7. Kết cấu của luận văn
1.4.3. Quy trình kiểm soát chi vốn đầu tư
Căn cứ quyết định 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 của KBNN về việc ban hành về việc ban hành quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước.
Nội dung qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ nguồn NSNN qua KBNN :
Về hồ sơ, chứng từ :
Tài liệu gửi một lần
Vốn chuẩn bị đầu tư:
- Tài liệu để mở tài khoản, bao gồm : Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư (trường hợp trong quyết định đầu tư không nêu); quyết định thành lập Ban quản lý dự án; Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán); Giấy đề nghị mở tài khoản; Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký;
- Quyết định phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm theo dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư;
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;
- Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng (nếu có).
Trường hợp Chủ đầu tư được phép tự thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư, hồ sơ có văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện (nếu chưa quy định trong quyết định đầu tư dự án, …), dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt, văn bản của Lãnh đạo đơn vị giao cho đơn vị cấp dưới trực tiếp thực hiện hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ.
Vốn thực hiện đầu tư:
- Tài liệu để mở tài khoản, bao gồm : Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư (trường hợp trong quyết định đầu tư không nêu); quyết định thành lập Ban quản lý dự án; Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán); Giấy đề nghị mở tài khoản; Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký.
Đối với dự án vốn trong nước:
- Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có) kèm theo dự án đầu tư xây dựng công trình, hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu (gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, lựa chọn nhà thầu tư vấn thiết kế kiến trúc công trình xây dựng);
Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu hoặc nhà cung cấp và các tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng, hợp đồng bổ sung, điều chỉnh (nếu có).
Ngoài ra:
- Đối với hợp đồng thi công xây dựng có điều khoản quy định GPMB thì Chủ đầu tư phải gửi kèm kế hoạch tiến độ GPMB theo quy định của hợp đồng (do Chủ đầu tư phối hợp với tổ chức thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ, bồi thường GPMB bằng lập, có chữ ký, đóng dấu của Chủ đầu tư).
- Đối với hợp đồng liên danh các nhà thầu, nếu các điều khoản quy định của hợp đồng chưa phân chia rõ khối lượng, giá trị thực hiện giữa các nhà thầu cũng như tài khoản của nhà thầu thì Chủ đầu tư phải gửi đến KBNN thỏa thuận liên danh hoặc phụ lục hợp đồng có nêu rõ các nội dung trên.
- Đối với hợp đồng có quy định thời hạn có hiệu lực của hợp đồng được tính từ khi nhà thầu có bảo lãnh thực hiện hợp đồng, KBNN yêu cầu Chủ đầu tư gửi Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (bản sao, có đóng dấu xác nhận sao y bản chính của Chủ đầu tư).
Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật); Riêng công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phải gửi kèm theo phương án, dự toán bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Riêng đối với dự án ODA: ngoài các tài liệu theo quy định nêu trên, chủ
đầu tư gửi đến KBNN các tài liệu sau: Bản dịch bằng tiếng Việt có chữ ký và dấu của chủ đầu tư: Điều ước quốc tế về ODA đã ký giữa Việt Nam và nhà tài trợ và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán khác (nếu có). Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu phải là văn bản bằng tiếng Việt hoặc bản dịch bằng tiếng Việt có chữ ký và dấu của chủ đầu tư (phần quy định về các điều kiện, điều khoản thanh toán và các nội dung liên quan trực tiếp đến việc thanh toán của hợp đồng). Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng đắn, chính xác về nội dung bản dịch tiếng Việt.
Đối với trường hợp tự thực hiện:
- Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình (đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật chỉ gửi khi điều chỉnh dự toán);
- Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chưa có trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền);
- Văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ;
Đối với công tác chuẩn bị đầu tư nhưng bố trí vốn trong kế
hoạch thực hiện đầu tư: thì tài liệu do chủ đầu tư gửi đến KBNN phải có dự
toán chi phí cho các công việc chuẩn bị đầu tư được duyệt.
Đối với công việc chuẩn bị thực hiện dự án nhưng bố trí vốn trong kế
hoạch thực hiện đầu tư: tài liệu do chủ đầu tư gửi đến KBNN gồm:
- Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
-Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị thực hiện dự án được duyệt; Riêng việc giải phóng mặt bằng phải kèm theo phương án giải phóng mặt bằng được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định tại Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/04/2015 của Chính phủ về Hợp đồng trong hoạt động xây dựng (trừ các điều khoản tham chiếu, các bản vẽ thiết kế và các chỉ dẫn kỹ thuật, hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề
xuất của bên nhận thầu và các tài liệu mang tính chất kỹ thuật khác); Đối với hợp đồng liên danh các nhà thầu chủ đầu tư phải gửi đến KBNN thoả thuận liên danh.
Kiểm soát thanh toán vốn bồi thường, hổ trợ đền bù giải phóng mặt bằng (GPMB) và tái định cư:
- Đối với công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư là một hạng mục trong dự án đầu tư xây dựng công trình (không tách thành dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư) thì ngoài các hồ sơ pháp lý của dự án, Chủ đầu tư còn gửi đến KBNN: phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt (nếu chưa có trong phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt); dự toán chi phí tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được cấp có thẩm quyền phê duyệt; dự toán kinh phí tổ chức thực hiện cưỡng chế (nếu có).
- Đối với dự án GPMB, tái định cư sử dụng vốn ngân sách địa phương; dự án GPMB, tái định cư độc lập, hoặc dự án thành phần (Tiểu dự án) GPMB được tách ra từ dự án đầu tư xây dựng công trình của các Bộ, cơ quan trung ương giao cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện:
- Tài liệu để mở tài khoản, bao gồm : Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư (trường hợp trong quyết định đầu tư không nêu); quyết định thành lập Ban quản lý dự án; Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán); Giấy đề nghị mở tài khoản; Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký;
- Quyết định phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm theo dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư;
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;
- Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng (nếu có).
Trường hợp Chủ đầu tư được phép tự thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư, hồ sơ có văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện (nếu chưa quy định trong quyết định đầu tư dự án, …), dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt, văn bản của Lãnh đạo đơn vị giao cho đơn vị cấp dưới trực tiếp thực hiện hoặc hợp đồng giao khoán nộ
- Dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư và văn bản phê duyệt dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư.
- Phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt (nếu chưa có trong phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt).
- Dự toán chi phí tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được cấp có thẩm quyền duyệt; dự toán kinh phí tổ chức thực hiện cưỡng chế (nếu có).
Đối với dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư có hạng mục xây dựng khu tái định cư hoặc mua nhà tái định cư, xây dựng hạ tầng khu sản xuất kinh doanh dịch vụ phi nông nghiệp phải gửi thêm: Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu; hợp đồng xây dựng khu tái định cư hoặc hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư giữa chủ đầu tư và nhà thầu; dự toán chi tiết được duyệt của các công việc, gói thầu chỉ định thầu và tự thực hiện.
Vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư :
Đối với các dự án có tổng mức vốn từ 01 tỷ đồng trở lên, việc quản lý, kiểm soát tạm ứng, thanh toán vốn thực hiện theo quy định tại Thông tư hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư sử dụng nguồn vốn NSNN của Bộ Tài chính (Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18 tháng 01 năm 2016 của
Bộ Tài chính). Riêng đối với Quyết định đầu tư và Báo cáo Kinh tế kỹ thuật của các dự án thì không bắt buộc phê duyệt trước 31 tháng 10 năm trước năm kế hoạch.
Đối với dự án có mức vốn dưới 1 tỷ đồng :
- Báo cáo kinh tế-kỹ thuật và quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế-kỹ thuật hoặc dự toán và quyết định phê duyệt thiết kế-dự toán (không bắt buộc phê duyệt trước 31/10 năm trước năm kế hoạch);
+ Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; + Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu;
+ Quyết định giao dự toán của cấp có thẩm quyền.
Trường hợp dự án được thực hiện theo hình thức tự thực hiện dự án, tài liệu do chủ đầu tư gửi đến, bao gồm: Dự toán và Quyết định phê duyệt thiết kế - dự toán; Quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án; văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
Tài liệu gửi đến từng lần tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành:
Tài liệu tạm ứng vốn:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; - Giấy rút vốn đầu tư;
- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng).
Đối với tạm ứng với công việc bồi thường, hỗ trợ và mua nhà phục vụ tái định cư CĐT phải gửi thêm :
- Bản đăng ký kế hoạch thực hiện GPMB.
Tài liệu thanh toán khối lượng hoàn thành:
* Trường hợp thanh toán theo hợp đồng:
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (Phụ lục 03.a ban hành kèm theo Thông tư 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của BTC; hoặc văn bản bổ sung, thay thế, nếu có);
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); - Giấy rút vốn đầu tư
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi dự toán bổ sung, phụ lục bổ sung hợp đồng và Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (đồng (Phụ lục 04 ban hành kèm theo Thông tư 08/2016/TT- BTC ngày 18/01/2016 của BTC hoặc văn bản bổ sung, thay thế, nếu có).
* Trường hợp thanh toán không theo hợp đồng.
- Đối với các công việc của dự án được thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng (như: một số công việc quản lý dự án do chủ đầu tư trực tiếp thực hiện, trường hợp tự làm,...), việc thanh toán trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt phù hợp với tính chất từng loại công việc. Hồ sơ thanh thanh toán bao gồm:
+ Dự toán được duyệt cho từng công việc;
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo);
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); + Giấy rút vốn đầu tư;
* Trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành tự thực hiện.
Chủ đầu tư gửi đến KBNN các tài liệu như đối với thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng xây dựng.
Kiểm soát, luân chuyển chứng từ :
Sau khi tiếp nhận đầy đủ các loại hồ sơ phù hợp với từng giai đoạn của dự án, giao dịch viên lập Thông báo tiếp nhận hồ sơ (mẫu số 01/ KSC) gửi chủ đầu tư và thực hiện kiểm soát luân chuyển chứng từ như ở Sơ đồ 1.1
Sơ đồ 1.1. Quy trình kiểm soát chi và luân chuyển chứng từ
Thuyết minh sơ đồ luân chuyển:
Bước 1: Giao dịch viên căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng/thanh toán của
chủ đầu tư thực hiện kiểm tra các nội dung sau :
Kiểm tra các khoản đề nghị thanh toán theo hợp đồng đảm bảo thuộc đối tượng thực hiện cam kết chi thì phải được quản lý, kiểm chi theo quy định hiện hành; Kiểm soát sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ thanh toán phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, mục lục ngân sách, đầy đủ và thống nhất các chỉ tiêu ghi trên các hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán; Kiểm tra dự án đã được giao kế hoạch vốn năm của cấp có thẩm quyền và đã được nhập dự toán trên Hệ thống TABMIS theo quy định hiện hành, phù hợp với dữ liệu trên TABMIS; Đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng và theo dự toán được duyệt (đối với gói thầu chỉ định thầu hoặc từ thực hiện)…
+ Căn cứ vào kết quả kiểm tra nêu trên và kế hoạch vốn năm, giao dịch viên xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có),