7. Bố cục bài nghiên cứu
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Viện Sốt rét - KST - CT Quy Nhơn được tổ chức theo mô hình tập trung. Với mô hình bộ máy kế toán tập trung, các nhân viên kế toán tại đơn vị được tổ chức thành các bộ phận kế toán phần hành. Mỗi bộ phận kế toán sẽ phụ trách riêng từng phần hành kế toán riêng, đơn vị có kế toán trưởng kiêm luôn kế toán tổng hợp.
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán bệnh viện, năm 2018)
Sơ đồ: 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán Viện Sốt rét - KST – CT Quy Nhơn
Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán tại Viện Sốt rét - KST - CT
Kế toán trưởng Kế toán phòng khám Kế toán các khoản chi cá nhân, thanh toán nguồn NSNN Kế toán theo dõi TS, XDCB, Nhà thuốc Kế toán dự án đề tài, dự án và trung tâm đào tạo, Kế toán nguồn không thường xuyên Kế toán trung tâm dịch vụ khoa học kỹ thuật Thủ quỹ, thu ngân
Quy Nhơn.
* Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán tại Viện Sốt rét - KST - CT Quy Nhơn.
Cơ cấu bộ máy của phòng gồm 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng và 11 nhân viên kế toán.
Chức năng:
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng và quyết định sự thành công của tổ chức công tác kế toán ở các bệnh viện. Phòng Tài chính - Kế toán là phòng chuyên môn, nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Viện trưởng và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Viện.
- Nhiệm vụ.
Phòng Tài chính - Kế toán là phòng độc lập về chuyên môn nghiệp vụ và tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác tài chính kế toán, đảm bảo nhu cầu tài chính cho hoạt động của Viện, thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, thống kê theo đúng quy định; xây dựng các định mức tiêu chuẩn chi tiêu cho hoạt động của đơn vị.
Các cán bộ của phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ cụ thể: * Trưởng phòng (Kiêm Kế toán trưởng):
- Trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo Viện và chịu trách nhiệm chung về lĩnh vực chuyên môn kế toán. Tổ chức kiểm soát các hoạt động của bộ máy kế toán, tài chính của đơn vị.
- Tham mưu xây dựng kế hoạch hàng năm, dự toán ngân sách, quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý tài sản, dự toán các nguồn kinh phí của Viện.
- Ký duyệt các chứng từ kế toán, tổng hợp làm báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính.
kinh phí, thực hiện giải ngân kinh phí..
- Kiểm tra văn bản đến và đi về các nội dung công tác của phòng. Làm báo cáo cho các Bộ, Cục ,Vụ, Viện … theo yêu cầu
- Tham gia hội đồng khi được phân công - Tham gia kiểm tra địa phương
* Phó phòng kế toán kiêm Kế toán nguồn ngân sách
- Tham mưu giúp trưởng phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. - Kế toán thu, chi nguồn kinh phí sự nghiệp chi thường xuyên
- Kế toán tiền lương, bảo hiểm và các khoản thanh toán cá nhân - Ký duyệt chứng từ ghi sổ, sổ kế toán theo quy định.
- Tham gia hội đồng khi được phân công
* Phó phòng kế toán kiêm Kế toán trưởng nhà thuốc, xây dựng cơ bản - Tham mưu giúp trưởng phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. - Kế toán và ký duyệt các chứng từ nhà thuốc Trung Nguyên
- Kế toán công tác xây dựng cơ bản, tài sản cố định - Ký duyệt chứng từ ghi sổ, sổ kế toán theo quy định. - Tham gia hội đồng khi được phân công
* Kế toán nguồn kinh phí không thường xuyên
- Kế toán thu chi nguồn kinh phí không thường xuyên - Ký duyệt chứng từ ghi sổ, sổ kế toán theo quy định. - Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công
* Kế toán nguồn kinh phí các dự án đề tài hợp tác bên ngoài và trung tâm đào tạo.
- Kế toán các đề tài cấp bộ, các dự án hợp tác quốc tế - Kế toán trung tâm đào tạo
- Ký duyệt chứng từ ghi sổ, sổ kế toán theo quy định.
- Kế toán trung tâm dịch vụ khoa học kỹ thuật
- Ký duyệt chứng từ ghi sổ, sổ kế toán theo quy định * Kế toán phòng khám
- Kế toán viện phí và các khoản thu dịch vụ từ phòng khám - Ký duyệt chứng từ ghi sổ, sổ kế toán theo quy định
* Thủ quỹ
- Theo dõi, thực hiện các khoản tiền gửi vào kho bạc, ngân hàng và các khoản rút, thanh toán phát sinh qua kho bạc, ngân hàng.
* Bộ phận kế toán viện phí
- Thực hiện công việc thu tiền viện phí, thuốc tân dược. - Nộp tiền về quỹ hàng ngày theo báo cáo thu.
Nhân sự trong bộ máy kế toán đã được bố trí tương đối phù hợp với năng lực và trình độ, giúp cho tổ chức công tác kế toán tại đơn vị đạt hiệu quả. Viện cũng đã quan tâm, tạo điều kiện cho cán bộ kế toán học tập, nâng cao trình độ, cập nhật kiến thức kịp thời với những thay đổi của thông tư, nghị định mới.
Tuy nhiên để đảm bảo hoạt động của Viện được thuận lợi đòi hỏi Ban lãnh đạo Viện cần phải xem xét rà soát lại vấn đề tổ chức bộ máy kế toán. Đề án phê duyệt có 1 kế toán trưởng kiêm nhiệm (Trưởng phòng Tài chính kế toán) tuy nhiên Viện lại có thêm 1 quyết định kế toán trưởng tại Nhà thuốc Trung Nguyên đồng thời chưa tiến hành luân chuyển cán bộ dẫn đến việc thiếu đồng đều trong nghiệp vụ chuyên môn. Bộ phận thu ngân cứ làm nhiệm vụ này hết năm này đến năm khác cho nên không nắm được các thông tư, nghị định, chính sách kế toán mới.
2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ.
2.2.2.1. Về tổ chức vận dụng mẫu chứng từ
Bắt đầu từ 01/01/2018 Viện đã tổ chức hệ thống chứng từ theo thông tư 107/2017/TT-BTC, việc sử dụng chứng từ kế toán được thực hiện linh hoạt hơn. Trong đó, chứng từ kế toán được phân loại và quy định cụ thể thành 2
loại: chứng từ bắt buộc và chứng từ được tự thiết kế.
- Đối với chứng từ thuộc loại bắt buộc: Đơn vị đã sử dụng mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc trong Thông tư bao gồm 4 loại sau: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền.
- Đối với chứng từ được tự thiết kế: Ngoài 4 loại chứng từ kế toán bắt buộc kể trên và chứng từ bắt buộc quy định tại các văn bản khác, đơn vị tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: Hợp đồng giao khoán công việc, Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đi đường…
Như vậy hệ thống chứng từ kế toán tại Viện Sốt rét - KST - CT Quy Nhơn được tổ chức khá chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ. Chứng từ được đánh số liên tục, việc ghi chép chứng từ ban đầu của Viện cơ bản đã được thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo phân công hợp lý theo từng chỉ tiêu của hệ thống chứng từ kế toán.
2.2.2.2. Về tổ chức, luân chuyển chứng từ
Thực tế ở đơn vị, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phòng kế toán phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc bắt đầu của quy trình kế toán. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp.
Kết quả khảo sát cho thấy đơn vị sử dụng các chứng từ quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp. Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại đơn vị đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua 4 bước như sơ đồ 2.2 dưới đây:
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ ở Viện Sốt rét - KST - CT Quy Nhơn
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán:
Căn cứ vào chứng từ nguồn phát sinh của giao dịch, kế toán tiến hành tiếp nhận chứng từ kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều được lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nước.Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung ở Phòng Tài chính kế toán của đơn vị. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản,... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
Ngoài ra, kết quả khảo sát cũng cho thấy Viện Sốt rét - KST - CT Quy Nhơn đang sử dụng phần mềm kế toán Das 10 và phần mềm quản lý khám chữa bệnh Hsoft, phần mềm quản lý tài sản của bộ y tế. Các phần mềm này hoạt động độc lập và công dụng cụ thể của chúng như sau:
- Đối với phần mềm kế toán Das10: Đơn vị đã sử dụng các mẫu chứng
Lập,tiếp nhận chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
từ có sẵn trên máy tính như: Giấy rút dự toán ngân sách, Bảng thanh toán tiền lương, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi,... Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán về giới hạn của số ký tự mà phần diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh đôi khi kế toán phải viết tắt hoặc quá tóm tắt nội dung nghiệp vụ dẫn đến thiếu rõ ràng trong việc phản nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho quá trình ghi sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra, thanh tra.
- Đối với phần mềm quản lý khám chữa bệnh HSOFT: Đơn vị đã sử dụng các mẫu chứng từ có sẵn như: Bảng kê chi phí khám bệnh ngoại trú, Báo cáo chi tiết Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân ngoại trú, Báo cáo nhập xuất tồn…
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Việc kiểm tra chứng từ được thực hiện bởi kế toán phụ trách từng phần. Thông qua việc kiểm tra, các thông tin ghi trên chứng từ kế toán được xác nhận là chính xác, đúng đắn, đảm bảo chất lượng trước khi ghi số kế toán và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán sau khi được in ra từ phần mềm máy tính, Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Viện trưởng ký duyệt.
Việc kiểm tra chứng từ thường xuyên được thực hiện, ngoài ra còn tổ chức kiểm tra theo chuyên đề như: Kiểm tra chứng từ thu dịch vụ khám chữa bệnh; kiểm tra các hồ sơ thanh toán mua sắm tài sản cố định; kiểm tra chứng từ thu, chi ...
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh ở Viện rất nhiều và do chưa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ như tiền mua vé máy
bay, tàu xe có thể kê cao hơn so với thực tế.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán
Sau khi được kiểm tra, chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán của đơn vị được phân tích thành 2 loại: chứng từ thực hiện và chứng từ tổng hợp. Do sử dụng hạch toán kế toán trên máy vi tính và sử dụng phần mềm nên chứng từ thực hiện chiếm tỷ trọng lớn so với chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
Bước 4: Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán
Kết quả khảo sát thực tế tại phòng Tài chính kế toán cho thấy các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập vào máy vi tính đều được đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định.
Các tài liệu kế toán được lưu trữ tại đơn vị tối thiểu là 10 năm.Đối với các quyển hóa đơn thu dịch vụ khám chữa bệnh có liên gốc trong cuống phiếu, sau 5 năm, viện đều thành lập hội đồng thanh hủy để bớt chiếm chỗ trong kho. Đồng thời, qua khảo sát việc lưu trữ chứng từ kế toán và hủy chứng từ kế toán tại Viện đều do bộ phận kế toán đảm nhận.
Đối với chi thanh toán tiền mua thuốc, vật tư hóa chất từ nguồn phòng khám:
- Hàng ngày sau mỗi lần mua hàng, cán bộ gọi hàng sẽ chuyển hóa đơn GTGT của nhà cung cấp cho kế toán phòng khám.
- Kế toán phòng khám sẽ tiếp nhận hóa đơn và các chứng từ thanh toán khác từ cán bộ gọi hàng.
- Sau đó, tiến hành phân loại hóa đơn theo từng đối tượng như: hàng nhập kho, hàng không qua kho, hàng trong thầu, hàng ngoài thầu, chứng từ
chi tiền mặt, phân theo nguồn và hình thức thanh toán để theo dõi công nợ. + Đối với hàng trong thầu: kiểm tra nội dung trong từng hóa đơn để phân theo từng quyết định trúng thầu, kiểm tra ngày, tháng trên hóa đơn và phiếu nhập.
+ Đối với hàng ngoài thầu và hàng không qua kho: kiểm tra nội dung trên hóa đơn so với đề nghị mua của khoa phòng, kiểm tra ngày tháng, dự trù, báo giá, biên bản xét chọn, quyết định, hợp đồng, thanh lý theo từng hóa đơn và theo hợp đồng để làm chứng từ thanh toán.
+ Nhập số liệu theo dõi công nợ theo từng công ty để làm báo cáo công nợ. + Lập bảng kê thanh toán cho từng công ty.
+ Tiến hành lập ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng và lãnh đạo sau khi đã xem xét tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Phương thức thanh toán tại Viện chủ yếu bằng chuyển khoản qua kho bạc hay ngân hàng tùy theo trong theo hợp đồng kinh tế quy định nguồn chi trả.
Thông thường, thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp được ký kết trong hợp đồng trong vòng 90 ngày kể từ ngày mua hàng. Khi nhận được hóa đơn và các chứng từ liên quan thì tiến hành thanh toán công nợ.
Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào thủ tục trên để scan hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng gắn vào 1 liên ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng và Viện trưởng ký duyệt qua phần mềm dịch vụ công. Sau khi ký xong sẽ tiến hành gửi kho bạc. Khi thực hiện thanh toán xong, kế toán thanh