7. Bố cục bài nghiên cứu
3.3.2. Hoàn thiện công tác kế toán
3.3.2.1 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ
Ngày 10/10/2017, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 107/2017/TT- BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Theo quy định, các đơn vị HCSN đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị
không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị HCSN được phép tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tuy nhiên, mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị, gồm: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài ra, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ…
Do đó, việc hoàn thiện hệ thống chứng từ là nội dung cần thiết và cấp bách hiện nay tại đơn vị. Ngoài danh mục chứng từ bắt buộc được quy định trong Thông tư 107/2017/TT-BTC, Đơn vị đang từng bước hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, nội dung nghiệp vụ phát sinh tại Viện. Thực tế hiện nay hệ thống chứng từ kế toán còn thiếu hoặc một số chỉ tiêu chưa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động của Viện. Ðáp ứng yêu cầu đó, hiện nay Viện bổ sung thêm các chứng từ như…
Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý, đồng thời nâng cao tính pháp lý của công tác kế toán ngay từ giai đoạn đầu vì vậy đơn vị cần phải ban hành quy trình thanh toán cụ thể như:
- Thủ tục thanh toán kinh phí học tập, bồi dưỡng
TT Danh mục chứng từ yêu cầu
Các quy định đối với từng loại chứng từ
Ghi chú
1 Quyết định đi học Bản sao công chứng 2 Thông báo nhập học Bản phô tô
3 Vé tàu, xe, máy bay theo quy định
Thanh toán vé tàu kèm theo vé tàu gồm hóa đơn, thẻ lên tàu
4 Bảng kê tiền xe Theo mẫu 5 Biên lai hoặc hóa đơn thu
tiền học phí
Mức học phí không vượt quá quy
định của nhà nước
6 Giấy đề nghị thanh toán Ký duyệt của Ban giám đốc và kế toán trưởng 7 Đề nghị tạm ứng Ký duyệt của Ban giám đốc và kế toán trưởng 8 Giấy đề nghị thanh toán Ký duyệt của Ban giám đốc và kế toán trưởng
- Thủ tục tạm ứng
- Thủ tục thanh toán tạm ứng
TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ
Ghi chú
1 Giấy đề nghị tạm ứng
Ký duyệt của trưởng đoàn (nếu có), kế toán trưởng và Lãnh đạo viện Kế toán kiểm tra tính hợp lý của hồ sơ rồi trả lại 2 Giấy mời, triệu tập hoặc kế hoạch
có liên quan Bản gốc hoặc bản phô tô
3 Quyết định cử đi công tác 1 bản gốc
4 Dự toán kinh phí Nếu có
TT Danh mục chứng từ yêu cầu
Các quy định đối với từng loại
chứng từ Ghi chú
1 Giấy đề nghị thanh toán
Ký duyệt của trưởng đoàn (nếu có), kế toán trưởng và Lãnh đạo viện
2 Giấy mời, triệu tập hoặc kế
hoạch có liên quan Bản gốc hoặc bản phô tô 3 Quyết định cử đi công tác 1 bản gốc
Ngoài ra, để giảm bớt số lượng chứng từ sử dụng, đơn giản hóa thủ tục luân chuyển chứng từ, cần xây dựng quy trình liên kết thông tin giữa các khoa, phòng và bộ phận kế toán, giảm bớt thủ tục ký duyệt.
Bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán theo quy định, việc lưu trữ và bảo quản chứng từ trên máy vi tính cũng phải cần thực hiện. Hàng năm, Viện nên lưu trữ toàn bộ các thông tin ra các thiết bị lưu trữ khác như: đĩa DVD, thiết bị nhớ, USB...
3.3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng của một hệ thống kế toán bởi nó hệ thống hóa toàn bộ hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị. Hiện nay, các đơn vị HCSN đang áp dụng chế độ kế toán đơn vị HCSN theo thông tư 107/2017- BTC. Về cơ bản viện đã vận dụng tương đối chuẩn hệ thống tài khoản.Tuy nhiên với đặc thù là đơn vị sự nghiệp y tế nên trong quá trình vận dụng các tài khoản kế toán và trong phương pháp hạch toán thực tế tại các đơn vị đã nảy sinh một số vấn đề còn chưa hợp lý. Do đó để phản ánh đầy đủ,
5 Vé máy bay, tàu xe
Nếu đi bằng máy bay (Hóa đơn GTGT, vé điện tử, thẻ lên máy bay)
- Tàu xe: Có cuống vé hợp lệ 6 Phòng ngủ
- Căn cứ trên số ngày lưu trú để tính tiền phòng ngủ theo quy chế chi tiêu nội bộ
7 Vé taxi Trên 200.000 phải có hóa đơn tài chính
8 Thuê xe
Tờ trình được viện trưởng phê duyệt việc thuê xe
Giá thuê xe phải được phòng TCKT thẩm định, hợp đồng phải chi tiết quãng đường, lịch trình; thanh lý và hóa đơn tài chính, 3 báo giá nếu trên 5.000. 000 đồng
cung cấp thông tin hữu ích hơn, và cũng như để đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị, hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung như sau:
Thứ nhất, bên cạnh những tài khoản cấp 1, cấp 2 được quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC, đơn vị bổ sung các tài khoản chi tiết của TK cấp 2 để phù hợp với nhu cầu quản lý, theo dõi, phân tích đánh giá hiệu quả của các dịch vụ và báo cáo với lãnh đạo khi được yêu cầu.
- Đối với các Tài khoản các khoản phải nộp nhà nước: Cần bổ sung chi tiết theo từng nguồn thu.
Việc ghi chép các tài khoản chi tiết tuân thủ như đối với tài khoản tổng hợp. Cần đảm bảo tính khoa học và linh hoạt trong vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Viện cần phân định rõ hai hoạt động chính: hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ để từ đó phản ánh các khoản thu, tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả tương ứng cho từng loại hoạt động; Các khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động dịch vụ phản ánh và Tài khoản 642, Tài khoản 632. Cuối kỳ kết chuyển tất cả các khoản doanh thu và chi phí phát sinh vào tài khoản 911 sau đó xác định thặng dư thâm hụt vào Tài khoản 421 và đưa vào tài khoản chi tiết là thặng dư hay thâm hụt từ hoạt động nào.
Tài khoản chi tiết tác giả đề xuất ở Phụ lục 8
Đối với việc hạch toán một số nghiệp vụ nhầm lẫn tác giả đề xuất chỉnh sửa như sau:
Nghiệp vụ quyết toán vật tư, hóa chất cấp cho cấp dưới phải hạch toán là Nợ TK : 336 - Phải trả nội bộ
Có TK 136: Phải thu nội bộ
Nghiệp vụ trừ nợ cho cán bộ sau khi treo nợ vật tư hóa chất từ trước 01/01/2018 được hạch toán như sau:
Nợ TK 811 - Chi phí khác
Có TK 1388 - Chi thiết cán bộ
3.3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Việc lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, phù hợp với yêu cầu, trình độ trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán là vấn đề quan trọng hiện nay. Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Một là, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của các thông tin phản ánh trong sổ kế toán;
Hai là,việc thiết kế các mẫu sổ và trình tự ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo được yêu cầu quản lý vừa phù hợp với hệ thống tài khoản, phương pháp hạch toán và các báo cáo kế toán hiện hành;
Ba là,đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, thuận lợi cho việc lập và sử dụng các phần mềm kế toán vào công tác hạch toán.
Qua nghiên cứu thực tế tại đơn vị để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cũng như cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản trị đơn vị ra quyết định, hệ thống sổ kế toán của Viện cũng cần được hoàn thiện cụ thể:
+ Để có thể theo dõi chi tiết bệnh nhân cần phải mở sổ theo dõi bệnh nhân ( Phụ lục 9)
+ Sổ nhật ký sử dụng các máy móc, thiết bị để theo dõi tình trạng hoạt động của máy(Phụ lục 10)
Hệ thống sổ kế toán của bệnh viện phải được lập và in ra định kỳ tháng , quý, năm và cần phải được thực hiện đầy đủ các yếu tố pháp lý như điền số trang, ngày mở sổ, ký chứng từ đầy đủ, đóng dấu giáp lai và đóng dấu của đơn vị, nghiêm túc chấp hành nguyên tắc sửa chữa số liệu đã có quy định, tránh để tình trạng tẩy xóa, sai sót trên sổ, bảo quản và giữ gìn sổ theo đúng quy định.
3.3.2.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo
Hệ thống báo cáo kế toán là tài liệu quan trọng để cung cấp thông tin về tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận, sử dụng kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ và tình hình sử dụng từng loại kinh phí; đồng thời cung cấp thông tin về tình hình thu, chi của hoạt động sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ của các đơn vị. Từ đó có thể đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị, đánh giá thực trạng tài chính của đơn vị và những dự đoán trong tương lai.
Hệ thống Báo cáo kế toán theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 do Bộ trưởng Bộ tài chính phát hành bao gồm Báo cáo tài chính và Báo cáo quyết toán.
* Hệ thống Báo cáo quyết toán gồm có 4 mẫu:
- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động (mẫu 01/BCQT) )
- Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại (mẫu F01-01/BCQT)
- Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án (mẫu F01-02/BCQT) - Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính(mẫu 02/BCQT /BCQT)
- Thuyết minh báo cáo quyết toán (03/BCQT)
* Hệ thống Báo cáo tài chính đầy đủ gồm có 4 mẫu: - Báo cáo tình hình tài chính (mẫu B01/BCTC) - Báo cáo kết quả hoạt động (mẫu B02/BCTC) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B03/BCTC) - Thuyết minh BCTC (mẫu B04/BCTC)
Để giúp cho lãnh đạo các đơn vị nắm rõ tình hình hoạt động và kịp thời đưa ra những quyết định chính xác thì yêu cầu đặt ra là phải tiếp tục hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính. Cụ thể:
Thứ nhất, việc lập báo cáo quyết toán phải bảo đảm sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi đối với từng nguồn kinh phí của đơn vị hành chính, sự nghiệp.
Thứ hai, về lập và trình bày Báo cáo tài chính phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản của đơn vị kế toán tại thời điểm 31/12 hàng năm, bao gồm tài sản hình thành từ nguồn NSNN cấp; nguồn thu từ hoạt động SXKD, dịch vụ; nguồn thu phí (phần được khấu trừ để lại đơn vị theo quy định) và các nguồn vốn khác tại đơn vị. Nhằm mục đích cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị.
Ba là, để nâng cao độ chính xác, trung thực của Báo cáo tài chính đơn vị cùng với việc xây dựng hệ thống báo cáo tài chính, chế độ kế toán cũng nên quy định các báo cáo tài chính phải được kiểm toán hàng năm bởi cơ quan Kiểm toán Nhà nước hoặc một số tổ chức kiểm toán độc lập để đảm bảo chất lượng thông tin trên báo cáo.
Bốn là, cơ chế tự chủ tài chính hiện nay thì hoạt động của Viện sẽ không còn như trước chỉ thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao bằng nguồn kinh phí ngân sách cấp và các khoản thu sự nghiệp mà hiện nay đơn vị phải thực hiện thu dịch vụ tự cân đối thu chi. Do đó, đơn vị cần nghiên cứu xây dựng hệ thống báo cáo kế toán phục vụ quản trị nội bộ đơn vị trên cơ sở tổng hợp thông tin từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Viện phải căn cứ vào nội dung và yêu cầu của các chỉ tiêu cần báo cáo để có thể xây dựng các mẫu biểu báo cáo cho từng nội dung chỉ tiêu cần báo cáo nhằm đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin và để đảm bảo cho việc lập báo cáo được nhất quán trong các kỳ. Để thực sự trở thành công cụ quản lý phục vụ cho nhà quản trị
đơn vị, hệ thống báo cáo kế toán phục vụ quản trị nội bộ đơn vị phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ đơn vị cụ thể.
- Nội dung hệ thống báo cáo kế toán cần đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin phụ vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra quyết định kinh tế của đơn vị đồng thời có thể so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, so sánh số liệu thực hiện cùng thời kỳ.
- Các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp.
Hệ thống báo cáo kế toán phục vụ quản trị nội bộ đơn vị được lập có thể bao gồm: Báo cáo thu chi hoạt động theo từng bộ phận; Báo cáo các khoản thu hoạt động sản xuất kinh doanh; Báo cáo các khoản chi hoạt động sản xuất kinh doanh; Báo cáo kết quả hoạt động dịch vụ.
Một số mẫu báo cáo quản trị đơn vị có thể sử dụng như:
*Bảng phân tích tình hình thu hoạt động
Bảng 3.1: Bảng phân tích tình hình thu hoạt động
Đơn vị tính:
Chỉ tiêu
Dự toán Thực hiện Tăng, giảm Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ lệ (%) Tổng cộng nguồn thu - Kinh phí NSNN cấp
- Nguồn kinh phí thu từ hoạt động dịch vụ khám chữa bệnh
- Nguồn kinh phí thu từ hoạt động dịch vụ căng tin
- Thu từ viện trợ - Thu sự nghiệp khác
Qua phân tích có nhận xét đánh giá chung về tình hình kinh phí NSNN cấp, về nguồn thu dịch vụ khám chữa bệnh, thu dịch vụ cho thuê, thu viện trợ và chỉ ra những nội dung trọng tâm quản lý, cần tập trung khai thác nguồn thu cụ thể nào. Từ đó có thể tiếp tục đi sâu phân tích số thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh.
*Bảng phân tích chi hoạt động
Bảng 3.2: Bảng phân tích tình hình chi hoạt động