7. Kết cấu của đề tài
1.3.1. Môi trường kiểm soát
Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp.
Môi trường kiểm soát được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB. Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Theo COSO 2013, Môi trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức.
- Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát nêu trên đều quan trọng, nhưng mức độ quan trọng của mỗi nhân tố tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.
Nhân tố thứ nhất: Tính trung thực và giá trị đạo đức. Đây là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ. Thái độ và sự quan
tâm của nhà quản lý cao cấp đối với kiểm soát nội bộ hữu hiệu phải được lan tỏa đến toàn doanh nghiệp.
Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Văn hóa của tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người có liên quan đến quá trình kiểm soát. Tuy nhiên sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ không chỉ tạo bởi tính trung thực và các giá trị đạo đức của người sáng lập, người quản lý mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị.
Xây dựng giá trị đạo đức thường rất khó khăn bởi vì cần dung hòa lợi ích của các bên như: lợi ích của nhà quản lý cấp cao với lợi ích của doanh nghiệp, của nhân viên, của nhà cung cấp, khách hàng. Khi xây dựng giá trị đạo đức cần chú ý vấn đề sau:
- Áp lực và cơ hội: Cần giảm thiểu cơ hội và áp lực dẫn tới phát sinh các gian lận điều này giúp hạn chế những áp lực và cơ hội kèm theo các biện pháp kiểm soát thích hợp có thể giúp giảm các hành vi gian lận.
- Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Ngoài áp lực và cơ hội thì nguyên nhân dẫn tới sai phạm là do thiếu hiểu biết. Trong rất nhiều doanh nghiệp có phát sinh sai phạm trong lập báo cáo tài chính, nhưng người thực hiện không ý thức được sai phạm của họ. Vì thế phải thiết lập quy tắc ứng xử đúng đắn và các vấn đề khác nhau đồng thời truyền đạt quy tắc này tới toàn thể nhân viên trong đơn vị họ biết được cái gì đúng, cái gì sai.
Nhân tố thứ hai: Cam kết về năng lực. Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó
người quản lý cũng cần cân nhắc giữa việc giám sát và yêu cầu năng lực của các nhân viên đồng thời cân nhắc giữa năng lực và chi phí để đảm bảo tốt nhất lợi ích cho doanh nghiệp.
Nhân tố thứ ba: Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán. Đây là một nhân tố có ảnh hưởng đáng kể đến môi trường kiểm soát. Tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với Ban điều hành. Hệ thống KSNB sẽ trở nên hữu hiệu khi:
- Hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý.
- Hội đồng quản trị cần có thêm những người nằm ngoài Ban điều hành vì Hội đồng quản trị phải chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, đưa ra quan điểm phản biện và có dũng khí đấu tranh với những hành vi sai trái nghiêm trọng của người quản lý.
Nhân tố thứ tư: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức doanh nghiệp được điều hành. Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành được phản ánh trong cách thức quản lý, sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Ngoài ra, triết lý quản lý và phong cách điều hành còn thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của người quản lý về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn chính sách kế toán, các ước tính kế toán và về việc phân nhiệm kế toán viên trong đơn vị.
Nhân tố thứ năm: Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của doanh nghiệp được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Một cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm
soát hiệu quả. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, không có khuôn mẫu chung duy nhất. Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào, nó cũng phải giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu đề ra.
Nhân tố thứ sáu: Phân định quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.
Ý thức về trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị quyết định tính chất của trường kiểm soát. Do đó, cần phải xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho từng thành viên, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền thông qua các văn bản và triển khai cho toàn đơn vị nhằm giúp từng thành viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức và từng hành động, mức độ đóng góp của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác cũng như mục tiêu chung của đơn vị.
Nhân tố thứ bảy: Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế. Bao gồm chính sách của nhà quản lý về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá xếp loại nhân viên, động viên, khen thưởng, kỷ luật. Đây là các yêu cầu của nhà quản lý đối với nhân viên về năng lực, đạo đức của họ.