nhân viên về năng lực, đạo đức của họ.
1.3.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và
hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này.
Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc...đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức độ. Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị. Không có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép.
Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ.
Những mục tiêu nêu trên có mối quan hệ và hỗ trợ lẫn nhau. Các mục tiêu chung cho toàn đơn vị khi xây dựng cần xem xét để thích hợp với năng lực và tình hình hoạt động của đơn vị đồng thời phù hợp với từng bộ phận trong đơn vị. Do tác động của các yếu tố bên ngoài mà đơn vị khó kiểm soát được nên đơn vị chỉ có thể cân nhắc để đạt được các mục tiêu phù hợp trong các mục tiêu kể trên, tùy theo từng thời kỳ.
- Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị.
Nhận dạng rủi ro: Các mức độ rủi ro cần đươc nhận dạng bao gồm: - Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị: Đây có thể là những rủi ro ở bên trong nội tại của đơn vị hoặc bên ngoài. Sự thành công của công tác đánh giá rủi ro phụ thuộc vào việc nhận dạng các rủi ro bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Từ những rủi ro được nhận dạng, nhà quản lý đánh giá tầm quan trọng của cháng và nguyên nhân phát sinh rủi ro.
- Rủi ro ở mức độ hoạt động: Đây là rủi ro ở các hoạt động kinh doanh hay chức năng của đơn vị. Khi nhận dạng rủi ro ở mức độ hoạt động tốt đóng góp vào việc nhận dạng rủi ro ở mức độ toàn doanh nghiệp một cách thích hợp.
Phân tích rủi ro: Phân tích rủi ro là công việc được thực hiện khi đã nhận dạng được rủi ro. Các bước thường được tiến hành khi phân tích rủi ro bao gồm:
- Xác định mức độ quan trọng của rủi ro. - Xác định xác suất xảy ra rủi ro.
- Tìm ra cách thức để quản trị rủi ro.
- Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB. Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị....), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới....), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý về hệ thống KSNB.
1.3.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị.
Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm hai yếu tố là:
- Chính sách kiểm soát: Là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát có thể được tài liệu hóa đầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hành theo kiểu truyền miệng.
- Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát. Một thủ tục sẽ không có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc mà không tập trung vào những yêu cầu nhà quản lý đã đề ra thông qua các chính sách. Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh.
Theo COSO 2013, Hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được.
- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục.