7. Bố cục bài nghiên cứu
1.2.4. Nội dung tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức công tác kế toán được coi là một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin; tổ chức vận dụng chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toán vào đơn vị; tổ chức nhân sự để thực hiện công việc kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị có hiệu quả.
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị sự nghiệp cần có một bộ máy kế toán hợp lý. Bộ máy này được xây dựng trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán và tổ chức hệ thống thông tin kế toán đạt chất lượng. Thông thường căn cứ vào quy mô, địa bàn hoạt động, cơ sở hạ tầng, trình độ quản lý cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bộ máy kế toán, các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể lựa chọn một trong ba
mô hình sau:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Mô hình này áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn. Hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng đã trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép tính toán thông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập trung
Tuy nhiên, có thể thấy mô hình này không phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng, các cơ sở của đơn vị phụ thuộc đặt ở xa đơn vị trung tâm.
Sơ đồ 1.1:Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán:Còn gọi là mô hình hai cấp. Bộ máy kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế toán ở cả hai cấp đều tổ chức sổ kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.
Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và vật tư Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán nguồn vốn và các quỹ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán chi phí và tính giá thành Kế toán tổng hợp và kiểm tra
Các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc
Mô hình này phù hợp với những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, nhưng chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán và những đơn vị có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán biểu hiện qua Sơ đồ 1.2
Sơ đồ 1.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:Còn gọi là mô hình hỗn hợp. Mô hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
Mô hình áp dụng ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn tổ chức hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc, đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau; chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin hiện đại trong công tác kế toán; có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc hoạt động trên các địa bàn phân. Mô hình này thể hiện qua Sơ đồ 1.3
Kế toán trưởng Bộ phận kế toán văn phòng trung tâm Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán
Bộ phận kiểm tra
Sơ đồ 1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Sau khi xác định, lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình trên, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy. Theo đó kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Việc phân công cán bộ kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng công việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế toán.
1.2.4.2.Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là
Bộ phận kế toán văn phòng trung tâm và kế toán từ các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Bộ phận tổng hợp, kiểm tra
Kế toán các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng
Nhân viên hạch toán các đơn vị phụ thuộc không có
tổ chức kế toán riêng Kế toán trưởng
căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là “tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán”.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu bao gồm những công việc như sau:
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập có thu căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 [1]. Việc vận dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Bên cạnh đó, các đơn vị được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán [16], phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tóm lại, đối với các đơn vị sự nghiệp công lập có thu triển khai áp dụng cơ chế tự chủ tài chính, vấn đề xác định danh mục chứng từ kế toán là hết sức cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin ban đầu phục vụ quản lý thu, chi, quản lý tài chính trong điều kiện tự chủ.
Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán.
mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ. Bộ phận kế toán quy định và hướng dẫn việc ghi chép ban đầu chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu.
Thứ ba, ký chứng từ kế toán.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với pháp luật, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
Thứ tư, tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử.
Phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như: Băng đĩa, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin.
Phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Khi bảo quản những tài liệu kế toán ở dạng
nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết,…
Thứ năm, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán.
Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
Thứ sáu, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
Thứ bảy, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán.
Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn tại phòng kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị sự
nghiệp công lập cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế toán nhất định và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán cho phù hợp để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
1.2.4.3.Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN được thực hiện theo thông tư 107/2017/TT- BTC Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Theo đó thì Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác, tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Phân loại hệ thống tài khoản kế toán
+ Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép(hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Tài khoản trong bảng dùng để kế toán tình hình tài chính (gọi là kế toán tài chính), áp dụng cho tất cả các đơn vị, phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.
+ Loại tài khoản ngoài bảng gồm tài khoản loại 0, được hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Các tài khoản ngoài bảng liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước (TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018) phải được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước, theo niên độ và theo các yêu cầu quản lý khác của ngân sách nhà nước.
- Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản: Các đơn vị hành chính sự nghiệp tùy theo hình thức, quy mô của đơn vị lựa chọn các tài khoản kế toán cho phù hợp. Đơn vị được phép bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp các đơn vị cần mở thêm tài khoản cấp 1 hoặc cần sửa đổi, bổ sung tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong hệ
thống tài khoản kế toán do BTC chính quy định thì phải được BTC chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
1.2.4.4.Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, quy mô, đặc điểm mà đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.
Đơn vị hành chính sự nghiệp được phép lựa chọn 1 trong 4 hình thức sổ kế toán sau:Hình thức kế toán Nhật ký chung, Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái, Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Tùy theo đặc điểm từng đơn vị sự nghiệp mà kế toán sẽ tiến hành lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ áp dụng tại đơn vị mình. Quá trình thực hiện như sau:
Thứ nhất, tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán.
- Mở sổ kế toán:
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của đơn vị có trách