7. Kết cấu của đề tài
4.2.2. Đối với yếu tố Thông tin và truyền thông
Thông tin tại DN nên được cập nhật và báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý phụ trách (giá cả hàng hóa, tình hình thực hiện hợp đồng,…)
Hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp sẽ đạt được hiệu quả nếu thông tin được cung cấp kịp thời cho các đối tượng có liên quan. Các thông tin liên quan đến tất cả các hoạt động, kể cả thông tin về việc tuân thủ hoặc không tuân thủ phải được báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý để có biện pháp xử lý phù hợp nhằm ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra.
DN nên xây dựng quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin giữa các phòng ban và trong từng phòng ban (từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại).
Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin trong doanh nghiệp nên được thiết lập một cách rõ ràng, đảm bảo luồng thông tin luôn vận động liên tục để các bộ phận có liên quan có thể xử lý hiệu quả. Khi có quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin giữa các phòng ban, thông tin sẽ được chuyển đến đúng bộ phận có liên quan, trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc xử lý thông tin cũng được quy định rõ nên sẽ tiết kiệm được thời gian của doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu chung.
DN nên xây dựng quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan thuế,…).
Đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, việc thiết lập quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin sẽ giúp doanh nghiệp xử lý thông tin theo các quy trình hoạt động đã được thiết lập. Thông tin cung cấp cho đối tượng bên ngoài nếu đúng cũng sẽ làm tăng giá trị doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin cung cấp cho đối tượng bên ngoài cũng giúp kiểm soát được luồng thông tin cung cấp, đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
DN thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật kịp thời để nhân viên thực hiện theo đúng quy định.
Để doanh nghiệp thực hiện đúng theo pháp luật và các quy định, việc cập nhật các văn bản pháp luật một cách thường xuyên và kịp thời là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cập nhật các văn bản pháp luật hàng ngày cũng như cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ để thực hiện đúng theo quy định mới (nếu có).
DN nên xây dựng kênh thông tin riêng cho phép nhân viên hoặc đối tượng bên ngoài báo cáo về những sai phạm hoặc hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây tổn hại cho doanh nghiệp.
Để tránh hiện tượng thông đồng giữa các nhân viên cũng như báo cáo kịp thời về các hành vi gian lận có thể xảy ra, doanh nghiệp nên xây dựng kênh thông tin nóng cho phép nhân viên hoặc các đối tượng bên ngoài báo cáo về những sai phạm hoặc các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây tổn hại cho doanh nghiệp.