7. Kết cấu của đề tài
4.2.3. Đối với yếu tố Hoạt động kiểm soát
DN cần xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp có thể chấp nhận được
Khi doanh nghiệp đã nhận diện, xây dựng ngưỡng chấp nhận rủi ro và đánh giá mức độ tác động của từng loại rủi ro, doanh nghiệp cũng cần xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu các rủi ro đó xuống mức thấp có thể chấp nhận được. Khi các hoạt động kiểm soát trở nên hữu hiệu thì cũng góp phần nâng cao tính hữu hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
DN cần thiết lập các hoạt động kiểm soát đối với việc bảo mật (phân quyền truy cập hệ thống máy tính, sao lưu dữ liệu, cho nhân viên ký cam kết bảo mật,…)
Trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển một cách nhanh chóng, việc thông tin bị tiết lộ ra bên ngoài có thể ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp. Thiết kế các thủ tục kiểm soát để kiểm soát
đối với việc bảo mật là một hoạt động cần thiết, một phần là để hạn chế khả năng tiết lộ thông tin, một phần là để thể hiện trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân ở từng bộ phận trong việc được phân quyền truy cập hay phê duyệt các hoạt động.
DN cần thiết kế cụ thể quy trình kiểm soát và các thủ tục kiểm soát đối với từng hoạt động như mua hàng, thanh toán, đấu thầu,…
Mỗi hoạt động trong doanh nghiệp đều có tính chất khác nhau nên cần thiết kế các quy trình kiểm soát và thủ tục kiểm soát khác nhau nhằm đảm bảo các quy trình và thủ tục được thiết kế là phù hợp với từng hoạt động. Các quy trình này cần được thiết kế một cách cụ thể nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện và đánh giá.
DN nên định kỳ kiểm kê tài sản cố định, tiền mặt, hàng tồn kho và đối chiếu giữa số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách, đối chiếu công nợ với bên thứ ba.
Việc kiểm kê tài sản cố định, tiền mặt và hàng tồn kho, đối chiếu công nợ nên được thực hiện thường xuyên và thực hiện định kỳ nhằm phát hiện ra những sai phạm và hành vi gian lận có thể xảy ra để kịp thời ngăn chặn. Tiền và hàng tồn kho là những mặt hàng nhạy cảm và dễ xảy ra gian lận nên việc thiết lập các thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động liên quan đến tài sản của đơn vị càng phải được chú trọng để tránh gây ra mất mát tài sản.
DN nên thường xuyên thực hiện việc đánh giá lại các quy trình và thủ tục kiểm soát đang áp dụng nhằm đảm bảo mức độ phù hợp.
Sự thay đổi của các hoạt động trong doanh nghiệp sẽ kéo theo sự thay đổi của các quy trình và thủ tục kiểm soát đang áp dụng. Khi môi trường kinh doanh và các hoạt động kinh doanh thay đổi thì các quy trình và thủ tục kiểm soát cũ sẽ không còn phù hợp và phát huy tác dụng. Vì vậy, thường xuyên thực hiện việc đánh giá lại các quy trình và thủ tục kiểm soát đang áp dụng nhằm đánh
giá sự phù hợp và tiến hành điều chỉnh kịp thời cho các quy trình và thủ tục kiểm soát nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát.