7. Bố cục bài nghiên cứu
2.4.2. Những tồn tại, vướng mắc và nguyên nhân
2.4.2.1: Những tồn tại, vướng mắc
Tổ chức kế toán tại viện sau nhiều năm hoạt động đã dần dần đi vào ổn định và đạt được những ưu điểm trong quá trình thực hiện tuy nhiên sau nghiên cứu, tác giả nhận thấy tổ chức công tác kế toán tại Viện vẫn còn những tồn tại, vướng mắc cần khắc phục.
Thứ nhất, Về tổ chức bộ máy kế toán
+ Phòng Tài chính kế toán gồm 14 nhân viên, trong đó có tới 12 nhân viên nữ, các nhân viên đang độ tuổi sinh nở, do đó áp lực công việc luôn trong tình trạng quá tải, chất lượng công việc không cao, các nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc một lúc vì vậy không còn thời gian để cập nhật thông tư, những quy định mới, thiếu kiểm tra, đối chiếu nên còn dẫn đến nhiều sai sót trong công việc.
+ Thực tế, Các báo cáo tổng hợp đều do Kế toán trưởng làm. Các kế toán viên chưa có kỹ năng sử dụng số liệu báo cáo kế toán quản trị để phân tích, đánh giá phục vụ công tác quản lý, lập và điều hành các kế hoạch của Viện. Cụ thể như: Các chỉ tiêu trong các báo cáo dự toán chưa được lập một cách chi tiết, điều này gây khó khăn trong việc phân tích biến động chi phí; Chi phí phát sinh tại Viện được phân loại theo mục lục ngân sách nhà nước, chưa tổ chức tập hợp theo phạm vi phát sinh chi phí, khiến cho việc kiểm soát chi phí bị hạn chế. Việc xác định chi phí khám chữa bệnh trong năm chỉ được thực hiện khi lập dự toán, chi phí này chỉ mang tính chất ước đoán. Điều này cho thấy việc tổ chức và vận hành công tác KTQT tại Viện chưa được chú trọng gây khó khăn cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, tổ chức hoạt
động, kiểm soát hoạt động và ra quyết định.
+ Việc tổ chức công tác kế toán còn chưa khoa học và hợp lý thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý khám chữa bệnh và quản lý kinh tế chưa đồng bộ mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng phần mềm kế toán riêng, phần mềm quản lý viện phí riêng, phần mềm quản lý tài sản riêng, chưa có sự kết xuất gắn kết được với nhau. Các nghiệp vụ thu viện phí sau khi thực hiện ở phần mềm viện phí lại được cập nhật một lần nữa trên hệ thống phần mềm kế toán của Viện gây mất thời gian.
Thứ hai, về công tác tổ chức hệ thống chứng từ:
Mặc dù trong những năm qua có nhiều chính sách, chế độ tài chính, kế toán mới ban hành nhưng đơn vị còn thụ động chưa sáng tạo và chưa chú trọng đến việc tập huấn, hướng dẫn cho toàn bộ nhân viên kế toán trong viện vì vậy việc xử lý nghiệp vụ kế toán của các nhân viên kế toán còn hạn chế, lúng túng.
Việc lập, ghi chép một số nội dung liên quan đến các yếu tố trên chứng từ gốc có chỗ còn chưa đầy đủ, một số thông tin có trong mẫu chứng từ nhưng vẫn còn bỏ trống: họ và tên, ngày, tháng, năm,… Bên cạnh đó, nhiều mẫu chứng từ được lập từ nhu cầu phát sinh tại đơn vị theo mẫu chứng từ lưu hành nội bộ nên tính pháp lý chưa cao, Trên phiếu nhập xuất kho mặc dù đã thực hiện theo thông tư 107/2017/TT-BTC nhưng vẫn để theo mẫu C21-HD (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC.
Một vài chứng từ chưa kiểm tra được tính trung thực của số liệu như tiền mua vé máy bay, tàu xe.
Việc luân chuyển chứng từ chưa thực hiện tốt, chưa đảm bảo đúng quy trình. Điều này một phần là do quy trình luân chuyển chứng từ chưa xác định cụ thể, rõ ràng và cách bố trí con người để thực hiện quy trình chưa đảm bảo tính khép kín, liên tục.
Nhiều chứng từ đã quá thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng vẫn chưa được tiêu hủy.
Thứ ba, về tổ chức hệ thống tài khoản: Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức, việc mở các tài khoản kế toán chi tiết chưa nhất quán, thiếu đồng bộ, chưa bao quát hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thực tế. Các tài khoản kế toán chi tiết được xây dựng tại đơn vị chưa đáp ứng tốt yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ nên khi cần thông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời thông tin chính xác
Thứ tư, về tổ chức hạch toán kế toán:
Việc hạch toán một số nghiệp vụ không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế trên tài khoản cụ thể như:
Quyết toán vật tư, hóa chất cấp cho cấp dưới Nợ TK : 3388 - Phải trả khác
Có TK 136: Phải thu nội bộ
Chưa tiến hành trừ nợ các khoản treo nợ từ trước cho cán bộ đồng thời việc hạch toán tăng giảm TSCĐ và hao mòn TSCĐ còn lúng túng. Trong thực tế, TSCĐ được hình thành có nguồn gốc từ NSNN nhưng được sử dụng cho cả hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhưng hàng tháng đơn vị vẫn chưa tính khấu hao TSCĐ để tính vào chi phí hoạt động dịch vụ và ghi tăng quỹ đầu tư phát triển theo quy định mà cuối năm mới chỉ phản ánh số hao mòn TSCĐ theo quy định hiện hành trong chế độ kế toán HCSN.
Thứ năm, về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán:
- Viện chỉ in sổ sách kế toán vào cuối năm chứ không in sổ định kỳ theo tháng, theo quý như quy định. Điều này sẽ gặp rủi ro nếu phần mềm kế toán bị hư hỏng đột xuất, đồng thời chưa phục vụ thông tin kịp thời cho quản lý đơn vị.
- Tại đơn vị chỉ in ra một số sổ cơ bản chứ không tin tất cả các sổ sách kế toán chi tiết để phục vụ kiểm tra, đối chiếu số liệu và lưu trữ. Do đó, chưa đáp ứng được yêu cầu hệ thống hóa thông tin phục vụ cho việc quản lý tại đơn vị.
Sổ theo dõi TSCĐ những năm trước khi mua cây có giá trị lớn thường ghi kích thước của cây tại thời điểm mua cho nên những năm sau không thể phân biệt được cây nào với cây nào. Các máy móc, thiết bị chưa lập Sổ nhật ký sử dụng để theo dõi chi tiết tình trạng hoạt động của máy móc. Sổ công cụ dụng cụ trên phần mềm không khớp với thực tế do trên phần mềm chỉ ghi chung một cục tiền mà không chi tiết từng loại công cụ với số tiền cụ thể là bao nhiêu.
Chưa tích hợp được các phần mềm với nhau gây lãng phí về thời gian, công sức cho nhân viên kế toán và gây khó khăn cho hoạt động quản lý tài chính, hoạt động kiểm tra, kiểm soát của cơ quan chức năng có thẩm quyền
Thứ sáu, về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
- Viện chưa lập BCTC định kỳ hàng quý như quy định mà chỉ lập BCTC vào cuối năm.
- Đơn vị lập bảng thuyết minh báo cáo tài chính còn sơ sài
- Viện chưa xây dựng hệ thống báo cáo quản trị để phục vụ nhu cầu quản lý tại đơn vị. Việc lập các báo cáo bộ phận, xây dựng hệ thống phân tích thông tin tài chính phục vụ ra quyết định không được coi là nhiệm vụ thường xuyên của bộ máy kế toán.
Thứ bảy, công tác kiểm tra và quyết toán hàng năm:
Đến cuối năm việc kiểm kê TSCĐ vẫn được tiến hành theo quy định. Tuy nhiên việc kiểm kê được thực hiện trễ so với quy định, chưa dán mã tài sản để theo dõi tình hình thực tế TSCĐ đang sử dụng tại đơn vị. Đồng thời, việc kiểm quỹ tiền mặt không thực hiện định kỳ hàng ngày, tháng, quý mà đến
cuối năm mới tiến hành kiểm quỹ tiền mặt một lần. Cuối năm, Viện mới đối chiếu và xác nhận số dư với kho bạc về công nợ khách hàng. Việc cán bộ đi công tác lấy công lệnh chồng chéo, một người cùng một thời gian có thể đi công tác tại hai, ba địa điểm khác nhau. Một vấn đề nữa cần quan tâm đó là một vài người thực hiện đề tài đã dự trù thuốc, vật tư để làm công việc chuyên môn từ đầu năm và trong năm đề tài đã được thanh toán xong tuy nhiên đến cuối năm khi tiến hành kiểm kê kho thì phát hiện các thuốc, vật tư này vẫn chưa nhận điều này đặt ra câu hỏi về tính hiệu quả, tính chính xác trong báo cáo kết quả thực hiện đề tài.
2.4.2.2. Nguyên nhân
Nguyên nhân khách quan
Chế độ kế toán mới ban hành thông tư 107/2017/TT-BTC đã từng bước sửa đổi điều chỉnh một số điểm bất cập chưa hợp lý quả Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và bổ sung thêm những nội dung mới tiếp cận với chuẩn mực kế toán quốc tế vì vậy đội ngũ kế toán của viện còn lúng túng, khó khăn trong việc thực hiện nghiệp vụ chuyển đồi từ chế độ kế toán cũ sang chế độ kế toán mới như: định khoản hạch toán kế toán chuyển đổi tài khoản cũ sang tài khoản mới, lập mẫu biểu báo cáo, sổ kế toán ít nhiều không tránh khỏi sai sót.
Các cơ quan chức năng quản lý tài chính chậm xây dựng kế hoạch tập huấn chuyên môn nghiệp vụ kế toán cho đơn vị. Việc tổ chức các buổi tập huấn bỗi dưỡng nghiệp vụ, chế độ chính sách mới cho kế toán không kịp thời, thường xuyên. Cơ chế quản lý kiểm soát chi của kho bạc nhà nước đôi khi chưa thống nhất phương pháp, liên tục thay đổi các mẫu biểu, hướng dẫn chưa rõ ràng gây ra kho khăn cho kế toán trong việc giao dịch với kho bạc
Nguyên nhân chủ quan
Trong khi cơ chế tài chính đã có nhiều thay đổi thì bộ phận kế toán ở Viện chỉ xác định chức năng, nhiệm vụ theo quan điểm truyền thống là tổ chức ghi
nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ lập báo cáo mang tính hành chính theo quy định. Vai trò của bộ phận tài chính kế toán còn rất hạn chế, khả năng tham mưu cho lãnh đạo về lập kế hoạch thiếu cơ sở khoa học và thực tiễn.
- Việc phối hợp giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong phòng Tài chính - Kế toán còn chưa chặt chẽ dẫn tới vấn đề luân chuyển, kiểm tra và xử lý chứng từ còn thiếu khoa học, không hợp lý và còn nhiều chậm trễ.
- Nhân viên kế toán do áp lực quá tải công việc nên chưa nghiên cứu kỹ hệ thống Luật và văn bản hướng dẫn hiện hành nên khi vận dụng vào công việc xử lý nghiệp vụ chưa tuân thủ và chưa đúng quy định.
- Đơn vị chưa quan quan tâm và đầu tư đúng mức ứng dụng kế toán quản trị trong quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị.
- Đơn vị chưa khai thác được hiệu quả của công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán. Việc ứng dụng công nghệ thông tin rời rạc, thiếu liên kết, phần mềm sử dụng không còn phù hợp, thiếu cập nhật, sửa đổi cho phù hợp với chính sách, chế độ hiện hành đã gây tốn kém trong đầu tư, lãng phí thời gian và hạn chế chất lượng thông tin tài chính kế toán..
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này luận văn đã trình bày khái quát quá trình hình thành và phát triển cũng như thực trạng tổ chức công tác kế toán tài chính tại Viện Sốt rét - KST - CT Quy Nhơn đồng thời tác giả đã đi sâu về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Viện. Qua việc nghiên cứu thực tế tại đơn vị, có thể nhận thấy trong quá trình hoạt động, tổ chức kế toán tại đơn vị đã cơ bản cung cấp, xử lý và phân tích thông tin tài chính trung thực và có tác động tích cực đến công tác quản lý của đơn vị. Bên cạnh đó đơn vị đã chủ động vận dụng Kế toán quản trị vào trong quá trình quản lý bước đầu đã đem lại những kết quả tích cực.
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tài chính của Viện Sốt rét - KST - CT Quy Nhơn bên cạnh những ưu điểm đạt được vẫn còn những hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tài chính cần phải khắc phục. Những hạn chế nêu trên vừa do nguyên nhân chủ quan của đơn vị về năng lực chuyên môn, chất lượng đội ngũ kế toán đồng thời cũng một phần do nguyên nhân khách quan như việc chậm xây dựng kế hoạch tập huấn của cơ quan quản lý hay việc hướng dẫn văn bản không rõ ràng của kho bạc.
Trên cơ sở thực trạng tổ chức công tác kế toán tài chính của đơn vị hiện nay, luận văn sẽ đưa ra những giải pháp phù hợp góp phần cải tiến phương pháp quản lý, điều hành cũng như hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tài chính của đơn vị sao cho thật sự hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm cung cấp thông tin phục vụ quản lý trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VIỆN SỐT RÉT -KÝ SINH
TRÙNG-CÔN TRÙNG QUY NHƠN
3.1. SỰ CẦN THIẾT TRONG VIỆC THAY ĐỔI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP