7. Bố cục bài nghiên cứu
1.2.4.6 Tổ chức hệ thống báo cáo
Báo cáo tài chính là những báo cáo được Nhà nước quy định thống nhất, mang tính chất bắt buộc mà các đơn vị phải có trách nhiệm lập theo đúng mẫu quy định, đúng phương pháp và phải gửi, nộp cho các nơi theo quy định đúng thời hạn. BCTC có tính pháp lý cao, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước. Các biểu mẫu, số lượng báo cáo, cơ sở lập và phương pháp lập BCTC được xác định phụ thuộc vào sự lựa chọn chế độ kế toán áp dụng của ĐVSN. Nhưng nhìn chung các báo cáo này nhằm cung cấp thông tin về toàn bộ tình hình tài sản, nguồn vốn; doanh thu, thu nhập, chi phí; tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng, tình hình thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD...Tổ chức lập các BCTC là công việc tiếp theo của quá trình tổ chức kế toán và sản phẩm của quá trình này là thông tin được công bố trên BCTC. Tổ chức lập báo cáo tài chính là tổ chức quá trình cung cấp thông tin về toàn bộ tình hình tài chính của đơn vị và tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí từ cấp trên, nhằm phản ánh tổng quát, toàn diện tình trạng tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị sau mỗi kỳ kế toán gồm các báo cáo (quý, năm). Việc tổ chức lập báo cáo kế toán được đầy đủ, kịp thời, đúng theo yêu cầu quản lý sẽ giúp cho cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh.
Tổ chức lập báo cáo:
cuối kỳ kế toán năm theo quy định của Luật kế toán. Báo cáo tài chính năm của đơn vị sự nghiệp phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị cấp trên trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.
Hệ thống BCTC đầy đủ gồm có 4 mẫu:
- Báo cáo tình hình tài chính (mẫu B01/BCTC) - Báo cáo kết quả hoạt động (mẫu B02/BCTC) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B03/BCTC) - Thuyết minh BCTC (mẫu B04/BCTC)
Đồng thời, khi thực hiện quyết toán, bên cạnh hệ thống báo cáo tài chính, các đơn vị còn phải nộp hệ thống báo cáo quyết toán, gồm:
- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động (mẫu B01/BCQT)
- Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại (mẫuF01-01/BCQT)
- Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án (mẫu F01-02/BCQT - Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính (mẫu B02/BCQT)
Thuyết minh báo cáo quyết toán (mẫu B03/BCQT)
Kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán) và Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu của báo cáo tài chính. Vì vậy, Kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán) của các đơn vị sự nghiệp công lập có thu phải quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận kế toán liên quan trong bộ máy kế toán về việc cung cấp các số liệu, tài liệu, đảm bảo thời gian và chính xác cho việc lập các báo cáo tài chính.
Tổ chức phân tích báo cáo:
Một phần nhiệm vụ quan trọng của kế toán là tổ chức phân tích BCTC nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị quản lý tốt hoạt động kinh doanh của đơn vị,
đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị chủ quản. Để công tác phân tích báo cáo đáp ứng được các yêu cầu của người quản lý thì tổ chức công tác phân tích phải bao gồm:
* Tổ chức bộ phận phân tích: Nhân sự của bộ phận phân tích báo cáo phải có đủ năng lực và trình độ chuyên môn.
* Xác định nội dung và lựa chọn phương pháp phân tích báo cáo.
Các nội dung phân tích gồm phân tích cơ cấu tài sản, phân tích cơ cấu nguồn vốn, cơ cấu nguồn kinh phí, phân tích tình hình biến động nguồn vốn và sử dụng vốn…; Phân tích hiệu quả hoạt động SXKD của đơn vị, phân tích hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ…; Phân tích rủi ro của đơn vị:Phát hiện những nguy cơ tiềm ẩn trong huy động vốn và thanh toán....
Lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp
Phương pháp chi tiết: Các kết quả hoạt động đều cần thiết và có thể chi tiết theo những hướng khác nhau. Thông thường trong phân tích, phương pháp chi tiết được thực hiện theo những hướng sau:
+ Chi tiết theo các bộ phận hay yếu tố cấu thành chỉ tiêu; + Chi tiết theo thời gian, không gian;
+ Chi tiết theo địa điểm.
Phương pháp so sánh: Là phương pháp cơ bản nhất và thường xuyên được sử dụng trong phân tích báo cáo. Lý do của việc cần so sánh đó là từng con số đơn lẻ hầu như không có ý nghĩa trong việc kết luận về mức độ tốt, xấu trong tình hình tài chính của đơn vị. Thông thường phương pháp so sánh được thực hiện bằng cách lấy số gốc để so sánh có thể là trị số của chỉ tiêu của kỳ trước (năm nay so với năm trước, quý này so với quý trước), trị số cùng kỳ năm trước (tháng hoặc quý). Trị số kỳ gốc có thể là kỳ định gốc (mốc thời gian để các kỳ sau được so sánh) hoặc kỳ gốc liên hoàn. Số gốc để so
sánh phụ thuộc vào mục đích cụ thể của phân tích. Các trị số của chỉ tiêu ở kỳ trước, kế hoạch hoặc cùng kỳ năm trước gọi chung là trị số kỳ gốc và thời kỳ chọn làm gốc so sánh đó, gọi chung là kỳ gốc. Thời kỳ chọn để phân tích gọi là kỳ phân tích.
Phương pháp loại trừ: Loại trừ là phương pháp nhằm xác định mức độ ảnh hưởng lần lượt của từng nhân tố đến kết quả hoạt động kinh doanh, bằng cách khi xác định sự ảnh hưởng của nhân tố này thì loại trừ ảnh hưởng của các nhân tố khác
+ Cách thứ nhất: Có thể dựa trực tiếp vào mức độ biến động của từng nhân tố và được gọi là phương pháp "số chênh lệch". Phương pháp tính số chênh lệch là một dạng đặc biệt của phương pháp thay thế liên hoàn, nhằm phân tích nhân tố thuận, ảnh hưởng đến sự biến động của các chỉ tiêu kinh tế.
+ Cách thứ hai: Có thể dựa vào phép thay thế sự ảnh hưởng lần lượt từng nhân tố và được gọi là phương pháp "thay thế liên hoàn". Phương pháp thay thế liên hoàn là phương pháp xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự biến động của từng chỉ tiêu phân tích.
Phương pháp cân đối tỉ lệ: Các BCTC đều có đặc trưng chung là thể hiện tính cân đối: Cân đối giữa tài sản và nguồn vốn; cân đối giữa doanh thu chi phí, kết quả kinh doanh; cân đối giữa dòng tiền vào dòng tiền ra dựa trên tính chất cân đối trên nhà phân tích vận dụng phương pháp này để xem xét ảnh hưởng của từng nhân tố đến biến động của chỉ tiêu phân tích.
* Tổ chức lập kế hoạch phân tích báo cáo:
Đơn vị sự nghiệp cần phải tiến hành 2 bước sau:
Xác định mục tiêu phân tích: Hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích cụ thể của từng đối tượng sử dụng thông tin như: Nhà quản trị đơn vị, đối tượng cho vay, nhà đầu tư, nhà cung cấp, cơ quan quản lý,…
phân tích, phạm vị phân tích, thời gian ấn định trong chương trình phân tích, tài liệu,...
* Tổ chức thực hiện phân tích báo cáo:
Từ việc thu thập tài liệu và xử lý thông tin; Tính toán phân tích và dự đoán; Tổng hợp kết quả và rút ra kết luận; Viết báo cáo phân tích; Hoàn chỉnh hồ sơ phân tích.”
* Tổ chức lập báo cáo phân tích:
Sản phẩm cuối cùng của quá trình phân tích báo cáo là báo cáo kết quả phân tích. Báo cáo phân tích là bảng tổng hợp những đánh giá cơ bản cùng những tài liệu chọn lọc để minh họa, rút ra từ qua trình phân tích. Cuối bảng báo cáo phân tích cần đề xuất các kiến nghị và chỉ kiến nghị những nội dung liên quan đến việc phân tích BCTC.
* Công khai BCTC:
ĐVSN thực hiện công khai BCTC, phải thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về thời hạn, cách thức công khai các báo cáo của đơn vị.