Nguồn nhân lực là chủ thể của hoạt động Quản trị NNL và luôn là cơ sở của các chính sách nhân lực trong công ty. Chính sách Quản trị NNL trong doanh nghiệp cần căn cứ trên đặc điểm cụ thể của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Trong đó có các yếu tố như cơ cấu lao động theo giới, theo độ tuổi, theo vùng miền, theo trình độ chuyên môn đặc biệt quan trọng và quyết định đến sự ưu tiên trong các chính sách Quản trị NNL. Do mỗi doanh nghiệp đều có đặc điểm về nguồn nhân lực khác nhau và nó biếu động theo thời gian nên việc điều tra và nắm bắt thông tin một cách thường xuyên về người lao động trong doanh nghiệp của mình là hết sức cần thiết đối với nhà Quản trị NNL.
Lãnh đạo là yếu tố quyết định tới các chính sách nói chung của doanh nghiệp trong đó có chính sách về Quản trị NNL. Việc nhận thức về tầm quan trọng của Quản trị NNL từ phía các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động Quản trị NNL của doanh nghiệp đó. Trước đây hoạt động Quản trị NNL trong nhiều doanh nghiệp chưa được đội ngũ lãnh đạo đánh giá đúng mức mà chỉ coi nó đơn giản là sự kết hợp hữu cơ của các hoạt động về tiền lương và nhân sự. Cho đến nay, đã có sự thay đổi lớn trong nhận thức của lãnh đạo trong doanh nghiệp, hoạt động Quản trị NNL đang cần phải được tách riêng chở thành một ngành riêng và đóng vai tròn bôi trơn cho và tạo động lực cho các hoạt động khác trong doanh nghiệp Quản trị NNL không chỉ là nhiệm vụ của một một nhóm hay một phòng ban riêng lẻ mà cần phải được cả bộ máy quản lý của doanh nghiệp thực hiện một cách đồng bộ.
Tình hình tài chính doanh nghiệp: Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là điều cầu thiết yếu đối với mỗi doanh nghiệp. Thực tế, các hoạt động và quyết định về nhân sự đều phải dựa trên tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Sẽ là bất hợp lý khi doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong khi chi phí đưa ra quá lớn so với khả năng chi trả của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp có tình hình tài chính tốt thì có thể xây dựng
một chế độ đãi ngộ vượt trội so với doanh nghiệp khác nhằm thu hút nhân tài. Tuy nhiên, với một doanh nghiệp nhỏ và vừa thì điều đó là không hề khả thi chút nào.